Kullanım kılavuzu

Yinelenen faturalar ve faturalama takvimleri

Haftalık, aylık, üç aylık veya yıllık takvimler kurun; Invoice Flow her döngüde aynı faturanın taslağını oluştursun, siz de inceleyin, duraklatın veya sonlandırın.

Güncellendi: 2026-09-09

Aynı müşteriye düzenli aralıklarla aynı tutarı faturalandırıyorsanız, o faturayı her ay elle yazmak hem boşa emek hem de bir ayı unutmanın kestirme yoludur. Invoice Flow’daki yinelenen takvim; müşteriyi, fatura kalemlerini ve ritmi bir kez saklar, ardından her döngü geldiğinde olağan numara sıranıza uygun şekilde numaralandırılmış ve tetiklenmesi gereken güne tarihlenmiş yeni bir taslak fatura oluşturur. Ne zaman göndereceğinize yine siz karar verirsiniz.

Aşağıdaki anlatımda Austin, Texas’taki Ironline Fitness Studio kullanılıyor. Stüdyo, Hollis ailesine her ay üç üyelik faturalandırıyor; Riverbend Runners Club’a aylık bir grup antrenman paketi kesiyor; Cedar Point Logistics ile Mart 2027’de sona eren üç aylık bir kurumsal sağlık sözleşmesi yürütüyor ve Northgate Physio ile yaz boyunca duraklatılmış, iki haftada bir işleyen bir stüdyo kiralama anlaşması var.

Ekranda ne görüyorsunuz

Yinelenen takvimler Araçlar sekmesinin altındadır: Araçlar (Tools) sekmesini açın ve Verimlilik (Productivity) bölümünde turkuaz Yinelenen (Recurring) kartına dokunun. Açılan ekranın başlığı Yinelenen Faturalar’dır.

Yukarıdan aşağıya:

• Yaklaşanlar şeridi. En az bir takvim etkin olduğu sürece, en yakın sonraki çalışma tarihlerini gösteren, en fazla dört küçük karttan oluşan yatay bir sıra görünür; her kartta müşteri adı ve o döngünün üreteceği tutar yer alır. Renk tonu aciliyeti anlatır: tarih geçmişse kırmızı, önümüzdeki üç gün içindeyse kehribar, aksi hâlde yeşil. Riverbend Runners Club kırmızıdır çünkü 4 Eylül tarihi geride kalmıştır; Hollis ailesinin kartı ise bugün vadesi geldiği için kehribardır.
• Filtre çipleri. Tümü, Aktif ve Duraklatıldı listeyi daraltır. Yukarıdaki şerit, seçtiğiniz çipten etkilenmez.
• Takvim satırları. Her satırda müşteri adı, sıklığın sözle ifadesi (Her ay, Her 2 haftada bir, Üç aylık, Her 3 ayda bir vb.), parantez içinde geri sayımıyla birlikte sonraki çalışma tarihi (bugün, yarın, 10 gün içinde veya 5 gün gecikmiş), vergi dâhil döngü başına toplam ve bir Aktif ya da Duraklatıldı rozeti bulunur. Soldaki yuvarlak tekrar simgesi etkin bir takvim için yeşil, sonraki tarihi çoktan geçmiş etkin bir takvim için kırmızı, duraklatılmış bir takvim için gridir. Adın yanındaki küçük kâğıt uçak simgesi, o takvimde Otomatik gönder (Auto-send) seçeneğinin açık olduğu anlamına gelir.
• + düğmesi. Yeni Takvim düzenleyicisini açar.

Bir satırı sağdan sola kaydırmak silme seçeneği sunar. Uzun basmak ise Düzenle, Duraklat (veya Etkinleştir), Şimdi Tetikle ve Sil seçeneklerini içeren bir eylem sayfası açar.

Takvim nasıl oluşturulur

Örneğimiz Hollis ailesinin üyeliği: üç kişi, her ayın dokuzunda faturalandırılıyor.

