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Stati delle fatture, elenco Documenti e registro modifiche

Leggi l'elenco Documenti a colpo d'occhio, sposta le fatture tra Bozza, Inviata, Pagata e Annullata, agisci su più fatture insieme e traccia ogni modifica.

Aggiornato: 2026-09-09

Quando le fatture superano la manciata, la domanda non è più “come ne creo una” ma “quali di queste hanno ancora bisogno di me”. La scheda Documenti risponde con un badge di stato su ogni riga, chip di stato rapidi, un campo di ricerca, un intervallo di date e un foglio di filtri più fini. Da lì fai avanzare ogni fattura nella sua vita: nasce bozza, diventa inviata e finisce pagata o annullata, con lo stato scaduta mostrato lungo il percorso ogni volta che una fattura inviata supera la scadenza. Tutto quanto segue è illustrato con Cedar Ridge Landscaping, un’impresa di giardinaggio e irrigazione con due squadre a Boise, Idaho, che fattura una quindicina di lavori al mese in dollari statunitensi.

Che cosa vedi sullo schermo

Tocca Documenti nella navigazione in basso. La schermata ha tre livelli di controlli sopra l’elenco. In alto a destra nella barra dell’app ci sono quattro icone: una lente per la ricerca, un calendario per l’intervallo di date, un imbuto con l’etichetta Filter documents (compare un piccolo contatore rosso quando è attivo un filtro avanzato) e un’icona a scatola che apre l’Archivio. Sotto la barra dell’app un controllo segmentato passa tra Fatture, Preventivi e Contratti; questa guida resta sul segmento Fatture. Sotto ancora corre una riga di chip di stato: Tutte, Bozza, Inviata, Pagata e Scaduta.

Ogni riga mostra un’icona di ricevuta colorata secondo lo stato, il numero della fattura, un badge colorato, il nome del cliente con la data di emissione e il totale in grassetto a destra. Le bozze sono grigie, le fatture inviate blu, quelle pagate verdi, quelle scadute rosse e quelle annullate di un grigio più scuro. Possono comparire due decorazioni aggiuntive. Una piccola puntina prima del numero indica una fattura che hai fissato in elenco; le righe fissate stanno sempre in cima alla vista Tutte. Quando è stato incassato del denaro su una fattura non ancora saldata del tutto, sotto il nome del cliente compare una sottile barra di avanzamento con una percentuale e l’importo residuo è stampato in rosso sotto il totale, per esempio $720.00 due.

L’elenco è ordinato per data di creazione, dalla più recente, e non esiste un menu di ordinamento separato. Il fissaggio è l’unico modo per imporre un ordine tuo, e funziona solo con il chip Tutte; i chip di stato mostrano il semplice ordine cronologico.

Toccando una riga si apre la schermata di dettaglio della fattura. La sua barra mostra il numero, una pillola Modificato quando la fattura ha una cronologia di modifiche, una matita (bozze) o un’icona a occhio con l’etichetta Visualizza dettagli (tutti gli altri stati) e un menu a tre punti. È in quel menu che vivono tutte le transizioni di stato. Il corpo ripete badge e totale in una scheda di intestazione, poi mostra il cliente, le voci, i totali, le note, le condizioni di pagamento e, per le fatture inviate, la scheda Pagamenti. Un pulsante Anteprima PDF occupa tutta la larghezza in basso.

Come trovare una fattura con chip, ricerca, date e filtri

I controlli si sommano l’uno all’altro, quindi puoi restringere un elenco lungo in pochi tocchi. Comincia dallo strumento più ampio e aggiungi gli altri solo se servono.

1. Tocca un chip di stato come Scaduta (Overdue). L'elenco elimina subito ogni riga che non corrisponde; tocca Tutte (All) per riportarle.
2. Tocca la lente, poi digita parte di un numero, di un nome cliente o di una nota, per esempio maple. La corrispondenza non distingue maiuscole e minuscole e si aggiorna mentre digiti. La freccia indietro chiude il campo e cancella la ricerca.
3. Tocca l'icona del calendario (Filtra per data) e scegli un giorno di inizio e uno di fine; conferma con Vedi tutto. Sopra l'elenco compare un banner con l'intervallo; la croce sul banner lo rimuove. L'intervallo viene confrontato con la data di emissione, non con la scadenza.
4. Tocca l'imbuto (Filter documents). Scegli un Client, una Currency, un importo Min e Max e uno qualsiasi degli interruttori: Has late fee, Linked to project, Partially paid, Has discount.
5. Espandi Additional filters per Late-fee status, Overdue only, Has tax, Has attachments, Has signature, Has notes, From a recurring schedule e Pinned.
6. Tocca Apply. L'icona dell'imbuto porta ora un contatore con il numero di criteri attivi; riapri il foglio e tocca Reset per azzerarli tutti.

