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Pagamenti, pagamenti parziali e importo dovuto

Registra acconti e rate su una fattura, guarda il saldo residuo ridursi e stampa un piano di pagamento sul PDF perché il cliente sappia cosa scade e quando.

Aggiornato: 2026-09-09

Non tutte le fatture si saldano in un’unica soluzione. Un wedding planner incassa un acconto di prenotazione mesi prima del giorno delle nozze, una seconda rata in estate e il saldo due settimane prima della cerimonia. Un costruttore fattura per stati di avanzamento, un designer chiede metà in anticipo. Invoice Flow gestisce tutto questo con due strumenti distinti che funzionano bene insieme: un registro Pagamenti su ogni fattura inviata, dove annoti ciascun importo man mano che arriva mentre l’app tiene il conto del saldo residuo, e un piano di Pagamento rateale facoltativo nell’editor, che stampa sul PDF le rate concordate e le loro scadenze.

Gli esempi seguenti riguardano Willow & Vine Weddings di Bath. I loro clienti, Charlotte e Daniel, hanno prenotato un pacchetto di organizzazione completa per 6.000 £ IVA inclusa, pagato in tre parti: 25% alla prenotazione, 50% otto settimane prima e il 25% finale due settimane prima del matrimonio.

Che cosa vedi sullo schermo

Apri la scheda Documenti (Documents) e tocca una fattura per raggiungerne la schermata di dettaglio. Sotto i totali, le note e le condizioni di pagamento si trova una scheda intitolata Pagamenti (Payments). Compare solo per le fatture il cui stato non è Bozza o Annullata, e mai per i preventivi, perché su quelli non c’è ancora nulla da incassare.

La scheda ha quattro parti. Un pulsante Registra (Record) con un segno più nell’angolo in alto a destra apre il modulo per annotare un pagamento; scompare quando la fattura viene segnata come Pagata. Una sottile barra di avanzamento mostra quanta parte del totale è stata coperta, con la percentuale accanto. La barra è rossa sotto il 50%, arancione dal 50% in su e verde al 100%. Sotto la barra una riga riporta Pagato: in verde e, finché resta qualcosa da incassare, Rimanente: in rosso. Infine c’è l’elenco dei pagamenti registrati, dal più recente, ciascuno con una spunta verde, l’importo e una riga grigia con la data, il metodo e il riferimento che hai digitato. Un’icona di cestino su ogni riga elimina quel pagamento. Prima di annotare qualcosa la scheda riporta Nessun pagamento registrato finora.

L’elenco Documenti rispecchia tutto questo. Ogni fattura che ha almeno un pagamento ma non è ancora Pagata riceve una piccola barra di avanzamento sotto il nome del cliente e una riga rossa sotto il totale con l’importo ancora dovuto. Il foglio dei filtri (icona a imbuto nella barra superiore) ha un interruttore Parzialmente pagata che restringe l’elenco esattamente a queste fatture.

Il piano di pagamento sta altrove. Nell’editor della fattura, scorri oltre il riquadro della firma fino alla scheda compressa intitolata Opzioni di pagamento (Payment Options). Toccala per espanderla e troverai un doppio interruttore: Transazione unica (Single Transaction) o Pagamento rateale (Split Payment). La modalità rateale è quella in cui definisci acconto e rate; è descritta in una sezione dedicata più avanti.

Come registrare un pagamento

Charlotte e Daniel hanno appena inviato le ultime 1.500 £ con bonifico. Ecco come la wedding planner le annota.

1. Apri la scheda Documenti e tocca la fattura WV-2026-031.
2. Scorri fino alla scheda Pagamenti e tocca Registra.
3. Controlla il campo Importo (Amount). È precompilato con il saldo residuo, in questo caso 1500.00; digita un numero diverso se il cliente ha pagato di meno o di più.
4. Scegli un Metodo di pagamento (Payment Method) dal menu a discesa: Bonifico bancario, Carta, Contanti, Assegno, PayPal, Cripto o Altro.
5. Tocca la riga della data se il denaro è arrivato in un altro giorno. Il selettore consente solo date fino a oggi.
6. Digita il riferimento bancario o della transazione in Numero di riferimento (Reference Number), e tutto ciò che vuoi ricordare in Note (Notes).
7. Tocca Salva pagamento (Save Payment).

Al salvataggio, l’app aggiunge il pagamento al registro, risomma tutti i pagamenti della fattura, memorizza le nuove cifre di pagato e rimanente e aggiorna la scheda. Se l’importo rimanente scende a zero, lo stato della fattura passa automaticamente a Pagata e la data di pagamento viene impostata a quel momento. Poiché il saldo finale ha colmato la differenza, WV-2026-031 diventa verde senza altri tocchi, e il pulsante Registra scompare.

Come correggere o rimuovere un pagamento

Non esiste un modulo di modifica per un pagamento salvato. Se hai digitato l’importo sbagliato, elimina la riga e registralo di nuovo.

