यूज़र गाइड

मुद्राएं, विनिमय दरें और कर

कई मुद्राओं में क्लाइंट को बिल करें, विनिमय दर को अपडेट रखें या हाथ से तय करें, हर लाइन पर सही टैक्स दर लगाएं, और PDF को अपने क्लाइंट की भाषा में प्रिंट करें।

अपडेट किया गया: 2026-09-09

अगर हर क्लाइंट एक ही मुद्रा में और एक ही टैक्स दर पर भुगतान करता है, तो आप इस हिस्से को छोड़ सकते हैं। जिस पल कोई क्लाइंट डॉलर चाहता है, कोई दूसरा अलग VAT नियम वाले देश में बैठा है, या कोई अपनी भाषा में इनवॉइस माँगता है, आपको तीन चीज़ों की ज़रूरत होती है जो साथ काम करें: हर दस्तावेज़ के लिए एक मुद्रा, विदेशी कुल राशि को रिपोर्टिंग के लिए आपकी घरेलू मुद्रा में वापस लाने के लिए एक दर, और क्लाइंट के देश के अनुसार हर लाइन पर एक टैक्स दर। Invoice Flow ये तीनों काम फ़ोन पर, ऑफ़लाइन करता है, जब आप माँगें तो दिन में एक बार दरों का ऑनलाइन रिफ्रेश होता है।

यह गाइड Jonas Weber का अनुसरण करती है, बर्लिन में एक सॉफ़्टवेयर कंसल्टेंट जिसकी प्रोफ़ाइल यूरो में चलती है। वह बर्लिन की एक एजेंसी को 19% MwSt. के साथ EUR में इनवॉइस देते हैं, लंदन की एक फ़र्म को रिवर्स-चार्ज नियम के तहत GBP में, और ऑस्टिन की एक स्टार्ट-अप को बिना जर्मन VAT के USD में। उन्हें हर विदेशी इनवॉइस का यूरो मूल्य भी चाहिए, क्योंकि डैशबोर्ड और एनालिटिक्स केवल एक ही मुद्रा जोड़ते हैं।

स्क्रीन पर आप क्या देखते हैं

व्यवसाय प्रोफ़ाइल। सेटिंग्स खोलें, अपनी प्रोफ़ाइल पर टैप करें, और अनुमत मुद्राएं ब्लॉक तक स्क्रॉल करें। हर मुद्रा एक चिप है; तारांकित चिप नए दस्तावेज़ों के लिए डिफ़ॉल्ट है। अगर आप ब्लॉक खाली छोड़ते हैं, तो हर इनवॉइस पर मुद्रा चयनकर्ता (currency picker) पूरी ISO सूची देता है।

विनिमय दरें स्क्रीन। सेटिंग्स से, इनवॉइस सेटिंग्स के अंतर्गत, विनिमय दरें पर टैप करें (सबटाइटल “Rate management & converter”)। सबसे ऊपर का कार्ड एक Converter है जिसमें एक राशि फ़ील्ड और दो मुद्रा ड्रॉपडाउन हैं। दो ग्रे कैप्शन बेस मुद्रा और अपडेट नियम बताते हैं, फिर सहेजी गई दरें आती हैं, हर जोड़े के लिए एक कार्ड, दर चार दशमलव अंकों तक, फ़ेच का समय, और आपके द्वारा हाथ से दर्ज की गई पंक्तियों पर शब्द मैन्युअल दर (साथ में एक हरा अवतार)। ऐप बार में रिफ्रेश आइकन सभी दरें अपडेट करें है; नीचे-दाईं ओर छोटा + बटन मैन्युअल दर जोड़ें है।

इनवॉइस एडिटर। इनवॉइस मुद्रा टाइल तारीखों और लाइन आइटम के बीच बैठती है। जब चुनी गई मुद्रा प्रोफ़ाइल की बेस मुद्रा से अलग हो, तो टोटल ब्लॉक के ठीक नीचे एक विनिमय दर कार्ड दिखाई देता है, जिसमें मौजूदा दर, बदली गई कुल राशि, एक दर अपडेट करें बटन और हाथ से दर दर्ज करने के लिए एक फ़ील्ड होती है। लाइन आइटम के ऊपर, जब क्लाइंट का देश बिल्ट-इन डेटासेट में हो, तो Tax presets (DE): लेबल वाली चिप्स की एक पंक्ति दिखती है, साथ में कानूनी नोट्स के लिए एक गैवल आइकन। हर लाइन का अपना % फ़ील्ड होता है। नीचे, इनवॉइस की भाषा टाइल PDF लेबल की भाषा चुनती है।

