คู่มือผู้ใช้

สัญญาและใบส่งของ

เก็บข้อตกลงการจัดหาสินค้าพร้อมวันที่ สถานะ และใบแจ้งหนี้ที่เชื่อมโยงไว้ในที่เดียว และบันทึกการจัดส่งทุกครั้งเป็นใบส่งของที่เลื่อนจากฉบับร่างไปจนถึงส่งถึงแล้ว

อัปเดตเมื่อ: 2026-09-09

ใบแจ้งหนี้บอกคุณว่าลูกค้าติดหนี้อะไรอยู่ เอกสารอีกสองชิ้นอธิบายว่าเพราะเหตุใดและสินค้าไปถึงจริงหรือไม่: สัญญาที่กำหนดเงื่อนไข และใบส่งของที่ออกไปพร้อมรถขนส่ง Invoice Flow เก็บทั้งสองอย่างเป็นเอกสารประกอบข้างใบแจ้งหนี้ของคุณ สัญญาหนึ่งฉบับเป็นของลูกค้าหนึ่งราย มีวันเริ่มต้นและสิ้นสุด สถานะ และข้อความฉบับเต็ม และสามารถเชื่อมโยงกับใบแจ้งหนี้ได้จำนวนเท่าใดก็ได้ ใบส่งของหนึ่งใบเป็นของใบแจ้งหนี้เพียงใบเดียว และบันทึกว่าอะไรถูกจัดส่ง โดยใคร ด้วยหมายเลขติดตามใด และการจัดส่งไปถึงขั้นไหนแล้ว

ทั้งสองอย่างไม่ใช่เอกสารที่พิมพ์ได้ แอปเก็บและติดตามสัญญาและใบส่งของไว้เพื่อบันทึกของคุณเอง แต่ไม่มีการแสดงตัวอย่าง PDF หรือการแชร์สำหรับสิ่งใดทั้งสอง มีเพียงใบแจ้งหนี้และใบประมาณการเท่านั้นที่แสดงผลเป็น PDF หากคาเฟ่ขอสำเนาข้อตกลงที่ลงนามแล้ว นั่นยังคงเกิดขึ้นนอกแอป

ตัวอย่างในคู่มือนี้ติดตาม Kirsten Lund ผู้ดำเนินกิจการ Lund Hearth Bakery ร้านเบเกอรี่ขายส่งในเมืองลีดส์ ที่อบขนมข้ามคืนและส่งให้คาเฟ่สัปดาห์ละสองครั้ง เธอมีข้อตกลงการจัดหาสินค้ารายปีกับลูกค้าประจำแต่ละราย และออกใบแจ้งหนี้หนึ่งใบต่อการจัดส่งหนึ่งรอบ เป็นสกุลเงินปอนด์ ใบส่งของจะแนบไปพร้อมกับทุกรอบการจัดส่ง เพื่อให้ถาดครัวซองต์ที่หายไปสามารถสืบหาได้ถึงวันที่และคนขับ

สิ่งที่คุณเห็นบนหน้าจอ

ทั้งสองฟีเจอร์อยู่ในแท็บ เครื่องมือ ของแถบนำทางด้านล่าง ในหมวด เอกสาร: การ์ด สัญญา เปิดรายการสัญญา และการ์ด ใบส่งของ เปิดรายการใบส่งของ สัญญายังมีอีกที่หนึ่ง: แท็บ เอกสาร มีสวิตช์สามทางอ่านว่า ใบแจ้งหนี้, ใบเสนอราคา และ สัญญา และปุ่ม ใหม่ ที่นั่นเสนอ สัญญา ในแผ่น เลือกประเภทเอกสาร ใบส่งของไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของแท็บเอกสารเลย คุณเข้าถึงมันผ่านเครื่องมือหรือจากใบแจ้งหนี้ที่มีใบส่งของอยู่แล้ว

หน้าจอ สัญญา มีแถวชิป ทั้งหมด, ฉบับร่าง, ส่งแล้ว, ลงนามแล้ว และ หมดอายุ และการ์ดหนึ่งใบต่อหนึ่งสัญญา แต่ละการ์ดมีแถบสีทางด้านซ้าย ชื่อเรื่อง ป้ายสถานะ ชื่อลูกค้า ระยะเวลาที่เขียนเป็น เริ่มต้น → สิ้นสุด และข้อความตัวหนาเกี่ยวกับระยะเวลาที่เหลือ: เหลืออีก 19 วัน สำหรับสัญญาที่กำลังดำเนินอยู่ หรือ หมดอายุไปแล้ว 14 วัน เป็นสีแดงสำหรับสัญญาที่หมดอายุแล้ว สัญญาที่สิ้นสุดภายใน 30 วันข้างหน้าจะได้ป้ายสีอำพัน ใกล้หมดอายุ ข้างสถานะของมัน

