Panduan pengguna

Fi lewat pada invois tertunggak

Tetapkan dasar fi lewat sekali, ketatkan untuk seorang pelanggan lewat bayar, kemudian maafkan, bilkan atau rekodkan setiap fi daripada invois tertunggak dan jejaki jumlahnya.

Dikemas kini: 2026-09-09

Fi lewat ialah caj tambahan kecil yang anda berhak kenakan apabila invois kekal belum dibayar melepasi tarikh tempohnya. Invoice Flow mengira caj tambahan itu untuk anda, tetapi ia tidak sesekali menambahkannya pada invois dengan sendirinya. Aplikasi memantau invois belum berbayar anda, mengira apa yang telah terkumpul di bawah dasar anda, dan memaparkan amaun itu pada invois tertunggak sebagai satu keputusan yang masih perlu anda buat: maafkan, tambahkan pada invois, atau rekodkan bahawa pelanggan telah membayarnya. Pembahagian itu — pengiraan automatik dan keputusan manual — adalah sengaja. Ia mengekalkan angka yang jujur tanpa menjadikan satu kelewatan sekali-sekala oleh pelanggan yang baik sebagai satu pertikaian.

Panduan ini mengikuti BrightNorth Commercial Cleaning, sebuah syarikat pencucian bangunan di Denver yang menghantar invois bulanan dalam dolar AS. Kebanyakan pelanggannya membayar tepat pada masanya. Salah seorang daripada mereka, Summit Ridge Office Park, hampir selalu membayar lewat setiap bulan, jadi pemilik syarikat itu mengekalkan dasar lalai yang lembut untuk semua orang dan satu dasar per-hari yang lebih ketat khusus untuk akaun itu sahaja.

Apa yang anda lihat pada skrin

Fi lewat wujud di empat tempat dalam aplikasi.

Dasar itu sendiri terletak dalam profil perniagaan. Buka Tetapan, ketik Profil perniagaan, buka profil, dan tatal ke bawah ke bahagian Dasar fi lewat. Ia terletak selepas blok syarat pembayaran dan sebelum Diskaun bayaran awal. Di sini anda memasukkan Peratus daripada jumlah, Hari tangguh, dropdown Mod pengiraan, Had % maksimum, Amaun minimum, dan dua suis Sertakan dalam PDF dan Maafkan automatik semasa pembayaran.

Seorang pelanggan boleh membawa versi dasar itu sendiri. Dalam editor pelanggan (tab Pelanggan, buka pelanggan, ketik sunting) tajuk Dasar fi lewat yang sama muncul berhampiran bahagian bawah dengan suis berlabel Guna lalai profil (Use profile default). Matikannya dan medan pengecualian akan terbuka di bawahnya.

Tempat ketiga ialah invois itu sendiri. Apabila invois tertunggak dan satu fi telah terkumpul, kad Fi lewat (Late fee) berwarna muncul terus di bawah pengepala status pada skrin butiran invois, dengan amaun di sebelah kanan dan butang tindakan di bawahnya. Menu limpahan invois juga mengandungi Tambah fi lewat… (Add late fee…) untuk caj manual sekali sahaja.

Akhir sekali, jumlah keseluruhan. Buka tab Alatan (Tools), cari bahagian Kecerdasan Perniagaan (Business Intelligence) dan ketik kad Fi lewat (Late fees). Skrin itu mengumpulkan setiap fi mengikut hasil dan menawarkan Eksport CSV (Export CSV) pada bar aplikasi.

Cara menetapkan dasar lalai

Mulakan dengan angka yang patut terpakai kepada semua orang. BrightNorth mengenakan 1.5% sebulan, memberikan seminggu tangguh, dan mengehadkan fi pada 10% daripada apa yang tertunggak.

