Brukerveiledning

Kontrakter og følgesedler

Samle leveringsavtaler med datoer, status og koblede fakturaer på ett sted, og loggfør hver sending som en følgeseddel som går fra kladd til levert.

Oppdatert: 2026-09-09

Fakturaer forteller deg hva en kunde skylder. To andre papirer forklarer hvorfor, og om varene faktisk kom fram: kontrakten som fastsatte vilkårene, og følgeseddelen som ble med i bilen. Invoice Flow tar vare på begge som sidedokumenter ved siden av fakturaene dine. En kontrakt hører til én kunde, har en start- og sluttdato, en status og hele avtaleteksten, og kan kobles til et hvilket som helst antall fakturaer. En følgeseddel hører til nøyaktig én faktura og registrerer hva som ble sendt, av hvem, med hvilket sporingsnummer, og hvor langt sendingen har kommet.

Ingen av dem er et dokument som kan skrives ut. Appen lagrer og følger opp kontrakter og følgesedler til ditt eget bruk, men det finnes verken PDF-forhåndsvisning eller delingsfunksjon for noen av dem; bare fakturaer og tilbud gjengis som PDF. Hvis en kafé ber om et signert eksemplar av avtalen, skjer det fortsatt utenfor appen.

Eksemplene følger Kirsten Lund, som driver Lund Hearth Bakery, et engrosbakeri i Leeds som baker om natten og leverer til kafeer to ganger i uken. Hun har en årlig leveringsavtale med hver faste kunde og skriver én faktura per leveringsrunde, i pund. En følgeseddel følger hver runde, slik at et manglende brett med croissanter kan spores til en dato og en sjåfør.

Dette ser du på skjermen

Begge funksjonene ligger under fanen Verktøy (Tools) i bunnavigasjonen, i delen Dokumenter: kortet Kontrakter åpner kontraktslisten, og kortet Følgesedler åpner listen over følgesedler. Kontrakter har også et annet hjem: fanen Dokumenter har en trippelbryter med Fakturaer, Tilbud og Kontrakter, og knappen Ny der tilbyr Kontrakter i arket Velg dokumenttype. Følgesedler er ikke en del av Dokumenter-fanen i det hele tatt; du kommer til dem via Verktøy eller fra en faktura som allerede har en.

Skjermen Kontrakter har en rad med brikker, Alle, Kladd, Sendt, Signert og Utløpt, og ett kort per kontrakt. Hvert kort har en farget stripe til venstre, tittelen, en statuspille, kundenavnet, perioden skrevet som start → slutt, og en uthevet merknad om gjenstående løpetid: 19 dager igjen for en løpende kontrakt eller Utløp for 14 dager siden i rødt for en som har gått ut. En kontrakt som slutter i løpet av de neste 30 dagene får en gul pille Snart ved siden av statusen.

Et trykk på et kort skyver opp et detaljark. Et langt trykk åpner en kort handlingsmeny. Sveiper du kortet fra høyre mot venstre, tilbys sletting. Knappen + i hjørnet åpner redigeringsvinduet.

Skjermen Følgesedler er enklere: brikker for Alle, Kladd, Sendt og Levert, og deretter én rad per følgeseddel. Hver rad starter med en tretrinns prikkindikator (grå, oransje, grønn) som viser hvor langt sendingen har kommet, etterfulgt av følgeseddelnummeret i fet skrift, Faktura: og fakturanummeret, leveringsdatoen til høyre, og, hvis det er angitt, et lastebilikon med transportøren og sporingsnummeret. Det finnes ingen detaljside; et trykk gjør ingenting, et langt trykk åpner handlingene, og en sveip sletter.

Slik oppretter du en kontrakt fra en mal

Kirsten starter en fire ukers prøveperiode med Roundhay Deli og vil ha standard avtaletekst på plass før første levering.

