用户指南

发票状态、文档列表与变更记录

一眼读懂文档列表,在草稿、已发送、已付款和已取消之间移动发票,同时处理多张发票,并在变更记录中追溯每一次编辑。

更新于: 2026-09-09

一旦你的发票数量超过寥寥几张,问题就不再是”怎么制作一张”,而是”这些发票里哪些还需要我处理”。文档选项卡通过每一行的状态徽章、快速状态标签、搜索框、日期范围以及一个更细致的筛选面板来回答这个问题。在那里,你可以推动每张发票走完它的生命周期:从草稿开始,变为已发送,最终变为已付款或已取消,而每当一张已发送的发票超过到期日,逾期状态就会一路显示出来。以下内容均以 Cedar Ridge Landscaping 为例说明——这是爱达荷州博伊西一家有两个班组的草坪和灌溉公司,每月以美元开出约十五份账单。

屏幕上的内容

点击底部导航中的文档。屏幕在列表上方有三层控件。应用栏右上角有四个图标:放大镜表示搜索,日历表示日期范围,标有筛选文档的漏斗图标(当有任何高级筛选生效时,上面会出现一个小的红色计数器),以及一个打开归档的方框图标。应用栏下方是一个分段控件,可在发票、估价单和合同之间切换;本指南只聚焦在发票分段。再下方是一排状态标签:全部、草稿、已发送、已付款和逾期。

每一行显示一个按状态着色的收据图标、发票编号、一个彩色徽章、带开票日期的客户名称,以及右侧加粗显示的总额。草稿为灰色,已发送发票为蓝色,已付款为绿色,逾期为红色,已取消为深灰色。还可能出现两种额外的装饰。编号前的小图钉表示这张发票已被你固定到列表中;固定的行始终显示在全部视图的顶部。当一张发票已收到部分款项但尚未全部付清时,客户名称下方会出现一条带百分比的细进度条,总额下方会以红色打印出剩余金额,例如尚欠 720.00 美元。

列表按创建日期排序,最新在前,没有单独的排序菜单。固定是唯一能强制排出自定义顺序的方式,而且只在全部标签下生效;状态标签下则按纯粹的时间顺序显示。

点击一行会打开发票详情屏幕。它的应用栏显示编号、当发票有变更记录时的已编辑徽章、一个铅笔图标(草稿)或标有查看详情的眼睛图标(其他所有状态),以及一个三点菜单。每一次状态转换都发生在这个菜单里。正文重复显示徽章和总额于一张头部卡片中,之后展示客户、明细项目、总计、备注、付款条款,以及对于已发送的发票,还有付款卡片。底部横跨一个预览 PDF按钮。

如何用标签、搜索、日期和筛选查找发票

这些控件层层叠加,因此只需几次点击就能缩小一份很长的列表。先从最宽泛的工具开始,只有在需要时才添加更多条件。

1. 点击一个状态标签,例如逾期。列表会立即隐去所有不匹配的行;点击全部可以恢复。
2. 点击放大镜,然后输入编号、客户名称或备注的一部分,例如maple。匹配不区分大小写,并随输入实时更新。返回箭头会关闭该字段并清除搜索内容。
3. 点击日历图标(按日期筛选),选择起止日期,点击查看全部确认。列表上方会出现一条显示该范围的横幅;点击横幅上的叉号可移除它。该范围是与开票日期比较的,而不是到期日期。
4. 点击漏斗图标(筛选文档)。选择客户、货币、最小和最大金额,以及任意开关:有滞纳金、关联项目、部分已付、有折扣。
5. 展开更多筛选查看滞纳金状态、仅逾期、含税、有附件、有签名、有备注、来自定期开票计划和已固定。
6. 点击应用。漏斗图标此时会带有一个计数器,显示当前生效的条件数量;再次打开面板并点击重置可清除所有条件。

无论使用哪种组合,发票分段下的结果都不会包含估价单或已归档的发票;它们各自有自己的位置。如果没有任何匹配项,列表会显示无结果,而不是通常的空状态文案。

如何推动一张发票经历它的各个状态

Cedar Ridge 把八月的维护发票发给 Maple Grove HOA,等待付款,最终收到一笔银行转账。以下就是这张发票的状态如何跟随现实世界变化的。每一步都通过发票详情屏幕的三点菜单完成,并且每一步都会要求你确认。

1. 打开草稿,点击三点菜单,然后点击标记为已发送。阅读更改状态？对话框,点击更改。徽章变为蓝色。应用栏中的铅笔图标变为眼睛图标,因为已发送的发票默认以只读方式打开。
2. 当客户全额付款后,打开同一个菜单,点击标记为已付款,然后点击更改。这张发票已安排的提醒会被取消,如果该发票属于某个项目,该项目的总额会被刷新,如果有一笔滞纳金正处于待处理状态,系统会询问你如何处理它。
3. 如果客户是分期付款,不要手动标记为已付款。改用**付款**卡片上的记录;当余额归零时,应用会自动把状态切换为已付款。
4. 如果你标记错了发票,可以在已付款的发票上选择标记为未付款(回到已发送),或在已发送的发票上选择恢复为草稿(恢复完整编辑功能,提醒也会停止)。
5. 如果这项工作没有谈成,选择取消发票。发票会保留其编号,继续留在列表中,带有灰色的已取消徽章;之后使用重新激活可以让它作为草稿回归。

