Panduan pengguna

Pembayaran, pembayaran sebagian dan sisa tagihan

Catat uang muka dan cicilan pada sebuah faktur, pantau sisa saldo yang menyusut, dan cetak jadwal pembayaran di PDF agar klien tahu apa yang jatuh tempo dan kapan.

Diperbarui: 2026-09-09

Tidak setiap faktur dilunasi sekaligus. Seorang perencana pernikahan menerima uang muka pemesanan berbulan-bulan sebelum harinya, cicilan kedua pada musim panas, dan sisanya dua pekan sebelum upacara. Seorang kontraktor menagih bertahap, seorang desainer meminta separuh di muka. Invoice Flow menangani hal ini dengan dua alat terpisah yang saling melengkapi: buku besar Pembayaran (Payments) pada setiap faktur terkirim, tempat Anda mencatat setiap jumlah yang masuk sementara aplikasi menghitung sisa saldonya untuk Anda, dan jadwal Pembayaran Terpisah (Split Payment) opsional di editor, yang mencetak cicilan yang disepakati beserta tenggatnya pada PDF.

Contoh-contoh berikut mengikuti Willow & Vine Weddings di Bath. Klien mereka, Charlotte dan Daniel, memesan paket perencanaan lengkap seharga £6,000 termasuk PPN, dibayar dalam tiga bagian: 25% saat pemesanan, 50% delapan pekan sebelum hari-H, dan 25% terakhir dua pekan sebelum pernikahan.

Apa yang Anda lihat di layar

Buka tab Dokumen (Documents) lalu ketuk sebuah faktur untuk masuk ke layar detailnya. Di bawah total, catatan dan syarat pembayaran terdapat kartu berjudul Pembayaran. Kartu ini hanya muncul untuk faktur yang statusnya bukan Konsep atau Dibatalkan, dan tidak pernah untuk estimasi, karena belum ada yang bisa ditagih di sana.

Kartu ini terdiri dari empat bagian. Tombol Catat (Record) dengan tanda tambah di pojok kanan atas membuka formulir untuk mencatat pembayaran; tombol itu menghilang begitu faktur ditandai Dibayar. Bilah kemajuan tipis menunjukkan berapa banyak dari total yang sudah tertutup, dengan persentase di sebelahnya. Bilah itu merah di bawah 50%, oranye mulai 50%, dan hijau pada 100%. Di bawah bilah ada baris bertuliskan Dibayar: berwarna hijau dan, selama masih ada yang terutang, Sisa: berwarna merah. Terakhir ada daftar pembayaran yang tercatat, terbaru di atas, masing-masing dengan centang hijau, jumlahnya, dan baris abu-abu berisi tanggal, metode dan nomor referensi yang Anda ketik. Ikon tempat sampah pada setiap baris menghapus pembayaran itu. Sebelum Anda mencatat apa pun, kartunya bertuliskan Belum ada pembayaran tercatat. (No payments recorded yet.)

Layar detail faktur aplikasi Invoice Flow untuk WV-2026-031 menampilkan kartu Pembayaran dengan bilah kemajuan oranye 75%, Dibayar £4,500.00 berwarna hijau, Sisa £1,500.00 berwarna merah, dua transfer bank tercatat dan tombol Catat — Setelah uang muka dan cicilan kedua, kartu Pembayaran menunjukkan 75% tertutup dan £1,500.00 yang masih akan masuk.

Daftar Dokumen mencerminkan hal yang sama. Setiap faktur yang punya minimal satu pembayaran tetapi belum Dibayar mendapat bilah kemajuan kecil di bawah nama klien serta baris merah di bawah total yang menampilkan jumlah yang masih terutang. Lembar filter (ikon corong di bilah atas) memiliki sakelar Partially paid yang mempersempit daftar tepat ke faktur-faktur seperti ini.

Jadwal pembayaran berada di tempat yang benar-benar berbeda. Di editor faktur, gulir melewati kartu tanda tangan sampai ke kartu terlipat berjudul Opsi Pembayaran (Payment Options). Ketuk untuk membentangkannya dan Anda akan menemukan sakelar dua arah: Transaksi Tunggal (Single Transaction) atau Pembayaran Terpisah. Mode terpisah adalah tempat Anda mendefinisikan uang muka dan cicilan; ini dijelaskan pada bagiannya sendiri di bawah.

Cara mencatat pembayaran

Charlotte dan Daniel baru saja mengirim £1,500 terakhir lewat transfer bank. Beginilah cara perencana mencatatnya.

