Brugervejledning

Kontrakter og følgesedler

Saml leveringsaftaler med datoer, status og tilknyttede fakturaer ét sted, og registrér hver forsendelse som en følgeseddel fra kladde til leveret.

Opdateret: 2026-09-09

Fakturaer fortæller dig, hvad en kunde skylder. To andre stykker papir forklarer hvorfor, og om varerne rent faktisk kom frem: kontrakten, der fastlagde vilkårene, og følgesedlen, der kørte med i varevognen. Invoice Flow gemmer begge som sidedokumenter ved siden af dine fakturaer. En kontrakt hører til én kunde, har en start- og slutdato, en status og den fulde ordlyd, og den kan tilknyttes et vilkårligt antal fakturaer. En følgeseddel hører til præcis én faktura og registrerer, hvad der blev sendt, af hvem, med hvilket trackingnummer, og hvor langt forsendelsen er nået.

Ingen af delene er et dokument, der kan printes. Appen gemmer og følger kontrakter og følgesedler til dit eget arkiv, men der er hverken PDF-visning eller delingsfunktion for nogen af dem; kun fakturaer og tilbud gengives som PDF. Hvis en café beder om en underskrevet kopi af aftalen, sker det stadig uden for appen.

Eksemplerne følger Kirsten Lund, der driver Lund Hearth Bakery, et engrosbageri i Leeds, som bager om natten og leverer til caféer to gange om ugen. Hun har en årlig leveringsaftale med hver fast kunde og udsteder én faktura pr. leveringstur, i pund. En følgeseddel følger med hver tur, så en manglende bakke croissanter kan spores til en dato og en chauffør.

Hvad du ser på skærmen

Begge funktioner ligger under fanen Værktøjer i den nederste navigation, i afsnittet Dokumenter: kortet Kontrakter åbner kontraktlisten, og kortet Følgesedler åbner listen over følgesedler. Kontrakter har også en anden indgang: fanen Dokumenter har en trevejskontakt med Fakturaer, Tilbud og Kontrakter, og knappen Ny samme sted tilbyder Kontrakter i arket Vælg dokumenttype. Følgesedler er slet ikke en del af fanen Dokumenter; du når dem via Værktøjer eller fra en faktura, der allerede har en.

Skærmen Kontrakter har en række chips, Alle, Kladde, Sendt, Underskrevet og Udløbet, og et kort pr. kontrakt. Hvert kort har en farvet bjælke i venstre side, titlen, en statusmarkering, kundenavnet, perioden skrevet som start → slut og en fed bemærkning om den resterende løbetid: 19 dage tilbage for en løbende kontrakt eller Udløb for 14 dage siden i rødt for en udløbet. En kontrakt, der slutter inden for de næste 30 dage, får en ravgul markering Snart ved siden af sin status.

Et tryk på et kort åbner et detaljeark nedefra. Et langt tryk åbner en kort handlingsmenu. Stryger du kortet fra højre mod venstre, tilbydes du at slette det. Knappen + i hjørnet åbner editoren.

Skærmen Følgesedler er enklere: chips til Alle, Kladde, Afsendt og Leveret og derefter én række pr. følgeseddel. Hver række starter med en tretrinsindikator med prikker (grå, orange, grøn), der viser, hvor langt forsendelsen er nået, efterfulgt af følgeseddelnummeret i fed, Faktura: og fakturanummeret, leveringsdatoen til højre og, hvis den er udfyldt, et lastbilikon med fragtfirmaet og trackingnummeret. Der er ingen detaljeside; et tryk gør ingenting, et langt tryk åbner handlingerne, og et strøg sletter.

Sådan opretter du en kontrakt ud fra en skabelon

Kirsten starter en fire ugers prøveperiode med Roundhay Deli og vil have standardordlyden for levering på plads, inden den første leverance.