การแตะที่การ์ดจะเลื่อนแผ่นรายละเอียดขึ้นมา การกดค้างจะเปิดเมนูการดำเนินการสั้น ๆ การปัดการ์ดจากขวาไปซ้ายจะเสนอให้ลบ ปุ่ม + ที่มุมเปิดตัวแก้ไข

หน้าจอ ใบส่งของ เรียบง่ายกว่า: ชิปสำหรับ ทั้งหมด, ฉบับร่าง, จัดส่งแล้ว และ ส่งถึงแล้ว จากนั้นหนึ่งแถวต่อหนึ่งใบส่งของ แต่ละแถวเริ่มด้วยตัวบอกขั้นตอนสามจุด (เทา ส้ม เขียว) ที่แสดงว่าการจัดส่งไปถึงขั้นไหนแล้ว ตามด้วยหมายเลขใบส่งของเป็นตัวหนา ใบแจ้งหนี้: และเลขที่ใบแจ้งหนี้ วันที่จัดส่งทางด้านขวา และหากตั้งค่าไว้ ไอคอนรถบรรทุกพร้อมผู้ขนส่งและหมายเลขติดตาม ไม่มีหน้ารายละเอียด การแตะไม่ทำอะไร การกดค้างจะเปิดการดำเนินการ และการปัดจะลบ

วิธีสร้างสัญญาจากเทมเพลต

Kirsten กำลังเริ่มทดลองสี่สัปดาห์กับ Roundhay Deli และต้องการมีข้อความการจัดหาสินค้ามาตรฐานอยู่ในบันทึกก่อนการจัดส่งครั้งแรก

1. เปิด เครื่องมือ แล้วแตะ สัญญา ใต้เอกสาร
2. แตะปุ่ม + ตัวแก้ไขจะเปิดขึ้นพร้อมชื่อหัวข้อ สัญญาใหม่
3. พิมพ์ชื่อใน ชื่อเรื่อง * เช่น "จัดหาขนมปังรายสัปดาห์ - Roundhay Deli" หากคุณปล่อยชื่อเรื่องว่างไว้ เทมเพลตที่คุณเลือกในขั้นตอนถัดไปจะกรอกให้ด้วยชื่อเทมเพลต
4. เปิดดรอปดาวน์ ลูกค้า * แล้วเลือกลูกค้า มีเพียงลูกค้าที่มีอยู่แล้วเท่านั้นที่ปรากฏในรายการ ไม่มีวิธีเพิ่มลูกค้าใหม่จากที่นี่
5. ใต้ เทมเพลต (ไม่บังคับ) แตะหนึ่งในสี่ชิป: NDA (ข้อตกลงไม่เปิดเผยข้อมูล), สัญญาบริการ, สัญญาจ้างงานอิสระ หรือ สัญญาจัดหาสินค้า ช่อง เนื้อหา จะถูกเติมด้วยข้อกำหนดของเทมเพลตนั้น
6. แก้ไขข้อความใน เนื้อหา ตามต้องการ ช่องนี้จะเลื่อนได้เมื่อข้อความยาวกว่าสิบบรรทัด
7. แตะ เริ่มต้น แล้วเลือกวันแรกของข้อตกลง แตะ สิ้นสุด แล้วเลือกวันสุดท้าย ทั้งสองเป็นตัวเลือกที่ไม่บังคับ แต่ข้อความระยะเวลาที่เหลือและแถบความคืบหน้าจะปรากฏก็ต่อเมื่อตั้งวันสิ้นสุดไว้เท่านั้น
8. ปล่อย สถานะ ไว้ที่ฉบับร่างหรือเลือกค่าอื่น แล้วแตะ บันทึก ที่มุมขวาบน

วิธีเลื่อนสัญญาผ่านสถานะต่าง ๆ และเชื่อมโยงใบแจ้งหนี้

The Copper Kettle Cafe ได้ลงนามในข้อตกลงแล้ว และ Kirsten ต้องการผูกใบแจ้งหนี้รายสัปดาห์เข้ากับข้อตกลงนั้นเพื่อให้เห็นในทันทีว่าการเรียกเก็บเงินไหนเป็นของข้อตกลงใด