Buka tab Dokumen lalu ketuk faktur WV-2026-031.
Gulir ke kartu Pembayaran lalu ketuk Catat.
Periksa kolom Jumlah (Amount). Kolom itu sudah terisi dengan sisa saldo, dalam kasus ini 1500.00; ketik angka lain jika klien membayar kurang atau lebih.
Pilih Metode Pembayaran (Payment Method) dari dropdown: Transfer Bank, Kartu, Tunai, Cek, PayPal, Kripto atau Lainnya.
Ketuk baris tanggal jika uangnya masuk pada hari yang berbeda. Pemilih tanggal hanya mengizinkan tanggal sampai hari ini.
Ketik referensi bank atau transaksi di Nomor referensi (Reference Number), dan apa pun yang ingin Anda ingat di Catatan (Notes).
Ketuk Simpan pembayaran (Save Payment).

Dialog Catat pembayaran aplikasi Invoice Flow dengan Jumlah GBP 1500.00, teks bantuan Sisa £1,500.00, Metode Pembayaran Transfer Bank, tanggal 9 Sep 2026, Nomor referensi FPS-20260909-HAYES dan kolom Catatan bertuliskan Final balance (25%) — Dialog menawarkan jumlah yang masih terutang dan memilih Transfer Bank secara bawaan; hanya referensi dan catatan yang perlu diketik.

Saat Anda menyimpan, aplikasi menambahkan pembayaran itu ke buku besar, menjumlahkan ulang setiap pembayaran pada faktur, menyimpan angka dibayar dan sisa yang baru, lalu menyegarkan kartunya. Jika sisanya turun menjadi nol, status faktur otomatis berubah menjadi Dibayar dan tanggal pelunasan diatur ke saat itu. Karena pembayaran terakhir menutup selisihnya, WV-2026-031 berubah hijau tanpa ketukan tambahan, dan tombol Catat menghilang.

Kartu Pembayaran aplikasi Invoice Flow pada 100% dengan bilah kemajuan hijau, Dibayar £6,000.00 dan tiga transfer bank tercatat sebesar £1,500.00, £3,000.00 dan £1,500.00 bertanggal 9 Sep, 29 Jul dan 28 Apr 2026, tanpa tombol Catat — Tiga cicilan tercatat, 100% tertutup, dan faktur telah beralih sendiri menjadi Dibayar.

Cara mengoreksi atau menghapus pembayaran

Tidak ada formulir sunting untuk pembayaran yang sudah tersimpan. Jika Anda salah mengetik jumlah, hapus barisnya lalu catat ulang.

Pada kartu Pembayaran, ketuk ikon tempat sampah di pembayaran yang ingin Anda hapus.
Baca dialog Hapus pembayaran? (Delete Payment?), yang mengulang jumlahnya, lalu ketuk Hapus (atau Batal untuk mempertahankannya).
Ketuk Catat lalu masukkan pembayaran yang sudah dikoreksi.

Penghapusan menghitung ulang saldo dengan cara yang sama seperti penyimpanan. Jika faktur sebelumnya ditandai Dibayar dan penghapusan menyisakan uang yang terutang, statusnya kembali menjadi Terkirim dan tanggal pelunasan dikosongkan, sehingga faktur itu muncul lagi dalam total tagihan Anda yang belum dibayar dan tombol Catat kembali tampil.

Cara mengubah status secara manual

Menu tiga titik di pojok kanan atas layar detail faktur memungkinkan Anda memindahkan faktur antar status tanpa menyentuh buku besar pembayaran. Pada faktur Terkirim atau Jatuh tempo, menu itu menawarkan Tandai sebagai dibayar (Mark as paid) dan Kembalikan ke konsep (Revert to draft); pada faktur Dibayar, ia menawarkan Tandai belum dibayar (Mark as unpaid); pada faktur yang Dibatalkan, Aktifkan kembali (Reactivate). Setiap opsi meminta konfirmasi Anda pada dialog Ubah status? (Change status?) sebelum melakukan apa pun.

Buka fakturnya lalu ketuk menu tiga titik di bilah atas.
Pilih Tandai sebagai dibayar.
Baca konfirmasinya ("Tandai faktur ini sebagai dibayar? Pengingat akan berhenti dan total klien akan diperbarui.") lalu ketuk Ubah (Change).
Jika ada denda keterlambatan yang tertunda pada faktur itu, jawab pertanyaan lanjutan tentang apakah dendanya juga sudah dibayar.

