Ghidul utilizatorului

Facturi recurente și programări de facturare

Configurează programări săptămânale, lunare sau anuale, ca Invoice Flow să pregătească aceeași factură la fiecare ciclu, apoi verifică-le sau oprește-le.

Actualizat: 2026-09-09

Dacă îi facturezi aceluiași client aceeași sumă la intervale regulate, scrierea manuală a acelei facturi în fiecare lună este efort irosit și un mod sigur de a uita una. O programare recurentă în Invoice Flow stochează o singură dată clientul, liniile și ritmul; aplicația creează apoi o ciornă de factură nouă de fiecare dată când vine ciclul, numerotată în seria ta obișnuită și datată în ziua în care trebuia să se declanșeze. Tu decizi în continuare când o trimiți.

Parcurgerea de mai jos folosește Ironline Fitness Studio din Austin, Texas. Studioul facturează familiei Hollis trei abonamente în fiecare lună, îi facturează lunar clubului Riverbend Runners Club un pachet de antrenamente de grup, are un contract trimestrial de wellness corporativ cu Cedar Point Logistics care se încheie în martie 2027 și o înțelegere de închiriere a studioului la două săptămâni cu Northgate Physio, suspendată pe timpul verii.

Ce vezi pe ecran

Programările recurente se află în fila Unelte (Tools): deschide Unelte și, în secțiunea Productivitate (Productivity), atinge cardul turcoaz Recurente (Recurring). Ecranul care se deschide se numește Facturi recurente (Recurring Invoices).

Ecranul Recurring Invoices din aplicația Invoice Flow pentru un studio de fitness: o bandă de carduri cu date apropiate în partea de sus, pastilele de filtrare All, Active și Paused și patru rânduri de programare, care arată clientul, frecvența, data următoare cu numărătoare inversă, suma pe ciclu și o insignă Active sau Paused. — Ecranul Facturi recurente: ce se declanșează în curând, sus, și fiecare programare, dedesubt.

De sus în jos:

Banda cu următoarele. Cât timp există cel puțin o programare activă, un rând orizontal cu până la patru carduri mici arată cele mai apropiate date de rulare, fiecare cu numele clientului și suma pe care o va produce acel ciclu. Nuanța îți spune cât de urgent este: roșu când data a trecut deja, chihlimbariu când se află în următoarele trei zile, verde în rest. Riverbend Runners Club este roșu pentru că data lui, 4 septembrie, a trecut; cardul familiei Hollis este chihlimbariu pentru că este scadent azi.
Pastilele de filtrare. Toate (All), Active și În pauză (Paused) restrâng lista. Banda de deasupra nu este afectată de pastila aleasă.
Rândurile de programare. Fiecare rând afișează numele clientului, frecvența în cuvinte (În fiecare lună, La fiecare 2 săptămâni, Trimestrial, La fiecare 3 luni ș.a.m.d.), data următoarei rulări cu o numărătoare inversă între paranteze (azi, mâine, în 10 zile sau întârziat cu 5 zile), totalul pe ciclu cu taxă inclusă și o insignă Activ sau În pauză. Pictograma rotundă de repetare din stânga este verde pentru o programare activă, roșie pentru o programare activă a cărei dată următoare a trecut deja și gri pentru una suspendată. O pictogramă mică de avion de hârtie lângă nume înseamnă că Trimitere automată (Auto-send) este activată pentru acea programare.
Butonul +. Deschide editorul Programare nouă (New Schedule).

Glisarea unui rând de la dreapta la stânga îți propune ștergerea lui. O apăsare lungă deschide o foaie de acțiuni cu Editează (Edit), Pauză (Pause) (sau Activează / Activate), Generează acum (Trigger Now) și Șterge (Delete).

Cum creezi o programare

Exemplul este abonamentul familiei Hollis: trei persoane, facturate în nouă ale fiecărei luni.

Deschide Unelte, apoi Recurente, și atinge butonul +. Deschiderea editorului necesită o perioadă de probă activă sau un abonament Pro; pe un cont gratuit ești dus în schimb la ecranul de upgrade.
În Client *, alege clientul. Lista conține doar clienți deja salvați, deci adaugă mai întâi clientul dacă este nou.
În Profil de afaceri * (Business Profile *), alege profilul care va emite facturile. Alegerea unui profil comută și Moneda (Currency) pe moneda implicită a acelui profil; o poți schimba ulterior.
Setează Frecvența (Frequency). Opțiunile sunt Săptămânal (Weekly), La două săptămâni (Biweekly), Lunar (Monthly, valoarea implicită), Trimestrial (Quarterly) și Anual (Yearly).
Pentru programările săptămânale, lunare sau anuale apare un câmp suplimentar, La fiecare N perioade (Every N periods). Lasă-l pe 1 pentru fiecare săptămână sau lună sau introdu 2 pentru fiecare a doua săptămână, 6 pentru de două ori pe an ș.a.m.d. La două săptămâni și trimestrial nu afișează acest câmp și rulează întotdeauna la două săptămâni, respectiv la trei luni.
Atinge pastila Început (Start) pentru a alege prima dată de facturare. Este implicit ziua de azi și devine data de emitere a primei facturi.
Opțional, atinge Sfârșit (End) și alege ultima dată până la care poate rula programarea. Atinge × de pe pastilă pentru a elimina din nou data de sfârșit.
Lasă deocamdată Trimitere automată așa cum este (vezi Reguli și detalii), verifică Moneda și alege Șablonul (Template) PDF pe care ar trebui să îl folosească facturile generate.
Introdu în Note (Notes) orice ar trebui să apară în notele fiecărei facturi generate, de exemplu tipul de abonament sau o referință de comandă.

