Invoice Flow यूज़र गाइड
ऐप का हर हिस्सा कैसे काम करता है: हर गाइड में एक सुविधा, असली स्क्रीनशॉट के साथ। प्रोफ़ाइल सेटअप से शुरू करें, फिर क्रम से आगे बढ़ें या सीधे उस सुविधा पर जाएँ जिसकी आपको ज़रूरत है।
शुरुआत
- पांच मिनट में आपकी पहली इनवॉइस Invoice Flow के नए इंस्टॉल से लेकर भुगतान की गई इनवॉइस तक जाएं: अपना व्यवसाय सेट करें, एक क्लाइंट जोड़ें, दो लाइनों वाली इनवॉइस बनाएं और PDF साझा करें।
- अपनी व्यवसाय प्रोफ़ाइल सेट करें हर इनवॉइस पर छपने वाली प्रोफ़ाइल भरें, दूसरे व्यवसाय के लिए दूसरी प्रोफ़ाइल जोड़ें, और एक की नक़ल बनाएं ताकि लोगो और शर्तें दोबारा न टाइप करनी पड़ें।
- वर्गाकार लोगो और वाइड लोगो जोड़ें वर्गाकार निशान और वाइड वर्डमार्क अपलोड करें, ऐप में क्रॉप और रोटेट करें, कई वेरिएंट रखें, और जानें कि हर PDF टेम्पलेट कौन सा प्रिंट करता है।
- सेटिंग्स, नेविगेशन और Pro जानें कि Invoice Flow का हर फ़ीचर कहाँ है, Settings का हर समूह क्या नियंत्रित करता है, थीम और भाषा कैसे बदलें, और फ़्री ट्रायल और Pro सब्सक्रिप्शन क्या बदलते हैं और क्या नहीं।
- ऐप की भाषा और इनवॉइस की भाषा Invoice Flow के इंटरफ़ेस को 65 भाषाओं के बीच बदलें, हर इनवॉइस को क्लाइंट की भाषा में प्रिंट करें, और देश के अनुसार पता संकेत व RTL लेआउट पाएं।
क्लाइंट और उत्पाद
- क्लाइंट, श्रेणियाँ और क्लाइंट समूह क्लाइंट कार्ड जोड़ें, क्लाइंट को श्रेणियों और उप-श्रेणियों में क्रमबद्ध करें, उन्हें अवैतनिक इनवॉइस या अनुबंधों से फ़िल्टर करें, और प्रति क्लाइंट हर दस्तावेज़ देखें।
- उत्पाद, सेवाएं और इन्वेंटरी डिफ़ॉल्ट कीमतों और इकाइयों वाली एक उत्पाद लाइब्रेरी बनाएं, सहेजे गए आइटम को एक टैप में इनवॉइस लाइनों में डालें, और स्टॉक स्तर तथा स्टॉक ऑटोमेशन नियम पढ़ें।
इनवॉइस और दस्तावेज़
- इनवॉइस एडिटर: खाली फ़ॉर्म से तैयार PDF तक Invoice Flow में एक पूरा इनवॉइस बनाएं: ग्राहक और तारीखें चुनें, कर सहित श्रम व सामग्री की लाइनें जोड़ें, छूट सेट करें, फ़ोटो लगाएं और हस्ताक्षर करें।
- इनवॉइस स्थितियां, Documents सूची और परिवर्तन लॉग एक नज़र में Documents सूची पढ़ें, इनवॉइस को Draft, Sent, Paid और Cancelled के बीच ले जाएं, कई इनवॉइस पर एक साथ काम करें, और परिवर्तन लॉग में हर संपादन का पता लगाएं।
- अनुमान, कोटेशन और उन्हें इनवॉइस में बदलना अनुमान टैब में कोटेशन लिखें, ट्रैक करें कि क्लाइंट ने इसे स्वीकार किया या नहीं, फिर इसे पूरा या केवल कुछ लाइन आइटम को अपनी नंबर वाली ड्राफ्ट इनवॉइस में बदलें।
- अनुबंध और डिलीवरी नोट्स सप्लाई एग्रीमेंट को उनकी तारीखों, स्थिति और लिंक किए गए इनवॉइस के साथ एक जगह रखें, और हर शिपमेंट को ड्राफ्ट से डिलीवर्ड तक चलने वाले डिलीवरी नोट के रूप में लॉग करें।
- PDF पूर्वावलोकन, साझा करना, क्लाइंट के रूप में देखें और PDF संपादक इनवॉइस को तैयार PDF के रूप में पूर्वावलोकन करें, प्रिंट या साझा करें, ड्राफ्ट को भेजा हुआ चिह्नित करें, जाँचें क्लाइंट क्या देखता है, और किसी भी आयातित PDF में शब्द या गुण सही करें।
PDF डिज़ाइन
- PDF टेम्पलेट, रंग पैलेट और फ़ॉन्ट बारह इनवॉइस डिज़ाइन में से एक चुनें, इसे बिल्ट-इन या कस्टम पैलेट से रंगें, मिश्रित VAT दरों के लिए लेआउट बदलें और अपने PDF के फ़ॉन्ट सेट करें।