1. ในรายการ สัญญา ให้กดค้างที่การ์ดของสัญญา แผ่นจะปรากฏพร้อม แก้ไข, เปลี่ยนสถานะ, เชื่อมโยงใบแจ้งหนี้ และ ลบ
2. แตะ เปลี่ยนสถานะ แล้วเลือก ลงนามแล้ว แอปจะบันทึกวันนี้เป็นวันที่ลงนาม
3. กดค้างที่การ์ดอีกครั้งแล้วแตะ เชื่อมโยงใบแจ้งหนี้
4. ในกล่องโต้ตอบ เชื่อมโยงใบแจ้งหนี้ ให้ทำเครื่องหมายใบแจ้งหนี้ทุกใบที่เป็นของข้อตกลงนี้ รายการจะแสดงใบแจ้งหนี้ทั้งหมดของคุณพร้อมยอดรวม
5. แตะ บันทึก
6. แตะการ์ดเพื่อเปิดแผ่นรายละเอียดและตรวจสอบส่วน ใบแจ้งหนี้ที่เชื่อมโยง

แผ่นรายละเอียดคือที่ที่วงจรชีวิตของสัญญาถูกสรุปไว้ การ์ด ไทม์ไลน์สัญญา แสดงสามขั้นตอน ฉบับร่าง ส่งแล้ว และลงนามแล้ว พร้อมเครื่องหมายถูกในทุกขั้นที่ผ่านไปแล้ว และวันที่สร้างและวันที่ลงนามอยู่ใต้ขั้นตอนที่เกี่ยวข้อง เมื่อตั้งวันที่ทั้งสองแล้ว การ์ด ความคืบหน้า จะวาดว่าระยะเวลาผ่านไปแล้วเท่าไร ภายในช่วง 30 วันสุดท้าย แถบจะเปลี่ยนเป็นสีอำพันและป้ายจะอ่านว่า หมดอายุใน 19 วัน ด้านล่างนั้นคือแถว ลูกค้า, ระยะเวลา, เทมเพลต และ ลงนามเมื่อ รายการ ใบแจ้งหนี้ที่เชื่อมโยง และ เนื้อหา ฉบับเต็ม การแตะที่ใบแจ้งหนี้ที่เชื่อมโยงจะเปิดใบแจ้งหนี้นั้น

วิธีสร้างและติดตามใบส่งของ

การจัดส่งวันศุกร์ให้ The Copper Kettle Cafe ถูกออกใบแจ้งหนี้แล้ว Kirsten เขียนใบส่งของที่คนขับจะมีอยู่บนโทรศัพท์

1. เปิด เครื่องมือ แล้วแตะ ใบส่งของ จากนั้นแตะ + แผ่นชื่อ ใบส่งสินค้าใหม่ จะเลื่อนขึ้นมา
2. เปิด ใบแจ้งหนี้ * แล้วเลือกใบแจ้งหนี้ที่การจัดส่งครั้งนี้ทำตามข้อกำหนด ใบแจ้งหนี้และใบประมาณการทุกใบจะปรากฏพร้อมเลขที่และยอดรวม
3. คงไว้หรือเปลี่ยนหมายเลขใน หมายเลขใบส่งสินค้า แอปจะเสนอหมายเลขในรูปแบบ DN-1234 พร้อมส่วนสี่หลักแบบสุ่ม
4. แตะ วันที่จัดส่ง แล้วเลือกวันที่สินค้าออกหรือมาถึง
5. กรอก ที่อยู่จัดส่ง หากแตกต่างจากที่อยู่บนใบแจ้งหนี้
6. เริ่มพิมพ์ใน ผู้ขนส่ง รายการคำแนะนำจะแคบลงขณะที่คุณพิมพ์ ตั้งแต่บริษัทขนส่งระดับโลกอย่าง DHL, FedEx และ UPS ไปจนถึงไปรษณีย์แห่งชาติและบริการระดับภูมิภาค แตะหนึ่งรายการ หรือพิมพ์ข้อความของคุณเองเช่น "รถของ Lund Hearth"
7. วางเลขอ้างอิงพัสดุลงใน หมายเลขติดตาม หากผู้ขนส่งให้เลขนั้นมา
8. ใต้ รายการ แตะ เพิ่ม หนึ่งครั้งต่อหนึ่งบรรทัดและกรอก รายละเอียด และ จำนวน บรรทัดเหล่านี้ไม่ได้ถูกคัดลอกจากใบแจ้งหนี้ คุณพิมพ์สิ่งที่ถูกใส่ลงไปในรถจริง ๆ
9. เพิ่มสิ่งที่คนขับควรรู้ใน หมายเหตุ แล้วแตะ บันทึก

