यूज़र गाइड

आवर्ती इनवॉइस और बिलिंग शेड्यूल

साप्ताहिक, मासिक, त्रैमासिक या वार्षिक शेड्यूल सेट करें ताकि Invoice Flow हर चक्र में आपके लिए वही इनवॉइस बना दे, फिर उसे समीक्षा करें, रोकें या समाप्त करें।

अपडेट किया गया: 2026-09-09

अगर आप किसी क्लाइंट को नियमित अंतराल पर वही राशि बिल करते हैं, तो हर महीने वह इनवॉइस हाथ से टाइप करना बेकार मेहनत है और कोई एक इनवॉइस भूल जाने का अच्छा तरीका भी। Invoice Flow में एक आवर्ती शेड्यूल क्लाइंट, लाइन आइटम और लय को एक बार सहेजता है; फिर हर बार चक्र आने पर ऐप आपके सामान्य क्रम में नंबर वाला और उसी दिन की तारीख वाला एक नया ड्राफ्ट इनवॉइस बना देता है जिस दिन उसे बनना तय था। इसे कब भेजना है, यह अब भी आप ही तय करते हैं।

नीचे दिया गया वॉकथ्रू ऑस्टिन, टेक्सास की Ironline Fitness Studio का उपयोग करता है। यह स्टूडियो हर महीने Hollis परिवार को तीन सदस्यताओं का बिल भेजता है, हर महीने Riverbend Runners Club को एक ग्रुप ट्रेनिंग ब्लॉक के लिए इनवॉइस करता है, Cedar Point Logistics के साथ एक त्रैमासिक कॉर्पोरेट वेलनेस कॉन्ट्रैक्ट रखता है जो मार्च 2027 में समाप्त होता है, और Northgate Physio के साथ एक पाक्षिक स्टूडियो-किराया व्यवस्था रखता है जो गर्मियों के लिए रोकी हुई है।

स्क्रीन पर आप क्या देखते हैं

आवर्ती शेड्यूल Tools टैब के अंतर्गत रहते हैं: Tools खोलें, और Productivity सेक्शन में टील रंग के Recurring कार्ड पर टैप करें। जो स्क्रीन खुलती है उसका शीर्षक Recurring Invoices है।

ऊपर से नीचे:

• Upcoming strip। जब तक कम से कम एक शेड्यूल सक्रिय है, चार छोटे कार्ड तक की एक क्षैतिज पंक्ति सबसे जल्दी आने वाली अगली-चक्र तारीखें दिखाती है, हर एक में क्लाइंट का नाम और उस चक्र में बनने वाली राशि होती है। रंगत बताती है कि यह कितनी अत्यावश्यक है: तारीख निकल चुकी हो तो लाल, अगले तीन दिनों में हो तो एम्बर, वरना हरा। Riverbend Runners Club लाल है क्योंकि इसकी 4 सितंबर की तारीख निकल चुकी है; Hollis परिवार का कार्ड एम्बर है क्योंकि यह आज देय है।
• Filter chips। All, Active और Paused सूची को संकुचित करते हैं। ऊपर की पट्टी आपके चुने हुए चिप से प्रभावित नहीं होती।
• Schedule rows। हर पंक्ति क्लाइंट का नाम, शब्दों में आवृत्ति (Every month, Every 2 weeks, Quarterly, Every 3 months, वगैरह), कोष्ठक में काउंटडाउन के साथ अगली चक्र तारीख (today, tomorrow, in 10 days या overdue by 5 days), टैक्स सहित प्रति-चक्र कुल राशि, और एक Active या Paused बैज दिखाती है। बाईं ओर गोल रिपीट आइकन सक्रिय शेड्यूल के लिए हरा, ऐसे सक्रिय शेड्यूल के लिए लाल जिसकी अगली तारीख पहले ही निकल चुकी है, और रुकी हुई शेड्यूल के लिए ग्रे होता है। नाम के बगल में एक छोटा पेपर-प्लेन आइकन बताता है कि उस शेड्यूल के लिए Auto-send चालू है।
• + बटन। New Schedule एडिटर खोलता है।

