Panduan pengguna

Pembayaran, pembayaran separa dan amaun tertunggak

Rekod deposit dan ansuran terhadap invois, lihat baki tertunggak semakin berkurang, dan cetak jadual pembayaran pada PDF supaya klien tahu apa yang perlu dibayar dan bila.

Dikemas kini: 2026-09-09

Bukan semua invois diselesaikan sekali gus. Seorang perancang perkahwinan mengambil deposit tempahan berbulan-bulan sebelum hari majlis, ansuran kedua pada musim panas dan baki dua minggu sebelum majlis. Seorang kontraktor membil mengikut peringkat, seorang pereka meminta separuh bayaran dahulu. Invoice Flow menangani ini dengan dua alat berasingan yang berfungsi baik bersama: lejar Payments pada setiap invois yang dihantar, di mana anda mencatat setiap amaun sebaik ia tiba dan apl menyimpan baki tertunggak untuk anda, dan jadual Split Payment (Pembayaran Berpecah) pilihan dalam editor, yang mencetak ansuran yang dipersetujui dan tarikh akhirnya pada PDF.

Contoh di bawah mengikuti Willow & Vine Weddings di Bath. Klien mereka, Charlotte dan Daniel, menempah pakej perancangan penuh bernilai £6,000 termasuk VAT, dibayar dalam tiga bahagian: 25% semasa tempahan, 50% lapan minggu sebelum, dan 25% terakhir dua minggu sebelum perkahwinan.

Apa yang anda lihat pada skrin

Buka tab Documents dan ketik satu invois untuk sampai ke skrin butirannya. Di bawah jumlah, nota dan terma pembayaran terdapat kad bertajuk Payments. Ia hanya muncul untuk invois yang statusnya bukan Draf atau Dibatalkan, dan tidak pernah untuk anggaran, kerana tiada apa-apa yang perlu dikutip pada invois tersebut lagi.

Kad ini mempunyai empat bahagian. Butang Record (Rekod) dengan tanda tambah di penjuru kanan atas membuka borang untuk mencatat pembayaran; ia hilang sebaik invois ditandakan Dibayar. Bar kemajuan nipis menunjukkan berapa banyak jumlah yang telah dilangsaikan, dengan peratusan di sebelahnya. Bar berwarna merah di bawah 50%, jingga dari 50% ke atas, dan hijau pada 100%. Di bawah bar terdapat baris berbunyi Paid: (Dibayar:) dalam warna hijau dan, selagi masih ada tunggakan, Remaining: (Baki:) dalam warna merah. Akhirnya terdapat senarai pembayaran yang direkod, terkini dahulu, setiap satu dengan tanda semak hijau, amaun, dan baris kelabu dengan tarikh, kaedah dan rujukan yang anda taip. Ikon tong sampah pada setiap baris memadam pembayaran tersebut. Sebelum anda merekodkan apa-apa, kad itu memaparkan No payments recorded yet.

Skrin butiran invois apl Invoice Flow untuk WV-2026-031 menunjukkan kad Payments dengan bar kemajuan jingga 75%, Paid £4,500.00 dalam hijau, Remaining £1,500.00 dalam merah, dua pemindahan bank yang direkod dan butang Record — Selepas deposit dan ansuran kedua, kad Payments menunjukkan 75% dilangsaikan dan £1,500.00 masih tertunggak.

Senarai Documents mencerminkan ini. Mana-mana invois yang mempunyai sekurang-kurangnya satu pembayaran tetapi belum Dibayar mendapat bar kemajuan kecil di bawah nama klien dan baris merah di bawah jumlah menunjukkan amaun yang masih tertunggak. Helaian penapis (ikon corong pada bar atas) mempunyai suis Partially paid (Dibayar separa) yang menyempitkan senarai kepada invois-invois ini sahaja.

Jadual itu pula wujud di tempat yang sama sekali berbeza. Dalam editor invois, tatal ke bawah melepasi jubin tandatangan ke kad yang dikuncup bertajuk Payment Options (Pilihan Pembayaran). Ketik untuk mengembangkannya dan anda akan menemui suis dua hala: Single Transaction (Transaksi Tunggal) atau Split Payment (Pembayaran Berpecah). Mod berpecah ialah tempat anda menentukan deposit dan ansuran; ia diterangkan dalam bahagiannya sendiri di bawah.