देश के अनुसार टैक्स प्रीसेट। सेटिंग्स से, स्वचालन के अंतर्गत, Tax presets by country पर टैप करें: बिल्ट-इन दरों के साथ एक खोजने-योग्य देश सूची; अपनी खुद की दर दर्ज करने और यह चुनने के लिए कि कौन सा सेट सक्रिय है, कोई एक देश खोलें।

किसी क्लाइंट को विदेशी मुद्रा में बिल कैसे करें

Jonas ऑस्टिन में Northwind Analytics को इनवॉइस बना रहे हैं। इनवॉइस अमेरिकी डॉलर में होना चाहिए, लेकिन उनकी रिपोर्ट्स को यूरो का आँकड़ा चाहिए।

1. इनवॉइस एडिटर खोलें और क्लाइंट चुनें। नए दस्तावेज़ प्रोफ़ाइल की डिफ़ॉल्ट मुद्रा (यहाँ EUR) में शुरू होते हैं।
2. इनवॉइस मुद्रा पर टैप करें। चूँकि प्रोफ़ाइल मुद्राओं को सीमित करती है, चयनकर्ता केवल EUR, USD और GBP दिखाता है; USD ($) पर टैप करें।
3. हमेशा की तरह अपने लाइन आइटम जोड़ें; कीमतें अब डॉलर में हैं।
4. टोटल के नीचे विनिमय दर कार्ड तक स्क्रॉल करें। अगर USD से EUR की दर पहले से संग्रहीत है, तो हाइलाइट किया गया बॉक्स "1 USD = 0.9215 EUR" पढ़ता है, दाईं ओर यूरो में बदली गई कुल राशि और नीचे दर लिए जाने का समय होता है।
5. दर रिफ़्रेश करने के लिए, दर अपडेट करें पर टैप करें और डायलॉग में दर अपडेट करें की पुष्टि करें। डायलॉग चेतावनी देता है कि दर सभी व्यवसाय प्रोफ़ाइलों में साझा होती है और आपको इंटरनेट कनेक्शन चाहिए।
6. अगर बटन ग्रे हो गया है, तो उसके नीचे का कैप्शन पढ़ें: आपने आज पहले ही अपडेट कर लिया है, या आपके समय क्षेत्र में अभी 9:00 से पहले है। इसके बजाय मैन्युअल फ़ील्ड का उपयोग करें (अगला सेक्शन) या संग्रहीत दर रखें।
7. इनवॉइस सहेजें। दर और यूरो कुल राशि दस्तावेज़ के साथ संग्रहीत होती हैं और डैशबोर्ड तथा एनालिटिक्स द्वारा उपयोग की जाती हैं।

अगर अभी तक कोई दर मौजूद नहीं है, तो कार्ड लाल रंग का बॉक्स दिखाता है “No rate set. Update online or enter manually.”। आप फिर भी सहेज सकते हैं, लेकिन इनवॉइस में तब बेस-मुद्रा की कोई कुल राशि नहीं होगी और जब तक आप दर जोड़कर फिर से सहेज न लें, यह डैशबोर्ड के जोड़ में शामिल नहीं होगा।

दर हाथ से कैसे सेट करें

कुछ अनुबंध कन्वर्ज़न दर तय करते हैं, और कुछ दिन आपके पास कोई सिग्नल नहीं होता। दोनों स्थितियों में मैन्युअल दर उपयोग होती है, जो केवल मौजूदा प्रोफ़ाइल की होती है और उस जोड़े के लिए ऑनलाइन दर से आगे रहती है।

इनवॉइस एडिटर से:

1. विनिमय दर कार्ड में, Enter rate manually (for current profile): कैप्शन के नीचे "1 USD = [field] EUR" पंक्ति ढूँढें।
2. दर टाइप करें, उदाहरण के लिए 0.9180, और गोल चेक बटन पर टैप करें।
3. स्नैकबार पुष्टि करता है "Manual rate saved for current profile. Will be replaced on next online update."। बदली गई कुल राशि तुरंत फिर से गणना होती है।

विनिमय दरें स्क्रीन से:

