Uživatelská příručka

Výdaje, účtenky a přeúčtování nákladů

Zaznamenávejte palivo, materiál i další náklady podle kategorií, přikládejte fotky účtenek, označujte nákupy jako účtovatelné a dvěma klepnutími je přeneste na fakturu.

Aktualizováno: 2026-09-09

Nástroj Výdaje je místo, kde zaznamenáváte, co vaše firma utrácí, ne co vydělává. Každý záznam je jeden nákup s částkou, kategorií, datem a volitelně s dodavatelem, klientem, výší daně, poznámkou a fotkou účtenky. Obrazovka sčítá aktuální měsíc podle kategorií, takže na první pohled vidíte, jestli vám marži ujídá palivo nebo materiál, a odděleně sleduje příznak nákladů, které chcete přeúčtovat klientovi. Tyto účtovatelné náklady lze proměnit v položky faktury přímo ze seznamu výdajů nebo zevnitř editoru faktur.

Tento návod sleduje Tessu Quinn, která provozuje mobilní psí salon Paws on Wheels Mobile Grooming z dodávky v Austinu v Texasu. Její dosavadní září: tři plné nádrže paliva, předplatné rezervační aplikace, letáčky na dveře, oběd, mobilní tarif a dva nákupy ve veterinárních potřebách, které pořídila pro chovatelskou stanici a denní stacionář a musí jim je přeúčtovat.

Co uvidíte na obrazovce

Otevřete záložku Nástroje a v sekci Produktivita najděte oranžovou kartu Výdaje. Dostanete se tam i z přehledu: rychlý čip Výdaj i karta Výdaje tento měsíc otevírají tutéž obrazovku.

Horní lišta hlásí Výdaje a nese dva ovládací prvky: ikonu kalendáře (Časové rozmezí) a tlačítko K fakturaci. Pod ní je souhrnná karta aktuálního měsíce, pak řada filtrovacích čipů a pak seznam výdajů, nejnovější nahoře. Kulaté tlačítko + v pravém dolním rohu přidá nový výdaj.

Souhrnná karta má v titulku měsíc (u Tessy September 2026) a vpravo celkovou částku. Pod ním je tenký pruh rozdělený na barevné segmenty, jeden na kategorii, v poměru k utraceným penězům, a sada čipů opakuje tatáž čísla textem: Ostatní: 309,61 $, Doprava: 169,25 $ a tak dále. Každá kategorie má pevnou ikonu a barvu: letadlo pro Cestování, příbor pro Strava, budovu pro Kancelář, notebook pro Software, sluchátko pro Telekomunikace, auto pro Doprava, megafon pro Marketing a ikonu tvarů pro Ostatní.

Každý řádek v seznamu používá jako avatar ikonu kategorie. Titulek je váš popis, druhý řádek je dodavatel a datum oddělené tečkou a vpravo je částka. Výdaje označené jako účtovatelné mají pod částkou malý štítek účtovatelné. Výdaj nemá stránku s detailem; vše se odehrává přes dlouhé podržení řádku.

Jak zaznamenat výdaj

Tessa právě natankovala dodávku před výjezdem do Round Rocku. Zapsání paliva zabere méně než minutu.

1. Klepněte na tlačítko + na obrazovce Výdaje (Expenses). Vysune se panel Nový výdaj (New Expense).
2. Zadejte celkovou částku do pole Částka (Amount). Pole Měna (Currency) vedle něj je předvyplněné na USD; změňte ho, pokud je účtenka v EUR, GBP, RUB, JPY nebo CAD.
3. Zadejte Popis (Description), třeba „Fuel - van, Round Rock route“. Částka a popis jsou jediná dvě povinná pole.
4. Vyberte Kategorie (Category). Panel začíná na Ostatní (Other); Tessa volí pro palivo Doprava (Transport).
5. Pokud nákup neproběhl dnes, klepněte na řádek s datem (podtitulek Datum výdaje).
6. Vyplňte Dodavatel (Vendor), ať se řádek později snadno pozná.
7. U režijního nákladu nechte Klient (Client) na Žádný (None), nebo vyberte klienta, pro kterého byl nákup pořízen.
8. Přepínač Účtovatelné (Billable) zapněte jen tehdy, pokud chcete tento náklad tomuto klientovi vyúčtovat.
9. Volitelně doplňte Výše daně (Tax amount) (daňová část v penězích, ne sazba) a Poznámky (Notes).
10. Klepněte na Přidat (Add). Panel se zavře a nový řádek se objeví nahoře v seznamu.

Panel je spodní panel, takže záznam můžete opustit stažením dolů. Pokud klepnete na Přidat s prázdnou nebo nečíselnou částkou, pole zobrazí Povinné nebo Neplatné číslo a nic se neuloží.

Jak přiložit fotku účtenky

Fotka žije spolu s výdajem a je uložena uvnitř aplikace, takže papír můžete vyhodit. Tessa si účtenku z Oak Hill Vet Supply nechává, protože ten nákup bude přeúčtovávat Cedar Park Kennels a chce mít doklad po ruce.