1. Sulla scheda Pagamenti, tocca l'icona del cestino sul pagamento che vuoi rimuovere.
2. Leggi la finestra Eliminare il pagamento? (Delete Payment?), che ripete l'importo, e tocca Elimina (Delete) (oppure Annulla (Cancel) per mantenerlo).
3. Tocca Registra e inserisci il pagamento corretto.

L’eliminazione ricalcola il saldo esattamente come fa il salvataggio. Se la fattura era stata segnata come Pagata e l’eliminazione lascia del denaro da incassare, lo stato torna a Inviata e la data di pagamento viene azzerata, così la fattura ricompare nei tuoi totali in sospeso e il pulsante Registra ritorna.

Come cambiare lo stato manualmente

Il menu a tre puntini nell’angolo in alto a destra della schermata di dettaglio della fattura ti permette di spostare una fattura fra gli stati senza toccare il registro dei pagamenti. Su una fattura Inviata o Scaduta offre Segna come pagata (Mark as paid) e Riporta a bozza (Revert to draft); su una fattura Pagata offre Segna come non pagata (Mark as unpaid); su una Annullata, Riattiva (Reactivate). Ogni opzione chiede conferma in una finestra Cambiare stato? (Change status?) prima di agire.

1. Apri la fattura e tocca il menu a tre puntini nella barra superiore.
2. Scegli Segna come pagata.
3. Leggi la conferma ("Segnare questa fattura come pagata? I promemoria si interromperanno e i totali del cliente verranno aggiornati.") e tocca Cambia (Change).
4. Se sulla fattura è in sospeso una penale di mora, rispondi alla domanda successiva su se anche la penale sia stata pagata.

Usa Segna come pagata quando le singole transazioni non ti interessano, per esempio per una piccola fattura saldata in contanti sul momento. Usa Registra quando vuoi la tracciabilità di chi ha pagato che cosa e quando, lasciando che lo stato segua. Mescolare i due approcci è possibile, ma ha un effetto collaterale spiegato in Regole e dettagli.

Come mostrare al cliente quanto è ancora dovuto

L’opzione Visualizza come cliente (View as client) nello stesso menu apre un’anteprima essenziale della fattura così come la leggerebbe il destinatario: un saluto, una frase che indica l’importo dovuto e la data di scadenza, una grande scheda con il numero di fattura e il totale e, una volta ricevuto qualcosa, una riga Pagato finora (Paid so far) sotto il totale. È solo un’anteprima locale, contrassegnata da un banner; non è un link che puoi inviare. È comoda per uno screenshot veloce in una chat con la coppia, o semplicemente per verificare che le cifre che stai per inviare per email abbiano senso.

Come impostare un piano di pagamento rateale

Il registro annota ciò che è realmente accaduto. Il piano dichiara ciò che avete concordato. Lo costruisci nell’editor, idealmente mentre la fattura è ancora una bozza, e viene stampato sul PDF sotto il titolo Piano di pagamento (Payment Schedule). Per il matrimonio di Amelia e Josh di marzo 2027, la wedding planner imposta la stessa struttura 25/50/25 su una fattura da 4.800 £.

1. Apri la fattura nell'editor e scorri fino alla scheda Opzioni di pagamento; toccala per espanderla.
2. Tocca Pagamento rateale. Se avevi già aggiunto un codice QR o dei pulsanti di pagamento in modalità singola, l'app chiede se spostarli nel primo pagamento.
3. Tocca + Aggiungi pagamento (+ Add Payment) per creare una parte, poi aprila e digita un nome in Etichetta (Label), per esempio Acconto di prenotazione.
4. Inserisci l'Importo. Tocca il suffisso alla fine del campo per passare da una somma fissa nella valuta della fattura a una percentuale del totale; 25 con il suffisso percentuale diventa £1.200,00 su una fattura da £4.800.
5. Imposta le date Dal (From) ed Entro (By) se la parte ha una finestra o una scadenza. La data Entro è mostrata sulla scheda compressa e stampata come "Pagare entro" sul PDF.
6. Facoltativamente aggiungi un metodo di pagamento o un codice QR dentro la parte, così che ogni rata possa avere il proprio link.
7. Ripeti per le parti restanti e tieni d'occhio la riga Assegnato (Allocated) finché non segna 100% e Rimanente non mostra zero.
8. Tocca Salva bozza (Save Draft) (oppure Salva (Save)).

La barra di assegnazione è ambra finché le parti sommano meno del totale, verde quando coincidono e rossa se hai assegnato più del dovuto. L’app non ti impedisce di salvare un piano incompleto o eccessivo; la barra è un’indicazione, non una convalida.