किसी पंक्ति को दाएं से बाएं स्वाइप करने पर उसे डिलीट करने का विकल्प मिलता है। लॉन्ग प्रेस करने पर Edit, Pause (या Activate), Trigger Now और Delete वाली एक एक्शन शीट खुलती है।

शेड्यूल कैसे बनाएं

उदाहरण Hollis परिवार की सदस्यता है: तीन लोग, हर महीने की नौ तारीख को बिल किए जाते हैं।

1. Tools खोलें, फिर Recurring, और + बटन पर टैप करें। एडिटर खोलने के लिए सक्रिय ट्रायल या Pro सब्सक्रिप्शन चाहिए; मुफ़्त खाते पर इसके बजाय आपको अपग्रेड स्क्रीन पर ले जाया जाता है।
2. Client * में ग्राहक चुनें। सूची में केवल वही क्लाइंट होते हैं जिन्हें आप पहले ही सेव कर चुके हैं, इसलिए अगर वे नए हैं तो पहले क्लाइंट जोड़ें।
3. Business Profile * में वह प्रोफ़ाइल चुनें जो इनवॉइस जारी करेगी। प्रोफ़ाइल चुनना Currency को भी उस प्रोफ़ाइल की डिफ़ॉल्ट मुद्रा में बदल देता है; आप इसे बाद में बदल सकते हैं।
4. Frequency सेट करें। विकल्प हैं Weekly, Biweekly, Monthly (डिफ़ॉल्ट), Quarterly और Yearly।
5. साप्ताहिक, मासिक या वार्षिक शेड्यूल के लिए एक अतिरिक्त फ़ील्ड Every N periods दिखती है। हर हफ्ते या महीने के लिए इसे 1 पर छोड़ें, या हर दूसरे हफ्ते के लिए 2, साल में दो बार के लिए 6 टाइप करें, वगैरह। Biweekly और Quarterly यह फ़ील्ड नहीं दिखाते और हमेशा हर दो हफ्ते या हर तीन महीने में चलते हैं।
6. पहली बिलिंग तारीख चुनने के लिए Start चिप पर टैप करें। यह डिफ़ॉल्ट रूप से आज की तारीख होती है और पहली इनवॉइस की इशू तारीख बन जाती है।
7. चाहें तो End पर टैप करें और आखिरी तारीख चुनें जिस तक शेड्यूल चल सकता है। चिप पर छोटा × फिर से समाप्ति तारीख हटा देता है।
8. अभी के लिए Auto-send को ऐसे ही छोड़ दें (नियम और विवरण देखें), Currency जांचें और वह PDF Template चुनें जिसका उपयोग बनने वाली इनवॉइस को करना चाहिए।
9. जो कुछ भी हर बनाई गई इनवॉइस के नोट्स में दिखना चाहिए, उसे Notes में टाइप करें, उदाहरण के लिए सदस्यता योजना या कोई पर्चेज़-ऑर्डर संदर्भ।

एडिटर बिना सेव किए बदलावों पर नज़र रखता है: अगर कुछ बदलने के बाद आप × या बैक बटन टैप करते हैं, तो यह पूछता है कि क्या आप सचमुच छोड़ना चाहते हैं।

दोहराने वाले लाइन आइटम कैसे तय करें

Line Items से नीचे सब कुछ ठीक वैसे ही हर बनी हुई इनवॉइस पर कॉपी होता है जैसा आप इसे यहां छोड़ते हैं। स्क्रीनशॉट में Cedar Point Logistics कॉन्ट्रैक्ट को संपादन के लिए खोला हुआ दिखाया गया है: 24 कर्मचारी सीटें 135 USD पर और एक ऑन-साइट वर्कशॉप हर तिमाही।