1. V panelu Nový výdaj nebo Upravit výdaj (Edit Expense) sjeďte dolů a klepněte na Přidat účtenku (Add receipt).
2. Zvolte Fotoaparát (Camera) pro vyfocení účtenky hned, nebo Galerie (Gallery) pro výběr už pořízené fotky.
3. Jakmile je obrázek vybrán, tlačítko se změní na Účtenka přiložena (Receipt attached) a pod ním se objeví pruh s náhledem.
4. Klepnutím na Přidat (nebo Uložit při úpravách) fotku k výdaji uložíte.

Náhled je pruh s pevnou výškou, který ořízne střed obrázku, takže z vysoké účtenky uvidíte jen prostřední část; celý obrázek se ale zachovává. Obrázek se v okamžiku výběru zkopíruje do vlastního úložiště aplikace a smaže se, jakmile ho nahradíte jinou fotkou nebo výdaj smažete.

Jak naskenovat účtenku pro předvyplnění částky a data

Tlačítko Naskenovat účtenku v pravém horním rohu panelu Nový výdaj otevře samostatnou obrazovku, která přečte vytištěný text na účtence a pokusí se najít celkovou částku a datum. Tato část aplikace používá fotoaparát telefonu a rozpoznávání textu přímo v zařízení, takže funguje jen na skutečném zařízení s Androidem; snímek níže ukazuje obrazovku tak, jak se otevře, ještě před pořízením fotky.

1. Klepněte na + na obrazovce Výdaje a pak nahoře v panelu na Naskenovat účtenku (Scan receipt).
2. Na obrazovce Naskenovat účtenku klepněte na Vyfotit (Take photo), nebo na Vybrat z galerie (Pick from gallery) pro existující obrázek.
3. Počkejte na načítání. Obrazovka pak ukáže fotku, blok Rozpoznané hodnoty (Detected values) s položkami Částka a Datum (nebo Nerozpoznáno) a rozbalovací sekci Surový text OCR (Raw OCR text), ve které si můžete zkontrolovat, co rozpoznávač viděl.
4. Klepnutím na Použít (Use) zkopírujete rozpoznanou částku a datum do panelu, nebo zvolte Vyfotit znovu (Retake) a zkuste jiný snímek.
5. Zpět v panelu vyplňte popis a kategorii jako obvykle a klepněte na Přidat účtenku, pokud chcete uložit i fotku.

Skener je jen zkratka místo psaní, nic víc. Vyplní pouze částku a datum; fotka, kterou použil, se k výdaji nepřipojí, a při úpravě existujícího výdaje se tlačítko nenabízí, aby nemohlo přepsat čísla, která jste už zadali.

Jak procházet výdaje podle kategorie a období

Tessa chce vědět, kolik ze září spolklo provozování dodávky. Souhrnná karta slouží zároveň jako filtr.

1. Klepněte na čip Doprava: 169,25 $ (nebo na odpovídající segment pruhu). Segment ztloustne, čip dostane obrys a seznam se zúží na tuto kategorii.
2. Dalším klepnutím na týž čip filtr kategorie zrušíte.
3. Pomocí čipů Vše (All), Účtovatelné (Billable) a Nevyfakturované (Uninvoiced) pod kartou zúžíte výběr podle stavu fakturace a rozbalovací nabídkou Klient na konci téže řady zobrazíte výdaje jednoho klienta.
4. Pro jiné období klepněte na ikonu kalendáře (Časové rozmezí) v horní liště, vyberte počáteční a koncové datum a potvrďte. Pod horní lištou se objeví banner s rozmezím a souhrnná karta přepne z názvu měsíce na toto rozmezí; klepnutím na křížek v banneru se vrátíte k aktuálnímu měsíci.

Filtry se skládají: čip fakturace, klient, časové rozmezí i kategorie se na seznam uplatní současně. Souhrnná karta respektuje čip fakturace, klienta a časové rozmezí, ale ignoruje kategorii, na kterou jste klepli, a proto při filtrovaném seznamu zůstává vidět součet i všechny čipy.

Jak přeúčtovat výdaj klientovi

Účtovatelný výdaj je běžný výdaj se zapnutým přepínačem Účtovatelné. Dokud ho nedáte na fakturu, nic se neúčtuje, a jsou na to dvě cesty. Obě nabízejí jen výdaje, které jsou účtovatelné a dosud nevyfakturované, takže tentýž náklad nelze naúčtovat dvakrát.

Ze seznamu výdajů:

1. Klepněte na K fakturaci (To Invoice) v horní liště. Dialog Vytvořit fakturu (Create Invoice) vypíše každý účtovatelný a nevyfakturovaný výdaj s klíčem jeho kategorie a částkou.
2. Zaškrtněte výdaje k naúčtování. Tlačítko dole je počítá: Vytvořit fakturu (2).
3. Klepněte na toto tlačítko. Otevře se nová faktura s jednou položkou na každý výdaj, a pokud všechny zaškrtnuté výdaje patří stejnému klientovi, je tento klient rovnou vybraný.
4. Dokončete fakturu jako obvykle a klepněte na Uložit (Save). Až teď se výdaje označí jako vyfakturované.

