Οδηγός χρήσης

Πληρωμές, μερικές πληρωμές και οφειλόμενο ποσό

Καταγράψτε προκαταβολές και δόσεις σε ένα τιμολόγιο, δείτε το υπόλοιπο να μειώνεται και τυπώστε πρόγραμμα πληρωμών στο PDF ώστε ο πελάτης να ξέρει τι οφείλει.

Ενημερώθηκε: 2026-09-09

Δεν εξοφλείται κάθε τιμολόγιο με τη μία. Μια διοργανώτρια γάμων παίρνει προκαταβολή κράτησης μήνες πριν από την ημέρα, μια δεύτερη δόση το καλοκαίρι και το υπόλοιπο δύο εβδομάδες πριν από την τελετή. Ένας κατασκευαστής τιμολογεί σε στάδια, ένας σχεδιαστής ζητά τα μισά προκαταβολικά. Το Invoice Flow το χειρίζεται με δύο ξεχωριστά εργαλεία που συνεργάζονται καλά: ένα καθολικό Πληρωμές σε κάθε σταλμένο τιμολόγιο, όπου καταγράφετε κάθε ποσό μόλις φτάνει και η εφαρμογή κρατά για εσάς το υπόλοιπο, και ένα προαιρετικό πρόγραμμα Τμηματικής πληρωμής στον επεξεργαστή, το οποίο τυπώνει στο PDF τις συμφωνημένες δόσεις και τις προθεσμίες τους.

Τα παραδείγματα παρακάτω ακολουθούν την Willow & Vine Weddings στο Bath. Οι πελάτες τους, Charlotte και Daniel, έκλεισαν πλήρες πακέτο διοργάνωσης για £6.000 με ΦΠΑ, πληρωτέο σε τρία μέρη: 25% με την κράτηση, 50% οκτώ εβδομάδες πριν και το τελευταίο 25% δύο εβδομάδες πριν από τον γάμο.

Τι βλέπετε στην οθόνη

Ανοίξτε την καρτέλα Έγγραφα (Documents) και πατήστε ένα τιμολόγιο για να φτάσετε στην οθόνη λεπτομερειών του. Κάτω από τα σύνολα, τις σημειώσεις και τους όρους πληρωμής βρίσκεται μια κάρτα με τίτλο Πληρωμές (Payments). Εμφανίζεται μόνο για τιμολόγια των οποίων η κατάσταση δεν είναι Πρόχειρο ή Ακυρωμένο, και ποτέ για προσφορές, γιατί εκεί δεν υπάρχει ακόμη τίποτα προς είσπραξη.

Η κάρτα έχει τέσσερα μέρη. Ένα κουμπί Καταγραφή (Record) με ένα συν στην επάνω δεξιά γωνία ανοίγει τη φόρμα καταχώρησης πληρωμής· εξαφανίζεται μόλις το τιμολόγιο σημανθεί ως Πληρωμένο. Μια λεπτή γραμμή προόδου δείχνει πόσο από το σύνολο έχει καλυφθεί, με το ποσοστό δίπλα της. Η γραμμή είναι κόκκινη κάτω από 50%, πορτοκαλί από 50% και πάνω, και πράσινη στο 100%. Κάτω από τη γραμμή μια σειρά γράφει Πληρωμένα: με πράσινο και, όσο οφείλεται κάτι, Υπόλοιπο: με κόκκινο. Τέλος υπάρχει η λίστα των καταγεγραμμένων πληρωμών, με τις πιο πρόσφατες πρώτες, καθεμία με ένα πράσινο τικ, το ποσό και μια γκρίζα σειρά με την ημερομηνία, τη μέθοδο και την αναφορά που πληκτρολογήσατε. Ένα εικονίδιο κάδου σε κάθε σειρά διαγράφει εκείνη την πληρωμή. Πριν καταγράψετε οτιδήποτε, η κάρτα λέει Δεν έχουν καταγραφεί πληρωμές ακόμη. (No payments recorded yet.)