Menu tambahan detail faktur aplikasi Invoice Flow pada faktur Terkirim yang mencantumkan Tandai sebagai dibayar, Kembalikan ke konsep, Batalkan faktur, Tambahkan denda keterlambatan, Log perubahan, Sematkan ke daftar, Sematkan ke dasbor, Aplikasi email, Client sign-off, Share as web page, Lihat sebagai klien, Duplikat dan Hapus — Perubahan status manual berada di menu tambahan; perubahan itu tidak pernah membuat atau menghapus baris pembayaran.

Gunakan Tandai sebagai dibayar ketika Anda tidak peduli pada transaksi satu per satu, misalnya faktur kecil yang langsung dilunasi tunai di tempat. Gunakan Catat ketika Anda ingin jejak audit siapa membayar apa dan kapan, lalu biarkan statusnya mengikuti. Mencampur keduanya memang mungkin, tetapi ada efek samping yang dijelaskan di bagian Aturan dan detail.

Cara menunjukkan kepada klien apa yang masih terutang

Opsi Lihat sebagai klien (View as client) di menu yang sama membuka pratinjau ringkas faktur sebagaimana penerima akan membacanya: sapaan, satu kalimat yang menyebutkan pembayaran yang jatuh tempo beserta tanggalnya, kartu besar berisi nomor faktur dan totalnya, serta, begitu ada uang yang diterima, baris Dibayar sejauh ini (Paid so far) di bawah total. Ini hanya pratinjau lokal, ditandai dengan spanduk; ini bukan tautan yang bisa Anda kirim. Berguna untuk tangkapan layar cepat dalam obrolan dengan pasangan calon pengantin, atau sekadar memastikan angka-angka yang akan Anda kirim lewat email masuk akal.

Pratinjau Lihat sebagai klien aplikasi Invoice Flow untuk Willow & Vine Weddings bertuliskan Hai Charlotte Hayes & Daniel Moore, Anda memiliki pembayaran sebesar £1,500.00 yang jatuh tempo pada 12 Sep 2026, dengan kartu berisi WV-2026-031, £6,000.00 dan Dibayar sejauh ini: £4,500.00 di atas item faktur — Pratinjau sisi klien menyebutkan jumlah yang jatuh tempo, tanggal jatuh tempo, dan apa yang sudah dibayar.

Cara menyiapkan jadwal pembayaran terpisah

Buku besar mencatat apa yang benar-benar terjadi. Jadwal menyatakan apa yang Anda sepakati. Anda menyusunnya di editor, idealnya selagi faktur masih berupa konsep, dan ia dicetak pada PDF di bawah judul Payment Schedule. Untuk pernikahan Amelia dan Josh pada Maret 2027, perencana menyiapkan struktur 25/50/25 yang sama pada faktur senilai £4,800.

Buka faktur di editor lalu gulir ke kartu Opsi Pembayaran; ketuk untuk membentangkannya.
Ketuk Pembayaran Terpisah. Jika sebelumnya Anda sudah menambahkan kode QR atau tombol pembayaran dalam mode tunggal, aplikasi akan menanyakan apakah keduanya perlu dipindahkan ke pembayaran pertama.
Ketuk + Tambah Pembayaran (+ Add Payment) untuk membuat satu bagian, lalu buka bagian itu dan ketik namanya di Label, misalnya Booking deposit.
Masukkan Jumlah. Ketuk sufiks di ujung kolom untuk berpindah antara nominal tetap dalam mata uang faktur dan persentase dari total; angka 25 dengan sufiks persen menjadi £1,200.00 pada faktur £4,800.
Atur tanggal Dari (From) dan Hingga (By) jika bagian itu punya rentang waktu atau tenggat. Tanggal Hingga ditampilkan pada kartu terlipat dan dicetak sebagai "Pay by" di PDF.
Opsional, tambahkan metode pembayaran atau kode QR di dalam bagian tersebut, sehingga setiap cicilan bisa membawa tautannya sendiri.
Ulangi untuk bagian-bagian selanjutnya dan perhatikan baris Dialokasikan (Allocated) sampai bertuliskan 100% dan Sisa menunjukkan nol.
Ketuk Simpan konsep (Save Draft) (atau Simpan (Save)).

