Ghidul utilizatorului

Cheltuieli, chitanțe și refacturarea costurilor

Înregistrați combustibilul, consumabilele și alte costuri pe categorii, atașați poze cu bonuri, marcați achizițiile ca facturabile și puneți-le pe factură.

Actualizat: 2026-09-09

Instrumentul Cheltuieli este locul unde înregistrați ce cheltuiește afacerea dumneavoastră, nu ce încasează. Fiecare intrare este o singură achiziție cu o sumă, o categorie, o dată și, dacă doriți, un furnizor, un client, o valoare a taxei, o notă și o fotografie a bonului. Ecranul însumează luna curentă pe categorii, astfel încât să vedeți dintr-o privire dacă marja vă este mâncată de combustibil sau de consumabile, și păstrează un indicator separat pentru costurile pe care intenționați să le transferați unui client. Aceste costuri facturabile pot fi transformate în linii de factură direct din lista de cheltuieli sau din interiorul editorului de facturi.

Acest ghid o urmărește pe Tessa Quinn, care conduce Paws on Wheels Mobile Grooming dintr-o dubă în Austin, Texas. Luna ei septembrie de până acum: trei plinuri de combustibil, un abonament la o aplicație de rezervări, agățători de ușă, prânzul, un abonament telefonic și două achiziții la un magazin de produse veterinare făcute în numele unei canise și al unei creșe, care trebuie refacturate acestora.

Ce vedeți pe ecran

Deschideți fila Unelte și căutați în secțiunea Productivitate cardul portocaliu Cheltuieli. Și tabloul de bord vă duce acolo: atât chipsul de acțiune rapidă Cheltuială, cât și cardul Cheltuieli luna aceasta deschid același ecran.

Bara aplicației afișează Cheltuieli și are două comenzi: o pictogramă calendar (Interval de date) și un buton De facturat. Sub ea se află cardul de sumar pentru luna curentă, apoi un rând de chipsuri de filtrare, apoi lista cheltuielilor, cele mai noi primele. Un buton rotund + din colțul din dreapta jos adaugă o cheltuială nouă.

Ecranul Cheltuieli din aplicația Invoice Flow, cu un card de sumar pentru septembrie 2026 totalizând 634,91 $, o bară colorată stratificată și chipsuri pentru Altele, Transport, Marketing, Telecom, Software și Mâncare, deasupra unei liste de cheltuieli cu combustibil, produse veterinare, telefon, marketing și prânz, două dintre ele marcate ca facturabile — Cardul lunii adună tot ce este datat în luna curentă; lista de dedesubt arată toate cheltuielile pe care le aveți.

Cardul de sumar are ca titlu luna (Septembrie 2026 pentru Tessa) și afișează totalul general în dreapta. Sub el, o bară subțire este împărțită în segmente colorate, câte unul per categorie, proporțional cu banii cheltuiți, iar un set de chipsuri repetă aceleași cifre ca text: Altele: 309,61 $, Transport: 169,25 $ și așa mai departe. Fiecare categorie are o pictogramă și o culoare fixe: un avion pentru Călătorii, tacâmuri pentru Mâncare, o clădire pentru Birou, un laptop pentru Software, un receptor pentru Telecom, o mașină pentru Transport, o portavoce pentru Marketing și o pictogramă cu forme pentru Altele.

Fiecare rând din listă folosește pictograma categoriei ca avatar. Titlul este descrierea dumneavoastră, al doilea rând este furnizorul și data separate printr-un punct, iar în partea dreaptă apare suma. Cheltuielile marcate ca facturabile primesc o mică etichetă facturabilă sub sumă. Nu există o pagină de detalii pentru o cheltuială; totul se întâmplă printr-o apăsare lungă pe rând.

Ecranul Cheltuieli din aplicația Invoice Flow estompat în spatele unei foi de jos cu trei acțiuni pentru cheltuiala selectată cu produse veterinare: Editează, Marchează ca nefacturabilă și Șterge cu roșu — Apăsați lung pe orice rând pentru a-l edita, a-i schimba starea de facturabil sau a-l șterge.

Cum înregistrați o cheltuială

Tessa tocmai a alimentat duba înainte de o cursă spre Round Rock. Adăugarea combustibilului durează sub un minut.

