Användarguide

Återkommande fakturor och faktureringsscheman

Skapa vecko-, månads-, kvartals- eller årsscheman så att Invoice Flow skriver samma faktura åt dig varje cykel, och granska, pausa eller avsluta dem.

Uppdaterad: 2026-09-09

Om du fakturerar samma kund samma belopp med jämna mellanrum är det bortkastad möda att knappa in fakturan för hand varje månad – och ett säkert sätt att glömma bort någon. Ett återkommande schema i Invoice Flow lagrar kunden, radposterna och rytmen en enda gång; därefter skapar appen ett nytt fakturautkast varje gång en cykel infaller, numrerat i din vanliga serie och daterat den dag det skulle ha skickats. Du bestämmer fortfarande själv när det ska skickas.

Genomgången nedan utgår från Ironline Fitness Studio i Austin, Texas. Studion fakturerar familjen Hollis för tre medlemskap varje månad, fakturerar Riverbend Runners Club månadsvis för ett gruppträningsblock, har ett kvartalsvis företagshälsoavtal med Cedar Point Logistics som löper ut i mars 2027 och har ett uthyrningsupplägg varannan vecka med Northgate Physio som är pausat över sommaren.

Vad du ser på skärmen

Återkommande scheman finns under fliken Verktyg (Tools): öppna Verktyg och tryck på det turkosa kortet Återkommande (Recurring) i avsnittet Produktivitet (Productivity). Skärmen som öppnas heter Återkommande fakturor (Recurring Invoices).

Uppifrån och ned:

• Raden med kommande poster. Så länge minst ett schema är aktivt visar en vågrät rad med upp till fyra små kort de närmast förestående körningsdatumen, vart och ett med kundens namn och det belopp cykeln kommer att ge. Färgtonen visar hur brådskande det är: röd när datumet redan har passerat, gul när det infaller inom tre dagar, grön i övriga fall. Riverbend Runners Club är röd eftersom deras datum den 4 september har passerat; kortet för familjen Hollis är gult eftersom det förfaller idag.
• Filterchips. Alla (All), Aktiva (Active) och Pausade (Paused) begränsar listan. Raden ovanför påverkas inte av vilket chip du väljer.
• Schemarader. Varje rad visar kundens namn, frekvensen i ord (Varje månad, Varannan vecka, Kvartalsvis, Var 3:e månad och så vidare), nästa körningsdatum med en nedräkning inom parentes (idag, imorgon, om 10 dagar eller försenad med 5 dagar), summan per cykel inklusive moms samt märkningen Aktiv eller Pausad. Den runda upprepningsikonen till vänster är grön för ett aktivt schema, röd för ett aktivt schema vars nästa datum redan har passerat och grå för ett pausat. En liten pappersflygplansikon bredvid namnet betyder att Skicka automatiskt (Auto-send) är påslaget för det schemat.
• +-knappen. Öppnar redigeraren Nytt schema (New Schedule).

Om du sveper en rad från höger till vänster erbjuds du att radera den. Ett långt tryck öppnar en åtgärdspanel med Redigera (Edit), Pausa (Pause) (eller Aktivera), Utlös nu (Trigger Now) och Ta bort (Delete).

Så skapar du ett schema

Exemplet är familjen Hollis medlemskap: tre personer, fakturerade den nionde varje månad.

1. Öppna Verktyg, sedan Återkommande, och tryck på +-knappen. För att öppna redigeraren krävs en aktiv provperiod eller Pro-prenumeration; på ett gratiskonto skickas du i stället till uppgraderingsskärmen.
2. Välj kunden i Kund * (Client *). Listan innehåller bara kunder du redan har sparat, så lägg till kunden först om den är ny.
3. Välj i Företagsprofil * (Business Profile *) den profil som ska ställa ut fakturorna. När du väljer en profil ändras även Valuta (Currency) till profilens standardvaluta; du kan ändra den efteråt.
4. Ställ in Frekvens (Frequency). Alternativen är Veckovis (Weekly), Varannan vecka (Biweekly), Månadsvis (Monthly, standard), Kvartalsvis (Quarterly) och Årsvis (Yearly).
5. För vecko-, månads- eller årsscheman visas ett extra fält, Var N:e period (Every N periods). Låt det stå på 1 för varje vecka eller månad, eller skriv 2 för varannan vecka, 6 för två gånger om året och så vidare. Varannan vecka och kvartalsvis visar inte fältet och körs alltid varannan vecka respektive var tredje månad.
6. Tryck på chipet Start för att välja det första faktureringsdatumet. Standardvärdet är dagens datum och det blir den första fakturans utställningsdatum.
7. Tryck vid behov på Slut (End) och välj det sista datum som schemat får löpa till. Tryck på det lilla × på chipet för att ta bort slutdatumet igen.
8. Låt Skicka automatiskt vara tills vidare (se Regler och detaljer), kontrollera Valuta och välj vilken PDF-Mall (Template) de genererade fakturorna ska använda.
9. Skriv i Anteckningar (Notes) allt som ska stå i anteckningarna på varje genererad faktura, till exempel medlemskapsplanen eller en inköpsordersreferens.