Cara merekod pembayaran

Charlotte dan Daniel baru sahaja menghantar baki akhir £1,500 melalui pemindahan bank. Berikut cara perancang merekodkannya.

Buka tab Documents dan ketik invois WV-2026-031.
Tatal ke kad Payments dan ketik Record.
Semak medan Amount. Ia telah diisi lebih dahulu dengan baki tertunggak, dalam kes ini 1500.00; taip nombor yang berbeza jika klien membayar kurang atau lebih.
Pilih Payment Method daripada dropdown: Bank Transfer, Card, Cash, Check, PayPal, Crypto atau Other.
Ketik baris tarikh jika wang tiba pada hari yang berbeza. Pemilih hanya membenarkan tarikh sehingga hari ini.
Taip rujukan bank atau transaksi dalam Reference Number, dan apa-apa yang anda mahu ingat dalam Notes.
Ketik Save Payment.

Dialog Record Payment apl Invoice Flow dengan Amount GBP 1500.00, teks bantuan Remaining £1,500.00, Payment Method Bank Transfer, tarikh Sep 9 2026, Reference Number FPS-20260909-HAYES dan medan Notes berbunyi Final balance (25%) — Dialog mencadangkan amaun tertunggak dan lalai kepada Bank Transfer; hanya rujukan dan nota perlu ditaip.

Apabila anda menyimpan, apl menambah pembayaran ke lejar, mengira semula setiap pembayaran pada invois, menyimpan angka dibayar dan tertunggak yang baharu, dan menyegarkan kad. Jika amaun tertunggak jatuh kepada sifar, status invois bertukar kepada Dibayar secara automatik dan tarikh dibayar ditetapkan kepada masa sekarang. Kerana baki akhir itu menutup jurang, WV-2026-031 bertukar hijau tanpa sebarang ketikan tambahan, dan butang Record hilang.

Kad Payments apl Invoice Flow pada 100% dengan bar kemajuan hijau, Paid £6,000.00 dan tiga pemindahan bank yang direkod bernilai £1,500.00, £3,000.00 dan £1,500.00 bertarikh Sep 9, Jul 29 dan Apr 28 2026, tanpa butang Record — Tiga ansuran direkod, 100% dilangsaikan, dan invois telah bertukar sendiri kepada Dibayar.

Cara membetulkan atau membuang pembayaran

Tiada borang edit untuk pembayaran yang tersimpan. Jika anda menaip amaun yang salah, padam baris itu dan rekodkan semula.

Pada kad Payments, ketik ikon tong sampah pada pembayaran yang anda mahu buang.
Baca dialog Delete Payment? yang mengulangi amaun tersebut, dan ketik Delete (atau Cancel untuk mengekalkannya).
Ketik Record dan masukkan pembayaran yang telah dibetulkan.

Memadam mengira semula baki dengan cara yang sama seperti menyimpan. Jika invois telah ditandakan Dibayar dan pembuangan itu meninggalkan wang yang tertunggak, status kembali kepada Sent dan tarikh dibayar dikosongkan, jadi invois muncul semula dalam jumlah tertunggak anda dan butang Record kembali.

Cara menukar status secara manual

Menu tiga titik di penjuru kanan atas skrin butiran invois membolehkan anda memindahkan invois antara status tanpa menyentuh lejar pembayaran. Pada invois Sent atau Overdue, ia menawarkan Mark as paid dan Revert to draft; pada invois Paid, ia menawarkan Mark as unpaid; pada invois Cancelled, Reactivate. Setiap pilihan meminta anda mengesahkan dalam dialog Change status? sebelum ia melakukan apa-apa.

Buka invois dan ketik menu tiga titik pada bar atas.
Pilih Mark as paid.
Baca pengesahan ("Mark this invoice as paid? Reminders will stop and the client's totals will update.") dan ketik Change.
Jika fi lewat tertunggak pada invois, jawab gesaan susulan tentang sama ada fi itu turut dibayar.

