Användarguide

Valutor, växelkurser och skatter

Fakturera kunder i flera valutor, håll växelkurserna aktuella eller ange dem manuellt, sätt rätt skattesats per rad och skriv ut PDF:en på kundens språk.

Uppdaterad: 2026-09-09

Om alla kunder betalar i samma valuta med samma skattesats kan du lämna det här området i fred. I samma stund som en kund vill betala i dollar, en annan sitter i ett land med ett annat momssystem, eller någon ber om fakturan på sitt eget språk, behöver du tre saker som samverkar: en valuta per dokument, en kurs som räknar tillbaka utländska summor till din hemvaluta för rapportering, och en skattesats på varje rad som passar kundens land. Invoice Flow klarar alla tre i telefonen, offline, med en uppdatering av kurserna online per dag när du ber om det.

Den här guiden följer Jonas Weber, en mjukvarukonsult i Berlin vars profil går i euro. Han fakturerar en Berlinbyrå i EUR med 19 % MwSt., ett Londonföretag i GBP enligt regeln om omvänd skattskyldighet, och en start-up i Austin i USD utan tysk moms. Han behöver också eurovärdet för varje utländsk faktura, eftersom översikten och analysen bara summerar en valuta.

Vad du ser på skärmen

Företagsprofil. Öppna Inställningar, tryck på din profil och rulla till blocket Tillåtna valutor. Varje valuta är ett chip; det stjärnmärkta chipset är standard för nya dokument. Om du lämnar blocket tomt erbjuder valutaväljaren på varje faktura hela ISO-listan i stället.

Att begränsa profilen till EUR, USD och GBP håller fakturans valutaväljare kort och misstagen få.

Skärmen Växelkurser. Från Inställningar, under Fakturainställningar, trycker du på Växelkurser (underrubrik “Kurshantering och omvandlare”). Det översta kortet är en Omvandlare med ett fält Belopp och två valutalistor. Två grå bildtexter anger basvalutan och uppdateringsregeln, och sedan följer de sparade kurserna, ett kort per par, med kursen i fyra decimaler, hämtningstidpunkten och orden Manuell kurs (plus en grön avatar) på rader du själv har fyllt i. Uppdateringsikonen i appfältet är Uppdatera alla kurser; den lilla knappen + nere till höger är Lägg till manuell kurs.

Fakturaredigeraren. Panelen Fakturavaluta ligger mellan datumen och raderna. När den valda valutan skiljer sig från profilens basvaluta visas kortet Växelkurs direkt under totalblocket med aktuell kurs, den omräknade summan, en knapp Uppdatera kurs och ett fält för att ange en kurs för hand. Ovanför raderna visas, när kundens land finns i det inbyggda datasetet, en rad chips med etiketten Tax presets (DE): tillsammans med en klubbikon för juridiska noteringar. Varje rad har sitt eget fält %. Längre ned väljer panelen Fakturaspråk vilket språk PDF:ens etiketter ska ha.

Skatteförval per land. Från Inställningar, under Automatisering, trycker du på Tax presets by country: en sökbar landlista med inbyggda satser; öppna ett land för att ange egna satser och välja vilken uppsättning som är aktiv.

Så fakturerar du en kund i en utländsk valuta

Jonas fakturerar Northwind Analytics i Austin. Fakturan måste vara i US-dollar, men hans rapporter behöver eurosiffran.

Öppna fakturaredigeraren och välj kunden. Nya dokument börjar i profilens standardvaluta (EUR här).
Tryck på Fakturavaluta. Eftersom profilen begränsar valutorna visar väljaren bara EUR, USD och GBP; tryck på USD ($).
Lägg till dina rader som vanligt; priserna är nu i dollar.
Rulla till kortet Växelkurs under totalsummorna. Om en kurs för USD till EUR redan är sparad visar den markerade rutan "1 USD = 0.9215 EUR" med den omräknade summan i euro till höger och tidpunkten då kursen hämtades under.
Tryck på Uppdatera kurs och bekräfta med Uppdatera kurs i dialogrutan för att hämta en ny kurs. Dialogrutan påminner om att kursen delas av alla företagsprofiler och att du behöver internetanslutning.
Om knappen är nedtonad läser du bildtexten under den: du har redan uppdaterat i dag, eller så är klockan före 09:00 i din tidszon. Använd det manuella fältet i stället (nästa avsnitt) eller behåll den sparade kursen.
Spara fakturan. Kursen och eurosumman sparas med dokumentet och används av översikten och analysen.