Editorul New Schedule din aplicația Invoice Flow, cu Hollis Family ales ca client, Ironline Fitness Studio LLC ca profil de afaceri, Frequency setat pe Monthly, Every N periods 1, o pastilă Start care arată data de azi, o pastilă End goală, comutatorul Auto-send, Currency USD, Template Clean și o casetă Notes goală. — Clientul, profilul și ritmul vin primele; liniile urmează mai jos.

Editorul urmărește modificările nesalvate: dacă atingi × sau butonul înapoi după ce ai schimbat ceva, te întreabă dacă chiar vrei să ieși.

Cum definești liniile care se repetă

Tot ce se află sub Articole (Line Items) este copiat pe fiecare factură generată exact cum îl lași aici. Captura arată contractul Cedar Point Logistics deschis pentru editare: 24 de locuri pentru angajați la 135 USD, plus un atelier la sediu pe trimestru.

Derulează la Articole. O programare nouă începe cu un card de articol gol, etichetat #1.
Fie introduci manual în Descriere (Description), Cant. (Qty), Preț (Price) și TVA % (Tax %), fie atingi Adaugă produs (Add Product) pe card, pentru a lua un articol din biblioteca ta de produse. Alegerea unui produs completează numele, prețul și cota lui de taxă și păstrează o legătură cu produsul; cantitatea deja introdusă se păstrează.
Atinge Adaugă (Add) lângă titlul Articole pentru fiecare articol suplimentar. Noul card este evidențiat pentru scurt timp, iar pagina derulează până la el.
Elimină un articol nedorit cu pictograma roșie de minus de pe cardul lui. Pictograma apare doar cât timp programarea are mai mult de un articol.
Verifică caseta gri Total pe ciclu (Total per cycle) din partea de jos. Este cantitatea × prețul × (1 + taxa), însumate pe toate articolele, adică exact cifra pe care o vor afișa lista și banda cu următoarele.
Atinge Salvează (Save) în colțul din dreapta sus.

Ecranul Edit Schedule din aplicația Invoice Flow, derulat la secțiunea Line Items: articolul #1 Corporate wellness seat (quarterly) cu o pictogramă de inventar, cantitatea 24, prețul 135, taxa 8,25 la sută și totalul liniei 3.507,30 dolari; articolul #2 On-site mobility workshop la 350 de dolari; o casetă Total per cycle care arată 3.886,18 dolari. — Două articole repetitive pe contractul trimestrial; pictograma de cutie de pe #1 marchează o linie legată de un produs.

Dialogul Add Product din aplicația Invoice Flow, peste editorul de programare, listând cinci produse din bibliotecă cu prețurile lor, inclusiv o sticlă de apă personalizată cu 42 de bucăți în stoc. — Adaugă produs îți listează biblioteca cu prețuri și, pentru articolele urmărite, stocul disponibil.

O pictogramă mică de cutie lângă numărul articolului, ca la articolul #1 de mai sus, îți spune că linia este legată de un produs. Legătura contează dacă folosești automatizarea inventarului: la generarea facturii, aplicația poate scădea stocul pentru produsele asociate, conform setărilor tale de automatizare.

Salvarea este refuzată în două cazuri: lipsa clientului sau a profilului (lista derulantă afișează Selectați un client sau Selectați un profil) și o programare în care fiecare articol are descrierea goală și prețul zero (apare un mesaj scurt, Adăugați cel puțin un articol).

Cum suspenzi, reiei, sari peste sau ștergi o programare

Apasă lung pe un rând din ecranul Facturi recurente pentru a-i deschide foaia de acțiuni.

Foaia de jos din aplicația Invoice Flow, deschisă prin apăsare lungă pe programarea Cedar Point Logistics, oferind Edit, Pause, Trigger Now și o opțiune roșie Delete, cu lista Recurring Invoices estompată în spate. — Apasă lung pe orice rând pentru Editează, Pauză sau Activează, Generează acum și Șterge.