1. Line Items तक स्क्रॉल करें। एक नया शेड्यूल #1 लेबल वाले एक खाली आइटम कार्ड से शुरू होता है।
2. या तो Description, Qty, Price और Tax % में हाथ से टाइप करें, या अपनी उत्पाद लाइब्रेरी से कोई आइटम खींचने के लिए कार्ड पर Add Product टैप करें। कोई उत्पाद चुनने से उसका नाम, कीमत और कर दर भर जाते हैं और उत्पाद से एक लिंक बना रहता है; जो मात्रा आपने पहले ही दर्ज की है वह बनी रहती है।
3. हर और आइटम के लिए Line Items शीर्षक के बगल में Add टैप करें। नया कार्ड कुछ पल के लिए हाइलाइट होता है और पेज उस तक स्क्रॉल हो जाता है।
4. किसी अनचाहे आइटम को उसके कार्ड पर लाल माइनस आइकन से हटाएं। यह आइकन तभी दिखता है जब शेड्यूल में एक से अधिक आइटम हों।
5. नीचे मौजूद ग्रे Total per cycle बॉक्स जांचें। यह सभी आइटम पर मात्रा × कीमत × (1 + टैक्स) का योग है, यही वह आंकड़ा है जो सूची और अपकमिंग पट्टी दिखाएंगी।
6. ऊपर दाईं ओर Save पर टैप करें।

ऊपर आइटम #1 की तरह आइटम नंबर के बगल में एक छोटा बॉक्स आइकन बताता है कि लाइन एक उत्पाद से जुड़ी है। यह लिंक तब मायने रखता है जब आप इन्वेंटरी ऑटोमेशन का उपयोग करते हैं: जब इनवॉइस जनरेट होती है, तो ऐप आपकी ऑटोमेशन सेटिंग के अनुसार जुड़े हुए उत्पादों का स्टॉक घटा सकता है।

सेव करना दो मामलों में मना कर दिया जाता है: क्लाइंट या प्रोफ़ाइल का न चुना होना (ड्रॉपडाउन Select a client या Select a profile दिखाता है), और ऐसा शेड्यूल जहां हर आइटम का विवरण खाली हो और कीमत शून्य हो (एक छोटा Add at least one item संदेश दिखता है)।

शेड्यूल को कैसे रोकें, फिर से शुरू करें, स्किप करें या डिलीट करें

Recurring Invoices स्क्रीन पर किसी पंक्ति को लॉन्ग-प्रेस करके उसकी एक्शन शीट खोलें।

1. किसी शेड्यूल को अस्थायी रूप से रोकने के लिए, Pause चुनें। बैज Paused हो जाता है, आइकन ग्रे हो जाता है, और शेड्यूल अपकमिंग पट्टी से गायब हो जाता है। इसके अलावा इसकी अगली तारीख सहित कुछ और नहीं बदलता।
2. फिर से शुरू करने के लिए, रुकी हुई पंक्ति को लॉन्ग-प्रेस करें और Activate चुनें। अगर इसकी अगली तारीख अब बीत चुकी है, तो ऐप अगली लॉन्च पर उसे पकड़ लेगा: छूटे हर दौर के लिए एक इनवॉइस। अगर आप रुके हुए महीनों को बिल नहीं करना चाहते तो पहले शेड्यूल संपादित करें।
3. चालू दौर को बिना इनवॉइस बनाए स्किप करने के लिए, Trigger Now चुनें। इसके नाम के बावजूद, यह कोई इनवॉइस नहीं बनाता; यह शेड्यूल को आज निपटा हुआ दर्शाता है और अगली तारीख को एक अवधि आगे बढ़ा देता है। Invoice triggered, next: Oct 9, 2026 जैसा एक संदेश नई तारीख की पुष्टि करता है।
4. लय, तारीखें, आइटम या नोट्स बदलने के लिए, Edit चुनें। संपादन कभी अगली रन तारीख नहीं बदलता और न ही सक्रिय या रुकी हुई स्थिति बदलता है।
5. किसी शेड्यूल को हमेशा के लिए हटाने के लिए, Delete चुनें (या पंक्ति को बाईं ओर स्वाइप करें) और Delete schedule? डायलॉग में Delete की पुष्टि करें। शेड्यूल द्वारा पहले से बनाई गई इनवॉइस आपके दस्तावेज़ों में रहती हैं।

