Guía de usuario

Facturas recurrentes y programaciones de facturación

Configura programaciones semanales, mensuales, trimestrales o anuales para que Invoice Flow redacte la misma factura por ti en cada ciclo, y luego revísalas, páusalas o finalízalas.

Actualizado: 2026-09-09

Si facturas al mismo cliente el mismo importe a intervalos regulares, escribir esa factura a mano cada mes es esfuerzo desperdiciado y una buena forma de olvidar alguna. Una programación recurrente en Invoice Flow almacena una sola vez el cliente, las líneas y el ritmo; la app crea después un borrador de factura nuevo cada vez que llega un ciclo, numerado en tu secuencia normal y fechado el día en que debía generarse. Tú sigues decidiendo cuándo enviarlo.

El recorrido siguiente usa Ironline Fitness Studio, en Austin, Texas. El estudio factura a la familia Hollis tres membresías cada mes, factura mensualmente al Riverbend Runners Club un bloque de entrenamiento en grupo, tiene un contrato trimestral de bienestar corporativo con Cedar Point Logistics que termina en marzo de 2027, y mantiene un acuerdo quincenal de alquiler de sala con Northgate Physio que está pausado durante el verano.

Qué ves en la pantalla

Las programaciones recurrentes están en la pestaña Herramientas (Tools): abre Herramientas y, en la sección Productividad (Productivity), toca la tarjeta verde azulada Recurrentes (Recurring). La pantalla que se abre se titula Facturas recurrentes (Recurring Invoices).

De arriba abajo:

• Franja de próximas. Mientras haya al menos una programación activa, una fila horizontal de hasta cuatro tarjetas pequeñas muestra las próximas fechas de ejecución más cercanas, cada una con el nombre del cliente y el importe que producirá ese ciclo. El tinte indica la urgencia: rojo cuando la fecha ya ha pasado, ámbar cuando está dentro de los próximos tres días, verde en los demás casos. Riverbend Runners Club está en rojo porque su fecha del 4 de septiembre se pasó; la tarjeta de la familia Hollis está en ámbar porque vence hoy.
• Fichas de filtro. Todas (All), Activas (Active) y Pausadas (Paused) reducen la lista. La franja de arriba no se ve afectada por la ficha que elijas.
• Filas de programación. Cada fila muestra el nombre del cliente, la frecuencia en palabras (Cada mes, Cada 2 semanas, Trimestral, Cada 3 meses, etc.), la próxima fecha de ejecución con una cuenta atrás entre paréntesis (hoy, mañana, en 10 días o atrasada 5 días), el total por ciclo con impuestos incluidos y una insignia Activa o Pausada. El icono redondo de repetición de la izquierda es verde para una programación activa, rojo para una programación activa cuya próxima fecha ya está en el pasado, y gris para una pausada. Un pequeño icono de avión de papel junto al nombre significa que Envío automático (Auto-send) está activado para esa programación.
• Botón +. Abre el editor Nueva programación (New Schedule).

Deslizar una fila de derecha a izquierda ofrece eliminarla. Una pulsación larga abre una hoja de acciones con Editar (Edit), Pausar (Pause) (o Activar, Activate), Generar ahora (Trigger Now) y Eliminar (Delete).

Cómo crear una programación

El ejemplo es la membresía de la familia Hollis: tres personas, facturadas el día nueve de cada mes.

1. Abre Herramientas, luego Recurrentes, y toca el botón +. Abrir el editor requiere una prueba activa o una suscripción Pro; en una cuenta gratuita se te lleva en su lugar a la pantalla de actualización.
2. En Cliente * (Client *) elige el cliente. La lista solo contiene clientes que ya has guardado, así que añade primero el cliente si es nuevo.
3. En Perfil de negocio * (Business Profile *) elige el perfil que emitirá las facturas. Elegir un perfil también cambia Moneda (Currency) a la moneda predeterminada de ese perfil; puedes cambiarla después.
4. Establece la Frecuencia (Frequency). Las opciones son Semanal (Weekly), Quincenal (Biweekly), Mensual (Monthly) (la predeterminada), Trimestral (Quarterly) y Anual (Yearly).
5. Para programaciones semanales, mensuales o anuales aparece un campo adicional Cada N períodos (Every N periods). Déjalo en 1 para cada semana o mes, o escribe 2 para cada dos semanas, 6 para dos veces al año, etc. Quincenal y trimestral no muestran este campo y siempre se ejecutan cada dos semanas o cada tres meses.
6. Toca la ficha Inicio (Start) para elegir la primera fecha de facturación. Por defecto es hoy y se convierte en la fecha de emisión de la primera factura.
7. Opcionalmente, toca Fin (End) y elige la última fecha hasta la que puede ejecutarse la programación. Toca la pequeña × de la ficha para volver a quitar la fecha de fin.
8. Deja Envío automático como está por ahora (consulta Reglas y detalles), comprueba Moneda y elige la Plantilla (Template) PDF que deben usar las facturas generadas.
9. Escribe en Notas (Notes) cualquier cosa que deba aparecer en las notas de cada factura generada, por ejemplo el plan de membresía o una referencia de pedido de compra.

