Käyttöopas

Viivästysmaksut erääntyneistä laskuista

Määritä viivästysmaksukäytäntö kerran, kiristä sitä yhdelle jatkuvasti myöhästelevälle, ja anna anteeksi, laskuta tai kirjaa maksu ja seuraa summia.

Päivitetty: 2026-09-09

Viivästysmaksu on pieni lisämaksu, jonka sinulla on oikeus veloittaa, kun lasku jää maksamatta eräpäivän jälkeen. Invoice Flow laskee tämän lisämaksun puolestasi, mutta se ei koskaan lisää sitä laskulle omin päin. Sovellus seuraa maksamattomia laskujasi, laskee käytäntösi mukaan kertyneen summan ja näyttää sen erääntyneellä laskulla päätöksenä, joka on edelleen sinun tehtäväsi: anna anteeksi, lisää se laskulle tai kirjaa, että asiakas maksoi sen. Tämä jako automaattiseen laskentaan ja manuaaliseen päätökseen on tarkoituksellinen. Se pitää luvut rehellisinä muuttamatta hyvän asiakkaan kertaluontoista lipsahdusta riidaksi.

Tämä opas seuraa BrightNorth Commercial Cleaning -yritystä, denveriläistä siivousalan yritystä, joka laskuttaa kuukausittain Yhdysvaltain dollareissa. Suurin osa sen asiakkaista maksaa ajallaan. Yksi niistä, Summit Ridge Office Park, maksaa myöhässä lähes joka kuukausi, joten omistaja pitää kaikille voimassa lempeän oletuskäytännön ja tiukemman, päiväkohtaisen käytännön vain tälle yhdelle asiakkuudelle.

Mitä näet näytöllä

Viivästysmaksut näkyvät sovelluksessa neljässä paikassa.

Itse käytäntö sijaitsee yritysprofiilissa. Avaa Asetukset (Settings), napauta Yritysprofiilit (Business Profiles), avaa profiili ja vieritä alas osioon Viivästysmaksukäytäntö (Late-fee policy). Se tulee heti maksuehtolohkon jälkeen ja juuri ennen kohtaa Early-payment discount. Tässä syötät kentät Prosenttia loppusummasta, Maksuaikapäivät, Kertymistapa-pudotusvalikon, Enimmäis-%-katto, Vähimmäissumma sekä kaksi kytkintä Sisällytä PDF:ään ja Anna automaattisesti anteeksi maksettaessa.

Asiakkaalla voi olla oma versionsa tästä käytännöstä. Asiakkaan muokkausnäkymässä (Asiakkaat-välilehti, avaa asiakas, napauta muokkaa) sama otsikko Viivästysmaksukäytäntö näkyy lähellä alareunaa, ja siinä on kytkin Käytä profiilin oletusta (Use profile default). Kytke se pois, niin poikkeuskentät avautuvat sen alle.

Kolmas paikka on itse lasku. Kun lasku on erääntynyt ja maksua on kertynyt, laskun tiedot ‑näytöllä tilaotsikon alle ilmestyy värillinen Viivästysmaksu-kortti (Late fee), jossa summa on oikealla ja toimintopainikkeet sen alla. Laskun lisävalikossa on myös Lisää viivästysmaksu… (Add late fee…) kertaluonteisia manuaalisia veloituksia varten.

Lopuksi summat. Avaa Työkalut (Tools) -välilehti, etsi osio Liiketoimintatiedot (Business Intelligence) ja napauta korttia Viivästysmaksut (Late fees). Tuo näyttö ryhmittelee jokaisen maksun lopputuloksen mukaan ja tarjoaa yläpalkissa toiminnon Vie CSV (Export CSV).

Miten oletuskäytäntö määritetään

Aloita luvuista, joiden pitäisi koskea kaikkia. BrightNorth veloittaa 1,5 % kuukaudessa, antaa viikon maksuaikaa ja rajaa maksun 10 prosenttiin velan määrästä.