1. Araçlar, ardından Yinelenen ekranını açın ve + düğmesine dokunun. Düzenleyiciyi açmak için etkin bir deneme süresi ya da Pro aboneliği gerekir; ücretsiz hesapta bunun yerine yükseltme ekranına yönlendirilirsiniz.
2. Müşteri * alanında müşteriyi seçin. Listede yalnızca daha önce kaydettiğiniz müşteriler bulunur, dolayısıyla müşteri yeniyse önce onu ekleyin.
3. İşletme Profili * alanında faturaları düzenleyecek profili seçin. Bir profil seçmek Para Birimi alanını da o profilin varsayılan para birimine geçirir; sonrasında değiştirebilirsiniz.
4. Sıklık ayarını yapın. Seçenekler Haftalık, İki haftada bir, Aylık (varsayılan), Üç aylık ve Yıllık'tır.
5. Haftalık, aylık veya yıllık takvimlerde ek bir Her N dönemde bir alanı belirir. Her hafta veya her ay için 1'de bırakın; iki haftada bir için 2, yılda iki kez için 6 gibi değerler yazın. İki haftada bir ve üç aylık seçenekleri bu alanı göstermez ve her zaman iki haftada bir ya da üç ayda bir çalışır.
6. İlk faturalama tarihini seçmek için Başlangıç çipine dokunun. Varsayılan olarak bugündür ve ilk faturanın düzenlenme tarihi olur.
7. İsterseniz Bitiş çipine dokunup takvimin çalışabileceği son tarihi seçin. Bitiş tarihini kaldırmak için çipteki küçük × işaretine dokunun.
8. Otomatik gönder ayarına şimdilik dokunmayın (bkz. Kurallar ve ayrıntılar), Para Birimi alanını kontrol edin ve oluşturulacak faturaların kullanacağı PDF Şablon'unu seçin.
9. Oluşturulan her faturanın notlarında görünmesi gerekenleri, örneğin üyelik planını veya bir satın alma siparişi referansını, Notlar alanına yazın.

Düzenleyici kaydedilmemiş değişiklikleri gözden kaçırmaz: bir şeyi değiştirdikten sonra × işaretine veya geri düğmesine dokunursanız, gerçekten çıkmak isteyip istemediğinizi sorar.

Tekrarlanacak fatura kalemleri nasıl tanımlanır

Fatura Kalemleri başlığının altındaki her şey, burada bıraktığınız hâliyle oluşturulan her faturaya kopyalanır. Ekran görüntüsünde Cedar Point Logistics sözleşmesi düzenlenmek üzere açılmış durumda: 135 USD’den 24 çalışan koltuğu ve üç ayda bir yerinde düzenlenen bir atölye.

1. Fatura Kalemleri bölümüne kaydırın. Yeni bir takvim, #1 etiketli tek bir boş kalem kartıyla başlar.
2. Ya Açıklama, Adet, Fiyat ve Vergi % alanlarını elle doldurun ya da ürün kitaplığınızdan bir kalem almak için kart üzerindeki Ürün Ekle düğmesine dokunun. Bir ürün seçmek adını, fiyatını ve vergi oranını doldurur ve ürünle bağlantıyı korur; daha önce girdiğiniz miktar korunur.
3. Her ek kalem için Fatura Kalemleri başlığının yanındaki Ekle düğmesine dokunun. Yeni kart kısa süre vurgulanır ve sayfa ona kaydırılır.
4. İstemediğiniz bir kalemi kartındaki kırmızı eksi simgesiyle kaldırın. Bu simge yalnızca takvimde birden fazla kalem varken görünür.
5. En alttaki gri Döngü başına toplam kutusunu kontrol edin. Bu değer, tüm kalemler için miktar × fiyat × (1 + vergi) toplamıdır ve listede ve yaklaşanlar şeridinde görünecek rakamdır.
6. Sağ üst köşedeki Kaydet düğmesine dokunun.

Yukarıdaki #1 numaralı kalemde olduğu gibi kalem numarasının yanındaki küçük kutu simgesi, satırın bir ürüne bağlı olduğunu gösterir. Envanter otomasyonu kullanıyorsanız bu bağlantı önemlidir: fatura oluşturulduğunda uygulama, otomasyon ayarlarınıza göre bağlantılı ürünlerin stoğunu düşebilir.

