Käyttöopas

Maksut, osasuoritukset ja avoin summa

Kirjaa ennakot ja erät laskulle, seuraa jäljellä olevaa saldoa ja tulosta maksuaikataulu PDF:lle, jotta asiakas tietää mitä erääntyy ja milloin.

Päivitetty: 2026-09-09

Kaikkia laskuja ei makseta yhdellä kertaa. Hääsuunnittelija ottaa varausmaksun kuukausia ennen h-hetkeä, toisen erän kesällä ja loppusumman pari viikkoa ennen vihkimistä. Rakentaja laskuttaa vaiheittain, suunnittelija pyytää puolet etukäteen. Invoice Flow hoitaa tämän kahdella erillisellä työkalulla, jotka toimivat hyvin yhdessä: jokaisella lähetetyllä laskulla on Maksut-kirjanpito, johon kirjaat kunkin summan sen saapuessa ja jossa sovellus pitää jäljellä olevan saldon ajan tasalla, sekä valinnainen Jaettu maksu -aikataulu muokkausnäkymässä, joka tulostaa sovitut erät ja niiden määräpäivät PDF:lle.

Alla olevat esimerkit seuraavat bathilaista Willow & Vine Weddings -yritystä. Heidän asiakkaansa Charlotte ja Daniel varasivat täyden suunnittelupaketin hintaan 6 000 £ sisältäen ALV:n, maksettuna kolmessa osassa: 25 % varattaessa, 50 % kahdeksan viikkoa ennen ja viimeiset 25 % kaksi viikkoa ennen häitä.

Mitä näet ruudulla

Avaa Asiakirjat-välilehti (Documents) ja napauta laskua päästäksesi sen tietonäkymään. Summien, muistiinpanojen ja maksuehtojen alapuolella on kortti otsikolla Maksut (Payments). Se näkyy vain laskuilla, joiden tila ei ole Luonnos tai Peruutettu, eikä koskaan tarjouksilla, koska niistä ei ole vielä mitään perittävää.

Kortissa on neljä osaa. Oikeassa yläkulmassa oleva Kirjaa-painike (Record) plusmerkillä avaa lomakkeen maksun kirjaamiseen; se katoaa, kun lasku on merkitty maksetuksi. Ohut edistymispalkki näyttää, kuinka suuri osa kokonaissummasta on katettu, ja prosenttiluku on sen vieressä. Palkki on punainen alle 50 %:ssa, oranssi 50 %:sta ylöspäin ja vihreä 100 %:ssa. Palkin alla on rivi Maksettu: vihreällä ja, niin kauan kuin jotain on avoinna, Jäljellä: punaisella. Lopuksi on lista kirjatuista maksuista, uusin ensin, kussakin vihreä valintamerkki, summa sekä harmaa rivi päivämäärästä, maksutavasta ja kirjoittamastasi viitteestä. Kunkin rivin roskakorikuvake poistaa kyseisen maksun. Ennen kuin kirjaat mitään, kortissa lukee Maksuja ei ole vielä kirjattu.

Asiakirjat-lista heijastaa samaa. Jokainen lasku, jolla on ainakin yksi maksu mutta jota ei ole vielä merkitty maksetuksi, saa pienen edistymispalkin asiakkaan nimen alle ja punaisen rivin kokonaissumman alle, jossa näkyy vielä erääntyvä summa. Suodatinpaneelissa (suppilokuvake yläpalkissa) on Partially paid -kytkin, joka rajaa listan täsmälleen näihin laskuihin.

Aikataulu sijaitsee aivan muualla. Vieritä laskun muokkausnäkymässä allekirjoitusruudun ohi kutistettuun korttiin otsikolla Maksuvaihtoehdot (Payment Options). Napauta laajentaaksesi, niin löydät kaksisuuntaisen valinnan: Kertamaksu (Single Transaction) tai Jaettu maksu (Split Payment). Jaetussa tilassa määrittelet varausmaksun ja erät; se kuvataan alempana omassa osiossaan.

Miten maksu kirjataan

Charlotte ja Daniel ovat juuri lähettäneet viimeiset 1 500 £ pankkisiirtona. Näin suunnittelija kirjaa sen.