El editor vigila las ediciones sin guardar: si tocas la × o el botón de retroceso después de cambiar algo, pregunta si realmente quieres salir.

Cómo definir las líneas que se repiten

Todo lo que hay bajo Líneas de factura (Line Items) se copia en cada factura generada exactamente como lo dejes aquí. La captura muestra el contrato de Cedar Point Logistics abierto para edición: 24 plazas de empleado a 135 USD más un taller presencial por trimestre.

1. Desplázate hacia abajo hasta Líneas de factura. Una programación nueva empieza con una tarjeta de artículo vacía etiquetada #1.
2. Escribe a mano en Descripción (Description), Cant. (Qty), Precio (Price) e Impuesto % (Tax %), o toca Añadir producto (Add Product) en la tarjeta para tomar un artículo de tu biblioteca de productos. Elegir un producto rellena su nombre, precio y tipo impositivo y conserva un enlace al producto; la cantidad que ya introdujiste se mantiene.
3. Toca Añadir (Add) junto al encabezado Líneas de factura para cada artículo adicional. La tarjeta nueva se resalta brevemente y la página se desplaza hasta ella.
4. Elimina un artículo no deseado con el icono rojo de menos de su tarjeta. El icono solo aparece mientras la programación tiene más de un artículo.
5. Comprueba el cuadro gris Total por ciclo (Total per cycle) en la parte inferior. Es cantidad × precio × (1 + impuesto) sumado para todos los artículos, que es la cifra que mostrarán la lista y la franja de próximas.
6. Toca Guardar (Save) en la esquina superior derecha.

Un pequeño icono de caja junto al número de artículo, como en el artículo #1 de arriba, te indica que la línea está vinculada a un producto. Ese vínculo importa si usas la automatización de inventario: cuando se genera la factura, la app puede descontar stock de los productos vinculados según tus ajustes de automatización.

El guardado se rechaza en dos casos: falta el cliente o el perfil (el desplegable muestra Selecciona un cliente (Select a client) o Selecciona un perfil (Select a profile)), y una programación en la que todos los artículos tienen la descripción vacía y precio cero (aparece un breve mensaje Añade al menos un artículo (Add at least one item)).

Cómo pausar, reanudar, saltar o eliminar una programación

Mantén pulsada una fila en la pantalla Facturas recurrentes para abrir su hoja de acciones.

1. Para detener una programación temporalmente, elige Pausar. La insignia cambia a Pausada, el icono se vuelve gris y la programación desaparece de la franja de próximas. Nada más cambia, incluida su próxima fecha.
2. Para reanudar, mantén pulsada la fila pausada y elige Activar. Si su próxima fecha ya está en el pasado, la app se pondrá al día en el siguiente arranque: una factura por período perdido. Edita primero la programación si prefieres no facturar los meses pausados.
3. Para saltar el período actual sin producir una factura, elige Generar ahora. A pesar de su nombre, esto no crea una factura; marca la programación como gestionada hoy y adelanta la próxima fecha un período. Un mensaje como Factura generada, siguiente: 9 oct 2026 confirma la nueva fecha.
4. Para cambiar el ritmo, las fechas, los artículos o las notas, elige Editar. Editar nunca mueve la próxima fecha de ejecución y nunca cambia el estado activo o pausado.
5. Para eliminar una programación definitivamente, elige Eliminar (o desliza la fila a la izquierda) y confirma Eliminar en el cuadro de diálogo ¿Eliminar programación? (Delete schedule?). Las facturas que la programación ya produjo se quedan en tus documentos.

Cómo aparecen las facturas generadas y cómo encontrarlas

La app comprueba las programaciones pendientes cada vez que se inicia en frío (cerrada por completo y abierta de nuevo), no mientras está en segundo plano ni al volver a ella sin más. Una programación está pendiente cuando está activa y su próxima fecha es hoy o anterior. Para cada programación pendiente, la app crea un borrador de factura por período perdido y adelanta la próxima fecha, así que un teléfono que estuvo dos meses en un cajón produce las dos facturas mensuales que faltan en el siguiente arranque.