Sul PDF generato il piano compare dopo le note e le condizioni di pagamento. Ogni parte è numerata e mostra l’etichetta, l’importo risolto (le percentuali sono convertite in denaro usando il totale della fattura) con la percentuale fra parentesi, e le date Dal e Pagare entro. Se una parte porta con sé un codice QR o dei pulsanti di pagamento, questi vengono stampati accanto. Quando due o più codici QR finiscono sulla pagina, una piccola nota “(i)” avverte il lettore che la fattura contiene più codici e che deve scansionare quello giusto.

Regole e dettagli

• Quali fatture hanno una scheda Pagamenti. Le fatture con stato Inviata, Scaduta o Pagata. Le bozze, le fatture annullate e ogni tipo di preventivo nascondono la scheda. Segna prima una bozza come Inviata se devi annotare un acconto arrivato prima di aver formalmente emesso la fattura.
• Convalida dell’importo. L’importo deve essere un numero maggiore di zero; altrimenti il pulsante Salva pagamento non fa nulla senza avvisare. Il sovrapagamento è accettato: la cifra rimanente si ferma a zero e la barra al 100%, e la fattura viene segnata come Pagata. Non si possono inserire importi negativi, quindi un rimborso va gestito eliminando un pagamento o emettendo un documento separato.
• Data del pagamento. Predefinita a oggi e non impostabile nel futuro; il selettore risale fino al 2020.
• Valuta. Ogni pagamento è salvato nella valuta della fattura; la finestra mostra quella valuta come prefisso e nel modulo non c’è modo di sceglierne un’altra. Solo i pagamenti la cui valuta coincide con quella della fattura vengono sommati nel totale pagato.
• Soglia di pagamento automatico. La fattura diventa Pagata quando l’importo rimanente è di un centesimo o meno. Quando resta del denaro da incassare ma hai una politica di sconto per pagamento anticipato e il cliente ha pagato esattamente il totale scontato, l’app considera la fattura saldata e concede lo sconto anziché lasciarla parzialmente pagata.
• Che cosa non fa il passaggio automatico a Pagata. Segnare come Pagata tramite il registro non annulla i promemoria programmati per quella fattura, non esegue il controllo di “condono al pagamento” della penale di mora e non attiva la regola di automazione per pagamento ricevuto; queste cose avvengono solo se usi Segna come pagata nel menu. Se ti affidi ai promemoria o alle automazioni, preferisci il menu per il pagamento finale, oppure dopo il salvataggio nel registro dai un’occhiata alle impostazioni dei promemoria.
• Che cosa non fa il Segna come pagata manuale. Cambia solo lo stato. Gli importi pagato e rimanente restano com’erano, quindi una fattura con £1.500 ancora dovute sulla scheda può comunque riportare Pagata in alto. Il pulsante Registra è nascosto sulle fatture Pagate, il che significa che non puoi aggiungere il pagamento mancante in seguito senza prima scegliere Segna come non pagata. Lo stesso vale per la marcatura come pagata in blocco dall’elenco Documenti.
• Segna come non pagata riporta lo stato a Inviata e non tocca altro. I promemoria possono riprendere.
• Scaduta non è memorizzata da nessuna parte. Una fattura Inviata la cui data di scadenza è passata viene mostrata come Scaduta; una parzialmente pagata riceve lo stesso badge rosso, e la barra di avanzamento è l’unico segnale che una parte è stata incassata. Non esiste un badge separato “Parzialmente pagata”.
• Totali del pannello. I riquadri In sospeso (Outstanding) e Scadute (Overdue) del pannello sommano il totale pieno di ogni fattura Inviata, non l’importo rimanente. Una fattura da £6.000 con £4.500 già incassate contribuisce comunque con £6.000 al totale In sospeso finché non viene segnata come Pagata.
• Schermata del cliente. La schermata di dettaglio del cliente elenca ogni fattura con il suo totale e il badge di stato, ma non mostra un saldo complessivo fra le fatture; apri ciascuna fattura per vederne l’importo rimanente.
• Il piano è informativo. Le parti di un piano di Pagamento rateale non creano righe di pagamento e non tengono traccia di quale rata sia stata incassata. Il registro sulla schermata di dettaglio è l’unica traccia del denaro in entrata. Mantieni coerenti le etichette fra i due (per esempio digita “Acconto di prenotazione (25%)” nelle Note del pagamento) così da poterli leggere insieme.
• Piano e modelli. La sezione Piano di pagamento è stampata da tutti i modelli PDF integrati. I modelli personalizzati creati nell’editor dei modelli non stampano affatto le opzioni di pagamento.
• Fatture nuove e duplicate. Una fattura appena creata parte con l’importo rimanente pari al suo totale e nulla di pagato. Duplicare una fattura copia il piano ma mai i pagamenti.
• Pro. Registrare, eliminare e cambiare stato sono disponibili nel piano gratuito. Aggiungere una penale di mora manuale dallo stesso menu è un’azione Pro.

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• Penali di mora - che cosa succede a una penale maturata quando la fattura viene finalmente pagata.
• Editor della fattura - la panoramica completa dell’editor in cui si trova la scheda Opzioni di pagamento.