Η λίστα Έγγραφα το αντικατοπτρίζει. Κάθε τιμολόγιο που έχει τουλάχιστον μία πληρωμή αλλά δεν είναι ακόμη Πληρωμένο αποκτά μια μικρή γραμμή προόδου κάτω από το όνομα του πελάτη και μια κόκκινη σειρά κάτω από το σύνολο που δείχνει το ποσό που οφείλεται ακόμη. Το φύλλο φίλτρων (εικονίδιο χωνιού στην επάνω μπάρα) έχει έναν διακόπτη Μερικώς πληρωμένα (Partially paid) που περιορίζει τη λίστα ακριβώς σε αυτά τα τιμολόγια.

Το πρόγραμμα βρίσκεται εντελώς αλλού. Στον επεξεργαστή τιμολογίου, κυλήστε κάτω από το πλακίδιο υπογραφής ως τη συμπτυγμένη κάρτα με τίτλο Επιλογές πληρωμής (Payment Options). Πατήστε την για να αναπτυχθεί και θα βρείτε έναν διπλό διακόπτη: Ενιαία συναλλαγή (Single Transaction) ή Τμηματική πληρωμή (Split Payment). Στην τμηματική λειτουργία ορίζετε την προκαταβολή και τις δόσεις· περιγράφεται σε δική της ενότητα παρακάτω.

Πώς καταγράφετε μια πληρωμή

Η Charlotte και ο Daniel μόλις έστειλαν τις τελευταίες £1.500 με τραπεζικό έμβασμα. Δείτε πώς τις καταγράφει η διοργανώτρια.

1. Ανοίξτε την καρτέλα Έγγραφα και πατήστε το τιμολόγιο WV-2026-031.
2. Κυλήστε ως την κάρτα Πληρωμές και πατήστε Καταγραφή.
3. Ελέγξτε το πεδίο Ποσό (Amount). Είναι προσυμπληρωμένο με το υπόλοιπο, εδώ 1500.00· πληκτρολογήστε άλλον αριθμό αν ο πελάτης πλήρωσε λιγότερα ή περισσότερα.
4. Επιλέξτε μια Μέθοδος πληρωμής (Payment Method) από το αναπτυσσόμενο μενού: Τραπεζικό έμβασμα, Κάρτα, Μετρητά, Επιταγή, PayPal, Crypto ή Άλλο.
5. Πατήστε τη σειρά ημερομηνίας αν τα χρήματα έφτασαν άλλη μέρα. Ο επιλογέας επιτρέπει ημερομηνίες μόνο μέχρι σήμερα.
6. Πληκτρολογήστε την τραπεζική αναφορά ή την αναφορά συναλλαγής στο Αριθμός αναφοράς (Reference Number), και ό,τι θέλετε να θυμάστε στις Σημειώσεις (Notes).
7. Πατήστε Αποθήκευση πληρωμής (Save Payment).

Όταν αποθηκεύετε, η εφαρμογή προσθέτει την πληρωμή στο καθολικό, ξαναπροσθέτει κάθε πληρωμή του τιμολογίου, αποθηκεύει τα νέα ποσά πληρωμένων και υπολοίπου και ανανεώνει την κάρτα. Αν το υπόλοιπο πέσει στο μηδέν, η κατάσταση του τιμολογίου γίνεται αυτόματα Πληρωμένο και η ημερομηνία πληρωμής ορίζεται στο τώρα. Επειδή το τελικό υπόλοιπο έκλεισε το κενό, το WV-2026-031 γίνεται πράσινο χωρίς άλλα πατήματα, και το κουμπί Καταγραφή εξαφανίζεται.

Πώς διορθώνετε ή αφαιρείτε μια πληρωμή

Δεν υπάρχει φόρμα επεξεργασίας για αποθηκευμένη πληρωμή. Αν πληκτρολογήσατε λάθος ποσό, διαγράψτε τη σειρά και καταγράψτε την ξανά.