Qualunque combinazione tu usi, il risultato sul segmento Fatture non include mai preventivi né fatture archiviate; quelli hanno un posto tutto loro. Se non c’è alcuna corrispondenza, l’elenco mostra Nessun risultato al posto del consueto testo di stato vuoto.

Come far avanzare una fattura tra gli stati

Cedar Ridge invia la fattura di manutenzione di agosto a Maple Grove HOA, aspetta e alla fine riceve un bonifico. Ecco come lo stato della fattura segue il mondo reale. Ogni passaggio avviene dal menu a tre punti nella schermata di dettaglio della fattura, e ognuno chiede conferma.

1. Apri la bozza e tocca il menu a tre punti, poi Segna come inviata (Mark as Sent). Leggi la finestra Cambiare stato? (Change status?) e tocca Cambia (Change). Il badge diventa blu. La matita nella barra dell'app diventa un occhio, perché una fattura inviata si apre in sola visualizzazione per impostazione predefinita.
2. Quando il cliente paga per intero, apri lo stesso menu e tocca Segna come pagata (Mark as paid), poi Cambia. I promemoria programmati per questa fattura vengono annullati, i totali di progetto si aggiornano se la fattura appartiene a un progetto e, se una penale di mora era in sospeso, ti viene chiesto che cosa farne.
3. Se il cliente paga a rate, non segnarla pagata a mano. Usa invece Registra (Record) sulla scheda Pagamenti; l'app porta da sola lo stato a Pagata quando il saldo arriva a zero.
4. Se hai segnato la fattura sbagliata, scegli Segna come non pagata (Mark as unpaid) su una fattura pagata (torna a Inviata) oppure Riporta a bozza (Revert to draft) su una inviata (torna la modifica completa, i promemoria si fermano).
5. Se il lavoro salta, scegli Annulla fattura (Cancel Invoice). La fattura mantiene il suo numero e resta in elenco con un badge grigio Annullata; più tardi Riattiva (Reactivate) la riporta indietro come bozza.

Il menu mostra solo le transizioni che hanno senso per lo stato corrente. Una bozza offre Segna come inviata; una fattura inviata o scaduta offre Segna come pagata e Riporta a bozza; una pagata offre Segna come non pagata; una annullata offre Riattiva; e Annulla fattura è disponibile su tutto ciò che non è già annullato.

Scaduta non è uno stato che imposti tu. Una fattura risulta scaduta quando è nello stato Inviata e la sua data di scadenza è anteriore a oggi. Nel momento in cui la segni pagata, o sposti la scadenza nel futuro, il badge rosso sparisce. È anche per questo che il chip Scaduta e il filtro Overdue only concordano sempre con il pannello.

Come agire su più fatture contemporaneamente

A fine mese Cedar Ridge sollecita tre fatture scadute e, una volta incassato, vuole chiuderle insieme. La modalità di selezione trasforma l’elenco in una lista di spunta.

1. Tieni premuta una riga qualsiasi. Compare un foglio intitolato con il numero della fattura; tocca Seleziona più elementi (Select multiple).
2. Tocca altre righe per aggiungerle o toglierle. Le righe spuntate sono colorate e la barra dell'app diventa 3 selezionate con una croce a sinistra.
3. Tocca l'icona di spunta (Segna come pagata) per portare a Pagata tutte le fatture selezionate, l'icona a scatola (Archivio) per spostarle nell'archivio o il cestino (Elimina) per rimuoverle.
4. L'eliminazione chiede Eliminare 3 fattura/e? e avverte che non è annullabile; le altre due azioni vengono eseguite subito e mostrano una breve conferma come 3 segnate come pagate.
5. Tocca la croce, o premi il tasto Indietro del dispositivo, per uscire dalla modalità di selezione senza fare nulla.

Il foglio della pressione prolungata contiene anche Fissa in elenco / Rimuovi da elenco e Fissa al pannello / Rimuovi dal pannello, quindi per fissare una fattura non serve aprirla. Trascinare una riga da destra verso sinistra è una scorciatoia per archiviare una singola fattura: compare uno sfondo arancione e una finestra Spostare in archivio? chiede conferma.