1. Åbn Værktøjer (Tools), og tryk derefter på Kontrakter (Contracts) under Dokumenter.
2. Tryk på knappen +. Editoren åbner med titlen Ny kontrakt (New Contract).
3. Skriv et navn i Titel * (Title *), for eksempel "Weekly bread supply - Roundhay Deli". Lader du titlen stå tom, udfylder den skabelon, du vælger i næste trin, den med skabelonens navn.
4. Åbn rullemenuen Kunde * (Client *), og vælg kunden. Kun eksisterende kunder vises; der er ingen mulighed for at oprette en herfra.
5. Under Skabelon (valgfri) (Template (optional)) trykker du på en af de fire chips: NDA (Fortrolighedsaftale) (NDA), Serviceaftale (Service Agreement), Freelancekontrakt (Freelance Contract) eller Leveringsaftale (Supply Agreement). Feltet Indhold (Content) udfyldes med den pågældende skabelons bestemmelser.
6. Rediger ordlyden i Indhold, som du vil. Feltet kan rulles, når teksten er længere end ti linjer.
7. Tryk på Start, og vælg aftalens første dag; tryk på Slut (End), og vælg den sidste dag. Begge er valgfrie, men bemærkningen om resterende løbetid og statuslinjen vises kun, når slutdatoen er sat.
8. Lad Status stå på Kladde, eller vælg en anden værdi, og tryk derefter på Gem (Save) i øverste højre hjørne.

Sådan flytter du en kontrakt gennem dens statusser og tilknytter fakturaer

The Copper Kettle Cafe har underskrevet sin aftale, og Kirsten vil have de ugentlige fakturaer knyttet til den, så hun med ét blik kan se, hvilken fakturering der hører til hvilken aftale.

1. Hold fingeren nede på kontraktens kort i listen Kontrakter. Der vises et ark med Rediger (Edit), Skift status (Change Status), Tilknyt faktura (Link Invoice) og Slet (Delete).
2. Tryk på Skift status, og vælg Underskrevet (Signed). Appen registrerer dags dato som underskriftsdato.
3. Hold fingeren nede på kortet igen, og tryk på Tilknyt faktura.
4. I dialogen Tilknyt fakturaer (Link Invoices) sætter du flueben ved hver faktura, der hører til denne aftale. Listen viser alle dine fakturaer med deres totaler.
5. Tryk på Gem.
6. Tryk på kortet for at åbne detaljearket, og se efter i afsnittet Tilknyttede fakturaer (Linked Invoices).

Detaljearket er der, hvor kontraktens forløb er samlet. Kortet Kontraktens tidslinje viser tre trin, Kladde, Sendt og Underskrevet, med et flueben ved hvert trin, der allerede er nået, og oprettelses- og underskriftsdatoerne under de relevante trin. Når begge datoer er sat, tegner kortet Fremskridt, hvor stor en del af løbetiden der er gået; inden for de sidste 30 dage bliver bjælken ravgul, og en markering viser Udløber om 19 dage. Nedenunder kommer rækkerne Kunde, Periode, Skabelon og Underskrevet den, listen Tilknyttede fakturaer og hele Indhold. Trykker du på en tilknyttet faktura, åbnes den pågældende faktura.

Sådan opretter og følger du en følgeseddel

Fredagens tur til The Copper Kettle Cafe er faktureret. Kirsten skriver den følgeseddel, som chaufføren har på sin telefon.

1. Åbn Værktøjer, tryk på Følgesedler (Delivery Notes), og tryk derefter på +. Et ark med titlen Ny følgeseddel (New Delivery Note) glider op.
2. Åbn Faktura * (Invoice *), og vælg den faktura, denne forsendelse opfylder. Alle fakturaer og tilbud vises med nummer og total.
3. Behold eller ret nummeret i Følgeseddelnummer (Delivery Note Number). Appen foreslår et på formen DN-1234 med en tilfældig firecifret del.
4. Tryk på Leveringsdato (Delivery Date), og vælg den dag, varerne afsendes eller ankommer.
5. Udfyld Leveringsadresse (Shipping Address), hvis den afviger fra den, der står på fakturaen.
6. Begynd at skrive i Fragtfirma (Carrier). En liste med forslag indsnævres, mens du skriver, fra globale kurerer som DHL, FedEx og UPS til nationale postvæsener og regionale tjenester. Tryk på et af dem, eller skriv din egen tekst, for eksempel "Lund Hearth van".
7. Indsæt pakkereferencen i Trackingnummer (Tracking Number), hvis fragtfirmaet har givet dig en.
8. Under Varer (Items) trykker du på Tilføj (Add) én gang pr. linje og udfylder Beskrivelse (Description) og Antal (Qty). Linjerne kopieres ikke fra fakturaen; du skriver det, der fysisk kom med i varevognen.
9. Skriv alt, chaufføren bør vide, i Noter (Notes), og tryk derefter på Gem.

En ny følgeseddel starter altid som Kladde. For at føre den videre holder du fingeren nede på dens række og trykker på Videre → Afsendt; når caféen bekræfter modtagelsen, holder du fingeren nede igen og trykker på Videre → Leveret. Samme ark har Rediger, Kopiér trackingnummer (kun når der findes et trackingnummer) og Slet.

