Invoice Flow app icon Invoice Flow management Tải ứng dụng
VI

Hướng dẫn sử dụng

Hóa đơn định kỳ và lịch xuất hóa đơn

Thiết lập lịch hàng tuần, hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm để Invoice Flow tự soạn hóa đơn mỗi chu kỳ, rồi xem lại, tạm dừng hoặc kết thúc lịch.

Cập nhật: 2026-09-09

Nếu bạn xuất hóa đơn cho cùng một khách hàng với cùng một số tiền theo chu kỳ đều đặn, việc gõ lại hóa đơn đó bằng tay mỗi tháng vừa mất công vừa dễ quên. Một lịch định kỳ trong Invoice Flow lưu lại khách hàng, các hạng mục và nhịp lặp một lần duy nhất; sau đó ứng dụng tạo một hóa đơn nháp mới mỗi khi tới chu kỳ, đánh số theo dãy số thông thường của bạn và ghi ngày đúng vào ngày lẽ ra nó phải phát sinh. Bạn vẫn là người quyết định khi nào gửi đi.

Phần hướng dẫn dưới đây sử dụng ví dụ Ironline Fitness Studio ở Austin, Texas. Phòng tập xuất hóa đơn cho gia đình Hollis ba gói hội viên mỗi tháng, xuất hóa đơn hàng tháng cho Riverbend Runners Club về một khối buổi tập nhóm, có hợp đồng chăm sóc sức khỏe doanh nghiệp theo quý với Cedar Point Logistics kết thúc vào tháng 3 năm 2027, và có thỏa thuận cho thuê phòng tập hai tuần một lần với Northgate Physio đang tạm dừng trong mùa hè.

Những gì bạn thấy trên màn hình

Các lịch định kỳ nằm trong tab Công cụ (Tools): mở Công cụ, và trong mục Năng suất (Productivity) chạm vào thẻ màu xanh ngọc Định kỳ (Recurring). Màn hình mở ra có tiêu đề Hóa đơn định kỳ (Recurring Invoices).

Màn hình Hóa đơn định kỳ của ứng dụng Invoice Flow cho một phòng tập: dải thẻ ngày sắp tới ở trên cùng, các chip lọc Tất cả, Đang hoạt động và Tạm dừng, và bốn dòng lịch hiển thị khách hàng, tần suất, ngày kế tiếp kèm đếm ngược, số tiền mỗi chu kỳ và huy hiệu Đang hoạt động hoặc Tạm dừng.
Màn hình Hóa đơn định kỳ: cái gì sắp phát sinh nằm ở trên, toàn bộ lịch nằm bên dưới.

Từ trên xuống dưới:

Vuốt một dòng từ phải sang trái sẽ đề nghị xóa nó. Nhấn giữ sẽ mở bảng thao tác với Sửa, Tạm dừng (hoặc Kích hoạt), Tạo ngay và Xóa.

Cách tạo một lịch

Ví dụ là gói hội viên của gia đình Hollis: ba người, xuất hóa đơn vào ngày mùng chín hằng tháng.

  1. Mở Công cụ, rồi Định kỳ, và chạm nút +. Việc mở trình soạn thảo yêu cầu bản dùng thử đang hiệu lực hoặc gói Pro; với tài khoản miễn phí bạn sẽ được đưa tới màn hình nâng cấp.
  2. Trong Khách hàng * (Client *) hãy chọn khách hàng. Danh sách chỉ chứa những khách hàng bạn đã lưu, vì vậy hãy thêm khách hàng trước nếu họ là người mới.
  3. Trong Hồ sơ doanh nghiệp * (Business Profile *) chọn hồ sơ sẽ phát hành hóa đơn. Việc chọn hồ sơ cũng chuyển Tiền tệ (Currency) sang tiền tệ mặc định của hồ sơ đó; bạn có thể đổi lại sau.
  4. Đặt Tần suất (Frequency). Các lựa chọn là Hàng tuần (Weekly), Hai tuần một lần (Biweekly), Hàng tháng (Monthly, mặc định), Hàng quý (Quarterly) và Hàng năm (Yearly).
  5. Với lịch hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng năm sẽ xuất hiện thêm trường Mỗi N kỳ (Every N periods). Để nguyên giá trị 1 nếu là mỗi tuần hoặc mỗi tháng, hoặc gõ 2 cho cách tuần, 6 cho hai lần một năm, v.v. Hai tuần một lần và hàng quý không hiển thị trường này và luôn chạy hai tuần một lần hoặc ba tháng một lần.
  6. Chạm chip Bắt đầu (Start) để chọn ngày xuất hóa đơn đầu tiên. Mặc định là hôm nay và sẽ trở thành ngày phát hành của hóa đơn đầu tiên.
  7. Tùy chọn: chạm Kết thúc (End) và chọn ngày cuối cùng mà lịch được phép chạy tới. Chạm dấu × nhỏ trên chip để bỏ ngày kết thúc.
  8. Tạm thời chưa động tới Tự động gửi (xem phần Quy tắc và chi tiết), kiểm tra Tiền tệ và chọn Mẫu (Template) PDF mà các hóa đơn được tạo ra sẽ dùng.
  9. Gõ vào Ghi chú (Notes) bất cứ nội dung nào cần xuất hiện trong phần ghi chú của mọi hóa đơn được tạo, ví dụ tên gói hội viên hoặc mã đơn đặt hàng.
Trình soạn thảo Lịch mới của ứng dụng Invoice Flow với Hollis Family được chọn làm khách hàng, Ironline Fitness Studio LLC làm hồ sơ doanh nghiệp, Tần suất đặt là Hàng tháng, Mỗi N kỳ bằng 1, chip Bắt đầu hiển thị ngày hôm nay, chip Kết thúc để trống, công tắc Tự động gửi, Tiền tệ USD, Mẫu Clean và ô Ghi chú trống.
Khách hàng, hồ sơ và nhịp lặp được đặt trước; các hạng mục nằm ở phía dưới.