Pentru a opri temporar o programare, alege Pauză. Insigna devine În pauză, pictograma devine gri, iar programarea dispare din banda cu următoarele. Nimic altceva nu se schimbă la ea, inclusiv data următoare.
Pentru a relua, apasă lung pe rândul suspendat și alege Activează. Dacă data lui următoare se află acum în trecut, aplicația va recupera la următoarea pornire: câte o factură pentru fiecare perioadă ratată. Editează mai întâi programarea dacă preferi să nu facturezi lunile suspendate.
Pentru a sări peste perioada curentă fără a produce o factură, alege Generează acum. În ciuda numelui, asta nu creează o factură; marchează programarea drept tratată astăzi și mută data următoare înainte cu o perioadă. Un mesaj precum Invoice triggered, next: Oct 9, 2026 confirmă noua dată.
Pentru a schimba ritmul, datele, articolele sau notele, alege Editează. Editarea nu mută niciodată data următoarei rulări și nu schimbă niciodată starea activ sau în pauză.
Pentru a elimina definitiv o programare, alege Șterge (sau glisează rândul spre stânga) și confirmă cu Șterge în dialogul Ștergeți programarea? (Delete schedule?). Facturile pe care programarea le-a produs deja rămân în documentele tale.

Generează acum este o sărire, nu o generare. Dacă ai nevoie imediat de factura acestei perioade, creeaz-o ca factură obișnuită sau editează programarea astfel încât data ei de început să fie azi și redeschide aplicația.

Cum apar facturile generate și cum le găsești

Aplicația verifică programările scadente de fiecare dată când este pornită la rece (închisă complet, apoi deschisă din nou), nu cât timp stă în fundal și nici la o simplă revenire la ea. O programare este scadentă când este activă, iar data ei următoare este azi sau mai devreme. Pentru fiecare programare scadentă, aplicația creează câte o ciornă de factură pentru fiecare perioadă ratată și mută data următoare înainte, așa că un telefon lăsat două luni într-un sertar produce la următoarea pornire ambele facturi lunare lipsă.

Detaliul facturii IRL-0241 din aplicația Invoice Flow, cu o insignă Draft, totalul 411,35 dolari, emisă Sep 4, 2026 și scadentă Oct 4, 2026, clientul Riverbend Runners Club, două linii copiate din programare, subtotal, taxă și total, plus notele programării. — Ciorna produsă pentru programarea întârziată a Runners Club: emisă la data programată, 4 septembrie, scadentă 30 de zile mai târziu.

Fiecare factură generată:

are starea Ciornă (Draft), deci nu pleacă nimic până nu o deschizi și o trimiți;
ia următorul număr liber din seria de numerotare implicită a profilului emitent (sau din prefixul și contorul lui simple, dacă nu există o serie), avansând contorul exact ca o factură făcută manual;
este emisă la data pentru care a fost programat ciclul, nu la data la care ai deschis aplicația, așa că o recuperare păstrează datele corecte pe documente;
este scadentă la 30 de zile după acea dată de emitere;
poartă moneda, șablonul, notele și liniile programării, cu subtotalul, taxa și totalul deja calculate;
îngheață datele de contact, codurile fiscale, adresele și termenii de plată ai profilului tău așa cum erau în acel moment, așa că editarea ulterioară a profilului nu va rescrie PDF-ul acestei facturi.

După verificare, programarea în sine a avansat. Compară lista de la începutul acestui ghid cu cea de mai jos: rândul Runners Club afișează acum 4 octombrie, peste 25 de zile, iar banda cu următoarele s-a reordonat.

Lista Recurring Invoices din aplicația Invoice Flow după o pornire la rece: rândul Riverbend Runners Club arată acum Oct 4, 2026 in 25 days, cu pictogramă verde, banda cu următoarele începe cu Hollis Family Sep 9, apoi Cedar Point Logistics Sep 19, iar rândul suspendat Northgate Physio este neschimbat. — Odată ce factura ei există, programarea Runners Club sare o lună înainte; rândul suspendat rămâne unde era.

Pentru a extrage tot ce a produs o programare:

Deschide fila Documente (Documents), cu segmentul Facturi (Invoices) selectat.
Atinge pictograma de filtrare (trei linii orizontale) din bara de sus, pentru a deschide Filter documents.
Extinde Additional filters și activează From a recurring schedule.
Atinge Aplică (Apply). Rămân doar facturile create de o programare; combină cu selectorul Client din aceeași foaie pentru a vedea istoricul unei singure programări și cu pastila Ciornă pentru a vedea ce mai trebuie trimis.

Foaia Filter documents din aplicația Invoice Flow, peste lista Documents, cu Additional filters extins, arătând Late-fee status, Overdue only, Has tax, Has attachments, Has signature, Has notes, comutatorul From a recurring schedule activat, Pinned și un buton Apply. — Comutatorul From a recurring schedule păstrează doar facturile create de o programare.

