Brukerveiledning

Fakturastatuser, dokumentlisten og endringsloggen

Les dokumentlisten på et blikk, flytt fakturaer mellom kladd, sendt, betalt og annullert, jobb med flere om gangen, og spor hver endring i endringsloggen.

Oppdatert: 2026-09-09

Så snart du har mer enn en håndfull fakturaer, er ikke spørsmålet lenger «hvordan lager jeg en», men «hvilke av disse trenger oppmerksomheten min». Fanen Dokumenter svarer på det med et statusmerke på hver rad, hurtigchips for status, et søkefelt, et datointervall og et ark med finere filtre. Derfra flytter du hver faktura gjennom livsløpet: den starter som kladd, blir sendt og ender som betalt eller annullert, med forfalt vist underveis hver gang en sendt faktura passerer forfallsdatoen. Alt nedenfor er illustrert med Cedar Ridge Landscaping, et plen- og vanningsfirma med to arbeidslag i Boise, Idaho, som fakturerer rundt femten oppdrag i måneden i amerikanske dollar.

Dette ser du på skjermen

Trykk på Dokumenter i bunnavigasjonen. Skjermbildet har tre lag med kontroller over listen. Øverst til høyre i appfeltet ligger fire ikoner: et forstørrelsesglass for søk, en kalender for datointervall, en trakt merket Filter documents (en liten rød teller vises på den når et avansert filter er aktivt) og et eskeikon som åpner Arkiv. Under appfeltet bytter en segmentkontroll mellom Fakturaer, Tilbud og Kontrakter; denne veiledningen holder seg til fakturasegmentet. Under den løper en rad med statuschips: Alle, Kladd, Sendt, Betalt og Forfalt.

Hver rad viser et kvitteringsikon i statusfargen, fakturanummeret, et farget merke, kundenavnet med utstedelsesdatoen og totalen i fet skrift til høyre. Kladder er grå, sendte fakturaer blå, betalte grønne, forfalte røde og annullerte mørkere grå. To ekstra markeringer kan dukke opp. En liten nål foran nummeret markerer en faktura du har festet til listen; festede rader ligger alltid øverst i Alle-visningen. Når det er mottatt penger på en faktura som ennå ikke er fullt betalt, vises en tynn framdriftslinje med en prosentandel under kundenavnet, og det gjenstående beløpet skrives i rødt under totalen, for eksempel $720.00 due.

Listen er sortert etter opprettelsesdato, nyeste først, og det finnes ingen egen sorteringsmeny. Å feste er den eneste måten å påtvinge en egen rekkefølge på, og det virker bare på chippen Alle; statuschipsene viser vanlig kronologisk rekkefølge.

Trykker du på en rad, åpnes fakturaens detaljskjerm. Appfeltet der viser nummeret, en Redigert-pille når fakturaen har en endringshistorikk, en blyant (kladder) eller et øyeikon merket Vis detaljer (alle andre statuser), og en trepunktsmeny. Den menyen er der alle statusoverganger ligger. Hoveddelen gjentar merket og totalen i et hodekort, og viser deretter kunden, fakturalinjene, totalene, notatene, betalingsbetingelsene og, for sendte fakturaer, kortet Betalinger. En knapp Forhåndsvis PDF går over hele bredden nederst.

Slik finner du en faktura med chips, søk, datoer og filtre

Kontrollene legger seg oppå hverandre, så du kan snevre inn en lang liste med noen få trykk. Start med det bredeste verktøyet og legg til mer bare hvis du trenger det.

1. Trykk på en statuschip, for eksempel Forfalt (Overdue). Listen fjerner umiddelbart alle rader som ikke passer; trykk Alle (All) for å hente dem tilbake.
2. Trykk på forstørrelsesglasset og skriv en del av et nummer, kundenavn eller notat, for eksempel maple. Søket skiller ikke mellom store og små bokstaver og oppdateres mens du skriver. Tilbakepilen lukker feltet og tømmer søket.
3. Trykk på kalenderikonet (Filtrer etter dato) og velg en start- og sluttdag; bekreft med Vis alle (View All). Et banner med intervallet vises over listen; krysset på banneret fjerner det. Intervallet sammenlignes med utstedelsesdatoen, ikke forfallsdatoen.
4. Trykk på trakten (Filter documents). Velg en Kunde, en Valuta, et Min- og Max-beløp, og eventuelle brytere: Has late fee, Linked to project, Partially paid, Has discount.
5. Utvid Additional filters for Late-fee status, Overdue only, Has tax, Has attachments, Has signature, Has notes, From a recurring schedule og Pinned.
6. Trykk Bruk (Apply). Traktikonet får nå en teller med antall aktive kriterier; åpne arket på nytt og trykk Tilbakestill (Reset) for å fjerne alle.