Menu limpahan butiran invois apl Invoice Flow pada invois Sent menyenaraikan Mark as paid, Revert to draft, Cancel Invoice, Add late fee, Change log, Pin to list, Pin to dashboard, Email client, Client sign-off, Share as web page, View as client, Duplicate dan Delete — Penukaran status secara manual wujud dalam menu limpahan; ia tidak pernah mencipta atau membuang baris pembayaran.

Gunakan Mark as paid apabila anda tidak mengambil berat tentang transaksi individu, contohnya invois kecil yang diselesaikan secara tunai di tempat. Gunakan Record apabila anda mahu jejak audit siapa membayar apa dan bila, dan biarkan status mengikutinya. Mencampurkan kedua-duanya adalah mungkin tetapi mempunyai kesan sampingan yang diterangkan di bawah Peraturan dan butiran.

Cara menunjukkan kepada klien apa yang masih tertunggak

Pilihan View as client dalam menu yang sama membuka pratonton ringkas invois seperti yang dibaca oleh penerima: sapaan, ayat menyatakan bayaran tertunggak dan tarikh akhir, kad besar dengan nombor invois dan jumlah, dan, sebaik sesuatu telah diterima, baris Paid so far di bawah jumlah. Ia hanyalah pratonton tempatan, ditandakan dengan sepanduk; ia bukan pautan yang boleh anda hantar. Ia berguna untuk tangkapan skrin pantas dalam sembang dengan pasangan itu, atau sekadar untuk menyemak sama ada angka yang anda hendak e-melkan masuk akal.

Pratonton View as client apl Invoice Flow untuk Willow & Vine Weddings berbunyi Hi Charlotte Hayes & Daniel Moore, You have a payment of £1,500.00 due on Sep 12, 2026, dengan kad menunjukkan WV-2026-031, £6,000.00 dan Paid so far: £4,500.00 di atas item baris — Pratonton pihak klien menyatakan amaun tertunggak, tarikh akhir dan apa yang telah dibayar.

Cara menyediakan jadual pembayaran berpecah

Lejar merekodkan apa yang sebenarnya berlaku. Jadual menyatakan apa yang anda persetujui. Anda membinanya dalam editor, sebaik-baiknya semasa invois masih draf, dan ia tercetak pada PDF di bawah tajuk Payment Schedule. Untuk perkahwinan Amelia dan Josh pada Mac 2027, perancang menyediakan struktur 25/50/25 yang sama pada invois £4,800.

Buka invois dalam editor dan tatal ke bawah ke kad Payment Options; ketik untuk mengembangkannya.
Ketik Split Payment. Jika anda telah menambah kod QR atau butang pembayaran dalam mod tunggal, apl akan bertanya sama ada mahu memindahkannya ke dalam pembayaran pertama.
Ketik + Add Payment untuk mencipta satu bahagian, kemudian buka dan taip nama dalam Label, contohnya Booking deposit.
Masukkan Amount. Ketik akhiran di hujung medan untuk beralih antara jumlah tetap dalam mata wang invois dan peratusan daripada jumlah keseluruhan; 25 dengan akhiran peratus menjadi £1,200.00 pada invois £4,800.
Tetapkan tarikh From dan By jika bahagian itu mempunyai tempoh atau tarikh akhir. Tarikh By dipaparkan pada kad yang dikuncup dan tercetak sebagai "Pay by" pada PDF.
Secara pilihan, tambah kaedah pembayaran atau kod QR dalam bahagian tersebut, supaya setiap ansuran boleh membawa pautannya sendiri.
Ulangi untuk bahagian yang berbaki dan perhatikan baris Allocated sehingga ia membaca 100% dan Remaining menunjukkan sifar.
Ketik Save Draft (atau Save).

Kad Payment Options editor invois apl Invoice Flow dalam mod Split Payment menunjukkan bar hijau dengan Allocated: 100% (£4,800.00) | Remaining: £0.00 dan tiga bahagian: Booking deposit £1,200.00 by Sep 22 2026, Second instalment £2,400.00 by Jan 22 2027, Final balance £1,200.00 by Mar 6 2027 — Tiga bahagian peratusan dengan tarikh akhir; bar bertukar hijau apabila keseluruhan jumlah diperuntukkan.