ใบส่งของใหม่จะเริ่มต้นเป็น ฉบับร่าง เสมอ หากต้องการเลื่อนขั้นตอน ให้กดค้างที่แถวของใบนั้นแล้วแตะ เลื่อนขั้น → จัดส่งแล้ว เมื่อคาเฟ่ยืนยันการรับสินค้า ให้กดค้างอีกครั้งแล้วแตะ เลื่อนขั้น → ส่งถึงแล้ว แผ่นเดียวกันนี้มี แก้ไข, คัดลอกหมายเลขติดตาม (เฉพาะเมื่อมีหมายเลขติดตามอยู่) และ ลบ

เมื่อใบแจ้งหนี้ใบหนึ่งมีใบส่งของอย่างน้อยหนึ่งใบแล้ว หน้าจอรายละเอียดของใบแจ้งหนี้นั้นจะได้รับการ์ด ใบส่งของ อยู่ใต้การชำระเงิน โดยจะแสดงรายการใบส่งของแต่ละใบพร้อมวันที่ ผู้ขนส่ง และป้ายสถานะ และทั้งแถวและเครื่องหมาย + เล็ก ๆ ที่หัวการ์ดจะพาคุณไปยังรายการใบส่งของ

กฎและรายละเอียด

เส้นแบ่ง Pro อยู่ที่ไหน การเปิดตัวแก้ไขสัญญาจากรายการสัญญา ไม่ว่าจะด้วย + หรือผ่าน แก้ไข และการเปิดตัวแก้ไขใบส่งของด้วย + หรือ แก้ไข ต้องการช่วงทดลองใช้ที่ยังใช้งานได้หรือการสมัครสมาชิก Pro หากไม่มี คุณจะไปอยู่ที่หน้ากำแพงการชำระเงิน การดู การเปลี่ยนสถานะสัญญา การเชื่อมโยงใบแจ้งหนี้ การเลื่อนขั้นใบส่งของ การคัดลอกหมายเลขติดตาม และการลบ ใช้งานได้กับทุกคน

สถานะของสัญญา สัญญาสามารถเป็น ฉบับร่าง (สีเทา), ส่งแล้ว (สีน้ำเงิน), ลงนามแล้ว (สีเขียว), หมดอายุ (สีแดง) หรือ ยกเลิกแล้ว (สีน้ำเงินเทา) สถานะถูกตั้งด้วยตนเอง ในดรอปดาวน์ สถานะ ของตัวแก้ไข หรือผ่าน เปลี่ยนสถานะ แอปจะไม่เปลี่ยนสถานะให้คุณเอง การทำเครื่องหมายสัญญาเป็นลงนามแล้วจะประทับวันที่ลงนามหนึ่งครั้ง การกลับไปเป็นส่งแล้วแล้วเปลี่ยนเป็นลงนามแล้วอีกครั้งจะคงวันที่เดิมไว้ แถวชิปไม่มีชิปยกเลิกแล้ว ดังนั้นสัญญาที่ถูกยกเลิกจะมองเห็นได้เฉพาะภายใต้ ทั้งหมด เท่านั้น

การหมดอายุถูกคำนวณ ไม่ได้ถูกเก็บไว้ ข้อความ “หมดอายุไปแล้ว 14 วัน” บนการ์ดและสีแดงมาจากการเปรียบเทียบวันนี้กับวันสิ้นสุด สัญญาที่ลงนามแล้วแต่วันสิ้นสุดผ่านไปแล้วจะแสดงเป็นสัญญาที่หมดอายุ แต่ยังคงสถานะลงนามแล้วจนกว่าคุณจะเปลี่ยน ป้ายสีอำพัน ใกล้หมดอายุ และแถบความคืบหน้าสีอำพันจะปรากฏเมื่อเหลือน้อยกว่า 30 วันและสัญญายังไม่หมดอายุหรือถูกยกเลิก วิดเจ็ต สัญญาที่ใกล้หมดอายุ บนแดชบอร์ดใช้กรอบเวลา 30 วันเดียวกันนี้