1. Åpne Verktøy, og trykk deretter på Kontrakter under Dokumenter.
2. Trykk på +-knappen. Redigeringsvinduet åpnes med tittelen Ny kontrakt (New Contract).
3. Skriv inn et navn i Tittel *, for eksempel «Ukentlig brødlevering - Roundhay Deli». Lar du tittelen stå tom, fyller malen du velger i neste trinn den ut med malnavnet.
4. Åpne nedtrekkslisten Kunde * og velg kunden. Bare eksisterende kunder er listet opp; du kan ikke legge til en ny herfra.
5. Under Mal (valgfritt) trykker du på en av de fire brikkene: NDA (Taushetserklæring), Tjenesteavtale, Frilanskontrakt eller Leveringsavtale. Feltet Innhold fylles med klausulene fra den malen.
6. Rediger teksten i Innhold slik du vil. Feltet ruller når teksten er lengre enn ti linjer.
7. Trykk på Start og velg avtalens første dag; trykk på Slutt og velg siste dag. Begge er valgfrie, men merknaden om gjenstående løpetid og fremdriftslinjen vises bare når sluttdatoen er satt.
8. La Status stå på Kladd eller velg en annen verdi, og trykk deretter på Lagre øverst til høyre.

Slik flytter du en kontrakt gjennom statusene og kobler til fakturaer

The Copper Kettle Cafe har signert avtalen sin, og Kirsten vil knytte de ukentlige fakturaene til den, slik at hun med ett blikk ser hvilken fakturering som hører til hvilken avtale.

1. Hold inne kontraktens kort i listen Kontrakter. Et ark dukker opp med Rediger, Endre status, Koble faktura og Slett.
2. Trykk på Endre status og velg Signert. Appen registrerer dagens dato som signeringsdato.
3. Hold inne kortet igjen og trykk på Koble faktura.
4. I dialogen Koble fakturaer huker du av for hver faktura som hører til denne avtalen. Listen viser alle fakturaene dine med totalsummer.
5. Trykk på Lagre.
6. Trykk på kortet for å åpne detaljarket, og se etter delen Koblede fakturaer.

Detaljarket er der kontraktens liv oppsummeres. Kortet Kontraktstidslinje viser tre trinn, Kladd, Sendt og Signert, med en hake på hvert trinn som allerede er nådd, og opprettelses- og signeringsdatoen under de aktuelle trinnene. Når begge datoene er satt, tegner kortet Fremdrift hvor mye av løpetiden som har gått; innenfor de siste 30 dagene blir linjen gul og en pille viser Utløper om 19 dager. Under det følger radene Kunde, Periode, Mal og Signert, listen Koblede fakturaer og hele Innhold. Trykker du på en koblet faktura, åpnes den fakturaen.

Slik oppretter og følger du opp en følgeseddel

Fredagens runde til The Copper Kettle Cafe er fakturert. Kirsten skriver følgeseddelen som sjåføren skal ha på telefonen.

1. Åpne Verktøy og trykk på Følgesedler, og trykk deretter på +. Et ark med tittelen Ny følgeseddel (New Delivery Note) skyves opp.
2. Åpne Faktura * og velg fakturaen denne sendingen oppfyller. Alle fakturaer og tilbud er listet opp med nummer og totalsum.
3. Behold eller endre nummeret i Følgeseddelnummer. Appen foreslår ett på formen DN-1234 med en tilfeldig firesifret del.
4. Trykk på Leveringsdato og velg dagen varene sendes eller kommer fram.
5. Fyll ut Leveringsadresse hvis den avviker fra det som står på fakturaen.
6. Begynn å skrive i Transportør. En liste med forslag snevres inn mens du skriver, fra globale transportører som DHL, FedEx og UPS til nasjonale postselskaper og regionale tjenester. Trykk på ett av dem, eller skriv din egen tekst, for eksempel «Lund Hearth van».
7. Lim inn pakkereferansen i Sporingsnummer hvis transportøren har gitt deg en.
8. Under Varer trykker du på Legg til én gang per linje og fyller ut Beskrivelse og Ant.. Linjene kopieres ikke fra fakturaen; du skriver inn det som fysisk ble lastet i bilen.
9. Legg inn alt sjåføren bør vite i Notater, og trykk deretter på Lagre.

En ny følgeseddel starter alltid som Kladd. For å flytte den videre holder du inne raden og trykker på Gå videre → Sendt; når kafeen bekrefter mottak, holder du inne igjen og trykker på Gå videre → Levert. Det samme arket har Rediger, Kopier sporingsnummer (bare når det finnes et sporingsnummer) og Slett.

