Uživatelská příručka Invoice Flow

Jak funguje každá část aplikace: jedna funkce, jeden návod, se skutečnými snímky obrazovky. Začněte nastavením profilu, pak postupujte po pořadí nebo přejděte rovnou na funkci, kterou potřebujete.

Začínáme

Vaše první faktura za pět minut Od čerstvé instalace Invoice Flow k zaplacené faktuře: nastavte firmu, přidejte klienta, vytvořte dvouřádkovou fakturu a sdílejte PDF.
Nastavte si firemní profil Vyplňte profil, který se tiskne na každou fakturu, přidejte druhý profil pro další firmu a duplikováním si ušetřete opětovné psaní log a podmínek.
Přidání čtvercového a širokého loga Nahrajte čtvercovou značku i široký nápis, ořízněte a otočte je v aplikaci, uchovejte několik variant a zjistěte, kterou z nich tiskne která PDF šablona.
Nastavení, navigace a Pro Zjistěte, kde v Invoice Flow žije každá funkce, co řídí jednotlivé skupiny nastavení, jak změnit motiv a jazyk a co odemyká zkušební verze a předplatné.
Jazyk aplikace a jazyk faktury Přepínejte rozhraní Invoice Flow mezi 65 jazyky, tiskněte každou fakturu v jazyce klienta a využijte nápovědy adres podle země i rozvržení zprava doleva.

Klienti a produkty

Klienti, kategorie a skupiny klientů Vytvářejte karty klientů, třiďte klienty do kategorií a podkategorií, filtrujte je podle nezaplacených faktur či smluv a mějte přehled o všech dokumentech.
Produkty, služby a sklad Postavte si knihovnu produktů s cenami a jednotkami, vkládejte uložené položky do faktur jedním klepnutím a čtěte stavy zásob i skladovou automatizaci.

Faktury a dokumenty

Editor faktur: od prázdného formuláře k hotovému PDF Sestavte v Invoice Flow kompletní fakturu: vyberte klienta a data, přidejte položky práce a materiálu s daní, nastavte slevu, připojte fotky a podepište.
Stavy faktur, seznam Dokumenty a protokol změn Čtěte seznam Dokumenty na první pohled, posouvejte faktury mezi stavy Koncept, Odesláno, Zaplaceno a Zrušeno, pracujte s více najednou a sledujte úpravy.
Cenové nabídky a jejich převod na faktury Vytvořte nabídku v záložce Nabídky, sledujte, zda ji klient přijal, a pak z ní celé nebo jen z části udělejte koncept faktury s vlastním číslem.
Smlouvy a dodací listy Mějte dodavatelské smlouvy s daty, stavem a propojenými fakturami na jednom místě a každou zásilku evidujte jako dodací list od konceptu po doručení.
Náhled PDF, sdílení, Zobrazit jako klient a editor PDF Prohlédněte si fakturu jako hotové PDF, vytiskněte ji či sdílejte, označte koncept jako odeslaný a opravte slova nebo vlastnosti v libovolném PDF.

Vzhled PDF

PDF šablony, barevné palety a písma Vyberte si z dvanácti designů faktur, přebarvěte je vestavěnou nebo vlastní paletou, přepněte rozložení pro smíšené sazby DPH a nastavte písma svých PDF.
Editor vlastních šablon Sestavte si vlastní rozvržení faktury z 25 předloh v galerii nebo od nuly, nastylujte každý prvek, omezte jej na vybrané profily a použijte na fakturu.

Platby, penále a měny

Platby, částečné platby a částka k úhradě Zaznamenávejte zálohy a splátky k faktuře, sledujte, jak se zbývající zůstatek zmenšuje, a vytiskněte na PDF rozpis plateb, aby klient věděl, co kdy platit.
Poplatky z prodlení u faktur po splatnosti Nastavte zásady poplatku z prodlení jednou, zpřísněte je u jednoho chronického neplatiče a pak poplatek promiňte, vyúčtujte či zaznamenejte a sledujte součty.
Opakované faktury a fakturační plány Nastavte týdenní, měsíční, čtvrtletní nebo roční plány, aby vám Invoice Flow v každém cyklu připravil stejnou fakturu, a pak je pozastavujte či ukončujte.
Měny, směnné kurzy a daně Fakturujte klientům v několika měnách, udržujte kurzy aktuální nebo je zadejte ručně, použijte správnou sazbu daně na řádku a vytiskněte PDF v jazyce klienta.

Projekty, čas a výdaje

Projekty a milníky Seskupte nabídku a faktury jedné zakázky pod projekt, rozdělte práci na milníky s rozpočty a termíny a mějte přehled, co je vyfakturováno, zaplaceno a co zbývá.
Sledování času a fakturace po hodinách Měřte pracovní bloky živě nebo je zapisujte ručně, nastavte hodinovou sazbu na blok a proměňte nevyfakturované hodiny v položky faktury bez dvojího účtování.
Výdaje, účtenky a přeúčtování nákladů Zaznamenávejte palivo, materiál i další náklady podle kategorií, přikládejte fotky účtenek, označujte nákupy jako účtovatelné a dvěma klepnutími je přeneste na fakturu.
Podpisy a okamžité potvrzení klientem Nakreslete si podpis jednou, připojte ho k libovolné faktuře a nechte zákazníka podepsat na telefonu, aby se oba podpisy vytiskly na PDF vedle sebe.

Odesílání a automatizace

Odesílání faktur e-mailem Pište e-mailové šablony se zástupnými symboly, odesílejte text z poštovní aplikace nebo přes SMTP, přiložte PDF přes sdílení a označte fakturu jako odeslanou.
Připomenutí plateb a pravidla automatizace Zapněte lokální připomenutí plateb, zvolte, kolik dní před splatností a po ní mají přicházet, a pochopte, co dnes pravidla automatizace umí a co ne.

Analýzy a přehledy

Analytika, karty přehledu a sestavy Přečtěte si finanční karty na přehledu, zvolte v Analytice období pro příjmy, inkaso a nejlepší klienty a použijte Přehledy pro jednoduchý půlroční pohled.

Vaše data

Záloha, obnovení, export a import z banky Zazálohujte vše do souboru ZIP nebo JSON, přeneste jej do nového telefonu, importujte bankovní výpis pro označení plateb a exportujte do Xero, QuickBooks či 1C.