菜单只会显示对当前状态有意义的转换。草稿提供标记为已发送;已发送或逾期的发票提供标记为已付款和恢复为草稿;已付款的发票提供标记为未付款;已取消的发票提供重新激活;而取消发票在任何尚未取消的发票上都可用。

逾期不是你手动设置的状态。当一张发票处于已发送状态且到期日早于今天时,它就会显示为逾期。一旦你将它标记为已付款,或将到期日期改到未来,红色徽章就会消失。这也是为什么逾期标签和仅逾期筛选与仪表盘始终保持一致的原因。

如何同时处理多张发票

到了月底,Cedar Ridge 要追讨三张逾期发票,一旦款项到账,就想把它们一起结清。多选模式会把列表变成一份清单。

1. 长按任意一行。会弹出一个以发票编号为标题的面板;点击多选。
2. 点击其他行以添加或移除它们。被勾选的行会显示底色,应用栏会变为已选择 3 项,左侧带有一个叉号。
3. 点击对勾图标(标记为已付款)将所有选中的发票设为已付款,点击方框图标(归档)将它们移到归档,或点击垃圾桶图标(删除)将它们移除。
4. 删除会询问删除 3 张发票？并警告该操作无法撤销;另外两个操作会立即执行,并显示一条简短确认信息,例如已将 3 项标记为已付款。
5. 点击叉号,或按设备的返回键,可以在不执行任何操作的情况下退出多选模式。

长按弹出的面板中还包含固定到列表 / 从列表取消固定和固定到仪表板 / 从仪表板取消固定,因此固定操作无需打开发票即可完成。从右向左滑动一行是归档单张发票的快捷方式;会出现橙色背景,并弹出**移至归档？**对话框要求你确认。

如何查看变更记录并使用归档

每张发票都带有自己的历史记录。打开详情屏幕,点击编号旁边的已编辑徽章,或从菜单中选择变更记录。

1. 从上到下阅读各条记录;它们按日期排列。书本图标标记原始版本,铅笔图标标记每一次编辑器保存,并附带一行说明,例如已更改:小计、总计、明细项,滞纳金相关图标则标记诸如滞纳金已产生或滞纳金已加入发票等事件,并附带金额。
2. 点击一条记录展开它。你会看到编号、状态、小计、税额、总计、明细项数量以及当时的备注内容。
3. 点击查看原始 PDF或查看此版本的 PDF,可以完全按照该版本当时的样子渲染出文档。

归档用于存放你已经处理完、但又不想删除的发票。点击文档应用栏中的方框图标打开归档;文档选项卡会列出已归档的发票及其开票日期和总额,最近归档的排在最前面。

1. 点击某一行的三个点。
2. 选择恢复,该发票会原样返回到文档列表,并有一条CR-2026-031 已恢复的确认信息。
3. 或者选择永久删除。你必须确认两次:先是永久删除？,再是确定吗？,伴随是,删除按钮。

规则与细节

• 从菜单进行的状态更改只会写入新的状态和修改时间。它不会填写发送或付款日期字段;付款日期只有在一笔已记录的付款使余额归零时才会被设置。
• 批量标记为已付款只会更改状态。它不会创建付款记录,因此已付金额保持不变,客户的账目也不会显示一笔付款。当你需要准确的账目时,请在详情屏幕上记录付款。
• 记录付款是更稳妥地转为已付款的方式:应用会以发票货币汇总所有付款,当剩余金额降到一分钱或以下时将状态设为已付款,如果之后你删除了一笔付款并重新打开了余额,状态会恢复为已发送。
• 将发票标记为已付款可能会触发企业资料中的两项自动政策:免除仍处于待处理状态的滞纳金,以及在付款落在优惠窗口内时给予提前付款折扣。
• 变更记录会记录编辑器保存和滞纳金相关操作。从菜单进行的状态更改不会写入其中,尽管草稿转已发送的确认信息中提到了记录;只有发送后的第一次编辑器保存才会创建原始版本条目。
• 归档是一个标记。已归档的发票会离开文档列表、仪表盘和客户屏幕,但其编号仍会保留,因此你无法通过归档旧发票来重复使用其编号。
• 删除一张发票会移除其明细项、付款记录、快照和滞纳金事件,解除与关联工时记录和支出的链接,删除附加的照片,并在库存自动化开启时先补回库存。此操作无法撤销。
• 搜索涵盖发票编号、客户姓名和备注字段,不会搜索明细项描述。
• 高级筛选是在标签、日期范围和搜索之上叠加生效的,并且只检验存储在发票本身上的字段,因此即使有数百行数据也能即时完成。
• 固定的行只在全部下排在最前面。在草稿、已发送、已付款或逾期下,图钉图标仍会显示,但顺序是按时间排列的。
• 状态更改、固定、归档、恢复、删除和记录付款在免费版中均可使用。创建新文档、编辑、复制、发送邮件、签收、网页分享以及手动添加滞纳金则是 Pro 功能。

使用技巧

相关指南

• 付款与应收金额 - 记录部分付款以及余额如何变为已付款。
• 滞纳金 - 逾期发票上的滞纳金卡片和变更记录事件代表什么。
• 发票编辑器 - 创建开启整个生命周期的那张草稿。