1. Avaa Asetukset, napauta Yritysprofiilit ja avaa profiilisi.
2. Vieritä alas kohtaan Viivästysmaksukäytäntö.
3. Kirjoita prosentti kenttään Prosenttia loppusummasta, esimerkiksi 1.5. Kentän jättäminen tyhjäksi tai nollaksi poistaa viivästysmaksut käytöstä tässä profiilissa.
4. Syötä Maksuaikapäivät eli päivien määrä eräpäivän jälkeen, jonka aikana mitään ei kerry.
5. Valitse Kertymistapa: Kertamaksu, Päivässä tai Kuukaudessa.
6. Aseta halutessasi Enimmäis-%-katto ja Vähimmäissumma. Molemmissa 0 tarkoittaa "ei rajaa".
7. Kytke päälle Sisällytä PDF:ään, jos kertynyt summa halutaan tulostaa laskuasiakirjalle.
8. Päätä asetuksesta Anna automaattisesti anteeksi maksettaessa ja napauta sitten Tallenna muutokset.

Kolme kertymistapaa eroavat toisistaan vain siinä, miten aika vaikuttaa kaavaan. Perusta on kaikissa tapauksissa avoin saldo, ei laskun nimellisarvo, joten asiakas, joka on jo maksanut 80 %, kerryttää maksua vain jäljellä olevasta 20 prosentista.

“Kuukaudessa” käyttää kiinteitä 30 päivän jaksoja kalenterikuukausien sijaan, ja ensimmäinen päivä 30 päivän rajan jälkeen lasketaan jo toiseksi jaksoksi.

Miten yhdelle asiakkaalle annetaan eri käytäntö

Asiakaskohtainen käytäntö on oikea työkalu silloin, kun yksi asiakkuus ansaitsee joko enemmän kärsivällisyyttä tai vähemmän. BrightNorthin ongelma-asiakas saa 0,1 % päivässä jo 3 maksuaikapäivän jälkeen, katto 8 %.

1. Avaa Asiakkaat (Clients) -välilehti, napauta asiakasta ja napauta sitten muokkauskuvaketta.
2. Vieritä kohtaan Viivästysmaksukäytäntö lähellä lomakkeen alareunaa.
3. Kytke pois Käytä profiilin oletusta.
4. Täytä tälle asiakkaalle Prosenttia loppusummasta, Maksuaikapäivät, Kertymistapa ja Enimmäis-%-katto.
5. Aseta Anna automaattisesti anteeksi maksettaessa, jos sen tulee poiketa profiilista.
6. Napauta Tallenna.

Jokainen poikkeuskenttä palautuu profiiliin itsenäisesti. Jos asetat asiakkaalle vain maksuaikapäivät ja jätät prosentin tyhjäksi, asiakas saa profiilin prosentin omalla maksuaikaikkunallaan. Kahdella asetuksella ei ole asiakastason versiota: Vähimmäissumma ja Sisällytä PDF:ään tulevat aina profiilista. Kun kytket Käytä profiilin oletusta takaisin päälle, tallennus tyhjentää kaikki tämän asiakkaan poikkeukset.

Miten kertyneeseen maksuun reagoidaan

Invoice Flow laskee maksut uudelleen aina, kun sovellus käynnistyy kylmästä. Kun Lähetetty-tilassa oleva lasku ohittaa eräpäivän ja maksuajan, maksu ilmestyy ja lasku saa punaisen Viivästysmaksu-kortin tekstillä Odottaa — valitse toimenpide (Pending — choose what to do). BrightNorthin heinäkuun lasku Summit Ridgelle, 2 480,00, erääntyi 24 päivää sitten ja on kerryttänyt 21 päivää 0,1 prosentilla, joten kortti näyttää summan 52,08.

Käytössäsi on kolme painiketta. Merkitse maksetuksi (Mark paid) pysyy pois käytöstä, kunnes itse lasku on maksettu, ja työkaluvihje kertoo “Lasku on maksettava ensin”, koska lisämaksua ei voi kuitata ennen pääsuoritusta.

Kun haluat laskuttaa maksun:

1. Avaa erääntynyt lasku Asiakirjat (Documents) -välilehdeltä.
2. Napauta Viivästysmaksu-kortilla Lisää laskulle (Add to invoice).
3. Napauta valintaikkunassa Lisää viivästysmaksu laskulle kohtaa Valitse syyt (Choose reasons) ja rastita enintään neljä valmista syytä, kuten Maksu myöhässä tai Toistuvasti myöhässä maksava, ja napauta sitten Valmis.
4. Kirjoita halutessasi muistiinpano kenttään Syy (valinnainen).
5. Vahvista napauttamalla Lisää laskulle.