1. Buka Tetapan, ketik Profil perniagaan dan buka profil anda.
2. Tatal ke bawah ke Dasar fi lewat.
3. Taip kadar dalam Peratus daripada jumlah, contohnya 1.5. Membiarkannya kosong atau pada 0 mematikan fi lewat untuk profil ini.
4. Masukkan Hari tangguh, bilangan hari selepas tarikh tempoh semasa mana tiada apa yang terkumpul.
5. Pilih Mod pengiraan: Caj sekali sahaja (One-time charge), Setiap hari (Per day) atau Setiap bulan (Per month).
6. Secara pilihan, tetapkan Had % maksimum dan Amaun minimum. Kedua-duanya menerima 0 untuk bermaksud "tiada had".
7. Hidupkan Sertakan dalam PDF jika amaun terkumpul patut dicetak pada dokumen invois.
8. Putuskan mengenai Maafkan automatik semasa pembayaran, kemudian ketik Simpan perubahan.

Ketiga-tiga mod pengumpulan hanya berbeza dari segi bagaimana masa memasuki formula. Asas bagi setiap kes ialah baki tertunggak, bukan nilai muka invois, jadi pelanggan yang telah membayar 80% hanya mengumpul fi pada baki 20%.

“Setiap bulan” menggunakan tempoh tetap 30 hari dan bukannya bulan kalendar, dan hari pertama selepas tanda 30 hari itu sudah dikira sebagai tempoh kedua.

Cara memberikan seorang pelanggan dasar yang berbeza

Dasar khusus pelanggan ialah alat yang betul apabila satu akaun layak mendapat lebih kesabaran atau kurang. Pelanggan bermasalah BrightNorth mendapat 0.1% sehari selepas hanya 3 hari tangguh, disiling pada 8%.

1. Buka tab Pelanggan, ketik pelanggan itu, kemudian ketik ikon sunting.
2. Tatal ke Dasar fi lewat berhampiran bahagian bawah borang.
3. Matikan Guna lalai profil.
4. Isi Peratus daripada jumlah, Hari tangguh, Mod pengiraan dan Had % maksimum untuk pelanggan ini.
5. Tetapkan Maafkan automatik semasa pembayaran jika ia patut berbeza daripada profil.
6. Ketik Simpan.

Setiap medan pengecualian kembali kepada profil dengan sendirinya. Jika anda hanya menetapkan hari tangguh untuk seorang pelanggan dan membiarkan peratusnya kosong, pelanggan itu mendapat peratus profil dengan tempoh tangguhnya sendiri. Dua tetapan tiada versi peringkat pelanggan: Amaun minimum dan Sertakan dalam PDF sentiasa datang daripada profil. Menghidupkan semula Guna lalai profil mengosongkan setiap pengecualian untuk pelanggan itu apabila anda menyimpan.

Cara bertindak terhadap fi yang telah terkumpul

Invoice Flow mengira semula fi setiap kali aplikasi bermula dari sejuk (cold start). Apabila invois berstatus Dihantar melepasi tarikh tempoh ditambah tangguh, satu fi muncul dan invois mendapat kad Fi lewat merah berlabel Pending — choose what to do. Invois Julai BrightNorth kepada Summit Ridge, 2,480.00 tertunggak 24 hari yang lalu, telah mengumpul 21 hari pada 0.1%, jadi kad itu menunjukkan 52.08.

Anda mempunyai tiga butang. Mark paid kekal tidak aktif sehingga invois itu sendiri dibayar, dengan petua alat “Invoice must be paid first”, kerana caj tambahan itu tidak boleh diselesaikan sebelum prinsipalnya.

Untuk membilkan fi itu:

1. Buka invois tertunggak daripada tab Dokumen.
2. Pada kad Fi lewat ketik Tambah pada invois (Add to invoice).
3. Dalam dialog Add late fee to invoice, ketik Pilih sebab (Choose reasons) dan tandakan sehingga empat praset seperti Payment overdue atau Repeat late payer, kemudian ketik Selesai (Done).
4. Secara pilihan, taip nota dalam Sebab (pilihan) (Reason (optional)).
5. Ketik Tambah pada invois untuk mengesahkan.