1. सेटिंग्स खोलें, फिर विनिमय दरें।
2. + बटन पर टैप करें (टूलटिप "Add manual rate")।
3. डायलॉग में, ड्रॉपडाउन से विदेशी मुद्रा चुनें (यह आपकी बेस मुद्रा को छोड़कर हर मुद्रा सूचीबद्ध करता है) और दर फ़ील्ड में दर टाइप करें, जो "1 USD = ... EUR" के रूप में दिखती है।
4. सहेजने के लिए भरा हुआ बटन टैप करें। इसका लेबल अभी Save Payment पढ़ता है; यह एक बचा हुआ पुराना लेबल है, और यह दर को सहेजता है।
5. बाद में किसी दर को बदलने के लिए, उसकी पंक्ति पर पेंसिल आइकन पर टैप करें। किसी ऑनलाइन पंक्ति को संपादित करने से आपकी प्रोफ़ाइल के लिए एक मैन्युअल कॉपी बनती है; ऑनलाइन पंक्ति अन्य प्रोफ़ाइलों के लिए अछूती रहती है।

Converter कार्ड फ़ोन पर कोटेशन देने के लिए काम आता है: एक राशि टाइप करें, दो मुद्राएँ चुनें, और परिणाम आपके टाइप करते ही अपडेट होता है, ठीक उसी दर प्राथमिकता का उपयोग करके जो एक इनवॉइस इस्तेमाल करता।

सही टैक्स दर कैसे लगाएं

Invoice Flow में टैक्स हर लाइन आइटम पर होता है, कभी पूरे दस्तावेज़ पर नहीं। लाइन का % फ़ील्ड दर रखता है; एडिटर हर लाइन के टैक्स को इनवॉइस के टैक्स कुल में जोड़ता है। कीमतें हमेशा नेट होती हैं, और टैक्स ऊपर से जोड़ा जाता है। कीमत को टैक्स-सहित चिह्नित करने के लिए कोई स्विच नहीं है, इसलिए अगर कोई क्लाइंट सकल कीमतें चाहता है, तो नेट आँकड़ा टाइप करें और दर को अपना काम करने दें।

बर्लिन एजेंसी, Brandt Digital के लिए, Jonas को दोनों लाइनों पर 19% चाहिए:

1. सुनिश्चित करें कि क्लाइंट एडिटर में क्लाइंट का देश सेट है। टैक्स चिप्स क्लाइंट के देश कोड पर निर्भर करती हैं।
2. इनवॉइस एडिटर में, लाइन आइटम के ऊपर Tax presets (DE): पंक्ति देखें, इसके बाद MwSt. 19%, MwSt. 7% और MwSt. 0% जैसी चिप्स।
3. MwSt. 19% पर टैप करें। हर लाइन आइटम का % फ़ील्ड 19 पर सेट हो जाता है और एक छोटा स्नैकबार लगाई गई दर की पुष्टि करता है।
4. अगर किसी लाइन को अलग दर चाहिए (उदाहरण के लिए, कोई घटी हुई दर वाला आइटम), तो बाद में उस लाइन का % फ़ील्ड संपादित करें। मिश्रित दरें ठीक हैं; जब PDF को एक से अधिक ग़ैर-शून्य दर मिलती है तो वह अपने आप प्रति-दर ब्रेकडाउन पर स्विच कर जाता है।
5. छोटे-व्यवसाय छूट या रिवर्स-चार्ज वाक्य जैसे कानूनी पाठ के लिए, चिप्स के बगल में गैवल आइकन पर टैप करें (टूलटिप Insert legal note) और एक लाइन चुनें; यह इनवॉइस के नोट्स में जोड़ दी जाती है।

आपकी प्रोडक्ट सूची से जोड़ी गई लाइन उस प्रोडक्ट की टैक्स दर विरासत में लेती है। % फ़ील्ड के अंदर हेल्प आइकन एक खोजने-योग्य देश तालिका के साथ Tax Rate Reference शीट खोलता है; इसमें एक अस्वीकरण होता है, इसलिए इसे सलाह के बजाय याद-दिलाना समझें।

किसी देश की प्रीसेट दरें कैसे ठीक करें

बिल्ट-इन दरें पुरानी हो जाती हैं, और लेबल संख्या जितना ही मायने रख सकता है। Jonas अपने लंदन क्लाइंट के लिए एक ऐसी चिप चाहते हैं जो “Reverse charge” कहे।