Bar peruntukan berwarna kelabu keemasan (amber) semasa bahagian-bahagian berjumlah kurang daripada keseluruhan, hijau apabila ia sepadan, dan merah jika anda memperuntukkan secara berlebihan. Apl tidak menghalang anda daripada menyimpan jadual yang tidak lengkap atau berlebihan; bar itu hanya panduan, bukan pengesahan.

Pada PDF yang dijana, jadual muncul selepas nota dan terma pembayaran. Setiap bahagian dinomborkan dan menunjukkan label, amaun yang diselesaikan (peratusan ditukar kepada wang menggunakan jumlah invois) dengan peratusan dalam kurungan, dan tarikh From dan Pay by. Jika satu bahagian membawa kod QR atau butang pembayaran, ia tercetak di sebelahnya. Apabila dua atau lebih kod QR berakhir pada halaman yang sama, nota “(i)” kecil memberi amaran kepada pembaca bahawa invois mengandungi pelbagai kod dan supaya mengimbas yang betul.

PDF invois WV-2026-031 apl Invoice Flow daripada Willow & Vine Weddings Ltd kepada Charlotte Hayes & Daniel Moore, jumlah £6,000.00, dengan bahagian Payment Schedule menyenaraikan 1. Booking deposit £1,500.00 (25%) Pay by Apr 30 2026, 2. Second instalment £3,000.00 (50%) Pay by Jul 31 2026, 3. Final balance £1,500.00 (25%) Pay by Sep 12 2026 — PDF mencetak ansuran dan tarikh akhir yang dipersetujui; ia tidak mencetak berapa banyak yang telah dibayar setakat ini.

Peraturan dan butiran

Invois mana yang mempunyai kad Payments. Invois berstatus Sent, Overdue atau Paid. Draf, invois yang dibatalkan dan setiap jenis anggaran menyembunyikan kad itu. Tandakan draf sebagai Sent dahulu jika anda perlu merekodkan deposit yang tiba sebelum anda mengeluarkan invois secara rasmi.
Pengesahan amaun. Amaun mestilah nombor lebih besar daripada sifar; butang Save Payment hanya tidak berbuat apa-apa jika sebaliknya. Bayaran lebih diterima: angka baki dikunci pada sifar dan bar pada 100%, dan invois ditandakan Dibayar. Amaun negatif tidak boleh dimasukkan, jadi bayaran balik perlu ditangani dengan memadam pembayaran atau mengeluarkan dokumen berasingan.
Tarikh pembayaran. Lalai kepada hari ini dan tidak boleh ditetapkan pada masa hadapan; pemilih kembali sehingga tahun 2020.
Mata wang. Setiap pembayaran disimpan dalam mata wang invois; dialog memaparkan mata wang itu sebagai awalan dan tiada cara untuk memilih yang lain dalam borang. Hanya pembayaran yang mata wangnya sepadan dengan invois dijumlahkan ke dalam jumlah dibayar.
Ambang dibayar automatik. Invois menjadi Dibayar apabila baki tertunggak satu sen atau kurang. Apabila wang masih tertunggak tetapi anda mempunyai polisi diskaun bayaran awal dan klien membayar tepat jumlah diskaun tersebut, apl menganggap invois itu selesai dan memberikan diskaun berbanding membiarkannya separa dibayar.
Apa yang tidak dilakukan oleh Dibayar automatik. Menandakan Dibayar melalui lejar tidak membatalkan peringatan yang dijadualkan untuk invois itu, tidak menjalankan semakan “maafkan apabila dibayar” fi lewat, dan tidak mencetuskan peraturan automasi pembayaran-diterima; itu hanya berjalan apabila anda menggunakan Mark as paid dalam menu. Jika anda bergantung pada peringatan atau automasi, utamakan menu untuk pembayaran terakhir, atau susuli simpanan lejar dengan menyemak tetapan peringatan.
Apa yang tidak dilakukan oleh Mark as paid secara manual. Ia hanya menukar status. Amaun dibayar dan tertunggak dibiarkan seperti sedia ada, jadi invois dengan £1,500 tertunggak pada kad masih boleh membaca Paid di bahagian atas. Butang Record disembunyikan pada invois Paid, bermakna anda tidak boleh menambah pembayaran yang hilang selepas itu tanpa memilih Mark as unpaid dahulu. Perkara sama berlaku untuk tandaan-dibayar pukal daripada senarai Documents.
Mark as unpaid menetapkan status kembali kepada Sent dan tidak menyentuh apa-apa lagi. Peringatan mungkin disambung semula.
Overdue tidak disimpan di mana-mana. Invois Sent yang tarikh akhirnya telah berlalu dipaparkan sebagai Overdue; invois separa dibayar mendapat lencana merah yang sama, dan bar kemajuan ialah satu-satunya petunjuk bahawa sebahagian daripadanya telah diterima. Tiada lencana “Partially paid” yang berasingan.
Jumlah papan pemuka. Jubin Outstanding dan Overdue pada papan pemuka menjumlahkan jumlah penuh setiap invois Sent, bukan amaun tertunggak. Invois £6,000 dengan £4,500 telah diterima masih menyumbang £6,000 kepada Outstanding sehingga ia ditandakan Dibayar.
Skrin klien. Skrin butiran klien menyenaraikan setiap invois dengan jumlah dan lencana statusnya tetapi tidak menunjukkan baki berjalan merentasi invois; buka setiap invois untuk amaun tertunggaknya.
Jadual bersifat maklumat. Bahagian dalam jadual Split Payment tidak mencipta baris pembayaran dan tidak menjejak ansuran mana yang telah diterima. Lejar pada skrin butiran ialah satu-satunya rekod wang yang masuk. Kekalkan label konsisten antara kedua-duanya (contohnya taip “Booking deposit (25%)” dalam Notes pembayaran) supaya ia dibaca bersama.
Jadual dan templat. Bahagian Payment Schedule dicetak oleh semua templat PDF bawaan. Templat tersuai yang dibina dalam editor templat tidak mencetak pilihan pembayaran langsung.
Invois baharu dan yang diduplikasi. Invois yang baru dicipta bermula dengan amaun tertunggak sama dengan jumlahnya dan tiada apa-apa dibayar. Menduplikasi invois menyalin jadual tetapi tidak sekali-kali pembayaran.
Pro. Merekod, memadam dan penukaran status tersedia pada pelan percuma. Menambah fi lewat secara manual daripada menu yang sama ialah tindakan Pro.

