Brugervejledning

PDF-visning, deling, Vis som klient og PDF-editoren

Se fakturaen som færdig PDF, print eller del den, markér en kladde som sendt, tjek hvad kunden ser, og ret ord eller egenskaber i enhver importeret PDF.

Opdateret: 2026-09-09

Når en faktura er skrevet, står tre spørgsmål tilbage: hvordan ser den færdige side ud, hvordan når den frem til kunden, og hvad ser kunden egentlig. Invoice Flow svarer på dem med skærmen Vis PDF, som gengiver dokumentet, som modtageren får det, og rummer handlingerne til print og deling, og med Vis som klient, et enkelt sammendrag af den samme faktura set fra modtagerens side. Et separat værktøj, PDF-redigering, åbner enhver PDF på telefonen, ikke kun fakturaer, og lader dig erstatte enkelte ord, skifte skrifttyper eller ændre filens indlejrede egenskaber.

Denne guide følger Odette Harlow fra Harlow & Vane Interiors LLC, et indretningsstudie i Denver. Hendes faktura HV-2026-031 fakturerer Brennan Holdings for møblering af et loft på Larimer Square, i alt 11.250 dollars, hvoraf et depositum på 4.000 dollars allerede er betalt. En anden faktura, HV-2026-032, som stadig er kladde, dækker et valgfrit tillæg med kunst og tilbehør. I PDF-editoren har hun et møbeltilbud fra sin leverandør, Maison Ferrand, hvis statuslinje skal ændres fra “Draft” til “Approved”, før hun sender det videre.

Sådan ser skærmen ud

Åbn en vilkårlig faktura fra fanen Dokumenter, og du lander på dens detaljeskærm. Den brede knap fastgjort i bunden, Vis PDF (Preview PDF), åbner forhåndsvisningen. Overløbsmenuen øverst til højre (tre prikker) på samme detaljeskærm rummer Vis som klient (View as client) sammen med statushandlinger som Marker som betalt og E-mailklient.

Forhåndsvisningen har dokumenttypen og -nummeret som titel, for eksempel Faktura HV-2026-031 (et tilbud står som Tilbud efterfulgt af sit nummer). Topbjælken har to ikoner, en printer og en delepil, og kun for kladder en tredje overløbsmenu med ét punkt, Del og marker som sendt. Selve siden vises gengivet på en grå baggrund; knib for at zoome, og rul gennem siderne. Den side, du ser, genereres på ny, hver gang skærmen åbnes, ud fra de aktuelle fakturadata, den skabelon og palet der er valgt til fakturaen, dine indstillinger for dokumentskrifttyper og fakturasproget. Der er ingen særskilt “gem til fil”-knap her: deling er måden, en PDF forlader appen på, og Androids delingspanel har filhåndtering og skydrev som mulige mål.

PDF-redigering er ikke knyttet til fakturaer. Den ligger på fanen Værktøjer (Tools) som et kort med et rødt PDF-ikon og åbner en liste over importerede dokumenter. Hvert dokument er et kort med navn, en statusmarkering (Importeret, Redigeres eller Færdig), en menu med tre prikker med Rediger PDF, Omdøb, Del og Slet, samt tre små miniaturebilleder mærket Original (blå ramme), Fremhævet (ravgul) og Endelig (grøn). Det ravgule og det grønne miniaturebillede forbliver nedtonede med et PDF-ikon, indtil du har anvendt mindst én ændring. En rund +-knap i hjørnet importerer en ny PDF.

Sådan printer eller deler du en faktura

1. Åbn fakturaen, og tryk på Vis PDF. Vent, til siden kommer frem; print- og deleikonerne er deaktiveret, indtil filen er genereret.
2. Tjek siden. Ser en varelinje, adressen eller paletten forkert ud, så gå tilbage, ret det, og åbn forhåndsvisningen igen; den genskabes hver gang.
3. Tryk på printerikonet for at printe. Androids printdialog åbnes med PDF'en, hvor du vælger en printer eller "Gem som PDF", hvis din telefon tilbyder det.
4. Tryk på deleikonet for at sende. Appen skriver filen som HV-2026-031.pdf og åbner delingspanelet med emnet Invoice HV-2026-031 from Harlow & Vane Interiors LLC og en kort hilsen som brødtekst, allerede udfyldt.
5. Vælg modtageren. Mailapps overtager emne og brødtekst; beskedapps viser brødteksten som beskedtekst; en filhåndtering eller et skydrev gemmer blot PDF'en.

Sådan deler du en kladde og markerer den som sendt på én gang

En kladde har ingen afsendelsesdato og tæller ikke som udestående. Når du deler den fra forhåndsvisningen, kan appen skifte status for dig.