Menggunakannya memasukkan satu item baris bernama “Late fee” diikuti sebab-sebab anda, kuantiti 1, tanpa cukai, di penghujung senarai item, dan menaikkan jumlah invois serta amaun tertunggak. Kad bertukar kepada Applied to invoice dan kini menawarkan Remove from invoice, yang memadam item baris itu dan menurunkan semula jumlah. Amaun yang telah digunakan dibekukan: aplikasi berhenti mengira semulanya, jadi fi yang anda bilkan ialah fi yang dilihat oleh pelanggan, dan ia tidak pernah digunakan sebagai asas untuk pengumpulan selanjutnya.

Untuk mengetepikan fi itu sebaliknya:

1. Pada kad tertunda, ketik Maafkan (Forgive).
2. Dalam Forgive late fee, ketik Pilih sebab dan pilih sehingga empat, contohnya Bank transfer delay atau First-time courtesy.
3. Tambah nota teks bebas jika anda mahu.
4. Ketik Maafkan.

Kad bertukar kelabu dan berbunyi Forgiven (Dimaafkan). Mengetiknya kemudian membuka semula dialog dalam mod suntingan, dengan senarai Sejarah pemaafan (Forgiveness history) bagi setiap keputusan sebelumnya dan butang Kembalikan kepada tertunda (Revert to pending) jika anda menukar fikiran.

Apabila pelanggan akhirnya membayar, tandakan invois dibayar seperti biasa. Jika satu fi masih tertunda atau digunakan pada masa itu, satu gesaan bertajuk Late fee — what about it? bertanya sama ada pelanggan turut membayar caj tambahan itu, dengan pilihan Maafkan (Forgive), Belum dibayar (Not paid yet) dan Turut dibayar (Paid too). Memilih Turut dibayar merekodkan amaun itu sebagai dikutip.

Bagaimana fi dipaparkan pada PDF

Dengan Sertakan dalam PDF dihidupkan dalam profil, fi tertunda dicetak dalam blok jumlah sebagai baris informasi, “Late fee (due)”, diikuti sebab anda jika anda menetapkannya. Baris itu terletak di atas Total, dan Total itu sendiri tidak berubah, kerana tiada apa-apa yang telah ditambah pada invois lagi. Setelah fi itu ditandakan dibayar, baris yang sama berbunyi “Late fee (paid)”.

Fi yang telah digunakan tidak memerlukan baris khas: ia sudah menjadi item baris biasa dan dicetak dalam jadual item seperti item lain. Fi yang dimaafkan tidak sesekali muncul pada dokumen.

Cara menyemak fi lewat merentasi keseluruhan perniagaan

Skrin Fi lewat di bawah Alatan menjawab persoalan yang akhirnya ditanya oleh setiap pemilik: berapa banyak yang sebenarnya telah saya kenakan, dan berapa banyak yang telah saya lepaskan?

1. Buka tab Alatan.
2. Di bawah Kecerdasan Perniagaan ketik Fi lewat.
3. Baca empat kad: Pending — choose what to do, Ditambah pada invois (Applied to invoice), Dibayar oleh pelanggan (Paid by client) dan Dimaafkan (Forgiven). Setiap satu menunjukkan bilangan invois di sebelah kanan dan jumlah bagi setiap mata wang.
4. Ketik ikon muat turun (Eksport CSV) untuk berkongsi hamparan setiap invois dengan satu fi.

Baris kaki Nisbah pemaafan (Forgiveness ratio) ialah bilangan fi yang dimaafkan dibahagikan dengan jumlah dimaafkan, digunakan dan dibayar. Ia berasaskan kiraan dengan sengaja: jumlah dalam mata wang berbeza tidak boleh ditambah secara bermakna. Fi tertunda tidak termasuk dalam nisbah kerana belum ada keputusan yang dibuat mengenainya.