Fakturaredigeraren i appen Invoice Flow för en ny USD-faktura med en rad på 5 400 dollar, totalblocket och kortet Växelkurs med 1 USD = 0.9215 EUR, en omräknad summa på 4 976,10 euro, en inaktiverad knapp Uppdatera kurs med bildtexten om en gång per dag, och ett fält för manuell kurs — Kortet visas bara när fakturavalutan inte är profilens basvaluta; eurosiffran till höger är den som analysen kommer att räkna.

Om ingen kurs finns ännu visar kortet en rödtonad ruta med texten “Ingen kurs angiven. Uppdatera online eller ange manuellt.” Du kan ändå spara, men fakturan har då ingen summa i basvalutan och står utanför översiktens summor tills du lägger till en kurs och sparar igen.

Så anger du en kurs för hand

Vissa avtal låser omräkningskursen, och vissa dagar har du ingen täckning. Båda fallen använder en manuell kurs, som bara hör till den aktuella profilen och slår onlinekursen för det paret.

Från fakturaredigeraren:

Leta i kortet Växelkurs upp raden "1 USD = [fält] EUR" under bildtexten Ange kurs manuellt (för aktuell profil):.
Skriv kursen, till exempel 0.9180, och tryck på den runda bockknappen.
Meddelandet bekräftar "Manuell kurs sparad för aktuell profil. Den ersätts vid nästa onlineuppdatering." Den omräknade summan räknas om direkt.

Från skärmen Växelkurser:

Öppna Inställningar och sedan Växelkurser.
Tryck på knappen + (verktygstips "Lägg till manuell kurs").
Välj den utländska valutan i listan i dialogrutan (den listar varje valuta utom din basvaluta) och skriv kursen i fältet Kurs, som visas som "1 USD = ... EUR".
Tryck på den fyllda knappen för att spara. Dess etikett lyder för närvarande Spara betalning; det är en kvarglömd etikett, och knappen sparar kursen.
Tryck på pennikonen på en rad för att ändra kursen senare. Om du redigerar en onlinerad skapas en manuell kopia för din profil; onlineraden lämnas orörd för andra profiler.

Skärmen Växelkurser i appen Invoice Flow med kortet Omvandlare som visar 2500 USD omräknat till 2 303,75 euro, bildtexter för basvalutan EUR och regeln om onlineuppdatering en gång per dag, fyra onlinekurskort för EUR till USD, GBP, CHF och USD till EUR, samt ett grönt kort med manuell kurs för GBP till EUR på 1,1900 — Onlinekurserna (gula) kommer från den dagliga uppdateringen; den gröna GBP-raden är avtalskursen som Jonas skrev in själv.

Kortet Omvandlare är praktiskt när du ger pris i telefon: skriv ett belopp, välj de två valutorna, och resultatet uppdateras medan du skriver, med samma kursprioritering som en faktura använder.

Så använder du rätt skattesats

Skatten i Invoice Flow ligger på varje enskild rad, aldrig på dokumentet som helhet. Fältet % på en rad innehåller satsen; redigeraren summerar skatten från varje rad till fakturans skattetotal. Priserna är alltid netto och skatten läggs på ovanpå. Det finns ingen växel för att markera ett pris som inklusive skatt, så om en kund vill ha bruttopriser skriver du in nettobeloppet och låter satsen göra jobbet.

För Berlinbyrån Brandt Digital behöver Jonas 19 % på båda raderna:

Kontrollera att kunden har ett land angivet i kundredigeraren. Skattechipsen utgår från kundens landskod.
Leta i fakturaredigeraren ovanför raderna efter raden Tax presets (DE): följd av chips som MwSt. 19%, MwSt. 7% och MwSt. 0%.
Tryck på MwSt. 19%. Fältet % på varje rad sätts till 19 och ett kort meddelande bekräftar att satsen tillämpats.
Om en rad behöver en annan sats (till exempel en vara med reducerad sats) redigerar du den radens fält % efteråt. Blandade satser går bra; PDF:en växlar automatiskt till en specifikation per sats när den hittar mer än en sats skild från noll.
För en juridisk formulering, till exempel undantaget för småföretag eller meningen om omvänd skattskyldighet, trycker du på klubbikonen bredvid chipsen (verktygstips Insert legal note) och väljer en rad; den läggs till i fakturans anteckningar.

Fakturaredigeraren i appen Invoice Flow med panelen Fakturavaluta satt till EUR, rubriken Rader, en rad Tax presets (DE) med chipsen MwSt. 19%, MwSt. 7% och MwSt. 0% samt en klubbikon, och två rader för en tysk kund som båda har 19,0 i procentfältet — Ett tryck på ett chip sätter satsen på varje rad; klubban infogar landets juridiska noteringar i fakturatexten.