Trình soạn thảo luôn theo dõi các thay đổi chưa lưu: nếu bạn chạm dấu × hoặc nút quay lại sau khi đã sửa gì đó, nó sẽ hỏi bạn có thực sự muốn rời đi không.

Cách định nghĩa các hạng mục lặp lại

Mọi thứ bên dưới Hạng mục (Line Items) sẽ được sao chép nguyên vẹn sang từng hóa đơn được tạo ra, đúng như bạn để lại ở đây. Ảnh chụp màn hình cho thấy hợp đồng Cedar Point Logistics đang mở để chỉnh sửa: 24 suất nhân viên với giá 135 USD cộng một buổi hội thảo tại chỗ mỗi quý.

  1. Cuộn xuống Hạng mục. Một lịch mới bắt đầu với một thẻ hạng mục trống có nhãn #1.
  2. Hoặc gõ tay vào Mô tả (Description), SL (Qty), Giá (Price) và Thuế % (Tax %), hoặc chạm Thêm sản phẩm (Add Product) trên thẻ để lấy một mục từ thư viện sản phẩm. Việc chọn sản phẩm sẽ điền tên, giá và thuế suất của nó và giữ liên kết tới sản phẩm; số lượng bạn đã nhập vẫn được giữ nguyên.
  3. Chạm Thêm (Add) bên cạnh tiêu đề Hạng mục cho mỗi hạng mục tiếp theo. Thẻ mới được làm nổi bật trong chốc lát và trang sẽ cuộn tới đó.
  4. Xóa một hạng mục không cần bằng biểu tượng dấu trừ màu đỏ trên thẻ của nó. Biểu tượng này chỉ xuất hiện khi lịch có nhiều hơn một hạng mục.
  5. Kiểm tra ô màu xám Tổng mỗi chu kỳ (Total per cycle) ở dưới cùng. Nó bằng số lượng × giá × (1 + thuế) cộng dồn trên tất cả hạng mục, và đây chính là con số hiển thị trong danh sách cũng như trên dải sắp tới.
  6. Chạm Lưu (Save) ở góc trên bên phải.
Màn hình Sửa lịch của ứng dụng Invoice Flow cuộn tới mục Hạng mục: mục #1 Corporate wellness seat (quarterly) với biểu tượng kho, số lượng 24, giá 135, thuế 8,25 phần trăm và thành tiền 3.507,30 đô la; mục #2 On-site mobility workshop giá 350 đô la; ô Tổng mỗi chu kỳ hiển thị 3.886,18 đô la.
Hai hạng mục lặp lại trên hợp đồng theo quý; biểu tượng hộp ở mục #1 đánh dấu dòng có liên kết sản phẩm.
Hộp thoại Thêm sản phẩm của ứng dụng Invoice Flow phủ lên trình soạn thảo lịch, liệt kê năm sản phẩm trong thư viện kèm giá, trong đó có một bình nước in thương hiệu còn 42 chiếc trong kho.
Thêm sản phẩm liệt kê thư viện của bạn kèm giá và, với các mặt hàng có theo dõi kho, lượng tồn hiện có.

Biểu tượng hộp nhỏ bên cạnh số hạng mục, như ở mục #1 phía trên, cho biết dòng đó được liên kết với một sản phẩm. Liên kết này quan trọng nếu bạn dùng tự động hóa kho: khi hóa đơn được tạo, ứng dụng có thể trừ tồn kho cho các sản phẩm đã liên kết theo cài đặt tự động hóa của bạn.