Atingeți butonul + de pe ecranul Cheltuieli. Se ridică foaia Cheltuială nouă (New Expense).
Tastați totalul în Sumă. Caseta Monedă de lângă ea este implicit USD; schimbați-o dacă bonul este în EUR, GBP, RUB, JPY sau CAD.
Introduceți o Descriere precum „Fuel - van, Round Rock route”. Suma și descrierea sunt singurele două câmpuri obligatorii.
Alegeți o Categorie. Foaia pornește pe Altele; Tessa alege Transport pentru combustibil.
Atingeți rândul cu data (subtitlul Data cheltuielii) dacă achiziția nu a fost făcută astăzi.
Completați Furnizor, ca rândul să fie ușor de recunoscut mai târziu.
Lăsați Client pe Niciuna pentru un cost general sau alegeți clientul pentru care a fost făcută achiziția.
Activați Facturabilă doar dacă intenționați să încasați acest cost de la acel client.
Opțional, adăugați o Valoare taxă (partea de taxă exprimată în bani, nu o cotă) și Note.
Atingeți Adaugă. Foaia se închide și noul rând apare în capul listei.

Foaia Cheltuială nouă din aplicația Invoice Flow, cu Suma 46,30 USD, Descrierea Fuel - van, Round Rock route, Categoria Transport, Data cheltuielii 9 sept. 2026, Furnizorul H-E-B Fuel, Clientul Daniel Ortiz, comutatorul Facturabilă activat, câmpurile Valoare taxă și Note goale, un buton Adaugă chitanță și un buton Adaugă — O achiziție de combustibil pentru un client anume, marcată ca facturabilă înainte de salvare.

Foaia este o foaie de jos, așa că o puteți trage în jos pentru a abandona intrarea. Dacă atingeți Adaugă cu suma goală sau nenumerică, câmpul afișează Obligatoriu sau Număr invalid și nu se salvează nimic.

Cum atașați fotografia unui bon

Fotografia rămâne alături de cheltuială și este stocată în interiorul aplicației, așa că puteți arunca hârtia. Tessa păstrează bonul de la Oak Hill Vet Supply pentru că va factura acea achiziție către Cedar Park Kennels și vrea să aibă dovada la îndemână.

În foaia Cheltuială nouă sau Editare cheltuială, derulați până jos și atingeți Adaugă chitanță.
Alegeți Cameră pentru a fotografia bonul acum sau Galerie pentru a alege o poză făcută deja.
Odată aleasă imaginea, butonul se schimbă în Chitanță atașată și sub el apare o bandă de previzualizare.
Atingeți Adaugă (sau Salvează când editați) pentru a păstra fotografia împreună cu cheltuiala.

Foaia Editare cheltuială din aplicația Invoice Flow pentru șampon medicinal și soluție de curățare a urechilor, categoria Altele, datată 4 sept. 2026, furnizorul Oak Hill Vet Supply, clientul Cedar Park Kennels, Facturabilă activat, Valoare taxă 9,81, o notă, butonul Chitanță atașată și o previzualizare decupată a bonului fotografiat, care arată totalul de 128,71 $, deasupra butonului Salvează — Editarea achiziției de la magazinul veterinar: previzualizarea bonului apare sub buton, decupată sub formă de bandă.

Previzualizarea este o bandă cu înălțime fixă care decupează mijlocul imaginii, așa că un bon lung arată doar partea sa centrală; imaginea întreagă este totuși păstrată. Poza este copiată în spațiul de stocare propriu al aplicației în momentul în care o alegeți și este ștearsă din nou atunci când o înlocuiți cu altă fotografie sau când ștergeți cheltuiala.

Cum scanați un bon pentru a precompleta suma și data

Butonul Scanează bonul din colțul din dreapta sus al foii Cheltuială nouă deschide un ecran separat care citește textul tipărit de pe un bon și încearcă să găsească totalul și data. Această parte a aplicației folosește camera telefonului și recunoașterea de text pe dispozitiv, deci funcționează doar pe un dispozitiv Android real; captura de mai jos arată ecranul așa cum se deschide, înainte de a face o fotografie.

Atingeți + pe ecranul Cheltuieli, apoi atingeți Scanează bonul în partea de sus a foii.
Pe ecranul Scanează bonul, atingeți Fă o fotografie sau Alege din galerie pentru o imagine existentă.
Așteptați indicatorul de încărcare. Ecranul afișează apoi fotografia, un bloc Valori detectate cu Sumă și Dată (sau Nedetectat) și o secțiune extensibilă Text OCR brut pe care o puteți citi ca să verificați ce a văzut sistemul de recunoaștere.
Atingeți Folosește pentru a copia suma și data detectate în foaie sau Refotografiază pentru a încerca altă imagine.
Înapoi în foaie, completați descrierea și categoria ca de obicei și atingeți Adaugă chitanță dacă doriți să fie stocată și fotografia.

Ecranul Scanează bonul din aplicația Invoice Flow, cu o pictogramă de bon, indicația de a fotografia un bon pentru completarea automată a sumei și a datei, un buton plin Fă o fotografie și un buton conturat Alege din galerie — Ecranul de pornire al scanerului; pașii de fotografiere și recunoaștere au nevoie de camera unui telefon.