1. Åbn kladden, i Odettes tilfælde HV-2026-032, og tryk på Vis PDF.
2. Tryk på menuen med tre prikker i øverste højre hjørne. Den indeholder ét punkt, Del og marker som sendt (Share & Mark as Sent); menuen findes kun, mens dokumentet er en kladde.
3. Tryk på det, og gennemfør delingen som sædvanlig.
4. Når delingspanelet lukker, skifter status til Sendt, og beskeden Fakturaen blev markeret som sendt (eller Tilbud markeret som sendt) vises i bunden. Fakturaen har nu en afsendelsesdato, og dens forfaldsdato begynder at have betydning for påmindelser og rykkergebyrer.

Sådan tjekker du fakturaen fra kundens side

Vis som klient er en skrivebeskyttet side inde i appen. Den skaber intet link og sender ingenting; den gengiver fakturaen, som modtageren læser den, hvilket er et nyttigt sidste tjek af det skyldige beløb efter delbetalinger.

1. Tryk på menuen med tre prikker på fakturaens detaljeskærm, og vælg Vis som klient.
2. Læs det grønne banner Kun forhåndsvisning — ikke et rigtigt delbart link; det minder dig om, at intet her kan sendes videre.
3. Tjek hilsenslinjen. Den nævner kunden og angiver det beløb, der stadig skyldes, samt forfaldsdatoen, for eksempel Du har en betaling på $7.250,00, der forfalder 16. sep. 2026.
4. Tjek kortet nedenunder: fakturanummeret, den fulde total med stor skrift og, når der er kommet penge ind, Betalt indtil videre med det modtagne beløb.
5. Rul gennem Varelinjer, Noter og Betalingsbetingelser, og brug så tilbagepilen for at vende tilbage.

Bemærk forskellen fra PDF’en: fakturaskabelonerne udskriver fakturaens total og opregner ikke allerede modtagne betalinger, så depositummet på 4.000 dollars fremgår af denne skærm og af betalingsafsnittet på detaljeskærmen, ikke af den trykte side.

Sådan retter du et ord i en importeret PDF

PDF-editoren arbejder på ordniveau: du trykker på et ord, skriver erstatningen, og når du anvender ændringen, maler appen en hvid boks over originalen og tegner den nye tekst i stedet. Nabo-ord flytter sig aldrig, så det egner sig til at rette en dato, en status, et navn eller en pris, ikke til at omskrive afsnit.

1. Åbn Værktøjer, tryk på PDF-redigering, og tryk på +. Systemets filvælger åbnes filtreret til PDF-filer; den valgte fil kopieres ind i appen og åbnes med det samme i editoren.
2. Se på bjælken under titlen. Den viser sidenavigationen 1 / 1, en ordtæller som 78 ord og en rød markering Ingen tekst fundet, hvis siden er en scanning uden tekst, der kan udtrækkes.
3. Tryk på det ord, du vil ændre. Hvert ord ligger under en gennemsigtig boks; øjeikonet i topbjælken skjuler eller viser disse bokse.
4. Skriv erstatningen i feltet med hjælpeteksten Ny tekst... i redigeringsbjælken, der glider op. Hold øje med procentmarkeringen til højre: den sammenligner den nye teksts bredde med den oprindelige boks og bliver rød, når erstatningen er bredere end den plads, den har.
5. Justér efter behov: Størrelse: ændrer skriften trin for trin fra 4 til 72 pt, Afstand: strammer eller løsner bogstaverne i trin på 0,5, Farve: tilbyder syv tekstfarver, BG: syv lyse fyld til overdækningsboksen, og Stil: slår fed, kursiv, understregning og gennemstregning til og fra.
6. Tryk på flueben-ikonet (Erstat). Tælleren viser nu 1 ændring(er) afventer, og en knap med Anvend ændringer dukker op i topbjælken. Gentag for andre ord; fortryd-ikonet (Tilbagestil) gendanner ét enkelt ord, og menupunktet Ryd alle ændringer kasserer dem alle.
7. Tryk på Anvend ændringer. Efter beskeden Ændringerne blev anvendt får dokumentet status Færdig, og dets miniaturebilleder Fremhævet og Endelig bliver aktive.

På dette skærmbillede er siden bag ordboksene ikke gengivet: editoren tegner den med en indbygget PDF-gengiver, som vores skærmbilledopsætning ikke kan køre, så kun indlæsningssymbolet vises. På en telefon er tilbudssiden synlig under boksene. Siden herunder er den faktiske Endelig-fil, editoren skrev for dette tilbud.

Sådan ændrer du skrifttypen for en erstatning

Redigeringsbjælkens første linje angiver den oprindelige skrifttype (for eksempel PDF: Helvetica 11pt); den anden nævner den skrifttype, der faktisk bruges til den nye tekst. Et grønt flueben betyder, at den er klar på telefonen; en orange advarsel med “(anbefalet)” betyder, at appen har oversat originalen til en Google-skrifttype, som den stadig skal hente, med en lille downloadknap ved siden af.

