Ръководство

Плащания, частични плащания и оставаща сума

Записвайте депозити и вноски по фактура, следете как оставащото салдо намалява и отпечатайте график на плащанията на PDF-а, за да знаят клиентите какво дължат и кога.

Обновено: 2026-09-09

Не всяка фактура се уреждат наведнъж. Организатор на сватби взема резервационен депозит месеци преди датата, втора вноска през лятото и остатъка две седмици преди церемонията. Строител фактурира на етапи, дизайнер иска половината предварително. Invoice Flow се справя с това с два отделни инструмента, които работят добре заедно: регистър Плащания на всяка изпратена фактура, където записвате всяка сума при пристигането ѝ, а приложението поддържа оставащото салдо вместо вас, и незадължителен график Split Payment в редактора, който отпечатва договорените вноски и техните срокове на PDF-а.

Примерите по-долу следват Willow & Vine Weddings в Бат. Техният клиент, Charlotte и Daniel, резервираха пълен пакет за планиране за £6 000, включително ДДС, платен на три части: 25% при резервация, 50% осем седмици преди и последните 25% две седмици преди сватбата.

Какво виждате на екрана

Отворете раздел Документи и докоснете фактура, за да стигнете до екрана с детайли. Под сумите, бележките и условията за плащане се намира карта със заглавие Плащания. Тя се показва само за фактури със статус, различен от Чернова или Отказана, и никога за оферти, защото по тях все още няма какво да се събира.

Картата има четири части. Бутон Запиши с плюс в горния десен ъгъл отваря формата за записване на плащане; той изчезва, щом фактурата бъде маркирана като Платена. Тънка лента за напредъка показва каква част от общата сума е покрита, с процента до нея. Лентата е червена под 50%, оранжева от 50% нагоре и зелена при 100%. Под лентата ред гласи Paid: в зелено и, докато все още се дължи нещо, Remaining: в червено. Накрая има списък с записаните плащания, най-новите отгоре, всяко със зелена отметка, сумата и сив ред с датата, метода и референцията, която сте въвели. Иконка на кошче на всеки ред изтрива това плащане. Преди да запишете нещо, картата гласи No payments recorded yet.

Екран с детайли на фактура WV-2026-031 в Invoice Flow, показващ картата Плащания с оранжева лента за напредъка 75%, Paid £4,500.00 в зелено, Remaining £1,500.00 в червено, два записани банкови превода и бутон Запиши — След депозита и втората вноска картата Плащания показва 75% покрити и £1 500,00 остават.

Списъкът Документи отразява това. Всяка фактура с поне едно плащане, която все още не е Платена, получава малка лента за напредъка под името на клиента и червен ред под общата сума, показващ оставащата сума due. Панелът с филтри (иконата на фунията в горната лента) има превключвател Partially paid, който стеснява списъка точно до тези фактури.

Графикът се намира съвсем другаде. В редактора на фактурата превъртете надолу след плочката за подпис до свитата карта, озаглавена Опции за плащане. Докоснете я, за да я разгънете, и ще намерите превключвател с две позиции: Единична транзакция или Разделено плащане. Режимът за разделяне е мястото, където дефинирате депозита и вноските; описан е в отделен раздел по-долу.

Как да запишете плащане

Charlotte и Daniel току-що са изпратили последните £1 500 чрез банков превод. Ето как ги записва организаторът.

Отворете раздел Документи и докоснете фактура WV-2026-031.
Превъртете до картата Плащания и докоснете Запиши.
Проверете полето Сума. То е предварително попълнено с оставащото салдо, в случая 1500.00; въведете различна сума, ако клиентът е платил по-малко или повече.
Изберете Метод на плащане от падащото меню: Банков превод, Карта, Кеш, Чек, PayPal, Крипто или Други.
Докоснете реда с датата, ако парите са пристигнали в друг ден. Селекторът позволява само дати до днес.
Въведете банковата или транзакционната референция в Референтен номер и каквото искате да запомните в Бележки.
Докоснете Запази плащане.

Диалог Record Payment на Invoice Flow със Сума GBP 1500.00, помощен текст Remaining £1,500.00, Метод на плащане Банков превод, дата 9 септ. 2026, Референтен номер FPS-20260909-HAYES и поле Бележки с текст Final balance (25%) — Диалогът предлага оставащата сума и по подразбиране е Банков превод; трябва да въведете само референцията и бележките.