Scanerul este o scurtătură pentru tastare, nimic mai mult. El completează doar suma și data; fotografia folosită nu este atașată cheltuielii, iar butonul nu este oferit când editați o cheltuială existentă, tocmai ca să nu poată suprascrie cifre pe care le-ați introdus deja.

Cum analizați cheltuielile pe categorii și perioade

Tessa vrea să știe cât din septembrie s-a dus în dubă. Cardul de sumar este și filtru.

Atingeți chipsul Transport: 169,25 $ (sau segmentul corespunzător din bară). Segmentul se îngroașă, chipsul este conturat, iar lista se restrânge la acea categorie.
Atingeți din nou același chips pentru a elimina filtrul de categorie.
Folosiți chipsurile Toate, Facturabile și Nefacturate de sub card pentru a restrânge după starea de facturare, iar lista derulantă Client de la capătul acelui rând pentru a afișa cheltuielile unui singur client.
Pentru a analiza altă perioadă, atingeți pictograma calendar (Interval de date) din bara aplicației, alegeți o dată de început și una de sfârșit și confirmați. Sub bara aplicației apare un banner cu intervalul, iar cardul de sumar trece de la numele lunii la acel interval; atingeți pictograma de închidere a bannerului pentru a reveni la luna curentă.

Ecranul Cheltuieli din aplicația Invoice Flow cu chipsul Transport selectat în cardul de sumar pentru septembrie 2026, segmentul maro al barei mărit și doar cele trei achiziții de combustibil listate sub chipsurile de filtrare — O atingere pe un chips izolează o categorie; cardul continuă să arate totalul întregii luni.

Filtrele se cumulează: chipsul de facturare, clientul, intervalul de date și categoria se aplică toate simultan asupra listei. Cardul de sumar urmează chipsul de facturare, clientul și intervalul de date, dar ignoră categoria pe care ați atins-o, motiv pentru care totalul și toate chipsurile rămân vizibile în timp ce lista este filtrată.

Cum facturați o cheltuială unui client

O cheltuială facturabilă este o cheltuială obișnuită cu comutatorul Facturabilă activat. Nu se încasează nimic până când nu o puneți pe o factură și există două moduri de a face asta. Ambele oferă doar cheltuieli care sunt facturabile și care nu au fost încă facturate, așa că același cost nu poate fi încasat de două ori.

Din lista de cheltuieli:

Atingeți De facturat (To Invoice) în bara aplicației. Un dialog Creează factură listează fiecare cheltuială facturabilă și nefacturată, cu cheia categoriei și suma.
Bifați cheltuielile de facturat. Butonul de jos le numără: Creează factură (2).
Atingeți acel buton. Se deschide o factură nouă cu câte o linie per cheltuială, iar dacă toate cheltuielile bifate aparțin aceluiași client, acel client este deja selectat.
Finalizați factura ca de obicei și atingeți Salvează. Abia acum cheltuielile sunt marcate ca facturate.

Dialogul Creează factură din aplicația Invoice Flow peste ecranul Cheltuieli, listând trei cheltuieli facturabile: tratament antipurici și căpușe other 96,00 $ și șampon medicinal other 128,71 $ bifate, Fuel - van transport 48,15 $ nebifată, cu butoanele Anulează și Creează factură (2) — Alegerea a două din cele trei cheltuieli facturabile; butonul arată câte vor deveni linii de factură.

Din interiorul editorului de facturi, ceea ce este mai comod când oricum scrieți deja factura clientului:

Deschideți o factură nouă sau o ciornă și selectați clientul.
Derulați la Linii factură și atingeți chipsul Cheltuieli de lângă Produs / serviciu și Timp.
În dialogul Adaugă cheltuieli, bifați costurile de inclus și atingeți Adaugă (2).
Ajustați noile linii dacă este nevoie (de exemplu adăugați un adaos de manipulare la prețul unitar) și salvați factura.

Editorul Factură nouă din aplicația Invoice Flow, cu chipsurile pentru linii Produs / serviciu, Timp, Cheltuieli și Personalizat și un dialog Adaugă cheltuieli care listează trei cheltuieli facturabile, dintre care două bifate, și un buton Adaugă (2) — Același selector în editorul de facturi, filtrat după clientul selectat.

Selectorul editorului este mai strict cu clienții: dacă un client este selectat, el arată doar cheltuielile atribuite acelui client sau niciunui client. Dacă nu se potrivește nimic, primiți un mesaj precum Nicio cheltuială pentru acest client (3 pentru alții) în locul unui dialog gol.

Fiecare cheltuială devine o linie cu cantitatea 1, unitatea item și suma cheltuielii ca preț unitar. Dacă ați înregistrat o valoare a taxei, cota de taxă a liniei este dedusă din ea (taxa împărțită la sumă); altfel linia nu are taxă. Achiziția Tessei de 128,71 $ cu 9,81 $ taxă ajunge, prin urmare, ca o linie cu taxa de 7,62 la sută, pentru că totalul de pe bon include deja taxa. Dacă preferați să facturați prețul fără taxă și să lăsați factura să adauge taxa, editați linia după ce ați adăugat-o.