En rad som läggs till från din produktlista ärver produktens skattesats. Hjälpikonen inne i fältet % öppnar bladet Referens för skattesatser med en sökbar landtabell; det innehåller en friskrivning, så betrakta det som en påminnelse snarare än som rådgivning.

Så korrigerar du ett lands förvalda satser

Inbyggda satser blir inaktuella, och etiketten kan vara lika viktig som siffran. Jonas vill ha ett chip som säger “Reverse charge” för sin Londonkund.

Öppna Inställningar, rulla till Automatisering och tryck på Tax presets by country.
Skriv en del av namnet eller den tvåbokstaviga koden i Sök land...; matchningen sker mot det engelska namnet.
Tryck på landets rad. Bladet visar satserna under Built-in som skrivskyddad text och en lista Custom som är förifylld med samma värden.
Redigera en rads Label och %, ta bort rader med krysset, eller tryck på Add rate för ytterligare en. Krysset är inaktiverat när bara en rad återstår.
Välj Custom active för att låta din uppsättning styra chipsen i redigeraren, eller Built-in active för att behålla dina ändringar utan att använda dem ännu.
Tryck på Spara. Listan visar nu båda raderna under landet, den aktiva i fetstil, med ett chip som lyder Custom active eller Built-in active till höger.
För att kasta din uppsättning och återgå till de inbyggda satserna öppnar du landet igen och trycker på Delete custom.

Skärmen Tax presets by country i appen Invoice Flow filtrerad på ordet United, med United Arab Emirates, United Kingdom med de inbyggda satserna VAT 20 %, 5 %, 0 % och en fet egen rad VAT 20 % och Reverse charge 0 % märkt med chipset Custom active, samt United States — Båda uppsättningarna förblir synliga i listan; fetstilen markerar den som redigeraren kommer att använda.

Landbladet för United Kingdom i appen Invoice Flow med de skrivskyddade inbyggda satserna, två egna rader med Label VAT på 20,0 och Reverse charge på 0,0, en knapp Add rate, alternativen Built-in active och Custom active med Custom valt, samt knapparna Delete custom, Avbryt och Spara — Bladet för ett land: redigera etiketter och procentsatser och välj sedan vilken uppsättning som är aktiv.

Så skriver du ut PDF:en på kundens språk

Appspråket och dokumentspråket är två skilda val; Jonas använder appen på engelska men skickar tyska fakturor till tyska kunder.

Rulla i fakturaredigeraren till panelen Fakturaspråk under totalsummorna (och under kortet Växelkurs, om det finns ett). Underrubriken visar det aktuella valet, Appspråk som standard.
Tryck på panelen. Ett blad listar Appspråk först, sedan sexton fasta språk: engelska, ryska, tyska, franska, spanska, italienska, portugisiska, nederländska, polska, japanska, koreanska, kinesiska, arabiska, hindi, turkiska och ukrainska, vart och ett skrivet i sin egen skrift med koden under.
Tryck på Deutsch. Panelen visar nu "Deutsch", och valet sparas med fakturan.
Spara och öppna PDF-förhandsgranskningen. Rubriker, kolumnnamn, summor och sidräknaren i sidfoten kommer ut på tyska; din egen text (radbeskrivningar, anteckningar, betalningsvillkor) skrivs ut exakt som du skrev den.

Fakturaredigeraren i appen Invoice Flow med bladet Fakturaspråk öppet, som visar Appspråk högst upp och en lista med språken engelska, ryska, Deutsch med en bock, franska, spanska och italienska med sina tvåbokstavskoder — Språket är en inställning per dokument, så en kund kan få tyska medan resten stannar på engelska.

PDF från appen Invoice Flow av faktura WSC-2026-0031 i mallen Professional med tyska etiketter: Rechnung, Von, Rechnungsempfänger, Rechnungsdatum, Beschreibung, Menge, Preis, MwSt, Betrag, Zwischensumme 5 730,00 euro, MwSt 19,0 % 1 088,70 euro och Gesamt 6 818,70 euro, samt avsnitten Anmerkungen och Zahlungsbedingungen — Samma mall med tyska etiketter; anteckningarna och betalningsvillkoren är Jonas egen text.

Regler och detaljer

Basvaluta och rapportering. Varje företagsprofil har en basvaluta som sätts när profilen skapas: den första tillåtna valutan om du har begränsat listan, annars standardvalutan. Varje kort på översikten och varje diagram i analysen summerar bara belopp i den valutan. En faktura i en annan valuta räknas med när den har en summa i basvalutan (summan multiplicerad med den kurs som sparats med den); utan kurs hoppas den tyst över, så att en faktura på 12 000 dollar aldrig dyker upp som 12 000 euro.