1. Στην κάρτα Πληρωμές, πατήστε το εικονίδιο κάδου στην πληρωμή που θέλετε να αφαιρέσετε.
2. Διαβάστε το παράθυρο Διαγραφή πληρωμής; (Delete Payment?), που επαναλαμβάνει το ποσό, και πατήστε Διαγραφή (ή Ακύρωση για να την κρατήσετε).
3. Πατήστε Καταγραφή και εισαγάγετε τη διορθωμένη πληρωμή.

Η διαγραφή επανυπολογίζει το υπόλοιπο με τον ίδιο τρόπο όπως η αποθήκευση. Αν το τιμολόγιο είχε σημανθεί ως Πληρωμένο και η διαγραφή αφήνει χρήματα ανοιχτά, η κατάσταση επιστρέφει σε Σταλμένο, η ημερομηνία πληρωμής καθαρίζει, οπότε το τιμολόγιο επανεμφανίζεται στα εκκρεμή σας σύνολα και το κουμπί Καταγραφή επιστρέφει.

Πώς αλλάζετε την κατάσταση χειροκίνητα

Το μενού τριών τελειών στην επάνω δεξιά γωνία της οθόνης λεπτομερειών τιμολογίου σάς επιτρέπει να μετακινήσετε ένα τιμολόγιο ανάμεσα σε καταστάσεις χωρίς να αγγίξετε το καθολικό πληρωμών. Σε Σταλμένο ή Ληξιπρόθεσμο τιμολόγιο προσφέρει Σήμανση ως πληρωμένο (Mark as paid) και Επαναφορά σε πρόχειρο (Revert to draft)· σε Πληρωμένο προσφέρει Σήμανση ως απλήρωτο (Mark as unpaid)· σε Ακυρωμένο, Επανενεργοποίηση (Reactivate). Κάθε επιλογή ζητά επιβεβαίωση σε ένα παράθυρο Αλλαγή κατάστασης; (Change status?) πριν κάνει οτιδήποτε.

1. Ανοίξτε το τιμολόγιο και πατήστε το μενού τριών τελειών στην επάνω μπάρα.
2. Επιλέξτε Σήμανση ως πληρωμένο.
3. Διαβάστε την επιβεβαίωση («Να σημανθεί αυτό το τιμολόγιο ως πληρωμένο; Οι υπενθυμίσεις θα σταματήσουν και τα σύνολα του πελάτη θα ενημερωθούν.») και πατήστε Αλλαγή.
4. Αν εκκρεμεί τέλος καθυστέρησης στο τιμολόγιο, απαντήστε στην επόμενη ερώτηση για το αν πληρώθηκε και το τέλος.

Χρησιμοποιήστε τη Σήμανση ως πληρωμένο όταν δεν σας ενδιαφέρουν οι επιμέρους συναλλαγές, για παράδειγμα σε ένα μικρό τιμολόγιο που εξοφλήθηκε επιτόπου με μετρητά. Χρησιμοποιήστε την Καταγραφή όταν θέλετε το ιστορικό του ποιος πλήρωσε τι και πότε, και αφήστε την κατάσταση να ακολουθήσει. Ο συνδυασμός των δύο είναι εφικτός αλλά έχει μια παρενέργεια που εξηγείται στους Κανόνες και λεπτομέρειες.

Πώς δείχνετε στον πελάτη τι οφείλεται ακόμη

Η επιλογή Προβολή ως πελάτης (View as client) στο ίδιο μενού ανοίγει μια απλοποιημένη προεπισκόπηση του τιμολογίου όπως θα το διάβαζε ο παραλήπτης: έναν χαιρετισμό, μια πρόταση με το οφειλόμενο ποσό και την ημερομηνία λήξης, μια μεγάλη κάρτα με τον αριθμό τιμολογίου και το σύνολο και, μόλις εισπραχθεί κάτι, μια σειρά Πληρωμένα έως τώρα (Paid so far) κάτω από το σύνολο. Είναι μόνο τοπική προεπισκόπηση, σημειωμένη με ένα banner· δεν είναι σύνδεσμος που μπορείτε να στείλετε. Είναι χρήσιμη για ένα γρήγορο στιγμιότυπο σε συνομιλία με το ζευγάρι, ή απλώς για να ελέγξετε ότι τα ποσά που πρόκειται να στείλετε με email βγάζουν νόημα.