1. Avaa Asiakirjat-välilehti ja napauta laskua WV-2026-031.
2. Vieritä Maksut-korttiin ja napauta Kirjaa.
3. Tarkista Summa-kenttä. Siihen on esitäytetty jäljellä oleva saldo, tässä tapauksessa 1500.00; kirjoita eri luku, jos asiakas maksoi vähemmän tai enemmän.
4. Valitse Maksutapa pudotusvalikosta: pankkisiirto, kortti, käteinen, shekki, PayPal, krypto tai muu.
5. Napauta päivämäärariviä, jos raha saapui eri päivänä. Valitsin sallii vain tätä päivää edeltävät päivämäärät.
6. Kirjoita pankki- tai tapahtumaviite kenttään Viitenumero ja mitä tahansa muistettavaa kenttään Muistiinpanot.
7. Napauta Tallenna maksu.

Kun tallennat, sovellus lisää maksun kirjanpitoon, laskee laskun kaikki maksut uudelleen yhteen, tallentaa uudet maksetut ja jäljellä olevat luvut ja päivittää kortin. Jos jäljellä oleva summa putoaa nollaan, laskun tila vaihtuu automaattisesti maksetuksi ja maksupäiväksi asetetaan nykyhetki. Koska loppusuoritus kuroi eron umpeen, WV-2026-031 muuttuu vihreäksi ilman lisänapautuksia ja Kirjaa-painike katoaa.

Miten maksua korjataan tai se poistetaan

Tallennetulle maksulle ei ole muokkauslomaketta. Jos kirjoitit väärän summan, poista rivi ja kirjaa se uudelleen.

1. Napauta Maksut-kortissa poistettavan maksun roskakorikuvaketta.
2. Lue Poistetaanko maksu? -valintaikkuna, joka toistaa summan, ja napauta Poista (tai Peruuta säilyttääksesi sen).
3. Napauta Kirjaa ja syötä korjattu maksu.

Poistaminen laskee saldon uudelleen samalla tavalla kuin tallentaminen. Jos lasku oli merkitty maksetuksi ja poisto jättää rahaa avoimeksi, tila palaa arvoon Lähetetty ja maksupäivä tyhjenee, joten lasku ilmestyy takaisin avoimiin summiisi ja Kirjaa-painike palaa.

Miten tilaa muutetaan käsin

Laskun tietonäkymän oikeassa yläkulmassa oleva kolmen pisteen valikko antaa siirtää laskua tilasta toiseen koskematta maksukirjanpitoon. Lähetetyllä tai erääntyneellä laskulla se tarjoaa vaihtoehdot Merkitse maksetuksi (Mark as paid) ja Palauta luonnokseksi (Revert to draft); maksetulla laskulla Merkitse maksamattomaksi (Mark as unpaid); peruutetulla Aktivoi uudelleen (Reactivate). Jokainen vaihtoehto pyytää vahvistuksen Muutetaanko tila? -valintaikkunassa ennen kuin mitään tapahtuu.

1. Avaa lasku ja napauta yläpalkin kolmen pisteen valikkoa.
2. Valitse Merkitse maksetuksi.
3. Lue vahvistus ("Merkitäänkö tämä lasku maksetuksi? Muistutukset loppuvat ja asiakkaan summat päivittyvät.") ja napauta Vaihda.
4. Jos laskulla on odottava viivästysmaksu, vastaa jatkokysymykseen siitä, maksettiinko myös maksu.

Käytä toimintoa Merkitse maksetuksi, kun yksittäiset tapahtumat eivät kiinnosta, esimerkiksi pieni lasku joka maksettiin käteisellä paikan päällä. Käytä Kirjaa-toimintoa, kun haluat jäljen siitä kuka maksoi mitä ja milloin, ja anna tilan seurata perässä. Näiden kahden yhdistäminen on mahdollista, mutta sillä on sivuvaikutus, joka selitetään kohdassa Säännöt ja yksityiskohdat.

Miten asiakkaalle näytetään, mitä on vielä avoinna

Saman valikon vaihtoehto Näytä asiakkaana (View as client) avaa riisutun esikatselun laskusta sellaisena kuin vastaanottaja sen lukisi: tervehdys, lause jossa kerrotaan erääntyvä maksu ja eräpäivä, suuri kortti jossa on laskun numero ja loppusumma, ja kun jotain on saapunut, Maksettu tähän mennessä -rivi loppusumman alla. Kyseessä on vain paikallinen esikatselu, joka on merkitty banneriin; se ei ole linkki, jonka voisi lähettää. Se on kätevä nopeaan kuvakaappaukseen keskustelussa parin kanssa tai vain sen tarkistamiseen, että sähköpostitse lähetettävät luvut ovat järkeviä.