Kaydetme iki durumda reddedilir: eksik müşteri veya profil (açılır liste Bir müşteri seçin ya da Bir profil seçin gösterir) ve her kalemin açıklamasının boş, fiyatının sıfır olduğu bir takvim (kısa bir En az bir kalem ekleyin mesajı görünür).

Bir takvim nasıl duraklatılır, sürdürülür, atlanır veya silinir

Eylem sayfasını açmak için Yinelenen Faturalar ekranındaki bir satıra uzun basın.

1. Bir takvimi geçici olarak durdurmak için Duraklat'ı seçin. Rozet Duraklatıldı olur, simge grileşir ve takvim yaklaşanlar şeridinden kaybolur. Sonraki tarihi dâhil olmak üzere başka hiçbir şeyi değişmez.
2. Sürdürmek için duraklatılmış satıra uzun basıp Etkinleştir'i seçin. Sonraki tarihi artık geçmişte kaldıysa uygulama bir sonraki açılışta açığı kapatır: kaçırılan her dönem için bir fatura. Duraklatılan ayları faturalandırmak istemiyorsanız önce takvimi düzenleyin.
3. Fatura üretmeden içinde bulunulan dönemi atlamak için Şimdi Tetikle'yi seçin. Adına rağmen bu, fatura oluşturmaz; takvimi bugün için işlenmiş olarak damgalar ve sonraki tarihi bir dönem ileri alır. Fatura tetiklendi, sonraki: 9 Eki 2026 gibi bir mesaj yeni tarihi doğrular.
4. Ritmi, tarihleri, kalemleri veya notları değiştirmek için Düzenle'yi seçin. Düzenleme, sonraki çalışma tarihini asla kaydırmaz ve etkin ya da duraklatılmış durumunu değiştirmez.
5. Bir takvimi tamamen kaldırmak için Sil'i seçin (ya da satırı sola kaydırın) ve Takvim silinsin mi? iletişim kutusunda Sil'i onaylayın. Takvimin daha önce ürettiği faturalar belgelerinizde kalır.

Oluşturulan faturalar nasıl görünür ve nasıl bulunur

Uygulama, vadesi gelen takvimleri yalnızca soğuk başlatıldığında (tamamen kapatılıp yeniden açıldığında) kontrol eder; arka planda beklerken ya da ona düz bir geri dönüşte kontrol etmez. Bir takvimin vadesi, etkinse ve sonraki tarihi bugün veya daha önceyse gelmiş demektir. Vadesi gelen her takvim için uygulama, kaçırılan her döneme bir taslak fatura oluşturur ve sonraki tarihi ileri alır; böylece iki ay çekmecede kalan bir telefon, sonraki açılışta eksik iki aylık faturanın ikisini de üretir.

Oluşturulan her fatura:

• Taslak durumundadır, yani siz açıp göndermedikçe hiçbir şey dışarı çıkmaz;
• düzenleyen profilin varsayılan fatura numaralandırma serisindeki (ya da seri yoksa basit önek ve sayacındaki) bir sonraki boş numarayı alır ve sayacı tıpkı elle oluşturulan bir fatura gibi ilerletir;
• uygulamayı açtığınız tarihte değil, döngünün planlandığı tarihte düzenlenir; böylece açığı kapatan bir çalıştırma evraktaki tarihleri doğru tutar;
• bu düzenlenme tarihinden 30 gün sonra vadesi dolar;
• takvimin para birimini, şablonunu, notlarını ve fatura kalemlerini, ara toplam, vergi ve toplam hesaplanmış hâlde taşır;
• profilinizin iletişim bilgilerini, vergi numaralarını, adreslerini ve ödeme koşullarını o andaki hâliyle dondurur; böylece profili sonradan düzenlemeniz bu faturanın PDF’ini yeniden yazmaz.

Tarama bittikten sonra takvimin kendisi de ilerlemiş olur. Bu rehberin başındaki listeyi aşağıdakiyle karşılaştırın: Runners Club satırı artık 4 Ekim, 25 gün sonra diyor ve yaklaşanlar şeridi kendini yeniden sıraladı.