Zevnitř editoru faktur, což je pohodlnější, když už fakturu klientovi píšete:

1. Otevřete novou fakturu nebo koncept a vyberte klienta.
2. Sjeďte na Položky (Line Items) a klepněte na čip Výdaje vedle Produkt / služba a Čas.
3. V dialogu Přidat výdaje (Add Expenses) zaškrtněte náklady k zahrnutí a klepněte na Přidat (2).
4. Nové řádky případně upravte (například přidejte k jednotkové ceně manipulační přirážku) a fakturu uložte.

Výběr v editoru je na klienty přísnější: je-li klient vybrán, zobrazí jen výdaje přiřazené tomuto klientovi nebo žádnému. Pokud nic neodpovídá, dostanete zprávu jako Žádné výdaje pro tohoto klienta (3 pro ostatní) místo prázdného dialogu.

Z každého výdaje vznikne řádek s množstvím 1, jednotkou kus a částkou výdaje jako jednotkovou cenou. Pokud jste zaznamenali výši daně, odvodí se z ní daňová sazba řádku (daň dělená částkou); jinak je řádek bez daně. Tessin nákup za 128,71 $ s daní 9,81 $ tedy skončí jako řádek s daní 7,62 procenta, protože celková částka na účtence už daň obsahuje. Pokud raději účtujete cenu bez daně a chcete, aby daň přidala faktura, řádek po přidání upravte.

Pravidla a podrobnosti

• Přidání nového výdaje, jeho úprava a poslední krok akce K fakturaci jsou funkce Pro; v bezplatném plánu otevřou platební bránu. Prohlížení, filtrování, přepínání účtovatelnosti a mazání fungují v každém plánu.
• Částka musí být číslo a Popis nesmí být prázdný. Vše ostatní je volitelné; prázdný dodavatel nebo poznámka se uloží jako nic a prázdná výše daně se stane 0.
• Nový výdaj začíná s kategorií Ostatní, měnou USD, dnešním datem, bez klienta a s vypnutým Účtovatelné. Měna se neřídí výchozí měnou vašeho firemního profilu; pokud nefakturujete v dolarech, zkontrolujte ji.
• Výběr data výdaje umožňuje data od roku 2020 až rok dopředu. Výběr časového rozmezí v horní liště sahá od roku 2020 do konce příštího roku a otevírá se na aktuálním měsíci.
• Kategorií je osm pevných; vlastní přidat nelze. Pro cokoli jiného použijte Ostatní plus srozumitelný popis.
• Souhrnná karta ukazuje jen výdaje s datem v aktuálním kalendářním měsíci, pokud není nastaveno časové rozmezí, a skryje se, když není co ukázat. Všechny částky na kartě se tisknou v měně prvního výdaje v seznamu, takže míchání měn v jednom měsíci dává zavádějící součet; samotné řádky vždy ukazují svou vlastní měnu.
• Názvy kategorií v dialozích Vytvořit fakturu a Přidat výdaje se zobrazují jako klíče malými písmeny (other, transport), ne jako popisky používané jinde.
• Dlouhým podržením řádku vyvoláte Upravit, Označit jako účtovatelný / Označit jako neúčtovatelný a Smazat. Přepnutí účtovatelnosti se projeví ihned bez potvrzení. Klepnutí na řádek neudělá nic.
• Přejetí řádku zprava doleva ho rovněž smaže, po potvrzení Smazat výdaj?. Smazání odstraní z úložiště i fotku účtenky. Vrátit to nelze.
• Vyfakturovaný výdaj si drží odkaz na fakturu a z obou výběrů zmizí, ale v seznamu zůstává. Čip Nevyfakturované ukazuje, co je stále otevřené. Pozdější smazání faktury příznak neresetuje.
• Částky se na fakturu kopírují tak, jak jsou. Výdaj v EUR přidaný na fakturu v USD se nepřevádí.
• Skener účtenek rozpoznává jen text v latince; účtenky tištěné azbukou nebo jiným písmem částku nevydají. Za celkovou částku bere poslední údaj vypadající jako peníze na účtence a první věrohodné datum a přijímá formáty 1,234.56 i 1.234,56.
• Na této obrazovce není export ani report výdajů. Nástroj Analytika obsahuje kartu Rozpis výdajů a pohled na zisk, který výdaje odečítá od tržeb.

Tipy

Související návody

• Editor faktur k tomu, co se s položkami stane po přidání výdajů.
• Sledování času k fakturaci hodin stejným způsobem jako nákladů.
• Analytika, přehled a reporty ke kartám Rozpis výdajů a zisku.