Kartu Opsi Pembayaran editor faktur aplikasi Invoice Flow dalam mode Pembayaran Terpisah menampilkan bilah hijau bertuliskan Dialokasikan: 100% (£4,800.00) | Sisa: £0.00 dan tiga bagian: Booking deposit £1,200.00 hingga 22 Sep 2026, Second instalment £2,400.00 hingga 22 Jan 2027, Final balance £1,200.00 hingga 6 Mar 2027 — Tiga bagian berbasis persentase beserta tenggatnya; bilah berubah hijau saat seluruh total teralokasi.

Bilah alokasi berwarna kuning selama bagian-bagiannya berjumlah kurang dari total, hijau ketika cocok, dan merah jika Anda mengalokasikan berlebih. Aplikasi tidak menghalangi Anda menyimpan jadwal yang belum lengkap atau berlebih; bilah itu bersifat panduan, bukan validasi.

Pada PDF yang dihasilkan, jadwal muncul setelah catatan dan syarat pembayaran. Setiap bagian diberi nomor dan menampilkan labelnya, jumlah hasil perhitungan (persentase dikonversi menjadi uang menggunakan total faktur) dengan persentase dalam tanda kurung, serta tanggal Dari dan Pay by. Jika sebuah bagian membawa kode QR atau tombol pembayaran, keduanya dicetak di sampingnya. Ketika dua kode QR atau lebih berada pada satu halaman, catatan kecil “(i)” memperingatkan pembaca bahwa faktur ini berisi beberapa kode dan agar memindai kode yang tepat.

PDF faktur WV-2026-031 aplikasi Invoice Flow dari Willow & Vine Weddings Ltd kepada Charlotte Hayes & Daniel Moore, total £6,000.00, dengan bagian Payment Schedule yang mencantumkan 1. Booking deposit £1,500.00 (25%) Pay by 30 Apr 2026, 2. Second instalment £3,000.00 (50%) Pay by 31 Jul 2026, 3. Final balance £1,500.00 (25%) Pay by 12 Sep 2026 — PDF mencetak cicilan dan tenggat yang disepakati; ia tidak mencetak berapa yang sudah dibayar sejauh ini.

Aturan dan detail

Faktur mana yang punya kartu Pembayaran. Faktur dengan status Terkirim, Jatuh tempo atau Dibayar. Konsep, faktur yang dibatalkan dan segala jenis estimasi menyembunyikan kartu tersebut. Tandai konsep sebagai Terkirim lebih dulu jika Anda perlu mencatat uang muka yang tiba sebelum faktur resmi diterbitkan.
Validasi jumlah. Jumlahnya harus berupa angka lebih besar dari nol; jika tidak, tombol Simpan pembayaran tidak melakukan apa pun tanpa pesan. Kelebihan bayar diterima: angka sisa dibatasi pada nol dan bilah pada 100%, lalu faktur ditandai Dibayar. Jumlah negatif tidak dapat dimasukkan, sehingga pengembalian dana harus ditangani dengan menghapus pembayaran atau menerbitkan dokumen terpisah.
Tanggal pembayaran. Bawaannya hari ini dan tidak bisa disetel ke masa depan; pemilih tanggal mundur sampai 2020.
Mata uang. Setiap pembayaran disimpan dalam mata uang faktur; dialog menampilkan mata uang itu sebagai awalan dan tidak ada cara memilih mata uang lain di formulir. Hanya pembayaran yang mata uangnya cocok dengan faktur yang dijumlahkan ke total dibayar.
Ambang otomatis Dibayar. Faktur menjadi Dibayar ketika sisanya satu sen atau kurang. Jika masih ada yang terutang tetapi Anda punya kebijakan diskon pembayaran awal dan klien membayar tepat sebesar total setelah diskon, aplikasi menganggap faktur itu lunas dan memberikan diskonnya alih-alih membiarkannya terbayar sebagian.
Apa yang tidak dilakukan status Dibayar otomatis. Menandai Dibayar melalui buku besar tidak membatalkan pengingat terjadwal untuk faktur itu, tidak menjalankan pemeriksaan “bebaskan saat dibayar” untuk denda keterlambatan, dan tidak memicu aturan otomatisasi pembayaran diterima; semua itu hanya berjalan bila Anda memakai Tandai sebagai dibayar di menu. Jika Anda mengandalkan pengingat atau otomatisasi, gunakan menu untuk pembayaran terakhir, atau setelah menyimpan di buku besar periksa lagi pengaturan pengingatnya.
Apa yang tidak dilakukan Tandai sebagai dibayar manual. Ia hanya mengubah status. Angka dibayar dan sisa dibiarkan apa adanya, sehingga faktur dengan sisa £1,500 pada kartunya tetap bisa bertuliskan Dibayar di bagian atas. Tombol Catat disembunyikan pada faktur Dibayar, yang berarti Anda tidak bisa menambahkan pembayaran yang kurang tanpa lebih dulu memilih Tandai belum dibayar. Hal yang sama berlaku untuk penandaan lunas massal dari daftar Dokumen.
Tandai belum dibayar mengembalikan status ke Terkirim dan tidak menyentuh apa pun selain itu. Pengingat mungkin berjalan lagi.
Jatuh tempo tidak disimpan di mana pun. Faktur Terkirim yang tanggal jatuh temponya sudah lewat ditampilkan sebagai Jatuh tempo; faktur yang terbayar sebagian mendapat lencana merah yang sama, dan bilah kemajuan adalah satu-satunya petunjuk bahwa sebagian sudah diterima. Tidak ada lencana “Terbayar sebagian” tersendiri.
Total dasbor. Kartu Belum dibayar (Outstanding) dan Jatuh tempo (Overdue) pada dasbor menjumlahkan total penuh setiap faktur Terkirim, bukan sisanya. Faktur £6,000 yang £4,500-nya sudah diterima tetap menyumbang £6,000 ke Belum dibayar sampai ditandai Dibayar.
Layar klien. Layar detail klien mencantumkan setiap faktur beserta total dan lencana statusnya, tetapi tidak menampilkan saldo berjalan lintas faktur; buka masing-masing faktur untuk melihat sisanya.
Jadwal bersifat informatif. Bagian-bagian dalam jadwal Pembayaran Terpisah tidak membuat baris pembayaran dan tidak melacak cicilan mana yang sudah diterima. Buku besar di layar detail adalah satu-satunya catatan uang masuk. Jaga agar labelnya konsisten di antara keduanya (misalnya ketik “Booking deposit (25%)” pada Catatan pembayaran) supaya keduanya terbaca selaras.
Jadwal dan templat. Bagian Payment Schedule dicetak oleh semua templat PDF bawaan. Templat kustom yang dibangun di editor templat tidak mencetak opsi pembayaran sama sekali.
Faktur baru dan hasil duplikasi. Faktur yang baru dibuat dimulai dengan sisa sebesar totalnya dan belum ada yang dibayar. Menduplikasi faktur menyalin jadwalnya tetapi tidak pernah pembayarannya.
Pro. Mencatat, menghapus dan mengubah status tersedia pada paket gratis. Menambahkan denda keterlambatan secara manual dari menu yang sama adalah tindakan Pro.