Bir takvimin ürettiği her şeyi çekip çıkarmak için:

1. Belgeler sekmesini Faturalar bölümü seçili hâlde açın.
2. Filter documents panelini açmak için üst çubuktaki filtre simgesine (üç yatay çizgi) dokunun.
3. Additional filters bölümünü genişletin ve From a recurring schedule anahtarını açın.
4. Uygula'ya dokunun. Yalnızca bir takvimin oluşturduğu faturalar kalır; tek bir takvimin geçmişini görmek için aynı paneldeki Client seçicisiyle, hâlâ gönderilmesi gerekenleri görmek içinse Taslak çipiyle birleştirin.

Oluşturulan taslaklar listede başka bir işaret taşımaz; diğer taslaklar gibi düzenlenebilir, gönderilebilir, ödenmiş işaretlenebilir ve arşivlenebilirler.

Kurallar ve ayrıntılar

• Pro kısıtı. Yalnızca düzenleyiciyi açmak (yeni veya düzenleme) deneme ya da abonelik gerektirir. Listeyi görüntülemek, duraklatmak, etkinleştirmek, Şimdi Tetikle ve silmek her hesapta çalışır.
• Oluşturma sırasındaki tarih aritmetiği. Haftalık 7 × N gün, iki haftada bir 14 gün, aylık N ay, üç aylık 3 ay, yıllık 12 × N ay ekler. Ay tabanlı adımlar ayın son gününe sabitlenir; bu nedenle 31 Ocak’ta başlayan bir takvim 28 veya 29 Şubat’ta, ardından 31 Mart’ta tetiklenir.
• Şimdi Tetikle daha basit bir aritmetik kullanır. Atlama eylemi, bu sabitleme olmadan takvim ayı ekler; dolayısıyla 31 Ocak tarihli aylık bir takvim elle atlandığında 28 Şubat yerine 3 Mart’a düşer. Bitiş tarihini de yoksayar. Ay sonu tarihleri sizin için önemliyse atlamak yerine Başlangıç tarihini düzenleyin.
• Bitiş tarihi. Bir fatura oluşturduktan sonra uygulama yeni sonraki tarihi Bitiş tarihiyle karşılaştırır; daha erken değilse takvim Duraklatıldı durumuna geçirilir. Şimdi Tetikle bu kontrolü yapmaz.
• Açık kapatma. Kaçırılan dönemler tek bir açılışta arka arkaya, her biri kendi planlanmış gününe tarihlenerek, sonraki tarih geleceğe düşene kadar oluşturulur. Başarısız olan bir takvim (örneğin boş bir fatura numarası bulunamadığı için) o açılışta atlanır ve diğerlerini engellemez.
• Otomatik gönder takvimle birlikte kaydedilir ve satırda kâğıt uçak simgesiyle gösterilir, ancak mevcut sürümde kendiliğinden hiçbir şey göndermez. Oluşturulan faturalar her zaman, fatura ekranından sizin gönderdiğiniz taslaklardır. Bu anahtarı niyetinizin bir hatırlatıcısı olarak görün.
• Numaralandırma. Oluşturucu, elle kestiğiniz faturalarla aynı seriyi kullanır ve kullanılmamış bir numara bulana kadar aramayı sürdürür; böylece takvimler ile elle yapılan faturalar asla çakışmaz. Dil token’ı içeren şablonlar bu token’ı düşürür, çünkü takvimler bir fatura dili saklamaz.
• Sonradan düzenleme. Bir takvimde yaptığınız değişiklikler, değişiklikten sonra oluşturulan faturalara uygulanır. Zaten üretilmiş faturalar sıradan faturalardır ve dokunulmaz.
• Bir takvimi silmek faturalarını yerinde bırakır. Bağlantılarını korurlar, dolayısıyla yine From a recurring schedule filtresine uyarlar.
• Analizler. Analizler ekranındaki Yinelenen gelir kartı, tüm etkin takvimleri aylık bir rakama normalize eder. Duraklatılmış takvimler hariç tutulur.

İpuçları

İlgili rehberler

• Gönderdikten sonra bir taslağa ne olduğu için Fatura durumları, listesi ve geçmişi.
• Ürün Ekle’nin beslendiği ürün kitaplığını kurmak ve stok otomasyonu için Ürünler ve envanter.
• Yinelenen bir müşteri sürekli geç ödüyorsa Gecikme ücretleri.