Việc lưu bị từ chối trong hai trường hợp: thiếu khách hàng hoặc hồ sơ (danh sách thả xuống hiển thị Chọn khách hàng (Select a client) hoặc Chọn hồ sơ (Select a profile)), và lịch mà mọi hạng mục đều có mô tả trống và giá bằng không (khi đó xuất hiện thông báo ngắn Thêm ít nhất một mục (Add at least one item)).

Cách tạm dừng, tiếp tục, bỏ qua hoặc xóa một lịch

Nhấn giữ một dòng trên màn hình Hóa đơn định kỳ để mở bảng thao tác của nó.

Bảng thao tác dưới cùng của ứng dụng Invoice Flow mở ra khi nhấn giữ lịch Cedar Point Logistics, cung cấp Sửa, Tạm dừng, Tạo ngay và tùy chọn Xóa màu đỏ, phía sau là danh sách Hóa đơn định kỳ bị làm mờ.
Nhấn giữ bất kỳ dòng nào để có Sửa, Tạm dừng hoặc Kích hoạt, Tạo ngay và Xóa.
  1. Để dừng một lịch tạm thời, chọn Tạm dừng. Huy hiệu chuyển thành Tạm dừng, biểu tượng chuyển sang xám, và lịch biến mất khỏi dải sắp tới. Không có gì khác thay đổi, kể cả ngày kế tiếp của nó.
  2. Để tiếp tục, nhấn giữ dòng đang tạm dừng và chọn Kích hoạt. Nếu ngày kế tiếp của nó nay đã ở quá khứ, ứng dụng sẽ bù lại ở lần khởi động sau: một hóa đơn cho mỗi kỳ bị bỏ lỡ. Hãy sửa lịch trước nếu bạn không muốn xuất hóa đơn cho những tháng đã tạm dừng.
  3. Để bỏ qua kỳ hiện tại mà không tạo hóa đơn, chọn Tạo ngay (Trigger Now). Dù tên gọi như vậy, thao tác này không tạo hóa đơn; nó đánh dấu lịch là đã xử lý hôm nay và đẩy ngày kế tiếp lên một kỳ. Một thông báo kiểu Đã tạo hóa đơn, lần tới: Oct 9, 2026 xác nhận ngày mới.
  4. Để đổi nhịp lặp, ngày tháng, hạng mục hoặc ghi chú, chọn Sửa. Việc chỉnh sửa không bao giờ dời ngày chạy kế tiếp và không bao giờ đổi trạng thái hoạt động hay tạm dừng.
  5. Để xóa hẳn một lịch, chọn Xóa (hoặc vuốt dòng sang trái) và xác nhận Xóa trong hộp thoại Xóa lịch? (Delete schedule?). Những hóa đơn mà lịch đã tạo ra trước đó vẫn nằm trong tài liệu của bạn.
Tạo ngay là một thao tác bỏ qua, không phải tạo hóa đơn. Nếu bạn cần hóa đơn của kỳ này ngay lập tức, hãy tạo nó như một hóa đơn thông thường, hoặc sửa lịch sao cho ngày Bắt đầu là hôm nay rồi mở lại ứng dụng.

Hóa đơn được tạo ra trông như thế nào và tìm chúng ở đâu

Ứng dụng kiểm tra các lịch đến hạn mỗi khi được khởi động nguội (đóng hẳn rồi mở lại), chứ không kiểm tra khi nó nằm ở nền và cũng không khi bạn chỉ chuyển về lại ứng dụng. Một lịch được coi là đến hạn khi nó đang hoạt động và ngày kế tiếp là hôm nay hoặc sớm hơn. Với mỗi lịch đến hạn, ứng dụng tạo một hóa đơn nháp cho mỗi kỳ bị bỏ lỡ và đẩy ngày kế tiếp lên, nên một chiếc điện thoại nằm trong ngăn kéo suốt hai tháng sẽ tạo ra cả hai hóa đơn hàng tháng còn thiếu ở lần khởi động kế tiếp.

Chi tiết hóa đơn IRL-0241 trong ứng dụng Invoice Flow với huy hiệu Bản nháp, tổng cộng 411,35 đô la, phát hành ngày 4 tháng 9 năm 2026 và đến hạn ngày 4 tháng 10 năm 2026, khách hàng Riverbend Runners Club, hai hạng mục sao chép từ lịch, tạm tính, thuế và tổng cộng, cùng phần ghi chú của lịch.
Bản nháp được tạo cho lịch quá hạn của Runners Club: phát hành đúng ngày 4 tháng 9 theo lịch, đến hạn 30 ngày sau đó.