बनाई गई इनवॉइस कैसे दिखती हैं और उन्हें कैसे ढूंढें

ऐप हर बार शुरू होने पर देय शेड्यूल की जांच करता है जब यह कोल्ड स्टार्ट होता है (पूरी तरह बंद, फिर फिर से खोला गया), न कि बैकग्राउंड में रहते समय और न ही केवल वापस उस पर स्विच करने पर। कोई शेड्यूल तब देय होता है जब वह सक्रिय हो और उसकी अगली तारीख आज या उससे पहले की हो। हर देय शेड्यूल के लिए ऐप हर छूटे दौर के लिए एक ड्राफ्ट इनवॉइस बनाता है और अगली तारीख को आगे बढ़ाता है, इसलिए दो महीने दराज में पड़ा रहा फोन अगली लॉन्च पर दोनों छूटी हुई मासिक इनवॉइस बना देता है।

हर बनी हुई इनवॉइस:

• का स्टेटस Draft होता है, इसलिए जब तक आप इसे खोलकर भेज नहीं देते तब तक कुछ भी बाहर नहीं जाता;
• जारी करने वाली प्रोफ़ाइल की डिफ़ॉल्ट इनवॉइस नंबरिंग सीरीज़ से अगला मुफ़्त नंबर लेती है (या अगर कोई सीरीज़ मौजूद नहीं है तो इसके साधारण प्रिफ़िक्स और काउंटर से), काउंटर को ठीक हाथ से बनाई इनवॉइस की तरह ही आगे बढ़ाते हुए;
• उसी तारीख को जारी होती है जिस दिन चक्र शेड्यूल किया गया था, न कि उस दिन जब आपने ऐप खोला, इसलिए एक कैच-अप रन कागज़ात पर सही तारीखें बनाए रखता है;
• उस इशू तारीख के 30 दिन बाद देय होती है;
• शेड्यूल की मुद्रा, टेम्पलेट, नोट्स और लाइन आइटम लेकर आती है, सबटोटल, टैक्स और कुल राशि पहले से निकाली हुई;
• आपकी प्रोफ़ाइल की संपर्क जानकारी, टैक्स आईडी, पते और भुगतान शर्तों को उसी क्षण की तरह फ़्रीज़ कर देती है, इसलिए बाद में प्रोफ़ाइल संपादित करने से इस इनवॉइस का PDF नहीं बदलेगा।

सफ़ाई के बाद शेड्यूल खुद आगे बढ़ चुका होता है। इस गाइड की शुरुआत की सूची और नीचे वाली सूची की तुलना करें: Runners Club पंक्ति अब 4 अक्टूबर कहती है, 25 दिन दूर, और अपकमिंग पट्टी ने खुद को फिर से क्रमबद्ध कर लिया है।

किसी शेड्यूल द्वारा बनाई गई हर चीज़ निकालने के लिए:

1. Invoices सेगमेंट चुने हुए Documents टैब खोलें।
2. Filter documents खोलने के लिए ऊपर बार में फ़िल्टर आइकन (तीन क्षैतिज रेखाएं) टैप करें।
3. Additional filters फैलाएं और From a recurring schedule चालू करें।
4. Apply टैप करें। अब केवल किसी शेड्यूल से बनी इनवॉइस बचती हैं; एक शेड्यूल का इतिहास देखने के लिए इसे उसी शीट में मौजूद Client पिकर के साथ जोड़ें, और यह देखने के लिए कि अभी क्या भेजना बाकी है उसे Draft चिप के साथ जोड़ें।

बनी हुई ड्राफ्ट सूची में कोई और चिह्न नहीं रखतीं; उन्हें किसी भी अन्य ड्राफ्ट की तरह संपादित, भेजा, भुगतान किया और आर्काइव किया जा सकता है।