1. सेटिंग्स खोलें, स्वचालन तक स्क्रॉल करें, और Tax presets by country पर टैप करें।
2. Search country... में नाम का हिस्सा या दो-अक्षर का कोड टाइप करें; मिलान अंग्रेज़ी नाम के आधार पर होता है।
3. देश की पंक्ति पर टैप करें। शीट Built-in: दरों को केवल-पढ़ने योग्य पाठ के रूप में दिखाती है और वही मान भरी हुई एक Custom: सूची।
4. किसी पंक्ति का Label और % संपादित करें, x से पंक्तियाँ हटाएँ, या दूसरी के लिए Add rate पर टैप करें। जब केवल एक पंक्ति बची हो तो x निष्क्रिय हो जाता है।
5. Custom active चुनें ताकि आपका सेट एडिटर में चिप्स चलाए, या Built-in active चुनें ताकि आपके संपादन बिना उपयोग के सुरक्षित रहें।
6. सहेजें पर टैप करें। सूची अब देश के अंतर्गत दोनों पंक्तियाँ दिखाती है, सक्रिय वाली बोल्ड में, साथ में दाईं ओर Custom active या Built-in active लिखी एक चिप।
7. अपना सेट हटाकर बिल्ट-इन दरों पर वापस जाने के लिए, देश को फिर से खोलें और Delete custom पर टैप करें।

PDF को क्लाइंट की भाषा में कैसे प्रिंट करें

ऐप की भाषा और दस्तावेज़ की भाषा अलग-अलग विकल्प हैं; Jonas अंग्रेज़ी में ऐप इस्तेमाल करते हैं लेकिन जर्मन क्लाइंट को जर्मन इनवॉइस भेजते हैं।

1. इनवॉइस एडिटर में, टोटल के नीचे (और अगर विनिमय दर कार्ड हो तो उसके भी नीचे) इनवॉइस की भाषा टाइल तक स्क्रॉल करें। इसका सबटाइटल मौजूदा चुनाव दिखाता है, डिफ़ॉल्ट रूप से ऐप की भाषा।
2. टाइल पर टैप करें। एक बॉटम शीट पहले ऐप की भाषा सूचीबद्ध करती है, फिर सोलह निश्चित भाषाएँ: English, Russian, German, French, Spanish, Italian, Portuguese, Dutch, Polish, Japanese, Korean, Chinese, Arabic, Hindi, Turkish और Ukrainian, हर एक अपनी लिपि में लेबल की गई और नीचे कोड के साथ।
3. Deutsch पर टैप करें। टाइल अब "Deutsch" पढ़ती है, और यह चुनाव इनवॉइस के साथ सहेजा जाता है।
4. सहेजें और PDF प्रीव्यू खोलें। शीर्षक, कॉलम टाइटल, कुल राशि और फ़ुटर का पेज काउंटर जर्मन में आते हैं; आपका अपना पाठ (आइटम विवरण, नोट्स, भुगतान शर्तें) ठीक वैसे ही प्रिंट होता है जैसे टाइप किया गया।

नियम और विवरण

बेस मुद्रा और रिपोर्टिंग। हर व्यवसाय प्रोफ़ाइल की एक बेस मुद्रा होती है, जो प्रोफ़ाइल बनते समय सेट होती है: अगर आपने सूची सीमित की है तो पहली अनुमत मुद्रा, वरना डिफ़ॉल्ट मुद्रा। हर डैशबोर्ड कार्ड और एनालिटिक्स चार्ट केवल उसी मुद्रा में आँकड़े जोड़ता है। किसी दूसरी मुद्रा में इनवॉइस तब शामिल होती है जब उसके साथ बेस-मुद्रा की कुल राशि सहेजी गई हो (कुल राशि गुणा उसके साथ सहेजी गई दर); दर न होने पर वह चुपचाप छोड़ दी जाती है ताकि 12,000 डॉलर का इनवॉइस कभी 12,000 यूरो के रूप में न दिखे।

कौन सी दर जीतती है। किसी कन्वर्ज़न के लिए ऐप इस क्रम में जाँच करता है: मौजूदा प्रोफ़ाइल के लिए एक मैन्युअल दर, उस जोड़े के लिए वैश्विक ऑनलाइन दर, विपरीत जोड़े की ऑनलाइन दर का उलटा, और अंत में 1.0। अलग-अलग मुद्राओं के बीच ठीक 1.0 की दर को एडिटर में “कोई दर नहीं” माना जाता है।

