Panduan pengguna

Invois berulang dan jadual pengebilan

Sediakan jadual mingguan, bulanan, suku tahunan atau tahunan supaya Invoice Flow merangka invois yang sama untuk anda pada setiap kitaran, kemudian semak, jeda atau tamatkannya.

Dikemas kini: 2026-09-09

Jika anda membil pelanggan yang sama dengan jumlah yang sama pada selang masa yang tetap, menaip invois itu secara manual setiap bulan adalah usaha yang membazir dan cara yang baik untuk terlupa satu. Jadual berulang dalam Invoice Flow menyimpan pelanggan, item baris dan rentaknya sekali sahaja; aplikasi kemudian mencipta draf invois baharu setiap kali kitaran tiba, bernombor dalam turutan biasa anda dan bertarikh pada hari ia sepatutnya dicetuskan. Anda masih menentukan bila untuk menghantarnya.

Panduan di bawah menggunakan Ironline Fitness Studio di Austin, Texas. Studio itu membil keluarga Hollis untuk tiga keahlian setiap bulan, membil Riverbend Runners Club setiap bulan untuk blok latihan berkumpulan, memegang kontrak kesejahteraan korporat suku tahunan dengan Cedar Point Logistics yang berakhir pada Mac 2027, dan mempunyai perjanjian sewaan studio dwimingguan dengan Northgate Physio yang dijeda untuk musim panas.

Apa yang anda lihat pada skrin

Jadual berulang terletak di bawah tab Tools: buka Tools, dan dalam bahagian Productivity, ketik kad teal Recurring. Skrin yang dibuka bertajuk Recurring Invoices.

Daripada atas ke bawah:

• Jalur akan datang. Selagi sekurang-kurangnya satu jadual aktif, satu baris mendatar sehingga empat kad kecil memaparkan tarikh larian seterusnya yang paling hampir, setiap satu dengan nama pelanggan dan jumlah yang akan dihasilkan kitaran itu. Warna memberitahu anda betapa mendesaknya: merah apabila tarikh sudah berlalu, kelabu kekuningan apabila dalam tiga hari akan datang, hijau selainnya. Riverbend Runners Club berwarna merah kerana tarikh 4 September-nya telah terlepas; kad keluarga Hollis berwarna kelabu kekuningan kerana ia jatuh pada hari ini.
• Cip penapis. All, Active dan Paused mempersempitkan senarai. Jalur di atas tidak terjejas oleh cip yang anda pilih.
• Baris jadual. Setiap baris memaparkan nama pelanggan, kekerapan dalam perkataan (Every month, Every 2 weeks, Quarterly, Every 3 months, dan sebagainya), tarikh larian seterusnya dengan detik masa dalam kurungan (today, tomorrow, in 10 days atau overdue by 5 days), jumlah setiap kitaran termasuk cukai, dan lencana Active atau Paused. Ikon ulangan bulat di sebelah kiri berwarna hijau untuk jadual aktif, merah untuk jadual aktif yang tarikh seterusnya sudah berlalu, dan kelabu untuk yang dijeda. Ikon kertas terbang kecil di sebelah nama bermaksud Auto-send dihidupkan untuk jadual itu.
• Butang +. Membuka penyunting New Schedule.

Meleret baris dari kanan ke kiri menawarkan untuk memadamnya. Tekan lama membuka helaian tindakan dengan Edit, Pause (atau Activate), Trigger Now dan Delete.

Cara mencipta jadual

Contohnya ialah keahlian keluarga Hollis: tiga orang, dibil pada hari kesembilan setiap bulan.

1. Buka Tools, kemudian Recurring, dan ketik butang +. Membuka penyunting memerlukan percubaan aktif atau langganan Pro; pada akaun percuma anda akan dibawa ke skrin naik taraf sebaliknya.
2. Dalam Client *, pilih pelanggan. Senarai hanya mengandungi pelanggan yang telah anda simpan, jadi tambah pelanggan dahulu jika mereka baharu.
3. Dalam Business Profile *, pilih profil yang akan mengeluarkan invois. Memilih profil turut menukar Currency kepada mata wang lalai profil itu; anda boleh menukarnya kemudian.
4. Tetapkan Frequency. Pilihannya ialah Weekly, Biweekly, Monthly (lalai), Quarterly dan Yearly.
5. Untuk jadual mingguan, bulanan atau tahunan, medan tambahan Every N periods muncul. Biarkan pada 1 untuk setiap minggu atau bulan, atau taip 2 untuk setiap minggu kedua, 6 untuk dua kali setahun, dan sebagainya. Biweekly dan Quarterly tidak memaparkan medan ini dan sentiasa berjalan setiap dua minggu atau setiap tiga bulan.
6. Ketik cip Start untuk memilih tarikh pengebilan pertama. Ia lalai kepada hari ini dan menjadi tarikh keluaran invois pertama.
7. Pilihan: ketik End dan pilih tarikh terakhir jadual boleh berjalan. Ketik tanda × kecil pada cip untuk membuang semula tarikh akhir.
8. Biarkan Auto-send begitu sahaja buat masa ini (lihat Peraturan dan perincian), semak Currency dan pilih Template PDF yang perlu digunakan oleh invois yang dijana.
9. Taip apa sahaja yang perlu muncul dalam nota setiap invois yang dijana ke dalam Notes, contohnya pelan keahlian atau rujukan pesanan belian.