Mỗi hóa đơn được tạo ra:

Sau lượt quét, bản thân lịch đã chuyển tiếp. Hãy so sánh danh sách ở đầu hướng dẫn này với danh sách bên dưới: dòng Runners Club giờ ghi ngày 4 tháng 10, còn 25 ngày, và dải sắp tới đã tự sắp xếp lại thứ tự.

Danh sách Hóa đơn định kỳ của ứng dụng Invoice Flow sau một lần khởi động nguội: dòng Riverbend Runners Club giờ hiển thị ngày 4 tháng 10 năm 2026, sau 25 ngày, với biểu tượng xanh lá; dải sắp tới bắt đầu bằng Hollis Family ngày 9 tháng 9, rồi Cedar Point Logistics ngày 19 tháng 9, và dòng Northgate Physio đang tạm dừng không thay đổi.
Khi hóa đơn đã tồn tại, lịch của Runners Club nhảy tới tháng sau; dòng đang tạm dừng vẫn giữ nguyên.

Để lọc ra mọi thứ mà một lịch đã tạo ra:

  1. Mở tab Tài liệu (Documents) với phân đoạn Hóa đơn (Invoices) được chọn.
  2. Chạm biểu tượng bộ lọc (ba đường ngang) trên thanh trên cùng để mở Filter documents.
  3. Mở rộng Additional filters và bật From a recurring schedule.
  4. Chạm Áp dụng (Apply). Chỉ còn lại những hóa đơn do một lịch tạo ra; hãy kết hợp với bộ chọn Khách hàng trong cùng bảng để xem lịch sử của một lịch, và với chip Bản nháp để xem những gì còn cần gửi đi.
Bảng lọc tài liệu của ứng dụng Invoice Flow phủ lên danh sách Tài liệu, với phần bộ lọc bổ sung được mở rộng hiển thị Trạng thái phí trễ hạn, Chỉ quá hạn, Có thuế, Có tệp đính kèm, Có chữ ký, Có ghi chú, công tắc Từ một lịch định kỳ đang bật, Đã ghim, và nút Áp dụng.
Công tắc From a recurring schedule chỉ giữ lại những hóa đơn do một lịch tạo ra.

Các bản nháp được tạo ra không mang dấu hiệu nào khác trong danh sách; chúng có thể được sửa, gửi, ghi nhận thanh toán và lưu trữ như bất kỳ bản nháp nào khác.

Quy tắc và chi tiết

Cài đặtLựa chọn và giá trị mặc định
Tần suấtHàng tuần, Hai tuần một lần, Hàng tháng (mặc định), Hàng quý, Hàng năm
Mỗi N kỳSố nguyên, mặc định là 1; chỉ hiển thị với Hàng tuần, Hàng tháng và Hàng năm
Bắt đầuBắt buộc, mặc định là hôm nay; trở thành ngày chạy kế tiếp đầu tiên
Kết thúcTùy chọn; lịch tự tạm dừng khi ngày kế tiếp rơi vào đúng ngày đó hoặc sau đó
Tiền tệBất kỳ loại tiền tệ phổ biến nào; được đặt sẵn theo hồ sơ đã chọn
MẫuClean (mặc định), Classic, Modern, Bold, Minimal, Executive, Creative, Professional, Elegant, Compact, Contrast

Mẹo

Hãy mở ứng dụng vào buổi sáng ngày bạn mong đợi hóa đơn được tạo ra. Việc tạo chỉ diễn ra khi khởi động nguội, vì vậy nếu Invoice Flow đã nằm trong danh sách ứng dụng gần đây cả tuần, hãy đóng hẳn rồi mở lại để lượt quét được chạy.
Đặt ngày bắt đầu của lịch vào đúng ngày bạn thực sự muốn thấy trên hóa đơn, chứ không phải ngày bạn thiết lập nó. Nếu phòng tập ký hợp đồng với một hội viên vào ngày 14 nhưng xuất hóa đơn cho mọi người vào ngày mùng 1, hãy đặt Bắt đầu là ngày mùng 1 sắp tới và xuất hóa đơn cho tháng đầu chưa trọn bằng tay.
Dùng trường Ghi chú cho những nội dung phải xuất hiện trên hóa đơn của mọi chu kỳ: mã đơn đặt hàng, số hiệu hợp đồng hoặc tên gói hội viên. Nội dung này được sao chép nguyên văn sang từng bản nháp, giúp bạn đỡ phải sửa sau khi hóa đơn được tạo.
Lọc Tài liệu theo Bản nháp cộng với From a recurring schedule ngay sau một lần khởi động. Khung nhìn đó chính là đống hóa đơn vừa được tạo đang chờ kiểm tra và gửi đi, và nó sẽ vơi dần khi bạn xử lý xong.

Hướng dẫn liên quan