Когато запазите, приложението добавя плащането в регистъра, преизчислява всяко плащане по фактурата, съхранява новите платена и оставаща сума и опреснява картата. Ако оставащата сума падне до нула, статусът на фактурата автоматично се превключва на Платена, а датата на плащане се задава на текущия момент. Тъй като последната вноска затваря разликата, WV-2026-031 става зелена без допълнителни докосвания, а бутонът Запиши изчезва.

Картата Плащания на Invoice Flow при 100% със зелена лента за напредъка, Paid £6,000.00 и три записани банкови превода от £1,500.00, £3,000.00 и £1,500.00 с дати 9 септ., 29 юли и 28 апр. 2026, без бутон Запиши — Три вноски записани, 100% покрити, а фактурата сама се е превключила на Платена.

Как да коригирате или премахнете плащане

Няма форма за редакция на записано плащане. Ако сте въвели грешна сума, изтрийте реда и го запишете отново.

В картата Плащания докоснете иконата с кошче на плащането, което искате да премахнете.
Прочетете диалога Изтриване на плащане?, който повтаря сумата, и докоснете Изтрий (или Отказ, за да го запазите).
Докоснете Запиши и въведете коригираното плащане.

Изтриването преизчислява салдото по същия начин, както запазването. Ако фактурата е била маркирана като Платена и изтриването оставя дължима сума, статусът се връща на Изпратена, а датата на плащане се изчиства, така че фактурата се появява отново в оставащите ви суми, а бутонът Запиши се връща.

Как да смените статуса ръчно

Менюто с три точки в горния десен ъгъл на екрана с детайли на фактурата ви позволява да местите фактура между статуси, без да пипате регистъра с плащания. При изпратена или просрочена фактура то предлага Маркирай като платена и Върни в чернова; при платена фактура — Маркирай като неплатена; при отказана — Активирай отново. Всяка опция иска потвърждение в диалог Промяна на статуса?, преди да направи каквото и да е.

Отворете фактурата и докоснете менюто с три точки в горната лента.
Изберете Маркирай като платена.
Прочетете потвърждението („Маркирай тази фактура като платена? Напомнянията ще спрат, а сумите на клиента ще се обновят.") и докоснете Промени.
Ако по фактурата чака такса за забава, отговорете на последващата подкана дали и тя е платена.

Разширено меню на детайли на изпратена фактура в Invoice Flow, показващо Маркирай като платена, Върни в чернова, Отказ на фактура, Добавяне на такса за забава, Дневник на промените, Закачи в списък, Закачи в табло, Изпрати на клиент по имейл, Подпис от клиент, Сподели като уеб страница, Преглед като клиент, Дублирай и Изтрий — Ръчните промени на статуса живеят в разширеното меню; те никога не създават или премахват редове с плащания.

Използвайте Маркирай като платена, когато не ви интересуват отделните транзакции, например малка фактура, уредена в кеш на място. Използвайте Запиши, когато искате одитна следа кой какво и кога е платил, и оставете статуса да я следва. Смесването на двата подхода е възможно, но има страничен ефект, обяснен в раздел Правила и подробности.

Как да покажете на клиента какво все още се дължи

Опцията Преглед като клиент в същото меню отваря опростен преглед на фактурата така, както би я прочел получателят: поздрав, изречение, посочващо дължимото плащане и падежа, голяма карта с номера на фактурата и общата сума, и, щом нещо е получено, ред Paid so far под сумата. Това е само локален преглед, отбелязан с банер; не е връзка, която можете да изпратите. Полезен е за бърз екранна снимка в чат с двойката или просто за да проверите, че цифрите, които сте на път да изпратите по имейл, са смислени.

Преглед Преглед като клиент на Invoice Flow за Willow & Vine Weddings с текст Hi Charlotte Hayes & Daniel Moore, You have a payment of £1,500.00 due on Sep 12, 2026, с карта, показваща WV-2026-031, £6,000.00 и Paid so far: £4,500.00 над позициите — Прегледът откъм клиента посочва дължимата сума, падежа и вече платеното.