Peraturan dan butiran

• Pengumpulan bermula secara ketat selepas tarikh tempoh ditambah hari tangguh. Sekurang-kurangnya satu hari penuh selepas titik itu mesti telah berlalu sebelum apa-apa terkumpul.
• Asasnya ialah baki tertunggak: jumlah invois, ditolak sebarang fi yang telah digunakan, ditolak pembayaran yang diterima. Jika baki adalah sifar atau negatif, tiada apa yang terkumpul.
• Amaun minimum digunakan sebelum siling dan hanya apabila mata wang invois sama dengan mata wang asas profil. Siling digunakan yang terakhir, jadi ia menjadi siling mutlak walaupun lantai (floor) akan menolak ke atasnya. Hasil dibundarkan kepada sen.
• Hanya invois berstatus Dihantar (atau Lewat Tempoh), tidak diarkibkan, berjenis dokumen invois yang terkumpul fi. Draf tidak pernah terkumpul; fi tertunda basi pada draf dikosongkan. Sebut harga, kontrak dan nota penghantaran tidak disentuh.
• Pengiraan semula berlaku sekali bagi setiap permulaan sejuk (cold start) aplikasi. Tiada tugas latar belakang, dan membuka aplikasi daripada senarai terkini tidak mencetuskannya. Fi tidak berubah semasa aplikasi sedang berjalan.
• Dalam mod Setiap-hari dan Setiap-bulan, amaun tertunda bertambah dari semasa ke semasa; setiap perubahan menulis entri “Late fee recomputed”. Jika amaun jatuh kepada sifar, contohnya kerana anda melanjutkan tarikh tempoh atau pelanggan membayar baki, fi kembali kepada tiada dan bukannya berlarutan sebagai tertunda 0.00.
• Fi yang telah digunakan, dimaafkan dan dibayar tidak pernah diubah oleh pengiraan semula.
• Pengiraan semula pertama pada satu peranti adalah senyap. Selepas itu, sehingga dua pengumpulan baharu masing-masing memaparkan satu pemberitahuan (“Late fee accrued”); lebih daripada dua diruntuhkan menjadi satu pemberitahuan ringkasan.
• Maafkan automatik semasa pembayaran hanya bertindak pada fi yang masih tertunda apabila invois ditandakan dibayar. Sebab yang direkodkan ialah “Auto-forgiven on payment”.
• Kad fi lewat hanya dipaparkan selagi invois dipaparkan sebagai Lewat Tempoh. Setelah invois dibayar atau dibatalkan, kad itu hilang; hasilnya tetap kelihatan dalam log perubahan, dalam skrin Fi lewat dan dalam CSV.
• Setiap keputusan direkodkan dalam log perubahan invois (menu limpahan, Log perubahan): terkumpul, dikira semula, dimaafkan, pemaafan disunting atau dikembalikan, ditambah pada invois, dibuang daripada invois, ditandakan dibayar, sebab caj disunting. Sebarang tindakan pengguna juga memaparkan lencana Diedit di sebelah nombor invois.
• Sehingga empat sebab praset boleh dipilih dalam mana-mana dialog sebab; nota teks bebas tidak terhad.
• Pro diperlukan untuk dua tindakan: item menu manual Tambah fi lewat… dan Eksport CSV pada skrin statistik. Melihat statistik, memaafkan, menggunakan, membuang dan menandakan dibayar tersedia pada peringkat percuma.
• Helaian penapis Dokumen mempunyai dropdown Status fi lewat (Late-fee status) (Any, Pending, Applied, Forgiven, Paid) dan suis Mempunyai fi lewat (Has late fee); penapis Pelanggan mempunyai Custom late-fee settings untuk mencari pelanggan dengan pengecualian.

Tip

Panduan berkaitan

• Pembayaran dan amaun tertunggak — bagaimana pembayaran separa mengubah baki yang menjadi asas pengiraan fi.
• Status invois, senarai dan sejarah — keadaan Lewat Tempoh, log perubahan dan penapis fi lewat.
• Peraturan peringatan dan automasi — mengejar invois sebelum satu fi menjadi perlu.