Lisääminen luo laskurivin nimellä “Viivästysmaksu”, jota seuraavat antamasi syyt, määrä 1, ei veroa, aivan riviluettelon loppuun, ja nostaa laskun loppusummaa ja maksettavaa määrää. Kortti muuttuu tilaan Lisätty laskulle (Applied to invoice) ja tarjoaa nyt toiminnon Poista laskulta (Remove from invoice), joka poistaa rivin ja laskee loppusumman jälleen alas. Lisätty summa on jäädytetty: sovellus lakkaa laskemasta sitä uudelleen, joten laskuttamasi maksu on se, jonka asiakas näkee, eikä sitä koskaan käytetä perustana uudelle kertymälle.

Jos haluat sen sijaan luopua maksusta:

1. Napauta odottavalla kortilla Anna anteeksi (Forgive).
2. Napauta ikkunassa Anna viivästysmaksu anteeksi kohtaa Valitse syyt ja valitse enintään neljä, esimerkiksi Pankkisiirron viivästys tai Ensimmäisen kerran kohteliaisuus.
3. Lisää halutessasi vapaa tekstimuistiinpano.
4. Napauta Anna anteeksi.

Kortti muuttuu harmaaksi ja siinä lukee Annettu anteeksi (Forgiven). Sen napauttaminen myöhemmin avaa valintaikkunan muokkaustilassa, jossa on Anteeksiantohistoria-luettelo kaikista aiemmista päätöksistä sekä painike Palauta odottavaksi, jos muutat mielesi.

Kun asiakas lopulta maksaa, merkitse lasku maksetuksi tavalliseen tapaan. Jos maksu on tuolla hetkellä yhä odottava tai lisätty, näyttöön tulee kysely otsikolla Viivästysmaksu — mitä sille tehdään?, joka kysyy, maksoiko asiakas myös lisämaksun, vaihtoehtoina Anna anteeksi, Ei vielä maksettu ja Maksettu myös. Valinta Maksettu myös kirjaa summan kerätyksi.

Miten maksu näkyy PDF:llä

Kun Sisällytä PDF:ään on kytketty päälle profiilissa, odottava maksu tulostetaan summalohkoon tiedoksi antavana rivinä “Late fee (due)”, jota seuraa antamasi syy, jos sellainen on asetettu. Rivi on Loppusumman yläpuolella, eikä Loppusumma itse muutu, koska laskulle ei ole vielä lisätty mitään. Kun maksu on merkitty maksetuksi, samalla rivillä lukee “Late fee (paid)”.

Lisätty maksu ei tarvitse erillistä riviä: se on jo tavallinen laskurivi ja tulostuu rivitaulukkoon kuten mikä tahansa muu. Anteeksi annetut maksut eivät koskaan näy asiakirjalla.

Miten viivästysmaksuja tarkastellaan koko liiketoiminnan tasolla

Viivästysmaksut-näyttö Työkalut-välilehdellä vastaa kysymykseen, jonka jokainen yrittäjä lopulta esittää: kuinka paljon olen todella veloittanut ja kuinka paljon olen antanut mennä?

1. Avaa Työkalut-välilehti.
2. Napauta kohdan Liiketoimintatiedot alta Viivästysmaksut.
3. Lue neljä korttia: Odottaa — valitse toimenpide, Lisätty laskulle, Asiakkaan maksama ja Annettu anteeksi. Kussakin näkyy oikealla laskujen määrä ja summa valuutoittain.
4. Napauta latauskuvaketta (Vie CSV) jakaaksesi taulukon kaikista laskuista, joilla on viivästysmaksu.

Alarivin Anteeksiantosuhde on anteeksi annettujen maksujen määrä jaettuna anteeksi annettujen, lisättyjen ja maksettujen summalla. Se perustuu tarkoituksella lukumääriin: eri valuutoissa olevia summia ei voi laskea mielekkäästi yhteen. Odottavat maksut eivät kuulu suhteeseen, koska niistä ei ole vielä tehty päätöstä.