1. Med et ord valgt trykker du på ombytningsikonet i højre ende af skriftlinjen (Skift skrifttype eller Vælg en anden).
2. I panelet Vælg skrifttype vælger du fra tre grupper: Original beholder PDF'ens eget skriftnavn, Standard-PDF-skrifttyper tilbyder Helvetica, Times-Roman og Courier, som er indbygget i enhver PDF-læser og ikke skal hentes, og Google Fonts (hentes ved brug) viser Roboto, Open Sans, Lato, Montserrat, Poppins, Inter og flere. Et grønt flueben markerer skrifttyper, der allerede er hentet.
3. Tryk på en skrifttype. En Google-skrifttype, der ikke er hentet endnu, hentes først (Henter Roboto...), hvilket kræver en internetforbindelse; derefter anvendes den på det valgte ord.
4. Bekræft erstatningen med flueben-ikonet som før, og anvend ændringerne.

Sådan redigerer du PDF’ens egenskaber

Enhver PDF bærer indlejrede egenskaber (titel, forfatter, emne, nøgleord, skaber, producent), som mailklienter og filhåndteringsprogrammer viser i stedet for filnavnet.

1. Åbn dokumentet i editoren, og vælg Metadata i menuen med tre prikker, eller åbn det i fremviseren ved at trykke på et miniaturebillede og derefter på info-ikonet.
2. Skærmen Metadata viser seks felter, forudfyldt fra filen: Titel, Forfatter, Emne, Nøgleord, Skaber og Producent. Odettes tilbud ankom med titel, forfatter, emne og skaber sat af leverandøren.
3. Ret det, du har brug for, tilføj for eksempel quotation, furniture, Larimer Square, unit 1402 under Nøgleord.
4. Tryk på Gem. Efter Metadata gemt lukker skærmen; værdierne skrives ind i Endelig-filen.

Regler og detaljer

Forhåndsvisning og deling

• Forhåndsvisningen genskabes ved hver åbning ud fra den aktuelle faktura, dens skabelon, palet, en eventuel tilpasset skabelon, dine dokumentskrifttyper og fakturasproget. Fotos vedhæftet fakturaen tegnes som små miniaturebilleder i et afsnit på siden.
• Print og deling kræver fuld adgang (aktiv prøveperiode eller abonnement); uden den åbnes abonnementsskærmen. Selve forhåndsvisningen er ikke låst.
• Deling forudfylder emnet Invoice {nummer} from {virksomhed} og en brødtekst i stil med “Hi {kunde}, Please find attached invoice {nummer} from {virksomhed}. Thank you!”. Modtagerappen bestemmer, om den bruger dem.
• Del og marker som sendt deler først og sætter derefter status til Sendt. Den tilbydes kun for kladder; sendte, betalte eller forfaldne dokumenter viser blot de to ikoner.
• PDF-skabelonerne udskriver fakturaens total. Allerede modtagne beløb fremgår af detaljeskærmen og af Vis som klient, ikke af siden.

Vis som klient

• Offline og skrivebeskyttet; intet uploades, og der findes intet link. Beløbet i overskriften er restbeløbet, det store tal er den fulde total, og Betalt indtil videre vises kun, når en betaling er registreret. Noter og Betalingsbetingelser vises kun, hvis fakturaen har dem.

PDF-editor

• Ændringer er udelukkende orderstatninger. Billeder, logoer, grafik og scannede sider kan ikke redigeres; en scanning viser Ingen tekst fundet. Der findes ingen værktøjer til tegning, annotering, signatur eller sider.
• Når du anvender ændringerne, skabes to filer: Fremhævet, med en boks omkring hver ændring til din gennemgang, og Endelig, den rene kopi til afsendelse.
• Åbner du et færdigt dokument igen, gendannes tidligere erstatninger ved at matche side, ord og position, så du kan blive ved med at rette i den samme fil.
• Skriftstørrelsen kan trinvis sættes mellem 4 og 72 pt; bogstavafstanden flytter sig i trin på 0,5 i begge retninger; begge har et Nulstil-link, når de er ændret.
• Google-skrifttyper hentes ved første brug og gemmes i appens lager. Uden forbindelse skal du vælge en indbygget skrifttype, ellers falder appen tilbage til Helvetica.
• Metadata læses fra den oprindelige fil, medmindre du har gemt værdier før, i hvilket tilfælde dine gemte værdier vises. Ved gemning skrives der ind i Endelig-filen (som oprettes ud fra originalen, hvis den ikke findes). Tomme felter springes over, så du kan ikke tømme en egenskab, filen allerede bærer.
• Slet beder om bekræftelse og kan ikke fortrydes.

Tips

Relaterede guider

• Fakturaeditoren: hvor varelinjer, skabelon og sprog på den viste side kommer fra.
• Send fakturaer med e-mail: e-mailforløbet i appen med skabeloner, et alternativ til delingspanelet.
• Betalinger og skyldigt beløb: registrering af det depositum, som Vis som klient viser som “Betalt indtil videre”.
• PDF-skabeloner, paletter og skrifttyper: sådan ændrer du udseendet af den viste side.