Miten jaetun maksun aikataulu määritetään

Kirjanpito tallentaa sen, mitä oikeasti tapahtui. Aikataulu kertoo, mitä on sovittu. Rakennat sen muokkausnäkymässä, mieluiten kun lasku on vielä luonnos, ja se tulostuu PDF:lle otsikon Maksuaikataulu alle. Amelian ja Joshin maaliskuun 2027 häihin suunnittelija määrittää saman 25/50/25-rakenteen 4 800 £:n laskulle.

1. Avaa lasku muokkausnäkymässä ja vieritä Maksuvaihtoehdot-korttiin; napauta sitä laajentaaksesi.
2. Napauta Jaettu maksu. Jos olit jo lisännyt QR-koodin tai maksupainikkeita kertamaksutilassa, sovellus kysyy, siirretäänkö ne ensimmäiseen maksuun.
3. Napauta + Lisää maksu luodaksesi osan, avaa se sitten ja kirjoita nimi kenttään Nimi, esimerkiksi Varausmaksu.
4. Syötä Summa. Napauta kentän lopussa olevaa päätettä vaihtaaksesi kiinteän summan (laskun valuutassa) ja kokonaissumman prosenttiosuuden välillä; 25 prosenttipäätteellä on 1 200,00 £ 4 800 £:n laskulla.
5. Aseta Alkaen- ja Viimeistään-päivämäärät, jos osalla on aikaikkuna tai määräpäivä. Viimeistään-päivä näkyy kutistetussa kortissa ja tulostuu PDF:lle muodossa "Maksa viimeistään".
6. Voit halutessasi lisätä osan sisälle maksutavan tai QR-koodin, jolloin kullakin erällä voi olla oma linkkinsä.
7. Toista loput osat ja seuraa Kohdennettu-riviä, kunnes siinä lukee 100 % ja Jäljellä näyttää nollaa.
8. Napauta Tallenna luonnos (tai Tallenna).

Kohdennuspalkki on keltainen, kun osat jäävät kokonaissummaa pienemmiksi, vihreä kun ne täsmäävät ja punainen, jos olet kohdentanut liikaa. Sovellus ei estä tallentamasta puutteellista tai ylimitoitettua aikataulua; palkki on opastus, ei tarkistus.

Luodussa PDF:ssä aikataulu näkyy muistiinpanojen ja maksuehtojen jälkeen. Kukin osa on numeroitu ja näyttää nimen, ratkaistun summan (prosentit muunnetaan rahaksi laskun loppusummasta) prosenttiluvun kanssa suluissa sekä Alkaen- ja Maksa viimeistään -päivämäärät. Jos osalla on QR-koodi tai maksupainikkeita, ne tulostuvat sen viereen. Kun sivulle päätyy kaksi tai useampia QR-koodeja, pieni “(i)“-huomautus varoittaa lukijaa siitä, että lasku sisältää useita koodeja ja että on skannattava oikea.