Menghapus pembayaran berlaku seketika dan tidak ada pembatalan selain memasukkannya kembali. Jika Anda hanya ingin memperbaiki salah ketik pada referensi atau catatan, Anda tetap harus menghapus lalu mencatat ulang; jumlah, metode dan tanggalnya pun perlu dimasukkan lagi.

Tips

Isi referensi bank pada kolom Nomor referensi setiap kali. Kartunya menampilkan referensi itu di sebelah tanggal dan metode, sehingga ketika sepasang klien bertanya "apakah transfer kami tanggal 29 sudah masuk?", jawabannya cukup satu guliran jauhnya alih-alih harus membuka perbankan daring.

Jika Anda menerima uang muka sebelum faktur difinalkan, buat fakturnya dengan paket lengkap, tandai Terkirim, lalu catat uang mukanya segera. Karena sisa dihitung ulang dari buku besar, Anda tetap bisa menyunting item faktur nanti dan saldonya akan mengikuti total yang baru.

Gunakan bagian berbasis persentase alih-alih nominal tetap dalam jadwal. Ketika paketnya berubah, katakanlah pasangan itu menambahkan baris koordinasi jamuan gladi resik, uang muka dan cicilan menghitung ulang dengan sendirinya dan bilah Dialokasikan tetap di 100%.

Beri setiap bagian jadwal tanggal Hingga yang sesuai kontrak Anda, lalu setel tanggal jatuh tempo faktur ke cicilan terakhir. Faktur baru berubah menjadi Jatuh tempo setelah tanggal terakhir itu, sementara PDF tetap memberi tahu klien tenggat-tenggat sebelumnya.

Panduan terkait

Status faktur, daftar dan riwayat - apa arti Terkirim, Jatuh tempo dan Dibayar serta cara kerja filter Dokumen.
Denda keterlambatan - apa yang terjadi pada denda yang terakumulasi ketika faktur akhirnya dibayar.
Editor faktur - panduan lengkap editor tempat kartu Opsi Pembayaran berada.