Πώς στήνετε ένα πρόγραμμα τμηματικής πληρωμής

Το καθολικό καταγράφει τι έγινε πραγματικά. Το πρόγραμμα δηλώνει τι συμφωνήσατε. Το φτιάχνετε στον επεξεργαστή, ιδανικά όσο το τιμολόγιο είναι ακόμη πρόχειρο, και τυπώνεται στο PDF κάτω από τον τίτλο Πρόγραμμα πληρωμών. Για τον γάμο της Amelia και του Josh τον Μάρτιο του 2027, η διοργανώτρια στήνει την ίδια δομή 25/50/25 σε τιμολόγιο £4.800.

1. Ανοίξτε το τιμολόγιο στον επεξεργαστή και κυλήστε ως την κάρτα Επιλογές πληρωμής· πατήστε την για να αναπτυχθεί.
2. Πατήστε Τμηματική πληρωμή. Αν είχατε ήδη προσθέσει κωδικό QR ή κουμπιά πληρωμής στην ενιαία λειτουργία, η εφαρμογή ρωτά αν να τα μεταφέρει στην πρώτη πληρωμή.
3. Πατήστε + Προσθήκη πληρωμής (+ Add Payment) για να δημιουργήσετε ένα μέρος, μετά ανοίξτε το και πληκτρολογήστε ένα όνομα στην Ετικέτα (Label), για παράδειγμα Προκαταβολή κράτησης.
4. Εισαγάγετε το Ποσό. Πατήστε το επίθεμα στο τέλος του πεδίου για εναλλαγή ανάμεσα σε σταθερό ποσό στο νόμισμα του τιμολογίου και ποσοστό επί του συνόλου· το 25 με το επίθεμα ποσοστού γίνεται £1.200,00 σε τιμολόγιο £4.800.
5. Ορίστε ημερομηνίες Από (From) και Έως (By) αν το μέρος έχει χρονικό παράθυρο ή προθεσμία. Η ημερομηνία Έως εμφανίζεται στη συμπτυγμένη κάρτα και τυπώνεται ως «Pay by» στο PDF.
6. Προαιρετικά προσθέστε μέθοδο πληρωμής ή κωδικό QR μέσα στο μέρος, ώστε κάθε δόση να έχει τον δικό της σύνδεσμο.
7. Επαναλάβετε για τα υπόλοιπα μέρη και παρακολουθήστε τη γραμμή Κατανεμημένο (Allocated) μέχρι να δείξει 100% και το Υπόλοιπο να είναι μηδέν.
8. Πατήστε Αποθήκευση πρόχειρου (Save Draft) (ή Αποθήκευση).

Η γραμμή κατανομής είναι κεχριμπαρένια όσο τα μέρη αθροίζουν λιγότερα από το σύνολο, πράσινη όταν ταιριάζουν, και κόκκινη αν έχετε υπερκατανείμει. Η εφαρμογή δεν σας εμποδίζει να αποθηκεύσετε ελλιπές ή υπερβολικό πρόγραμμα· η γραμμή είναι καθοδήγηση, όχι επικύρωση.

Στο παραγόμενο PDF το πρόγραμμα εμφανίζεται μετά τις σημειώσεις και τους όρους πληρωμής. Κάθε μέρος είναι αριθμημένο και δείχνει την ετικέτα, το τελικό ποσό (τα ποσοστά μετατρέπονται σε χρήματα με βάση το σύνολο του τιμολογίου) με το ποσοστό σε παρένθεση, και τις ημερομηνίες From και Pay by. Αν ένα μέρος φέρει κωδικό QR ή κουμπιά πληρωμής, τυπώνονται δίπλα του. Όταν καταλήξουν δύο ή περισσότεροι κωδικοί QR στη σελίδα, μια μικρή σημείωση «(i)» προειδοποιεί τον αναγνώστη ότι το τιμολόγιο περιέχει πολλαπλούς κωδικούς και να σαρώσει τον σωστό.