Vilken kurs som vinner. Vid en omräkning kontrollerar appen i tur och ordning: en manuell kurs för den aktuella profilen, den globala onlinekursen för paret, inversen av onlinekursen för det omvända paret, och slutligen 1,0. En kurs på exakt 1,0 mellan olika valutor behandlas som “ingen kurs” i redigeraren.

Onlineuppdateringar. Kurserna hämtas från ett publikt växelkurs-API med ett andra API som reserv och en tidsgräns på tio sekunder. Knappen Uppdatera kurs på fakturan tillåts en gång per kalenderdag och aldrig före 09:00 lokal tid; efter en lyckad hämtning förblir knappen inaktiverad till nästa klockan 09:00. Uppdatera alla kurser på skärmen Växelkurser struntar i den gränsen och hämtar alla kurser för din basvaluta på en gång; om begäran misslyckas ser du “Det gick inte att uppdatera kurserna. Kontrollera din internetanslutning.” och ingenting ändras.

Manuella kurser. En manuell kurs måste vara större än noll; allt annat ignoreras utan meddelande. Ett manuellt värde sparas per par och profil, så att spara igen skriver över det. En onlineuppdatering skriver bara om onlineraden, så trots bildtexten “Manuell kurs … ersätts vid nästa onlineuppdatering” fortsätter en manuell kurs att vinna tills du tar bort eller ändrar den. Att lägga till eller redigera manuella kurser kräver Pro; att visa, omvandla och köra Uppdatera alla kurser gör det inte.

Valutabegränsning. Listan Tillåtna valutor begränsar bara väljaren; befintliga fakturor behåller sin valuta om du tar bort den senare.

Skatter. Satserna lagras per rad som en procentsats; fakturans skattetotal är summan över raderna. Det finns inget läge för priser inklusive skatt och ingen andra skattekolumn. Att använda ett förvalschip skriver över satsen på varje rad, även på rader du satt individuellt, så använd chipsen först och justera enskilda rader efteråt. Landsförval kräver en landskod på kunden; ingen kod, inga chips. PDF:en skriver ut en “Specifikation av flera momssatser” (en rad per sats) automatiskt när en faktura har två eller fler skilda satser som inte är noll, eller när du väljer den layoutvarianten i mallväljaren.

Åsidosättanden av förval. Etiketter trimmas och en tom etikett blir “Tax”; en rad vars procentsats inte är ett tal tas bort vid sparande. Åsidosättanden gäller per land och delas av alla profiler på enheten. Att öppna ett landblad kräver Pro.

Fakturaspråk. Värdet sparas på dokumentet (tomt betyder “använd appspråket”). Det påverkar de utskrivna etiketterna och det språk som landsnamn i adresser återges på; det översätter inte dina radbeskrivningar, anteckningar eller villkor. Datum och statusordet i sidhuvudet på de inbyggda mallarna skrivs för närvarande ut på engelska oavsett vilket språk du väljer.

Att redigera en redan sparad faktura i utländsk valuta visar inte kortet Växelkurs, och att spara från den redigeraren rensar den sparade kursen och summan i basvalutan för dokumentet. Tills det är åtgärdat: sätt valuta och kurs när du skapar fakturan; om du måste redigera en i efterhand, kontrollera analysen igen och skapa om fakturan som ett nytt dokument om den har fallit bort.

Tips

Håll listan över tillåtna valutor till de valutor du faktiskt fakturerar i. En väljare med tre poster är snabbare än att rulla igenom 150 koder, och den gör det omöjligt att spara ett dokument i en valuta kunden aldrig bad om.

Öppna Växelkurser den första arbetsdagen i månaden och tryck en gång på Uppdatera alla kurser. Varje faktura du skapar den månaden startar då med en sparad kurs, och knappen på den enskilda fakturan blir ett sällsynt undantag i stället för ett rutinsteg.

Ge nollsatsförvalet en meningsfull etikett. Ett chip som lyder "Reverse charge 0%" talar direkt om varför en brittisk faktura saknar skatt, och samma etikett visas på den egna raden under landet i Inställningar.

Lagra skattesatsen på dina produkter. En rad som läggs till från produktlistan kommer med rätt procentsats, vilket spelar störst roll när du blandar normalsats och reducerad sats på en och samma faktura.

Relaterade guider

Kom igång: företagsprofilen – där basvalutan och listan över tillåtna valutor sätts.
Fakturaredigeraren – rader, rabatter och totalblocket som växelkurskortet ligger under.
Analys, översikt och rapporter – hur summor i basvalutan blir diagram.