नियम और विवरण

• Pro गेटिंग। केवल एडिटर खोलना (नया या संपादित) ट्रायल या सब्सक्रिप्शन मांगता है। सूची देखना, रोकना, सक्रिय करना, Trigger Now और डिलीट करना हर खाते पर काम करते हैं।
• जनरेशन के दौरान तारीख की गणना। Weekly 7 × N दिन जोड़ता है, biweekly 14 दिन, monthly N महीने, quarterly 3 महीने, yearly 12 × N महीने। महीने-आधारित चरण महीने के आखिरी दिन तक क्लैम्प होते हैं, इसलिए 31 जनवरी को शुरू हुआ शेड्यूल 28 या 29 फरवरी को चलता है और फिर 31 मार्च को।
• Trigger Now सरल गणना का उपयोग करता है। स्किप एक्शन उस क्लैम्पिंग के बिना कैलेंडर महीने जोड़ता है, इसलिए हाथ से स्किप किया गया 31 जनवरी वाला मासिक शेड्यूल 28 फरवरी के बजाय 3 मार्च पर पहुंच जाता है। यह End तारीख को भी नज़रअंदाज़ करता है। अगर महीने के अंत की सटीक तारीखें आपके लिए मायने रखती हैं, तो स्किप करने के बजाय Start तारीख संपादित करें।
• End तारीख। इनवॉइस जनरेट करने के बाद ऐप नई अगली तारीख की End तारीख से तुलना करता है; अगर यह पहले की नहीं है, तो शेड्यूल Paused कर दिया जाता है। Trigger Now यह जांच नहीं करता।
• Catch-up। छूटे दौर एक के बाद एक, एक ही लॉन्च में जनरेट होते हैं, हर एक अपने ही तय दिन की तारीख के साथ, जब तक अगली तारीख भविष्य में न आ जाए। जो शेड्यूल असफल होता है (उदाहरण के लिए क्योंकि कोई मुफ़्त इनवॉइस नंबर नहीं मिल पाता) उस लॉन्च के लिए छोड़ दिया जाता है और बाकियों को नहीं रोकता।
• Auto-send शेड्यूल के साथ सहेजा जाता है और पंक्ति पर पेपर-प्लेन आइकन के रूप में दिखता है, लेकिन मौजूदा वर्ज़न में यह खुद कुछ नहीं भेजता। बनी हुई इनवॉइस हमेशा ड्राफ्ट होती हैं जिन्हें आप इनवॉइस स्क्रीन से भेजते हैं। इस स्विच को अपनी मंशा की याद दिलाने वाला समझें।
• नंबरिंग। जनरेटर वही सीरीज़ इस्तेमाल करता है जो आपकी हाथ से बनाई इनवॉइस इस्तेमाल करती हैं और तब तक ढूंढता रहता है जब तक कोई बिना इस्तेमाल का नंबर न मिल जाए, इसलिए शेड्यूल और हाथ से बनाई इनवॉइस कभी नहीं टकरातीं। किसी भाषा टोकन वाले टेम्पलेट उस टोकन को हटा देते हैं, क्योंकि शेड्यूल इनवॉइस की भाषा सहेजते नहीं हैं।
• बाद में संपादन। शेड्यूल में बदलाव उस बदलाव के बाद बनी इनवॉइस पर लागू होते हैं। पहले से बनी इनवॉइस सामान्य इनवॉइस होती हैं और उन्हें छुआ नहीं जाता।
• किसी शेड्यूल को डिलीट करना उसकी इनवॉइस को अपनी जगह ही छोड़ देता है। वे अपना लिंक बनाए रखती हैं, इसलिए वे अभी भी From a recurring schedule फ़िल्टर से मेल खाती हैं।
• Analytics। Analytics स्क्रीन का Recurring revenue कार्ड सभी सक्रिय शेड्यूल को एक मासिक आंकड़े में समान करता है। रुकी हुई शेड्यूल शामिल नहीं होतीं।

सुझाव

संबंधित गाइड

• इनवॉइस स्टेटस, सूची और इतिहास एक बार भेजे जाने के बाद ड्राफ्ट के साथ क्या होता है, इसके लिए।
• उत्पाद और इन्वेंटरी उस उत्पाद लाइब्रेरी को बनाने के लिए जिससे Add Product खींचता है, और स्टॉक ऑटोमेशन के लिए।
• लेट फ़ीस अगर कोई आवर्ती क्लाइंट देरी से भुगतान करता रहता है।