Memadam pembayaran adalah serta-merta dan tiada buat asal selain memasukkannya semula. Jika anda hanya mahu membetulkan kesilapan taip pada rujukan atau nota, anda masih perlu memadam dan merekod semula; amaun, kaedah dan tarikh juga perlu ditaip semula.

Petua

Masukkan rujukan bank dalam medan Reference Number setiap kali. Kad memaparkannya di sebelah tarikh dan kaedah, jadi apabila pasangan bertanya "adakah anda menerima pemindahan kami pada 29?" jawapannya hanya satu tatalan jauh, bukan satu perjalanan ke perbankan dalam talian.

Jika anda mengambil deposit sebelum invois dimuktamadkan, cipta invois dengan pakej penuh, tandakan Sent, dan rekodkan deposit dengan segera. Kerana amaun tertunggak dikira semula daripada lejar, anda masih boleh mengedit item baris kemudian dan baki akan mengikut jumlah baharu.

Gunakan bahagian peratusan berbanding jumlah tetap dalam jadual. Apabila pakej berubah, katakan pasangan menambah baris penyelarasan majlis makan malam gladi resam, deposit dan ansuran akan dikira semula sendiri dan bar Allocated kekal pada 100%.

Berikan setiap bahagian jadual tarikh By yang sepadan dengan kontrak anda, kemudian tetapkan tarikh akhir invois kepada ansuran terakhir. Invois hanya bertukar Overdue selepas tarikh akhir tersebut, sementara PDF masih memberitahu klien tarikh akhir yang lebih awal.

Panduan berkaitan

Status invois, senarai dan sejarah - maksud Sent, Overdue dan Paid dan cara penapis Documents berfungsi.
Fi lewat - apa yang berlaku kepada fi yang terakru apabila invois akhirnya dibayar.
Editor invois - panduan penuh editor tempat kad Payment Options berada.