Säännöt ja yksityiskohdat

• Kertyminen alkaa vasta eräpäivän ja maksuaikapäivien jälkeen. Vähintään yhden täyden päivän on kuluttava tuon rajan jälkeen, ennen kuin mitään kertyy.
• Perusta on avoin saldo: laskun loppusumma miinus jo lisätty maksu miinus vastaanotetut suoritukset. Jos saldo on nolla tai negatiivinen, mitään ei kerry.
• Vähimmäissumma sovelletaan ennen kattoa ja vain, kun laskun valuutta on sama kuin profiilin perusvaluutta. Katto sovelletaan viimeisenä, joten se on ehdoton yläraja silloinkin, kun lattia nostaisi summan sen yli. Tulokset pyöristetään sentteihin.
• Vain arkistoimattomat, tilassa Lähetetty (tai Erääntynyt) olevat lasku-tyyppiset asiakirjat kerryttävät maksua. Luonnokset eivät koskaan kerrytä; vanhentunut odottava maksu luonnoksella poistetaan. Tarjouksiin, sopimuksiin ja lähetysluetteloihin ei kosketa.
• Uudelleenlaskenta tapahtuu kerran sovelluksen kylmäkäynnistystä kohti. Taustatyötä ei ole, eikä sovelluksen avaaminen viimeaikaisten luettelosta laukaise sitä. Maksut eivät muutu sovelluksen ollessa käynnissä.
• Päivä- ja kuukausitiloissa odottava summa kasvaa ajan myötä; jokainen muutos kirjoittaa merkinnän “Viivästysmaksu laskettu uudelleen”. Jos summa putoaa nollaan, esimerkiksi koska pidensit eräpäivää tai asiakas maksoi saldon, maksu palautuu tilaan “ei mitään” sen sijaan, että se jäisi roikkumaan odottavana 0,00:na.
• Uudelleenlaskenta ei koskaan muuta lisättyjä, anteeksi annettuja tai maksettuja maksuja.
• Laitteen ensimmäinen uudelleenlaskenta on hiljainen. Sen jälkeen enintään kaksi uutta kertymää nostaa kumpikin ilmoituksen (“Viivästysmaksua kertynyt”); yli kaksi niputetaan yhdeksi yhteenvetoilmoitukseksi.
• Anna automaattisesti anteeksi maksettaessa vaikuttaa vain maksuihin, jotka ovat yhä odottavia, kun lasku merkitään maksetuksi. Kirjattava syy on “Annettu automaattisesti anteeksi maksettaessa”.
• Viivästysmaksukortti näkyy vain niin kauan kuin lasku näkyy Erääntyneenä. Kun lasku on maksettu tai peruutettu, kortti katoaa; lopputulos säilyy näkyvissä muutoslokissa, Viivästysmaksut-näytöllä ja CSV-tiedostossa.
• Jokainen päätös kirjataan laskun muutoslokiin (lisävalikko, Muutosloki): kertynyt, laskettu uudelleen, annettu anteeksi, anteeksiantoa muokattu tai peruttu, lisätty laskulle, poistettu laskulta, merkitty maksetuksi, veloituksen syytä muokattu. Mikä tahansa käyttäjän toimi näyttää myös Muokattu-merkin laskun numeron vieressä.
• Kussakin syyvalintaikkunassa voi valita enintään neljä valmista syytä; vapaa tekstimuistiinpano on rajoittamaton.
• Pro vaaditaan kahteen toimintoon: manuaaliseen valikkokohtaan Lisää viivästysmaksu… ja tilastonäytön toimintoon Vie CSV. Tilastojen katselu, anteeksianto, lisääminen, poistaminen ja maksetuksi merkitseminen ovat käytettävissä maksuttomassa versiossa.
• Asiakirjojen suodatinlomakkeessa on pudotusvalikko Late-fee status (Any, Pending, Applied, Forgiven, Paid) ja kytkin Has late fee; asiakkaiden suodattimessa on Custom late-fee settings, jolla löydät asiakkaat, joilla on poikkeus.

Vinkkejä

Aiheeseen liittyvät oppaat

• Maksut ja maksettava määrä — miten osasuoritukset muuttavat saldoa, jonka perusteella maksu lasketaan.
• Laskun tilat, luettelo ja historia — Erääntynyt-tila, muutosloki ja viivästysmaksusuodattimet.
• Muistutukset ja automaatiosäännöt — karhua laskua ennen kuin maksusta tulee tarpeellinen.