Penyunting sentiasa memerhatikan perubahan yang belum disimpan: jika anda ketik × atau butang kembali selepas mengubah sesuatu, ia bertanya sama ada anda benar-benar mahu keluar.

Cara menentukan item baris yang berulang

Segala-galanya di bawah Line Items disalin ke setiap invois yang dijana persis seperti yang anda tinggalkan di sini. Tangkapan skrin menunjukkan kontrak Cedar Point Logistics dibuka untuk disunting: 24 tempat duduk pekerja pada 135 USD ditambah satu bengkel di tapak setiap suku tahun.

1. Tatal ke bawah ke Line Items. Jadual baharu bermula dengan satu kad item kosong berlabel #1.
2. Sama ada taip ke dalam Description, Qty, Price dan Tax % secara manual, atau ketik Add Product pada kad untuk menarik item daripada pustaka produk anda. Memilih produk mengisi nama, harga dan kadar cukainya serta mengekalkan pautan kepada produk itu; kuantiti yang telah anda masukkan dikekalkan.
3. Ketik Add di sebelah tajuk Line Items untuk setiap item tambahan. Kad baharu diserlahkan seketika dan halaman menatal kepadanya.
4. Buang item yang tidak diingini dengan ikon tolak merah pada kadnya. Ikon itu hanya muncul selagi jadual mempunyai lebih daripada satu item.
5. Semak kotak kelabu Total per cycle di bahagian bawah. Ia ialah kuantiti × harga × (1 + cukai) dijumlahkan bagi semua item, iaitu angka yang akan dipaparkan oleh senarai dan jalur akan datang.
6. Ketik Save di sudut atas kanan.

Ikon kotak kecil di sebelah nombor item, seperti pada item #1 di atas, memberitahu anda baris itu dipautkan kepada produk. Pautan itu penting jika anda menggunakan automasi inventori: apabila invois dijana, aplikasi boleh menolak stok untuk produk yang dipautkan mengikut tetapan automasi anda.

Penyimpanan ditolak dalam dua keadaan: pelanggan atau profil yang hilang (senarai lungsur memaparkan Select a client atau Select a profile), dan jadual di mana setiap item mempunyai penerangan kosong dan harga sifar (mesej ringkas Add at least one item muncul).

Cara menjeda, menyambung, melangkau atau memadam jadual

Tekan lama baris pada skrin Recurring Invoices untuk membuka helaian tindakannya.

1. Untuk menghentikan jadual buat sementara waktu, pilih Pause. Lencana bertukar kepada Paused, ikon bertukar kelabu, dan jadual itu hilang daripada jalur akan datang. Tiada apa lagi yang berubah, termasuk tarikh seterusnya.
2. Untuk menyambung, tekan lama baris yang dijeda dan pilih Activate. Jika tarikh seterusnya kini telah berlalu, aplikasi akan mengejar pada pelancaran seterusnya: satu invois setiap tempoh yang terlepas. Sunting jadual dahulu jika anda tidak mahu membil bulan-bulan yang dijeda itu.
3. Untuk melangkau tempoh semasa tanpa menghasilkan invois, pilih Trigger Now. Walaupun namanya, ini tidak mencipta invois; ia menandakan jadual sebagai selesai hari ini dan menggerakkan tarikh seterusnya maju satu tempoh. Mesej seperti Invoice triggered, next: Oct 9, 2026 mengesahkan tarikh baharu itu.
4. Untuk menukar rentak, tarikh, item atau nota, pilih Edit. Menyunting tidak pernah menggerakkan tarikh larian seterusnya dan tidak pernah menukar keadaan aktif atau dijeda.
5. Untuk membuang jadual selama-lamanya, pilih Delete (atau leret baris ke kiri) dan sahkan Delete dalam dialog Delete schedule?. Invois yang telah dihasilkan oleh jadual itu kekal dalam dokumen anda.

Cara invois yang dijana muncul dan cara mencarinya

Aplikasi memeriksa jadual yang tertunggak setiap kali ia dimulakan sejuk (ditutup sepenuhnya, kemudian dibuka semula), bukan semasa ia berada di latar belakang dan bukan pada pertukaran biasa kembali kepadanya. Jadual dianggap tertunggak apabila ia aktif dan tarikh seterusnya adalah hari ini atau lebih awal. Untuk setiap jadual yang tertunggak, aplikasi mencipta satu draf invois bagi setiap tempoh yang terlepas dan menggerakkan tarikh seterusnya maju, jadi telefon yang tersimpan dalam laci selama dua bulan akan menghasilkan kedua-dua invois bulanan yang hilang itu pada pelancaran seterusnya.