ฟิลด์ของสัญญา ชื่อเรื่องและลูกค้าเป็นฟิลด์บังคับ ส่วนเนื้อหาอาจเว้นว่างได้ วันเริ่มต้นไม่สามารถลบล้างได้เมื่อตั้งไว้แล้ว (มีเพียงวันสิ้นสุดเท่านั้นที่มีไอคอนล้างค่า) และแอปไม่ตรวจสอบว่าวันเริ่มต้นอยู่ก่อนวันสิ้นสุดหรือไม่ ชื่อเทมเพลตจะถูกจดจำเป็นคีย์สั้น ๆ และแสดงเช่นนั้นในแผ่นรายละเอียด: supply, service, nda หรือ freelance

ใบแจ้งหนี้ที่เชื่อมโยง การเชื่อมโยงคือรายการอ้างอิงใบแจ้งหนี้ที่เก็บไว้บนสัญญา ฝั่งใบแจ้งหนี้ไม่รู้อะไรเกี่ยวกับเรื่องนี้เลย: หน้าจอรายละเอียดของใบแจ้งหนี้ไม่แสดงสัญญาของมัน และใบแจ้งหนี้ใบเดียวกันสามารถเชื่อมโยงกับสัญญาได้หลายฉบับ แผ่นรายละเอียดจะติดป้ายแถวที่เชื่อมโยงด้วยหมายเลขภายในของใบแจ้งหนี้ (Invoice #2) ไม่ใช่เลขที่ที่พิมพ์ออกมา และกล่องโต้ตอบเชื่อมโยงใบแจ้งหนี้เสนอทั้งใบประมาณการและใบแจ้งหนี้

ฟิลด์ของใบส่งของ ใบแจ้งหนี้เป็นฟิลด์บังคับและหมายเลขต้องไม่ซ้ำกันในบรรดาใบส่งของทั้งหมด ส่วนที่เหลือทั้งหมดไม่บังคับ และฟิลด์ที่อยู่ ผู้ขนส่ง หมายเลขติดตาม และหมายเหตุที่ว่างเปล่าจะถูกเก็บเป็นค่าว่าง จำนวนเป็นเลขจำนวนเต็ม สิ่งใดที่แปลงค่าไม่ได้จะกลายเป็น 1 รายการถูกเก็บเป็นข้อความอิสระพร้อมจำนวน และไม่ได้ผูกกับแคตตาล็อกสินค้าของคุณหรือรายการสินค้าของใบแจ้งหนี้

สถานะของใบส่งของเดินไปทางเดียว ฉบับร่าง จัดส่งแล้ว ส่งถึงแล้ว ตามลำดับนี้และเดินหน้าเท่านั้น ไม่มีฟิลด์สถานะในตัวแก้ไขและไม่มีวิธีถอยกลับ หากพัสดุถูกส่งคืน ให้ลบใบส่งของหรือบันทึกไว้ใน หมายเหตุ

การลบ การลบใบแจ้งหนี้จะลบใบส่งของของมันไปด้วย การลบลูกค้าจะลบสัญญาของลูกค้ารายนั้น การลบสัญญาไม่ส่งผลอะไรต่อใบแจ้งหนี้ของมัน การลบใบแจ้งหนี้ที่สัญญาหนึ่งเชื่อมโยงอยู่จะทิ้งการอ้างอิงที่ค้างไว้ในรายการของสัญญานั้น

วันที่และรูปแบบ วันที่ของสัญญาจะแสดงเป็น dd.MM.yyyy เสมอไม่ว่าภาษาของแอปจะเป็นอะไร วันที่จัดส่งจะเป็นไปตามรูปแบบวันที่แบบสั้นของภาษานั้น เช่น “Sep 11, 2026” ในภาษาอังกฤษ รายการทั้งสองเรียงลำดับจากใหม่ไปเก่าตามเวลาที่สร้าง

ไม่มีสิ่งใดถูกส่งหรือพิมพ์ สัญญาและใบส่งของไม่มี PDF ไม่มีการดำเนินการทางอีเมล และไม่มีการจับภาพลายเซ็น ตารางสัญญามีพื้นที่สำหรับรูปลายเซ็น แต่ไม่มีหน้าจอใดในแอปเขียนลงไปได้

เคล็ดลับ

คู่มือที่เกี่ยวข้อง

• สถานะใบแจ้งหนี้ รายการ และประวัติ
• ลูกค้า หมวดหมู่ และกลุ่ม
• ใบประมาณการและการแปลง