ऑनलाइन अपडेट। दरें एक सार्वजनिक एक्सचेंज-रेट API से फ़ेच की जाती हैं, दूसरे API के साथ फ़ॉलबैक के रूप में और दस-सेकंड टाइमआउट के साथ। प्रति-इनवॉइस दर अपडेट करें बटन कैलेंडर दिन में एक बार और स्थानीय समय 09:00 से पहले कभी नहीं चलता है; सफल फ़ेच के बाद बटन अगले 09:00 तक निष्क्रिय रहता है। विनिमय दरें स्क्रीन पर सभी दरें अपडेट करें उस सीमा को नज़रअंदाज़ करता है और आपकी बेस मुद्रा की हर दर एक साथ खींचता है; अगर अनुरोध विफल होता है तो आप “Failed to update rates. Check your internet connection.” देखते हैं और कुछ नहीं बदलता।

मैन्युअल दरें। मैन्युअल दर शून्य से अधिक होनी चाहिए; कुछ और बिना संदेश के नज़रअंदाज़ हो जाता है। हर जोड़े के लिए हर प्रोफ़ाइल में एक मैन्युअल मान रखा जाता है, इसलिए फिर से सहेजने से वह ओवरराइट हो जाता है। एक ऑनलाइन रिफ्रेश केवल ऑनलाइन पंक्ति को फिर से लिखता है, इसलिए कैप्शन “Manual rate will be replaced on next online update” के बावजूद, जब तक आप उसे हटाएँ या बदलें, एक मैन्युअल दर जीतती रहती है। मैन्युअल दरें जोड़ना या संपादित करना केवल Pro है; देखना, कन्वर्ट करना और सभी दरें अपडेट करें नहीं हैं।

मुद्रा प्रतिबंध। अनुमत मुद्राएं सूची केवल चयनकर्ता को सीमित करती है; अगर आप बाद में उसे हटा दें तो मौजूदा इनवॉइस अपनी मुद्रा बनाए रखती हैं।

टैक्स। दरें प्रति लाइन प्रतिशत के रूप में संग्रहीत होती हैं; इनवॉइस का टैक्स कुल पंक्तियों का योग है। कोई टैक्स-सहित मोड और कोई दूसरा टैक्स कॉलम नहीं है। किसी प्रीसेट चिप को लगाने से हर लाइन पर दर ओवरराइट हो जाती है, उन पंक्तियों पर भी जिन्हें आपने अलग से सेट किया था, इसलिए पहले चिप्स इस्तेमाल करें और बाद में एकल पंक्तियों को समायोजित करें। देश प्रीसेट के लिए क्लाइंट पर देश कोड चाहिए; कोड नहीं, तो चिप्स नहीं। PDF अपने आप एक “Multi-Tax Breakdown” (हर दर के लिए एक लाइन) प्रिंट करता है जब किसी इनवॉइस में दो या अधिक अलग-अलग ग़ैर-शून्य दरें हों, या जब आप टेम्पलेट चयनकर्ता में वह लेआउट वेरिएंट चुनें।

प्रीसेट ओवरराइड। लेबल ट्रिम किए जाते हैं और खाली लेबल “Tax” बन जाता है; जिस पंक्ति का प्रतिशत संख्या न हो वह सहेजते समय हटा दी जाती है। ओवरराइड प्रति देश होते हैं, डिवाइस की हर प्रोफ़ाइल में साझा। किसी देश की शीट खोलने के लिए Pro चाहिए।

इनवॉइस की भाषा। यह मान दस्तावेज़ पर सहेजा जाता है (खाली का अर्थ है “ऐप की भाषा उपयोग करें”)। यह प्रिंट किए गए लेबल और पतों में देश के नाम रेंडर करने में इस्तेमाल भाषा को प्रभावित करता है; यह आपके आइटम विवरण, नोट्स या शर्तों का अनुवाद नहीं करता। बिल्ट-इन टेम्पलेट के हेडर में तारीख़ें और स्थिति शब्द फ़िलहाल चुनी गई भाषा चाहे जो हो, अंग्रेज़ी में ही प्रिंट होते हैं।

टिप्स

संबंधित गाइड

• शुरुआत करना: व्यवसाय प्रोफ़ाइल - जहाँ बेस मुद्रा और अनुमत-मुद्रा सूची सेट होती है।
• इनवॉइस एडिटर - लाइन आइटम, छूट और वह टोटल ब्लॉक जिसके नीचे विनिमय दर कार्ड बैठता है।
• एनालिटिक्स, डैशबोर्ड और रिपोर्ट - बेस-मुद्रा कुल राशि कैसे चार्ट बनती है।