Setiap invois yang dijana:

• berstatus Draft, jadi tiada apa yang keluar sehingga anda membuka dan menghantarnya;
• mengambil nombor bebas seterusnya daripada siri penomboran invois lalai profil yang mengeluarkannya (atau awalan dan pengiranya yang ringkas jika tiada siri wujud), memajukan pengira sama seperti invois yang dibuat secara manual;
• dikeluarkan pada tarikh kitaran itu dijadualkan, bukan tarikh anda kebetulan membuka aplikasi, jadi larian mengejar mengekalkan tarikh yang betul pada dokumen;
• tamat 30 hari selepas tarikh keluaran itu;
• membawa mata wang, templat, nota dan item baris jadual itu, dengan subjumlah, cukai dan jumlah keseluruhan sudah dikira;
• membekukan perincian hubungan, ID cukai, alamat dan syarat pembayaran profil anda sepertimana pada masa itu, jadi menyunting profil kemudian tidak akan menulis semula PDF invois ini.

Selepas sapuan itu, jadual itu sendiri telah bergerak maju. Bandingkan senarai daripada permulaan panduan ini dengan yang di bawah: baris Runners Club kini membaca 4 Oktober, 25 hari lagi, dan jalur akan datang telah menyusun semula dirinya.

Untuk mengeluarkan segala-galanya yang telah dihasilkan oleh sesuatu jadual:

1. Buka tab Documents dengan segmen Invoices dipilih.
2. Ketik ikon penapis (tiga garis mendatar) pada bar atas untuk membuka Filter documents.
3. Kembangkan Additional filters dan hidupkan From a recurring schedule.
4. Ketik Apply. Hanya invois yang dicipta oleh jadual kekal; gabungkan dengan pemilih Client dalam helaian yang sama untuk melihat sejarah satu jadual, dan dengan cip Draft untuk melihat apa yang masih perlu dihantar.

Draf yang dijana tidak membawa sebarang penanda lain dalam senarai; ia boleh disunting, dihantar, dibayar dan diarkibkan seperti mana-mana draf lain.

Peraturan dan perincian

• Gating Pro. Hanya membuka penyunting (baharu atau sunting) memerlukan percubaan atau langganan. Melihat senarai, menjeda, mengaktifkan, Trigger Now dan memadam berfungsi pada setiap akaun.
• Pengiraan tarikh semasa penjanaan. Weekly menambah 7 × N hari, biweekly 14 hari, monthly N bulan, quarterly 3 bulan, yearly 12 × N bulan. Langkah berasaskan bulan dikapkan kepada hari terakhir bulan itu, jadi jadual yang dimulakan pada 31 Januari tercetus pada 28 atau 29 Februari dan kemudian pada 31 Mac.
• Trigger Now menggunakan pengiraan yang lebih ringkas. Tindakan langkau menambah bulan kalendar tanpa kapan itu, jadi jadual bulanan bertarikh 31 Januari yang dilangkau secara manual jatuh pada 3 Mac bukannya 28 Februari. Ia juga mengabaikan tarikh End. Jika tarikh akhir bulan yang tepat penting bagi anda, sunting tarikh Start dan bukannya melangkau.
• Tarikh End. Selepas menjana invois, aplikasi membandingkan tarikh seterusnya yang baharu dengan tarikh End; jika ia tidak lebih awal, jadual itu ditukar kepada Paused. Trigger Now tidak melakukan semakan ini.
• Mengejar ketinggalan. Tempoh yang terlepas dijana satu demi satu dalam satu pelancaran, setiap satu bertarikh pada hari yang dijadualkan sendiri, sehingga tarikh seterusnya berada pada masa hadapan. Jadual yang gagal (contohnya kerana tiada nombor invois bebas dapat ditemui) dilangkau untuk pelancaran itu dan tidak menghalang yang lain.
• Auto-send disimpan bersama jadual dan dipaparkan sebagai ikon kertas terbang pada baris, tetapi dalam versi semasa ia tidak menghantar apa-apa dengan sendirinya. Invois yang dijana sentiasa draf yang anda hantar daripada skrin invois. Anggap suis itu sebagai peringatan niat anda.
• Penomboran. Penjana menggunakan siri yang sama seperti invois manual anda dan terus mencari sehingga menemui nombor yang belum digunakan, jadi jadual dan invois buatan tangan tidak pernah bertembung. Templat yang mengandungi token bahasa membuang token itu, kerana jadual tidak menyimpan bahasa invois.
• Menyunting kemudian. Perubahan kepada jadual terpakai kepada invois yang dijana selepas perubahan itu. Invois yang telah dihasilkan ialah invois biasa dan tidak disentuh.
• Memadam jadual meninggalkan invoisnya di tempat asal. Ia mengekalkan pautannya, jadi ia masih sepadan dengan penapis From a recurring schedule.
• Analitik. Kad Recurring revenue pada skrin Analytics menormalkan semua jadual aktif kepada angka bulanan. Jadual yang dijeda dikecualikan.

Petua

Panduan berkaitan

• Status invois, senarai dan sejarah untuk apa yang berlaku kepada draf sebaik sahaja anda menghantarnya.
• Produk dan inventori untuk membina pustaka produk yang digunakan oleh Add Product dan untuk automasi stok.
• Yuran lewat jika pelanggan berulang sentiasa membayar lewat.