Κανόνες και λεπτομέρειες

• Ποια τιμολόγια έχουν κάρτα Πληρωμές. Τιμολόγια με κατάσταση Σταλμένο, Ληξιπρόθεσμο ή Πληρωμένο. Τα πρόχειρα, τα ακυρωμένα και κάθε είδους προσφορά κρύβουν την κάρτα. Σημάνετε πρώτα ένα πρόχειρο ως Σταλμένο αν χρειάζεται να καταγράψετε προκαταβολή που έφτασε πριν εκδώσετε επίσημα το τιμολόγιο.
• Επικύρωση ποσού. Το ποσό πρέπει να είναι αριθμός μεγαλύτερος του μηδενός· διαφορετικά το κουμπί Αποθήκευση πληρωμής απλώς δεν κάνει τίποτα. Η υπερπληρωμή γίνεται δεκτή: το υπόλοιπο σταματά στο μηδέν και η γραμμή στο 100%, και το τιμολόγιο σημαίνεται ως Πληρωμένο. Αρνητικά ποσά δεν εισάγονται, οπότε μια επιστροφή χρημάτων πρέπει να αντιμετωπιστεί με διαγραφή πληρωμής ή με έκδοση ξεχωριστού εγγράφου.
• Ημερομηνία πληρωμής. Προεπιλογή είναι η σημερινή και δεν μπορεί να οριστεί στο μέλλον· ο επιλογέας πηγαίνει πίσω ως το 2020.
• Νόμισμα. Κάθε πληρωμή αποθηκεύεται στο νόμισμα του τιμολογίου· το παράθυρο δείχνει αυτό το νόμισμα ως πρόθεμα και δεν υπάρχει τρόπος να επιλέξετε άλλο στη φόρμα. Μόνο οι πληρωμές των οποίων το νόμισμα ταιριάζει με το τιμολόγιο αθροίζονται στο σύνολο των πληρωμένων.
• Όριο αυτόματης εξόφλησης. Το τιμολόγιο γίνεται Πληρωμένο όταν το υπόλοιπο είναι ένα λεπτό ή λιγότερο. Όταν οφείλονται ακόμη χρήματα αλλά έχετε πολιτική έκπτωσης πρόωρης πληρωμής και ο πελάτης πλήρωσε ακριβώς το σύνολο με την έκπτωση, η εφαρμογή θεωρεί το τιμολόγιο εξοφλημένο και χορηγεί την έκπτωση αντί να το αφήσει μερικώς πληρωμένο.
• Τι δεν κάνει η αυτόματη σήμανση ως Πληρωμένο. Η σήμανση μέσω του καθολικού δεν ακυρώνει τις προγραμματισμένες υπενθυμίσεις για το τιμολόγιο, δεν εκτελεί τον έλεγχο «διαγραφή τέλους με την πληρωμή» και δεν ενεργοποιεί τον κανόνα αυτοματισμού λήψης πληρωμής· αυτά εκτελούνται μόνο όταν χρησιμοποιείτε τη Σήμανση ως πληρωμένο από το μενού. Αν βασίζεστε σε υπενθυμίσεις ή αυτοματισμούς, προτιμήστε το μενού για την τελευταία πληρωμή, ή μετά την αποθήκευση στο καθολικό ρίξτε μια ματιά στις ρυθμίσεις υπενθυμίσεων.
• Τι δεν κάνει η χειροκίνητη Σήμανση ως πληρωμένο. Αλλάζει μόνο την κατάσταση. Τα ποσά πληρωμένων και υπολοίπου μένουν όπως ήταν, οπότε ένα τιμολόγιο με £1.500 ανοιχτά στην κάρτα μπορεί να γράφει Πληρωμένο στην κορυφή. Το κουμπί Καταγραφή είναι κρυμμένο σε Πληρωμένα τιμολόγια, που σημαίνει ότι δεν μπορείτε να προσθέσετε την πληρωμή που λείπει εκ των υστέρων χωρίς να επιλέξετε πρώτα Σήμανση ως απλήρωτο. Το ίδιο ισχύει και για τη μαζική σήμανση ως πληρωμένα από τη λίστα Έγγραφα.