Cada factura generada:

• tiene estado Borrador (Draft), así que nada sale hasta que la abres y la envías;
• toma el siguiente número libre de la serie de numeración de facturas predeterminada del perfil emisor (o su prefijo y contador simples si no existe serie), avanzando el contador igual que una factura hecha a mano;
• se emite en la fecha para la que estaba programado el ciclo, no en la fecha en que abriste la app, así que una ejecución de puesta al día mantiene las fechas correctas en la documentación;
• vence 30 días después de esa fecha de emisión;
• lleva la moneda, la plantilla, las notas y las líneas de la programación, con subtotal, impuesto y total ya calculados;
• congela los datos de contacto, identificadores fiscales, direcciones y condiciones de pago de tu perfil tal como estaban en ese momento, así que editar el perfil más adelante no reescribirá el PDF de esta factura.

Tras el barrido, la propia programación ha avanzado. Compara la lista del principio de esta guía con la de abajo: la fila del Runners Club ahora dice 4 de octubre, a 25 días, y la franja de próximas se ha reordenado.

Para extraer todo lo que ha producido una programación:

1. Abre la pestaña Documentos (Documents) con el segmento Facturas (Invoices) seleccionado.
2. Toca el icono de filtro (tres líneas horizontales) de la barra superior para abrir Filter documents (Filtrar documentos).
3. Expande Additional filters (Filtros adicionales) y activa From a recurring schedule (De una programación recurrente).
4. Toca Aplicar (Apply). Solo quedan las facturas creadas por una programación; combínalo con el selector Cliente de la misma hoja para ver el historial de una programación, y con la ficha Borrador para ver lo que aún hay que enviar.

Los borradores generados no llevan ninguna otra marca en la lista; pueden editarse, enviarse, pagarse y archivarse como cualquier otro borrador.

Reglas y detalles

• Restricciones Pro. Solo abrir el editor (nuevo o editar) requiere una prueba o suscripción. Ver la lista, pausar, activar, Generar ahora y eliminar funcionan en todas las cuentas.
• Aritmética de fechas durante la generación. Semanal suma 7 × N días, quincenal 14 días, mensual N meses, trimestral 3 meses, anual 12 × N meses. Los pasos basados en meses se ajustan al último día del mes, así que una programación iniciada el 31 de enero se genera el 28 o 29 de febrero y luego el 31 de marzo.
• Generar ahora usa una aritmética más simple. La acción de salto suma meses de calendario sin ese ajuste, así que una programación mensual fechada el 31 de enero saltada a mano cae en el 3 de marzo en lugar del 28 de febrero. También ignora la fecha de Fin. Si las fechas exactas de fin de mes te importan, edita la fecha de Inicio en lugar de saltar.
• Fecha de fin. Tras generar una factura, la app compara la nueva próxima fecha con la fecha de Fin; si no es anterior, la programación pasa a Pausada. Generar ahora no realiza esta comprobación.
• Puesta al día. Los períodos perdidos se generan uno tras otro en un solo arranque, cada uno fechado en su propio día programado, hasta que la próxima fecha está en el futuro. Una programación que falla (por ejemplo, porque no se encuentra ningún número de factura libre) se omite en ese arranque y no bloquea a las demás.
• Envío automático se guarda con la programación y se muestra como un icono de avión de papel en la fila, pero en la versión actual no envía nada por sí solo. Las facturas generadas son siempre borradores que envías desde la pantalla de la factura. Considera el interruptor como un recordatorio de tu intención.
• Numeración. El generador usa la misma serie que tus facturas manuales y sigue buscando hasta encontrar un número sin usar, así que las programaciones y las facturas hechas a mano nunca chocan. Las plantillas que contienen un token de idioma lo omiten, porque las programaciones no almacenan un idioma de factura.
• Editar más adelante. Los cambios en una programación se aplican a las facturas generadas después del cambio. Las facturas ya producidas son facturas normales y no se tocan.
• Eliminar una programación deja sus facturas en su sitio. Conservan su vínculo, así que siguen coincidiendo con el filtro From a recurring schedule.
• Analíticas. La tarjeta Ingresos recurrentes (Recurring revenue) de la pantalla de Analíticas normaliza todas las programaciones activas a una cifra mensual. Las programaciones pausadas se excluyen.

Consejos

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