Как да настроите график за разделено плащане

Регистърът записва какво реално се е случило. Графикът заявява какво сте се договорили. Изграждате го в редактора, идеално докато фактурата все още е чернова, и той се отпечатва на PDF-а под заглавие Payment Schedule. За сватбата на Amelia и Josh през март 2027 г. организаторът настройва същата структура 25/50/25 върху фактура за £4 800.

Отворете фактурата в редактора и превъртете надолу до картата Опции за плащане; докоснете я, за да я разгънете.
Докоснете Разделено плащане. Ако вече сте добавили QR код или бутони за плащане в единичен режим, приложението пита дали да ги премести в първото плащане.
Докоснете + Добави плащане, за да създадете част, после я отворете и напишете име в Етикет, например Резервационен депозит.
Въведете Сума. Докоснете суфикса в края на полето, за да превключите между фиксирана сума във валутата на фактурата и процент от общата сума; 25 със знака за процент става £1 200,00 при фактура за £4 800.
Задайте датите От и До, ако частта има прозорец или краен срок. Датата До се показва на свитата карта и се отпечатва като „Plati do" на PDF-а.
По желание добавете метод на плащане или QR код вътре в частта, така че всяка вноска да носи собствена връзка.
Повторете за останалите части и наблюдавайте реда Разпределено, докато не достигне 100%, а Оставащо покаже нула.
Докоснете Запази черновата (или Запази).

Картата Опции за плащане в редактора на Invoice Flow в режим Разделено плащане със зелена лента Allocated: 100% (£4,800.00) | Remaining: £0.00 и три части: Резервационен депозит £1,200.00 до 22 септ. 2026, Втора вноска £2,400.00 до 22 ян. 2027, Краен остатък £1,200.00 до 6 март 2027 — Три процентни части със срокове; лентата става зелена, когато цялата сума е разпределена.

Лентата за разпределение е жълта, докато частите се събират на по-малко от общата сума, зелена, когато съвпадат, и червена, ако сте разпределили повече от нужното. Приложението не ви спира да запазите непълен или прекомерен график; лентата е насока, не проверка.

В генерирания PDF графикът се появява след бележките и условията за плащане. Всяка част е номерирана и показва етикета, изчислената сума (процентите се преобразуват в пари, използвайки общата сума на фактурата) с процента в скоби, и датите От и До. Ако част носи QR код или бутони за плащане, те се отпечатват до нея. Когато на страницата се съберат два или повече QR кода, малка бележка „(i)” предупреждава читателя, че фактурата съдържа няколко кода и да сканира правилния.

PDF фактура WV-2026-031 на Invoice Flow от Willow & Vine Weddings Ltd до Charlotte Hayes & Daniel Moore, обща сума £6,000.00, с раздел Payment Schedule, изброяващ 1. Резервационен депозит £1,500.00 (25%) Plati do 30 апр. 2026, 2. Втора вноска £3,000.00 (50%) Plati do 31 юли 2026, 3. Краен остатък £1,500.00 (25%) Plati do 12 септ. 2026 — PDF-ът отпечатва договорените вноски и срокове; той не показва колко вече е платено.