Säännöt ja yksityiskohdat

• Millä laskuilla on Maksut-kortti. Laskuilla, joiden tila on Lähetetty, Erääntynyt tai Maksettu. Luonnokset, peruutetut laskut ja kaikenlaiset tarjoukset piilottavat kortin. Merkitse luonnos ensin lähetetyksi, jos sinun täytyy kirjata ennakko, joka saapui ennen laskun virallista antamista.
• Summan tarkistus. Summan on oltava nollaa suurempi luku; muuten Tallenna maksu -painike ei tee mitään ilman ilmoitusta. Ylisuoritus hyväksytään: jäljellä oleva luku rajautuu nollaan ja palkki 100 %:iin, ja lasku merkitään maksetuksi. Negatiivisia summia ei voi syöttää, joten hyvitys on hoidettava poistamalla maksu tai luomalla erillinen asiakirja.
• Maksupäivä. Oletuksena tämä päivä, eikä sitä voi asettaa tulevaisuuteen; valitsin ulottuu taaksepäin vuoteen 2020.
• Valuutta. Jokainen maksu tallennetaan laskun valuutassa; valintaikkuna näyttää valuutan etuliitteenä eikä lomakkeessa voi valita toista. Vain maksut, joiden valuutta vastaa laskua, lasketaan mukaan maksettuun summaan.
• Automaattisen maksetun raja. Lasku muuttuu maksetuksi, kun jäljellä oleva summa on enintään yhden sentin. Kun rahaa on vielä avoinna mutta sinulla on käytössä ennakkomaksualennuksen käytäntö ja asiakas maksoi täsmälleen alennetun loppusumman, sovellus käsittelee laskun suoritettuna ja myöntää alennuksen sen sijaan, että jättäisi sen osittain maksetuksi.
• Mitä automaattinen maksetuksi merkintä ei tee. Kirjanpidon kautta maksetuksi merkitseminen ei peruuta kyseisen laskun ajastettuja muistutuksia, ei suorita viivästysmaksun “anna anteeksi maksettaessa” -tarkistusta eikä laukaise maksu vastaanotettu -automaatiosääntöä; ne suoritetaan vain, kun käytät valikon Merkitse maksetuksi -toimintoa. Jos luotat muistutuksiin tai automaatioihin, käytä viimeisessä maksussa mieluummin valikkoa tai tarkista muistutusasetukset kirjanpitoon tallentamisen jälkeen.
• Mitä manuaalinen Merkitse maksetuksi ei tee. Se muuttaa vain tilan. Maksetut ja jäljellä olevat summat jäävät ennalleen, joten lasku, jolla on kortissa 1 500 £ avoinna, voi silti näyttää yläreunassa maksetulta. Kirjaa-painike on piilotettu maksetuilla laskuilla, mikä tarkoittaa, ettet voi lisätä puuttuvaa maksua jälkikäteen valitsematta ensin Merkitse maksamattomaksi. Sama koskee joukkomerkintää maksetuksi Asiakirjat-listasta.
• Merkitse maksamattomaksi palauttaa tilan arvoon Lähetetty eikä koske mihinkään muuhun. Muistutukset voivat jatkua.
• Erääntynyt ei ole tallennettu mihinkään. Lähetetty lasku, jonka eräpäivä on ohitettu, näytetään erääntyneenä; osittain maksettu saa saman punaisen merkin, ja edistymispalkki on ainoa merkki siitä, että osa on vastaanotettu. Erillistä “Osittain maksettu” -merkkiä ei ole.
• Koontinäytön summat. Koontinäytön Avoinna- ja Erääntynyt-ruudut laskevat yhteen jokaisen lähetetyn laskun koko loppusumman, eivät jäljellä olevaa summaa. 6 000 £:n lasku, josta on jo saatu 4 500 £, kasvattaa Avoinna-lukua edelleen 6 000 £:lla, kunnes se merkitään maksetuksi.
• Asiakasnäkymä. Asiakkaan tietonäkymä listaa kunkin laskun loppusumman ja tilamerkin kanssa, mutta ei näytä juoksevaa saldoa laskujen yli; avaa kukin lasku nähdäksesi sen jäljellä olevan summan.
• Aikataulu on tiedoksi. Jaettu maksu -aikataulun osat eivät luo maksurivejä eivätkä seuraa, mikä erä on vastaanotettu. Tietonäkymän kirjanpito on ainoa merkintä saapuneesta rahasta. Pidä nimet yhdenmukaisina näiden kahden välillä (kirjoita esimerkiksi maksun Muistiinpanot-kenttään “Varausmaksu (25 %)”), jotta ne luetaan yhdessä.
• Aikataulu ja mallit. Maksuaikataulu-osion tulostavat kaikki sisäänrakennetut PDF-mallit. Mallieditorissa rakennetut mukautetut mallit eivät tulosta maksuvaihtoehtoja lainkaan.
• Uudet ja monistetut laskut. Juuri luodun laskun jäljellä oleva summa on sama kuin sen loppusumma eikä mitään ole maksettu. Laskun monistaminen kopioi aikataulun mutta ei koskaan maksuja.
• Pro. Kirjaaminen, poistaminen ja tilanmuutokset ovat käytettävissä ilmaisversiossa. Manuaalisen viivästysmaksun lisääminen samasta valikosta on Pro-toiminto.

Vinkkejä

Aiheeseen liittyvät oppaat

• Laskujen tilat, lista ja historia - mitä Lähetetty, Erääntynyt ja Maksettu tarkoittavat ja miten Asiakirjat-suodattimet toimivat.
• Viivästysmaksut - mitä kertyneelle maksulle tapahtuu, kun lasku vihdoin maksetaan.
• Laskumuokkain - täysi läpikäynti muokkausnäkymästä, jossa Maksuvaihtoehdot-kortti sijaitsee.