Ciornele generate nu poartă alt marcaj în listă; pot fi editate, trimise, plătite și arhivate ca orice altă ciornă.

Reguli și detalii

Setare	Opțiuni și valori implicite
Frecvență	Săptămânal, La două săptămâni, Lunar (implicit), Trimestrial, Anual
La fiecare N perioade	Număr întreg, 1 implicit; afișat doar pentru Săptămânal, Lunar și Anual
Început	Obligatoriu, implicit azi; devine prima dată de rulare
Sfârșit	Opțional; programarea se suspendă singură când data următoare ar cădea la sau după el
Monedă	Oricare dintre monedele populare; presetată din profilul ales
Șablon	Clean (implicit), Classic, Modern, Bold, Minimal, Executive, Creative, Professional, Elegant, Compact, Contrast

Restricții Pro. Doar deschiderea editorului (nou sau editare) necesită o perioadă de probă sau un abonament. Vizualizarea listei, suspendarea, activarea, Generează acum și ștergerea funcționează pe orice cont.
Calculul datelor la generare. Săptămânal adaugă 7 × N zile, la două săptămâni 14 zile, lunar N luni, trimestrial 3 luni, anual 12 × N luni. Pașii bazați pe luni se limitează la ultima zi a lunii, așa că o programare începută pe 31 ianuarie se declanșează pe 28 sau 29 februarie și apoi pe 31 martie.
Generează acum folosește o aritmetică mai simplă. Acțiunea de sărire adaugă luni calendaristice fără acea limitare, așa că o programare lunară datată 31 ianuarie, sărită manual, ajunge pe 3 martie, nu pe 28 februarie. Ignoră și data de sfârșit. Dacă datele exacte de sfârșit de lună contează pentru tine, editează data de început în loc să sari.
Data de sfârșit. După generarea unei facturi, aplicația compară noua dată următoare cu data de sfârșit; dacă nu este anterioară, programarea este trecută în pauză. Generează acum nu face această verificare.
Recuperare. Perioadele ratate sunt generate una după alta într-o singură pornire, fiecare datată în ziua ei programată, până când data următoare ajunge în viitor. O programare care eșuează (de exemplu, pentru că nu se găsește niciun număr de factură liber) este sărită la acea pornire și nu le blochează pe celelalte.
Trimitere automată este salvată cu programarea și afișată ca pictogramă de avion de hârtie pe rând, dar în versiunea actuală nu trimite nimic de la sine. Facturile generate sunt întotdeauna ciorne pe care le trimiți din ecranul facturii. Tratează comutatorul ca pe o notă a intenției tale.
Numerotare. Generatorul folosește aceeași serie ca facturile tale manuale și caută până găsește un număr nefolosit, așa că programările și facturile făcute manual nu intră niciodată în coliziune. Șabloanele care conțin un simbol de limbă renunță la acel simbol, pentru că programările nu stochează o limbă de factură.
Editarea ulterioară. Modificările unei programări se aplică facturilor generate după modificare. Facturile deja produse sunt facturi obișnuite și nu sunt atinse.
Ștergerea unei programări îi lasă facturile pe loc. Ele își păstrează legătura, așa că se potrivesc în continuare filtrului From a recurring schedule.
Analize. Cardul Venit recurent (Recurring revenue) din ecranul Analize normalizează toate programările active la o cifră lunară. Programările suspendate sunt excluse.

Sfaturi

Deschide aplicația în dimineața în care aștepți să se genereze facturile. Generarea are loc doar la o pornire la rece, așa că, dacă Invoice Flow a stat o săptămână în lista aplicațiilor recente, închide-l complet și deschide-l din nou pentru ca verificarea să ruleze.

Pune data de început a programării în ziua pe care o vrei efectiv pe factură, nu în ziua în care o configurezi. Dacă sala înscrie un membru pe 14, dar facturează tuturor pe 1, setează Început pe 1 următor și facturează manual prima lună parțială.

Folosește câmpul Note pentru lucrurile care trebuie să apară pe factura fiecărui ciclu: un număr de comandă, o referință de contract sau numele abonamentului. Este copiat identic pe fiecare ciornă, ceea ce îți scutește editarea după generare.

Filtrează Documente după Ciornă plus From a recurring schedule imediat după o pornire. Acea vizualizare este exact teancul de facturi generate care așteaptă să fie verificate și trimise și se golește pe măsură ce le rezolvi.

Ghiduri conexe

Stările facturilor, lista și istoricul pentru ce se întâmplă cu o ciornă după ce o trimiți.
Produse și inventar pentru construirea bibliotecii de produse din care se alimentează Adaugă produs și pentru automatizarea stocului.
Penalități de întârziere dacă un client recurent plătește mereu cu întârziere.