Uansett hvilken kombinasjon du bruker, inneholder resultatet i segmentet Fakturaer aldri tilbud eller arkiverte fakturaer; de har sine egne steder. Er det ingen treff, viser listen Ingen resultater i stedet for den vanlige tomme-tilstand-teksten.

Slik flytter du en faktura gjennom statusene

Cedar Ridge sender augustfakturaen for vedlikehold til Maple Grove HOA, venter, og mottar til slutt en bankoverføring. Slik følger fakturaens status den virkelige verden. Hvert trinn skjer fra trepunktsmenyen på fakturaens detaljskjerm, og hvert trinn ber deg bekrefte.

1. Åpne kladden, trykk på trepunktsmenyen og deretter Merk som sendt (Mark as Sent). Les dialogen Endre status? (Change status?) og trykk Endre (Change). Merket blir blått. Blyantikonet i appfeltet blir til et øye, fordi en sendt faktura åpnes skrivebeskyttet som standard.
2. Når kunden betaler i sin helhet, åpner du samme meny og trykker Merk som betalt (Mark as paid), deretter Endre. Planlagte påminnelser for denne fakturaen avbrytes, prosjekttotalene oppdateres hvis fakturaen hører til et prosjekt, og hvis et purregebyr var ventende, blir du spurt om hva som skal skje med det.
3. Betaler kunden i flere deler, må du ikke merke fakturaen som betalt for hånd. Bruk Registrer (Record) på kortet Betalinger (Payments) i stedet; appen setter statusen til Betalt av seg selv når saldoen når null.
4. Har du merket feil faktura, velger du Merk som ubetalt (Mark as unpaid) på en betalt faktura (den går tilbake til Sendt) eller Tilbake til kladd (Revert to draft) på en sendt (full redigering kommer tilbake, påminnelser stopper).
5. Faller jobben bort, velger du Annuller faktura (Cancel Invoice). Fakturaen beholder nummeret og blir liggende i listen med et grått Annullert-merke; Reaktiver (Reactivate) senere henter den tilbake som kladd.

Menyen viser alltid bare overganger som gir mening for gjeldende status. En kladd tilbyr Merk som sendt; en sendt eller forfalt faktura tilbyr Merk som betalt og Tilbake til kladd; en betalt tilbyr Merk som ubetalt; en annullert tilbyr Reaktiver; og Annuller faktura er tilgjengelig på alt som ikke allerede er annullert.

Forfalt er ikke en status du setter. En faktura vises som forfalt når den har status Sendt og forfallsdatoen er tidligere enn i dag. I det øyeblikket du merker den som betalt, eller endrer forfallsdatoen til framtiden, forsvinner det røde merket. Det er også derfor chippen Forfalt og filteret Overdue only alltid stemmer med oversikten.

Slik gjør du noe med flere fakturaer samtidig

Ved månedsslutt purrer Cedar Ridge på tre forfalte fakturaer og vil, når pengene er inne, lukke dem samlet. Utvalgsmodus gjør listen om til en avkryssingsliste.

1. Trykk lenge på en rad. Et ark med fakturanummeret som tittel dukker opp; trykk Velg flere (Select multiple).
2. Trykk på andre rader for å legge dem til eller fjerne dem. Avkryssede rader tones, og appfeltet endres til 3 valgt (3 selected) med et kryss til venstre.
3. Trykk på hakeikonet (Merk som betalt) for å sette alle valgte fakturaer til Betalt, eskeikonet (Arkiv) for å flytte dem til arkivet, eller søppelbøtta (Slett) for å fjerne dem.
4. Sletting spør Slett 3 fakturaer? og advarer om at det ikke kan angres; de to andre handlingene kjøres med én gang og viser en kort bekreftelse som 3 merket som betalt.
5. Trykk på krysset, eller på enhetens tilbakeknapp, for å forlate utvalgsmodus uten å gjøre noe.

Arket fra langt trykk inneholder også Fest til listen / Løsne fra listen og Fest til oversikten / Løsne fra oversikten, så du trenger ikke åpne fakturaen for å feste den. Å dra en rad fra høyre mot venstre er en snarvei for å arkivere en enkelt faktura; en oransje bakgrunn vises, og dialogen Flytte til arkiv? ber deg bekrefte.