• Η Σήμανση ως απλήρωτο επαναφέρει την κατάσταση σε Σταλμένο και δεν αγγίζει τίποτα άλλο. Οι υπενθυμίσεις μπορεί να ξαναρχίσουν.
• Το Ληξιπρόθεσμο δεν αποθηκεύεται πουθενά. Ένα Σταλμένο τιμολόγιο του οποίου η ημερομηνία λήξης έχει περάσει εμφανίζεται ως Ληξιπρόθεσμο· ένα μερικώς πληρωμένο παίρνει το ίδιο κόκκινο σήμα, και η γραμμή προόδου είναι η μόνη ένδειξη ότι ένα μέρος έχει εισπραχθεί. Δεν υπάρχει ξεχωριστό σήμα «Μερικώς πληρωμένο».
• Σύνολα πίνακα ελέγχου. Τα πλακίδια Εκκρεμή (Outstanding) και Ληξιπρόθεσμα (Overdue) στον πίνακα ελέγχου αθροίζουν το πλήρες σύνολο κάθε Σταλμένου τιμολογίου, όχι το υπόλοιπο. Ένα τιμολόγιο £6.000 με £4.500 ήδη εισπραγμένα συνεισφέρει και πάλι £6.000 στα Εκκρεμή μέχρι να σημανθεί ως Πληρωμένο.
• Οθόνη πελάτη. Η οθόνη λεπτομερειών πελάτη παραθέτει κάθε τιμολόγιο με το σύνολο και το σήμα κατάστασής του, αλλά δεν δείχνει τρέχον υπόλοιπο σε όλα τα τιμολόγια· ανοίξτε καθένα για το δικό του υπόλοιπο.
• Το πρόγραμμα είναι ενημερωτικό. Τα μέρη ενός προγράμματος Τμηματικής πληρωμής δεν δημιουργούν σειρές πληρωμών και δεν παρακολουθούν ποια δόση εισπράχθηκε. Το καθολικό στην οθόνη λεπτομερειών είναι η μοναδική καταγραφή των εισερχόμενων χρημάτων. Κρατήστε τις ετικέτες συνεπείς ανάμεσα στα δύο (για παράδειγμα πληκτρολογήστε «Προκαταβολή κράτησης (25%)» στις Σημειώσεις της πληρωμής) ώστε να διαβάζονται μαζί.
• Πρόγραμμα και πρότυπα. Η ενότητα Πρόγραμμα πληρωμών τυπώνεται από όλα τα ενσωματωμένα πρότυπα PDF. Τα προσαρμοσμένα πρότυπα που φτιάχνονται στον επεξεργαστή προτύπων δεν τυπώνουν καθόλου επιλογές πληρωμής.
• Νέα και αντιγραμμένα τιμολόγια. Ένα φρεσκοδημιουργημένο τιμολόγιο ξεκινά με υπόλοιπο ίσο με το σύνολό του και τίποτα πληρωμένο. Η αντιγραφή τιμολογίου αντιγράφει το πρόγραμμα αλλά ποτέ τις πληρωμές.
• Pro. Η καταγραφή, η διαγραφή και οι αλλαγές κατάστασης είναι διαθέσιμες στο δωρεάν πρόγραμμα. Η προσθήκη χειροκίνητου τέλους καθυστέρησης από το ίδιο μενού είναι ενέργεια Pro.

Συμβουλές

Σχετικοί οδηγοί

• Καταστάσεις τιμολογίων, λίστα και ιστορικό - τι σημαίνουν το Σταλμένο, το Ληξιπρόθεσμο και το Πληρωμένο και πώς λειτουργούν τα φίλτρα Εγγράφων.
• Τέλη καθυστέρησης - τι γίνεται με ένα συσσωρευμένο τέλος όταν το τιμολόγιο τελικά πληρωθεί.
• Επεξεργαστής τιμολογίων - η πλήρης περιήγηση στον επεξεργαστή όπου βρίσκεται η κάρτα Επιλογές πληρωμής.