Come leggere il registro modifiche e usare l’archivio

Ogni fattura porta con sé la propria cronologia. Apri la schermata di dettaglio e tocca la pillola Modificato accanto al numero, oppure scegli Registro modifiche dal menu.

1. Leggi le voci dall'alto verso il basso; sono in ordine di data. Un'icona a libro contrassegna la Versione originale (Original version), una matita contrassegna ogni salvataggio dall'editor con una riga come Modificato: Subtotale, Totale, voci e le icone della mora contrassegnano eventi come Penale di mora maturata (Late fee accrued) o Penale di mora aggiunta alla fattura (Late fee added to invoice) con l'importo.
2. Tocca una voce per espanderla. Vedi numero, stato, subtotale, imposta, totale, conteggio delle voci e note com'erano in quel momento.
3. Tocca Vedi PDF originale (View original PDF) o Vedi PDF di questa versione (View PDF of this version) per generare il documento esattamente come sarebbe stato stampato in quella versione.

L’archivio serve per le fatture con cui hai chiuso ma che non vuoi eliminare. Tocca l’icona a scatola nella barra dell’app Documenti per aprire l’Archivio; la scheda Documenti elenca le fatture archiviate con data di emissione e totale, dalle archiviate più di recente.

1. Tocca i tre punti su una riga.
2. Scegli Ripristina (Restore) per rimandarla invariata nell'elenco Documenti, con il messaggio di conferma CR-2026-031 ripristinata.
3. Oppure scegli Elimina definitivamente (Delete permanently). Devi confermare due volte: Eliminare definitivamente? e poi Sei sicuro? con Sì, elimina.

Regole e dettagli

• Un cambio di stato dal menu scrive solo il nuovo stato e l’ora di modifica. Non compila i campi della data di invio o di pagamento; la data di pagamento viene impostata solo quando un pagamento registrato chiude il saldo.
• Segna come pagata in blocco cambia solo lo stato. Non crea una riga di pagamento, quindi l’importo pagato resta com’era e nel registro del cliente non compare alcun pagamento. Registra il pagamento nella schermata di dettaglio quando ti serve un registro accurato.
• Registrare i pagamenti è la via più sicura verso Pagata: l’app somma i pagamenti nella valuta della fattura, imposta lo stato su Pagata quando l’importo residuo scende a un centesimo o meno e torna a Inviata se in seguito elimini un pagamento che riapre un saldo.
• Segnare una fattura come pagata può innescare due automatismi del profilo aziendale: il condono di una penale di mora ancora in sospeso e la concessione di uno sconto per pagamento anticipato se il pagamento cade nella finestra dell’offerta.
• Il registro modifiche annota i salvataggi dall’editor e le azioni sulle penali di mora. I cambi di stato fatti dal menu non vi vengono scritti, anche se la conferma da bozza a inviata cita il registro; solo il primo salvataggio dall’editor dopo l’invio crea la voce Versione originale.
• L’archiviazione è un contrassegno. Le fatture archiviate escono dall’elenco Documenti, dal pannello e dalle schermate cliente, ma i loro numeri restano riservati, quindi non puoi riutilizzare un numero archiviando la vecchia fattura.
• Eliminare una fattura ne rimuove voci, pagamenti, istantanee ed eventi di mora, scollega registrazioni di tempo e spese, elimina le foto allegate e, se l’automazione di magazzino è attiva, ripristina prima le scorte. Non c’è modo di annullare.
• La ricerca copre il numero della fattura, il nome del cliente e il campo delle note. Non cerca nelle descrizioni delle voci.
• I filtri avanzati si applicano sopra il chip, l’intervallo di date e la ricerca, e testano solo campi memorizzati sulla fattura stessa, quindi sono istantanei anche con centinaia di righe.
• Le righe fissate vengono prima solo sotto Tutte. Sotto Bozza, Inviata, Pagata o Scaduta l’icona della puntina è ancora visibile ma l’ordine è cronologico.
• Cambi di stato, fissaggio, archiviazione, ripristino, eliminazione e registrazione dei pagamenti funzionano nella versione gratuita. Creare un nuovo documento, modificarlo, duplicarlo, inviarlo per e-mail, la firma del cliente, la condivisione web e l’aggiunta di una penale di mora manuale sono funzioni Pro.

Consigli

Guide correlate

• Pagamenti e importo dovuto - registrare i pagamenti parziali e come il saldo arriva a Pagata.
• Penali di mora - che cosa significano la scheda della mora e gli eventi del registro modifiche su una fattura scaduta.
• Editor delle fatture - creare la bozza da cui parte tutto questo ciclo di vita.