Så snart en faktura har mindst én følgeseddel, får dens detaljeskærm et kort Følgesedler under Betalinger. Det viser hver følgeseddel med dato, fragtfirma og en statusmarkering, og både rækkerne og det lille + i kortets overskrift fører dig til listen over følgesedler.

Regler og detaljer

Hvor Pro-grænsen går. At åbne kontrakteditoren fra kontraktlisten, uanset om det er med + eller via Rediger, og at åbne følgeseddeleditoren med + eller Rediger kræver en aktiv prøveperiode eller et Pro-abonnement; uden det havner du på betalingssiden. At se, at ændre en kontrakts status, at tilknytte fakturaer, at føre en følgeseddel videre, at kopiere et trackingnummer og at slette er tilgængeligt for alle.

Kontraktstatusser. En kontrakt kan være Kladde (grå), Sendt (blå), Underskrevet (grøn), Udløbet (rød) eller Annulleret (blågrå). Statusser sættes manuelt, i editorens rullemenu Status eller via Skift status; appen ændrer dem aldrig for dig. Når du markerer en kontrakt som Underskrevet, sættes underskriftsdatoen én gang; går du tilbage til Sendt og frem til Underskrevet igen, bevares den oprindelige dato. Chip-rækken har ingen chip til Annulleret, så annullerede kontrakter er kun synlige under Alle.

Udløb beregnes, det gemmes ikke. “Udløb for 14 dage siden” på kortet og den røde farve kommer af en sammenligning mellem dags dato og slutdatoen. En underskrevet kontrakt, hvis slutdato er passeret, vises som udløbet, men beholder statussen Underskrevet, indtil du ændrer den. Den ravgule markering Snart og den ravgule statuslinje vises, når der er færre end 30 dage tilbage, og kontrakten hverken er udløbet eller annulleret. Widgetten Kontrakter der udløber på oversigten bruger det samme 30-dages vindue.

Kontraktfelter. Titel og kunde er påkrævede; indholdet må gerne være tomt. Startdatoen kan ikke ryddes, når den først er sat (kun slutdatoen har et ryd-ikon), og appen kontrollerer ikke, at starten ligger før slutningen. Skabelonens navn huskes som en kort nøgle og vises som sådan i detaljearket: supply, service, nda eller freelance.

Tilknyttede fakturaer. Tilknytningen er en liste over fakturareferencer, der gemmes på kontrakten. Fakturasiden ved intet om det: en fakturas detaljeskærm viser ikke dens kontrakt, og den samme faktura kan være tilknyttet flere kontrakter. Detaljearket navngiver de tilknyttede rækker efter fakturaens interne nummer (Faktura nr. 2), ikke det trykte nummer, og dialogen Tilknyt fakturaer tilbyder både tilbud og fakturaer.

Følgeseddelfelter. Fakturaen er påkrævet, og nummeret skal være entydigt på tværs af alle følgesedler; alt andet er valgfrit, og tomme felter til adresse, fragtfirma, tracking og noter gemmes som tomme. Antal er hele tal; alt, der ikke kan aflæses som et tal, bliver til 1. Varer gemmes som fritekst med et antal og er hverken knyttet til dit varekatalog eller til fakturaens linjer.

Følgeseddelstatusser går kun én vej. Kladde, Afsendt, Leveret, i den rækkefølge og kun fremad. Der er intet statusfelt i editoren og ingen mulighed for at gå tilbage; hvis en pakke kommer retur, så slet følgesedlen eller notér det i Noter.

Sletning. Sletter du en faktura, fjernes dens følgesedler med den. Sletter du en kunde, fjernes den kundes kontrakter. Sletter du en kontrakt, sker der ingenting med dens fakturaer; sletter du en faktura, som en kontrakt er tilknyttet, efterlades en løs reference i kontraktens liste.

Datoer og formater. Kontraktdatoer vises altid som dd.MM.yyyy uanset appens sprog; leveringsdatoer følger sprogets korte datoformat, for eksempel “Sep 11, 2026” på engelsk. Begge lister er sorteret efter oprettelsestidspunkt med de nyeste først.

Intet sendes eller printes. Kontrakter og følgesedler har ingen PDF, ingen e-mailhandling og ingen underskriftsfunktion. Kontrakttabellen har plads til et underskriftsbillede, men ingen skærm i appen skriver til det.

Tips

Relaterede vejledninger

• Fakturastatusser, liste og historik
• Kunder, kategorier og grupper
• Tilbud og konvertering