Så snart en faktura har minst én følgeseddel, får detaljskjermen dens et kort Følgesedler under Betalinger. Det lister hver følgeseddel med dato og transportør og en statusbrikke, og både radene og den lille + i kortets topplinje tar deg til listen over følgesedler.

Regler og detaljer

Hvor Pro-grensen går. Å åpne kontraktredigeringen fra Kontrakter-listen, enten med + eller via Rediger, og å åpne følgeseddelredigeringen med + eller Rediger, krever aktiv prøveperiode eller Pro-abonnement; uten det havner du på betalingsveggen. Å se, endre en kontrakts status, koble fakturaer, flytte en følgeseddel videre, kopiere et sporingsnummer og slette er tilgjengelig for alle.

Kontraktsstatuser. En kontrakt kan være Kladd (grå), Sendt (blå), Signert (grønn), Utløpt (rød) eller Annullert (blågrå). Statusene settes manuelt, i nedtrekkslisten Status i redigeringsvinduet eller via Endre status; appen endrer dem aldri for deg. Å merke en kontrakt som Signert setter signeringsdatoen én gang; går du tilbake til Sendt og fram til Signert igjen, beholdes den opprinnelige datoen. Brikkeraden har ingen Annullert-brikke, så annullerte kontrakter er bare synlige under Alle.

Utløp beregnes, det lagres ikke. «Utløp for 14 dager siden» på kortet og den røde fargen kommer av at dagens dato sammenlignes med sluttdatoen. En signert kontrakt der sluttdatoen har passert, vises som utgått, men beholder statusen Signert til du endrer den. Den gule pillen Snart og den gule fremdriftslinjen vises når det er mindre enn 30 dager igjen og kontrakten verken er utløpt eller annullert. Widgeten Kontrakter som utløper på oversikten bruker det samme 30-dagersvinduet.

Kontraktsfelter. Tittel og kunde er påkrevd; innholdet kan være tomt. Startdatoen kan ikke tømmes når den først er satt (bare sluttdatoen har et tømmeikon), og appen kontrollerer ikke at start kommer før slutt. Malnavnet huskes som en kort nøkkel og vises slik i detaljarket: supply, service, nda eller freelance.

Koblede fakturaer. Koblingen er en liste med fakturareferanser lagret på kontrakten. Fakturasiden vet ingenting om den: en fakturas detaljskjerm viser ikke kontrakten sin, og samme faktura kan kobles til flere kontrakter. Detaljarket merker koblede rader med fakturaens interne nummer (Faktura #2), ikke det trykte nummeret, og dialogen Koble fakturaer tilbyr tilbud i tillegg til fakturaer.

Felter på følgeseddelen. Fakturaen er påkrevd, og nummeret må være unikt på tvers av alle følgesedler; alt annet er valgfritt, og tomme felter for adresse, transportør, sporing og notater lagres som tomme. Antall er hele tall; alt som ikke lar seg tolke, blir 1. Varer lagres som fritekst med et antall og er ikke knyttet til produktkatalogen din eller til fakturaens linjer.

Følgeseddelstatuser går bare én vei. Kladd, Sendt, Levert, i den rekkefølgen og bare framover. Det finnes ikke noe statusfelt i redigeringsvinduet og ingen måte å gå tilbake på; blir en pakke returnert, sletter du følgeseddelen eller noterer det i Notater.

Sletting. Sletter du en faktura, forsvinner følgesedlene dens med den. Sletter du en kunde, forsvinner den kundens kontrakter. Å slette en kontrakt gjør ingenting med fakturaene dens; sletter du en faktura som en kontrakt kobler til, blir det liggende igjen en løs referanse i kontraktens liste.

Datoer og formater. Kontraktsdatoer vises alltid som dd.MM.yyyy uansett appspråk; leveringsdatoer følger språkets korte datoformat, for eksempel «Sep 11, 2026» på engelsk. Begge listene er sortert med det nyeste først etter opprettelsestidspunkt.

Ingenting sendes eller skrives ut. Kontrakter og følgesedler har ingen PDF, ingen e-posthandling og ingen signaturfangst. Kontraktstabellen har plass til et signaturbilde, men ingen skjerm i appen skriver til det.

Tips

Relaterte veiledninger

• Fakturastatuser, liste og historikk
• Kunder, kategorier og grupper
• Tilbud og konvertering