Правила и подробности

Кои фактури имат карта Плащания. Фактури със статус Изпратена, Просрочена или Платена. Черновите, отказаните фактури и всеки вид оферта скриват картата. Първо маркирайте черновата като Изпратена, ако трябва да запишете депозит, пристигнал преди официалното издаване на фактурата.
Валидиране на сумата. Сумата трябва да е число, по-голямо от нула; иначе бутонът Запази плащане просто не прави нищо. Надплащане се приема: оставащата сума се закрепва на нула, а лентата — на 100%, и фактурата се маркира като Платена. Отрицателни суми не могат да се въвеждат, така че възстановяване на средства трябва да се обработи чрез изтриване на плащане или издаване на отделен документ.
Дата на плащане. По подразбиране е днес и не може да се зададе в бъдещето; селекторът стига назад до 2020 г.
Валута. Всяко плащане се записва във валутата на фактурата; диалогът показва тази валута като префикс и няма начин да изберете друга във формата. Само плащания, чиято валута съвпада с тази на фактурата, се сумират в платената сума.
Праг за автоматично Платена. Фактурата става Платена, когато оставащата сума е един цент или по-малко. Когато все още се дължи нещо, но имате политика за отстъпка за ранно плащане и клиентът е платил точно намалената сума, приложението третира фактурата като уредена и предоставя отстъпката, вместо да я остави частично платена.
Какво не прави автоматичното Платена. Маркирането като Платена чрез регистъра не отменя планираните напомняния за тази фактура, не изпълнява проверката „опрости при плащане” за таксата за забава и не задейства правилото за автоматизация при получено плащане; те се изпълняват само когато използвате Маркирай като платена от менюто. Ако разчитате на напомняния или автоматизации, предпочетете менюто за последното плащане или проверете настройките за напомняния след запазването в регистъра.
Какво не прави ръчното Маркирай като платена. То променя само статуса. Платената и оставащата сума остават каквито са били, така че фактура с £1 500 дължими в картата все още може да гласи Платена в горната част. Бутонът Запиши е скрит на платени фактури, което означава, че не можете да добавите липсващото плащане, без първо да изберете Маркирай като неплатена. Същото важи за груповото маркиране като платени от списъка Документи.
Маркирай като неплатена връща статуса на Изпратена и не пипа нищо друго. Напомнянията може да се възобновят.
Просрочена не се съхранява никъде. Изпратена фактура, чийто падеж е минал, се показва като Просрочена; частично платена получава същия червен етикет, а лентата за напредъка е единственият знак, че част от нея е получена. Няма отделен етикет „Частично платена”.
Суми в таблото. Плочките Outstanding и Overdue в таблото сумират цялата сума на всяка изпратена фактура, не оставащата сума. Фактура за £6 000 с вече получени £4 500 продължава да допринася с £6 000 към Outstanding, докато не бъде маркирана като Платена.
Клиентски екран. Екранът с детайли на клиента изброява всяка фактура с общата ѝ сума и етикет за статус, но не показва текущо салдо в няколко фактури; отворете всяка фактура за нейната оставаща сума.
Графикът е информативен. Частите в график за разделено плащане не създават редове с плащания и не следят коя вноска е получена. Регистърът в екрана с детайли е единственият запис за получени пари. Дръжте етикетите последователни между двете (например напишете „Резервационен депозит (25%)” в бележките на плащането), за да се четат заедно.
Графикът и шаблоните. Секцията Payment Schedule се отпечатва от всички вградени PDF шаблони. Персонализираните шаблони, изградени в редактора на шаблони, изобщо не отпечатват опциите за плащане.
Нови и дублирани фактури. Новосъздадена фактура започва с оставаща сума, равна на общата, и нищо платено. Дублирането на фактура копира графика, но никога плащанията.
Pro. Записването, изтриването и промяната на статус са достъпни в безплатния план. Добавянето на ръчна такса за забава от същото меню е Pro действие.

Изтриването на плащане е незабавно и няма отмяна, освен повторно въвеждане. Ако искате само да коригирате грешка в референцията или бележките, все пак трябва да изтриете и запишете отново; сумата, методът и датата също ще трябва да се въведат отново.

Съвети

Въвеждайте банковата референция в полето Референтен номер всеки път. Картата я показва до датата и метода, така че когато двойка попита „получихте ли превода ни на 29-ти?", отговорът е на едно превъртане разстояние, вместо да проверявате онлайн банкирането.

Ако приемате депозити преди фактурата да е финализирана, създайте фактурата с целия пакет, маркирайте я като Изпратена и запишете депозита веднага. Тъй като оставащата сума се преизчислява от регистъра, можете все още да редактирате позиции по-късно и салдото ще следва новата сума.

Използвайте процентни части вместо фиксирани суми в графика. Когато пакетът се промени, да речем двойката добави ред за координация на репетиционна вечеря, депозитът и вноските се преизчисляват сами, а лентата Разпределено остава на 100%.

Задайте на всяка част от графика дата До, която съответства на договора ви, после задайте падежа на фактурата да е последната вноска. Фактурата става Просрочена едва след тази крайна дата, докато PDF-ът все още съобщава на клиента по-ранните срокове.

Свързани ръководства

Статуси на фактурите, списък и история - какво означават Изпратена, Просрочена и Платена и как работят филтрите в Документи.
Такси за забава - какво се случва с начислена такса, когато фактурата най-накрая бъде платена.
Редактор на фактури - пълният преглед на редактора, където се намира картата Опции за плащане.