- कस्टम टेम्पलेट एडिटर 25 गैलरी स्टार्टर में से या शुरू से अपना इनवॉइस लेआउट बनाएं, हर एलिमेंट को स्टाइल करें, इसे कुछ प्रोफ़ाइल तक सीमित करें और इसे किसी इनवॉइस पर लगाएं।
भुगतान, शुल्क और मुद्राएँ
- भुगतान, आंशिक भुगतान और बकाया राशि इनवॉइस पर जमा राशि और किश्तें दर्ज करें, शेष राशि को घटते देखें, और PDF पर भुगतान अनुसूची प्रिंट करें ताकि क्लाइंट को पता रहे कब क्या देना है।
- अतिदेय इनवॉइस पर विलंब शुल्क एक बार विलंब-शुल्क नीति सेट करें, एक बार-बार देर करने वाले भुगतानकर्ता के लिए इसे सख़्त बनाएं, फिर अतिदेय इनवॉइस से हर शुल्क माफ़ करें, बिल करें या दर्ज करें और कुल का ट्रैक रखें।
- आवर्ती इनवॉइस और बिलिंग शेड्यूल साप्ताहिक, मासिक, त्रैमासिक या वार्षिक शेड्यूल सेट करें ताकि Invoice Flow हर चक्र में आपके लिए वही इनवॉइस बना दे, फिर उसे समीक्षा करें, रोकें या समाप्त करें।
- मुद्राएं, विनिमय दरें और कर कई मुद्राओं में क्लाइंट को बिल करें, विनिमय दर को अपडेट रखें या हाथ से तय करें, हर लाइन पर सही टैक्स दर लगाएं, और PDF को अपने क्लाइंट की भाषा में प्रिंट करें।
प्रोजेक्ट, समय और खर्च
- प्रोजेक्ट और माइलस्टोन एक काम के एस्टीमेट और इनवॉइस को एक प्रोजेक्ट के अंतर्गत समूहित करें, काम को बजट और नियत तारीखों के साथ माइलस्टोन में बांटें, और देखें क्या इनवॉइस हुआ, भुगतान हुआ और अभी बिल करना बाकी है।
- टाइम ट्रैकर और घंटे के हिसाब से बिलिंग काम के सत्रों को लाइव समय दें या उन्हें हाथ से लॉग करें, प्रति सत्र एक प्रति-घंटा दर सेट करें, और बिना बिल किए घंटों को दोबारा बिल किए बिना चालान लाइनों में बदलें।
- खर्च, रसीदें और लागत की पुनः-बिलिंग ईंधन, सामान और अन्य खर्चों को श्रेणी अनुसार दर्ज करें, रसीद की फ़ोटो जोड़ें, खरीद को बिल योग्य चिह्नित करें और दो टैप में ग्राहक के इनवॉइस पर लाएं।
- हस्ताक्षर और मौक़े पर क्लाइंट स्वीकृति अपना हस्ताक्षर एक बार बनाएँ, इसे किसी भी चालान से जोड़ें, और ग्राहक को आपके फ़ोन पर हस्ताक्षर करने दें ताकि दोनों हस्ताक्षर PDF पर साथ-साथ छपें।
भेजना और ऑटोमेशन
- ईमेल से चालान भेजना प्लेसहोल्डर के साथ पुन: उपयोग योग्य ईमेल टेम्पलेट लिखें, टेक्स्ट अपने मेल ऐप से या SMTP के ज़रिए भेजें, शेयर शीट से PDF अटैच करें और चालान को भेजा गया चिह्नित करें।
- भुगतान अनुस्मारक और स्वचालन नियम स्थानीय भुगतान अनुस्मारक चालू करें, देय तिथि से पहले और बाद में कितने दिनों में वे आएँ यह चुनें, और आज के दिन स्वचालन नियम क्या कर सकते हैं और क्या नहीं, यह समझें।
एनालिटिक्स और रिपोर्ट
- विश्लेषण, डैशबोर्ड कार्ड और रिपोर्ट डैशबोर्ड मनी कार्ड पढ़ें, राजस्व, वसूली दर और शीर्ष क्लाइंट देखने के लिए Analytics में एक अवधि चुनें, और पिछले छह महीनों के सादा दृश्य के लिए Reports का उपयोग करें।
आपका डेटा
- बैकअप, पुनर्स्थापना, निर्यात और बैंक आयात सब कुछ ZIP या JSON फ़ाइल में बैकअप करें, इसे नए फ़ोन पर ले जाएँ, इनवॉइस को भुगतान हो चुका चिह्नित करने के लिए बैंक स्टेटमेंट आयात करें, और Xero, QuickBooks या 1C के लिए निर्यात करें।