Reguli și detalii

Adăugarea unei cheltuieli noi, editarea uneia și pasul final din De facturat sunt funcții Pro; în planul gratuit acestea deschid ecranul de plată. Vizualizarea, filtrarea, comutarea stării de facturabil și ștergerea funcționează în orice plan.
Sumă trebuie să fie un număr, iar Descriere nu poate fi goală. Tot restul este opțional; un furnizor sau o notă necompletată se stochează ca nimic, iar o valoare a taxei goală devine 0.
O cheltuială nouă pornește cu categoria Altele, moneda USD, data de astăzi, fără client și cu Facturabilă dezactivat. Moneda nu urmează valoarea implicită din profilul dumneavoastră de afaceri; verificați-o dacă nu facturați în dolari.
Selectorul de dată al cheltuielii permite date din 2020 până la un an în avans. Selectorul de interval de date din bara aplicației merge din 2020 până la sfârșitul anului viitor și se deschide pe luna curentă.
Există opt categorii fixe; nu vă puteți adăuga propriile categorii. Folosiți Altele plus o descriere clară pentru orice altceva.
Cardul de sumar arată doar cheltuielile datate în luna calendaristică curentă, cu excepția cazului în care este setat un interval de date, și se ascunde singur când nu are ce afișa. Toate sumele de pe card sunt tipărite în moneda primei cheltuieli din listă, așa că amestecarea monedelor într-o singură lună dă un total înșelător; rândurile în sine își arată întotdeauna propria monedă.
Numele categoriilor din dialogurile Creează factură și Adaugă cheltuieli apar ca chei cu litere mici (other, transport) în loc de etichetele folosite în restul aplicației.
Apăsați lung pe un rând pentru Editează, Marchează ca facturabilă / Marchează ca nefacturabilă și Șterge. Comutarea stării de facturabil se aplică imediat, fără confirmare. Atingerea unui rând nu face nimic.
Glisarea unui rând de la dreapta la stânga îl șterge de asemenea, după o confirmare Ștergeți cheltuiala?. Ștergerea elimină și fotografia bonului din stocare. Nu există anulare.
O cheltuială facturată păstrează o legătură către factură și dispare din ambele selectoare, dar rămâne în listă. Chipsul Nefacturate arată ce a rămas deschis. Ștergerea ulterioară a facturii nu resetează indicatorul.
Sumele sunt copiate pe factură așa cum sunt. O cheltuială în EUR adăugată pe o factură în USD nu este convertită.
Scanerul de bonuri recunoaște doar text în alfabet latin; bonurile tipărite cu caractere chirilice sau alte alfabete nu vor produce o sumă. El ia drept total ultima cifră care arată a sumă de bani de pe bon și prima dată plauzibilă și acceptă atât formatul 1,234.56, cât și 1.234,56.
Pe acest ecran nu există export sau raport pentru cheltuieli. Instrumentul Analize include un card Detalierea cheltuielilor și o vedere de profit care scade cheltuielile din venituri.

O fotografie de bon nu poate fi detașată separat. Singurele moduri de a scăpa de o imagine greșită sunt să o înlocuiți cu alta prin Chitanță atașată sau să ștergeți întreaga cheltuială și să o introduceți din nou.

Sfaturi

Atribuiți un client și activați Facturabilă chiar în momentul în care înregistrați costul, cât timp aveți bonul în mână. Mai târziu, chipsul Facturabile plus lista derulantă Client vă oferă o listă gata făcută cu tot ce vă mai datorează acel client, înainte să scrieți factura.

Puneți scopul în descriere, nu doar articolul: „Fuel - van, Cedar Park kennel day” se citește mai bine pe factura clientului decât „Fuel”, pentru că descrierea este copiată cuvânt cu cuvânt pe linia de factură.

Înregistrați partea de taxă în Valoare taxă atunci când bonul o arată. Linia de factură moștenește o cotă de taxă corespunzătoare, iar cifrele dumneavoastră din Analize rămân corecte în privința a ce a fost taxă și ce a fost cost.

Setați la începutul fiecărei luni un interval de date care acoperă luna precedentă și faceți o captură a cardului de sumar pentru contabilul dumneavoastră; cardul este singurul total pe categorii din aplicație.

Ghiduri asociate

Editorul de facturi pentru ce se întâmplă cu liniile după ce adăugați cheltuieli.
Cronometrul de timp pentru facturarea orelor în același mod în care facturați costurile.
Analize, tablou de bord și rapoarte pentru cardurile Detalierea cheltuielilor și profit.