Redigeraren håller utkik efter osparade ändringar: om du trycker på × eller bakåtknappen efter att ha ändrat något frågar den om du verkligen vill lämna sidan.

Så definierar du radposterna som upprepas

Allt under Radposter (Line Items) kopieras till varje genererad faktura exakt som du lämnar det här. Skärmbilden visar avtalet med Cedar Point Logistics öppnat för redigering: 24 anställdaplatser à 135 USD plus en workshop på plats per kvartal.

1. Bläddra ned till Radposter. Ett nytt schema börjar med ett tomt artikelkort märkt #1.
2. Skriv antingen in Beskrivning (Description), Antal (Qty), Pris (Price) och Skatt % (Tax %) för hand, eller tryck på Lägg till produkt (Add Product) på kortet för att hämta en artikel ur ditt produktbibliotek. När du väljer en produkt fylls dess namn, pris och skattesats i och en koppling till produkten behålls; antalet du redan angett bevaras.
3. Tryck på Lägg till (Add) bredvid rubriken Radposter för varje ytterligare artikel. Det nya kortet markeras kortvarigt och sidan rullar fram till det.
4. Ta bort en oönskad artikel med den röda minusikonen på dess kort. Ikonen visas bara så länge schemat har fler än en artikel.
5. Kontrollera den grå rutan Totalt per cykel (Total per cycle) längst ned. Den är antal × pris × (1 + skatt) summerat över alla artiklar, vilket är den siffra som listan och raden med kommande poster visar.
6. Tryck på Spara (Save) uppe till höger.

En liten lådikon bredvid artikelnumret, som på artikel #1 ovan, talar om att raden är kopplad till en produkt. Den kopplingen spelar roll om du använder lagerautomatisering: när fakturan genereras kan appen dra av lagersaldo för kopplade produkter enligt dina automatiseringsinställningar.

Sparandet nekas i två fall: när kund eller profil saknas (rullgardinsmenyn visar Välj en kund (Select a client) eller Välj en profil (Select a profile)) och när varje artikel i schemat har tom beskrivning och priset noll (ett kort meddelande, Lägg till minst en artikel (Add at least one item), visas).

Så pausar, återupptar, hoppar över eller raderar du ett schema

Tryck länge på en rad på skärmen Återkommande fakturor för att öppna dess åtgärdspanel.

1. För att stoppa ett schema tillfälligt väljer du Pausa. Märkningen ändras till Pausad, ikonen blir grå och schemat försvinner från raden med kommande poster. Inget annat ändras, inte heller nästa datum.
2. För att återuppta trycker du länge på den pausade raden och väljer Aktivera (Activate). Om nästa datum nu har passerat kommer appen att ta igen vid nästa start: en faktura per missad period. Redigera schemat först om du hellre slipper fakturera de pausade månaderna.
3. För att hoppa över den aktuella perioden utan att skapa en faktura väljer du Utlös nu. Trots namnet skapas ingen faktura; åtgärden stämplar schemat som hanterat idag och flyttar fram nästa datum en period. Ett meddelande som Faktura skapad, nästa: 9 okt 2026 bekräftar det nya datumet.
4. För att ändra rytm, datum, artiklar eller anteckningar väljer du Redigera. Redigering flyttar aldrig nästa körningsdatum och ändrar aldrig om schemat är aktivt eller pausat.
5. För att ta bort ett schema för gott väljer du Ta bort (eller sveper raden åt vänster) och bekräftar med Ta bort i dialogrutan Radera schemat? (Delete schedule?). Fakturor som schemat redan har skapat blir kvar bland dina dokument.

Så ser genererade fakturor ut och så hittar du dem

Appen letar efter förfallna scheman varje gång den startas kallt (helt stängd och sedan öppnad igen), inte medan den ligger i bakgrunden och inte vid ett vanligt byte tillbaka till den. Ett schema är förfallet när det är aktivt och dess nästa datum är idag eller tidigare. För varje förfallet schema skapar appen ett fakturautkast per missad period och flyttar fram nästa datum, så en telefon som legat i en låda i två månader ger båda de saknade månadsfakturorna vid nästa start.