Slik leser du endringsloggen og bruker arkivet

Hver faktura har sin egen historikk. Åpne detaljskjermen og trykk på Redigert-pillen ved siden av nummeret, eller velg Endringslogg i menyen.

1. Les oppføringene ovenfra og ned; de står i datorekkefølge. Et bokikon markerer Opprinnelig versjon (Original version), en blyant markerer hver lagring fra editoren med en linje som Changed: Subtotal, Total, items, og purregebyrikoner markerer hendelser som Purregebyr påløpt (Late fee accrued) eller Purregebyr lagt til på faktura (Late fee added to invoice) med beløpet.
2. Trykk på en oppføring for å utvide den. Du ser nummer, status, delsum, avgift, total, antall linjer og notater slik de var på det tidspunktet.
3. Trykk Vis opprinnelig PDF (View original PDF) eller Vis PDF av denne versjonen (View PDF of this version) for å gjengi dokumentet nøyaktig slik den versjonen ville blitt skrevet ut.

Arkivet er for fakturaer du er ferdig med, men ikke vil slette. Trykk på eskeikonet i appfeltet i Dokumenter for å åpne Arkiv; fanen Dokumenter lister arkiverte fakturaer med utstedelsesdato og total, sist arkiverte først.

1. Trykk på de tre prikkene på en rad.
2. Velg Gjenopprett (Restore) for å sende den uendret tilbake til dokumentlisten, bekreftet med meldingen CR-2026-031 gjenopprettet.
3. Eller velg Slett permanent (Delete permanently). Du må bekrefte to ganger: Slette permanent? og deretter Er du sikker? med Ja, slett.

Regler og detaljer

• En statusendring fra menyen skriver kun den nye statusen og endringstidspunktet. Den fyller ikke ut datofeltene for sendt eller betalt; betalingsdatoen settes bare når en registrert betaling lukker saldoen.
• Merk som betalt i bulk endrer kun status. Den oppretter ingen betalingsrad, så innbetalt beløp forblir som det var, og kundens reskontro viser ingen betaling. Registrer betalingen på detaljskjermen når du trenger en korrekt reskontro.
• Å registrere betalinger er den tryggere veien til Betalt: appen summerer betalingene i fakturavalutaen, setter statusen til Betalt når gjenstående beløp faller til én cent eller mindre, og går tilbake til Sendt hvis du senere sletter en betaling som gjenåpner en saldo.
• Å merke en faktura som betalt kan utløse to automatiske retningslinjer fra forretningsprofilen: å ettergi et fortsatt ventende purregebyr, og å innvilge rabatt ved tidlig betaling hvis betalingen faller innenfor tilbudsvinduet.
• Endringsloggen registrerer lagringer fra editoren og purregebyrhandlinger. Statusendringer gjort fra menyen skrives ikke til den, selv om bekreftelsen fra kladd til sendt nevner loggen; bare den første lagringen fra editoren etter sending oppretter oppføringen Opprinnelig versjon.
• Arkivering er et flagg. Arkiverte fakturaer forsvinner fra dokumentlisten, oversikten og kundeskjermene, men numrene deres forblir reservert, så du kan ikke gjenbruke et nummer ved å arkivere den gamle fakturaen.
• Å slette en faktura fjerner linjene, betalingene, øyeblikksbildene og purregebyrhendelsene, kobler fra tilknyttede timeregistreringer og utgifter, sletter vedlagte bilder og legger først varer tilbake på lager hvis lagerautomatikk er på. Det kan ikke angres.
• Søket dekker fakturanummeret, kundens navn og notatfeltet. Det søker ikke i beskrivelsene på fakturalinjene.
• Avanserte filtre virker oppå chippen, datointervallet og søket, og de tester bare felt som er lagret på selve fakturaen, så de er umiddelbare selv med hundrevis av rader.
• Festede rader kommer først bare under Alle. Under Kladd, Sendt, Betalt eller Forfalt vises nålikonet fortsatt, men rekkefølgen er kronologisk.
• Statusendringer, festing, arkivering, gjenoppretting, sletting og registrering av betalinger fungerer i gratisversjonen. Å opprette et nytt dokument, redigere, duplisere, sende e-post, kundegodkjenning, nettdeling og å legge til et manuelt purregebyr er Pro-funksjoner.

Tips

Relaterte veiledninger

• Betalinger og utestående beløp – registrering av delbetalinger og hvordan saldoen når Betalt.
• Purregebyrer – hva purregebyrkortet og hendelsene i endringsloggen betyr på en forfalt faktura.
• Fakturaeditoren – å lage kladden som starter hele dette livsløpet.