Varje genererad faktura:

• har status Utkast (Draft), så inget skickas iväg förrän du öppnar den och skickar den;
• tar nästa lediga nummer ur den utställande profilens standardnummerserie för fakturor (eller dess enkla prefix och räknare om ingen serie finns) och räknar upp räknaren precis som en handskriven faktura;
• ställs ut på det datum cykeln var schemalagd för, inte det datum du råkade öppna appen, så en ikapp-körning behåller rätt datum på pappersarbetet;
• förfaller 30 dagar efter det utställningsdatumet;
• bär schemats valuta, mall, anteckningar och radposter, med delsumma, moms och totalsumma redan uträknade;
• fryser din profils kontaktuppgifter, momsregistreringsnummer, adresser och betalningsvillkor som de såg ut i det ögonblicket, så att en senare ändring av profilen inte skriver om den här fakturans PDF.

Efter genomsökningen har schemat självt gått vidare. Jämför listan från början av den här guiden med den nedan: raden för Runners Club säger nu 4 oktober, 25 dagar bort, och raden med kommande poster har ordnat om sig.

Så här plockar du fram allt ett schema har producerat:

1. Öppna fliken Dokument (Documents) med segmentet Fakturor (Invoices) valt.
2. Tryck på filterikonen (tre vågräta streck) i den övre listen för att öppna Filtrera dokument (Filter documents).
3. Expandera Fler filter (Additional filters) och slå på Från ett återkommande schema (From a recurring schedule).
4. Tryck på Tillämpa (Apply). Endast fakturor skapade av ett schema återstår; kombinera med väljaren Kund (Client) i samma panel för att se ett enskilt schemas historik, och med chipet Utkast för att se vad som fortfarande behöver skickas.

Genererade utkast bär ingen annan markering i listan; de kan redigeras, skickas, betalas och arkiveras som vilket annat utkast som helst.

Regler och detaljer

• Pro-begränsning. Endast att öppna redigeraren (ny eller redigera) kräver provperiod eller prenumeration. Att visa listan, pausa, aktivera, Utlös nu och radera fungerar på alla konton.
• Datumberäkning vid generering. Veckovis lägger till 7 × N dagar, varannan vecka 14 dagar, månadsvis N månader, kvartalsvis 3 månader och årsvis 12 × N månader. Månadsbaserade steg klipps till månadens sista dag, så ett schema som startats den 31 januari körs den 28 eller 29 februari och sedan den 31 mars.
• Utlös nu använder enklare aritmetik. Överhoppet lägger till kalendermånader utan den klippningen, så ett månadsschema daterat 31 januari som hoppas över för hand landar på 3 mars i stället för 28 februari. Det ignorerar också slutdatumet. Om exakta månadsslutsdatum är viktiga för dig är det bättre att redigera startdatumet än att hoppa över.
• Slutdatum. Efter att en faktura genererats jämför appen det nya nästa datumet med slutdatumet; om det inte är tidigare växlas schemat till Pausad. Utlös nu gör inte den kontrollen.
• Ikapp-körning. Missade perioder genereras en efter en vid en och samma start, var och en daterad på sin egen schemalagda dag, tills nästa datum ligger i framtiden. Ett schema som misslyckas (till exempel för att inget ledigt fakturanummer kan hittas) hoppas över vid den starten och blockerar inte de andra.
• Skicka automatiskt sparas med schemat och visas som en pappersflygplansikon på raden, men i den nuvarande versionen skickar det inget av sig självt. Genererade fakturor är alltid utkast som du skickar från fakturaskärmen. Betrakta reglaget som en påminnelse om din avsikt.
• Numrering. Generatorn använder samma serie som dina manuella fakturor och fortsätter leta tills den hittar ett oanvänt nummer, så scheman och handskrivna fakturor krockar aldrig. Mallar som innehåller en språktoken tappar den token, eftersom scheman inte lagrar något fakturaspråk.
• Senare ändringar. Ändringar i ett schema gäller fakturor som genereras efter ändringen. Redan producerade fakturor är vanliga fakturor och rörs inte.
• Att radera ett schema lämnar dess fakturor på plats. De behåller sin koppling och matchar därför fortfarande filtret Från ett återkommande schema.
• Analys. Kortet Återkommande intäkter (Recurring revenue) på analysskärmen normaliserar alla aktiva scheman till en månadssiffra. Pausade scheman räknas inte med.

Tips

Relaterade guider

• Fakturastatusar, lista och historik om vad som händer med ett utkast när du väl skickar det.
• Produkter och lager om hur du bygger produktbiblioteket som Lägg till produkt hämtar ur, och om lagerautomatisering.
• Förseningsavgifter om en återkommande kund ständigt betalar för sent.