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Spese, ricevute e riaddebito dei costi

Registra carburante, forniture e altri costi per categoria, allega le foto delle ricevute, segna gli acquisti come fatturabili e portali su una fattura.

Aggiornato: 2026-09-09

Lo strumento Spese è dove registri quello che la tua attività spende, non quello che incassa. Ogni voce è un singolo acquisto con un importo, una categoria, una data e, se vuoi, un fornitore, un cliente, un importo di imposta, una nota e una foto della ricevuta. La schermata somma il mese corrente per categoria, così vedi a colpo d’occhio se è il carburante o sono le forniture a erodere il tuo margine, e tiene un flag separato per i costi che intendi riaddebitare a un cliente. Quei costi fatturabili possono essere trasformati in voci di fattura direttamente dall’elenco delle spese o dall’interno dell’editor delle fatture.

Questa guida segue Tessa Quinn, che gestisce Paws on Wheels Mobile Grooming da un furgone ad Austin, Texas. Il suo settembre finora: tre pieni di carburante, un abbonamento a un’app di prenotazioni, volantini da appendere alle maniglie, un pranzo, un piano telefonico e due acquisti in un negozio di forniture veterinarie fatti per conto di un canile e di un asilo per cani, da riaddebitare a loro.

Cosa vedi sullo schermo

Apri la scheda Strumenti e cerca nella sezione Produttività la scheda arancione Spese. Ci si arriva anche dal pannello: il chip di azione rapida Spesa e la scheda Spese del mese aprono entrambi la stessa schermata.

La barra dell’app riporta Spese e contiene due comandi: un’icona a calendario (Intervallo di date) e un pulsante Da fatturare. Sotto si trova la scheda riepilogativa del mese corrente, poi una riga di chip di filtro, poi l’elenco delle spese, dalla più recente. Un pulsante rotondo + nell’angolo in basso a destra aggiunge una nuova spesa.

La scheda riepilogativa ha come titolo il mese (Settembre 2026 per Tessa) e mostra il totale complessivo a destra. Sotto, una barra sottile è divisa in segmenti colorati, uno per categoria, in proporzione alla spesa, e una serie di chip ripete gli stessi numeri in forma testuale: Altro: $309.61, Trasporti: $169.25 e così via. Ogni categoria ha un’icona e un colore fissi: un aereo per Viaggi, delle posate per Cibo, un edificio per Ufficio, un portatile per Software, una cornetta per Telecomunicazioni, un’auto per Trasporti, un megafono per Marketing e un’icona a forme geometriche per Altro.

Ogni riga dell’elenco usa l’icona della categoria come avatar. Il titolo è la tua descrizione, la seconda riga è il fornitore e la data separati da un punto, e sulla destra compare l’importo. Le spese contrassegnate come fatturabili ricevono una piccola etichetta fatturabile sotto l’importo. Non esiste una pagina di dettaglio per una spesa; tutto avviene tramite una pressione prolungata sulla riga.

Come registrare una spesa

Tessa ha appena fatto il pieno al furgone prima di un giro a Round Rock. Aggiungere il carburante richiede meno di un minuto.

1. Tocca il pulsante + nella schermata Spese. Si apre dal basso il pannello Nuova spesa.
2. Digita il totale in Importo. Il riquadro Valuta accanto è impostato su USD; cambialo se la ricevuta è in EUR, GBP, RUB, JPY o CAD.
3. Inserisci una Descrizione come "Fuel - van, Round Rock route". Importo e descrizione sono gli unici due campi obbligatori.
4. Scegli una Categoria. Il pannello parte da Altro; Tessa sceglie Trasporti per il carburante.
5. Tocca la riga della data (sottotitolo Data della spesa) se l'acquisto non è di oggi.
6. Compila Fornitore per riconoscere facilmente la riga in seguito.
7. Lascia Cliente su Nessuno per un costo generale, oppure scegli il cliente per cui è stato fatto l'acquisto.
8. Attiva Fatturabile solo se prevedi di addebitare questo costo a quel cliente.
9. Facoltativamente aggiungi un Importo imposta (la quota di imposta in denaro, non un'aliquota) e delle Note.
10. Tocca Aggiungi. Il pannello si chiude e la nuova riga compare in cima all'elenco.

Il pannello è un pannello inferiore, quindi puoi trascinarlo verso il basso per abbandonare la voce. Se tocchi Aggiungi con l’importo vuoto o non numerico, il campo mostra Obbligatorio o Numero non valido e non viene salvato nulla.

Come allegare la foto di una ricevuta

Una foto resta con la spesa ed è archiviata dentro l’app, così puoi buttare via la carta. Tessa conserva la ricevuta di Oak Hill Vet Supply perché addebiterà quell’acquisto a Cedar Park Kennels e vuole avere una prova a portata di mano.

1. Nel pannello Nuova spesa o Modifica spesa, scorri fino in fondo e tocca Aggiungi ricevuta.
2. Scegli Fotocamera per fotografare lo scontrino adesso o Galleria per scegliere una foto che hai già scattato.
3. Una volta scelta l'immagine il pulsante diventa Ricevuta allegata e sotto compare una striscia di anteprima.
4. Tocca Aggiungi (o Salva in modifica) per conservare la foto insieme alla spesa.

L’anteprima è una striscia di altezza fissa che ritaglia la parte centrale dell’immagine, quindi di una ricevuta lunga si vede solo la porzione centrale; l’immagine intera resta comunque conservata. La foto viene copiata nell’archivio dell’app nel momento in cui la scegli, e viene eliminata quando la sostituisci con un’altra foto o elimini la spesa.

Come scansionare una ricevuta per precompilare importo e data

Il pulsante Scansiona ricevuta nell’angolo in alto a destra del pannello Nuova spesa apre una schermata separata che legge il testo stampato su una ricevuta e cerca di individuare il totale e la data. Questa parte dell’app usa la fotocamera del telefono e il riconoscimento del testo sul dispositivo, quindi funziona solo su un dispositivo Android reale; lo screenshot qui sotto mostra la schermata all’apertura, prima che sia scattata una foto.

1. Tocca + nella schermata Spese, poi tocca Scansiona ricevuta in cima al pannello.
2. Nella schermata Scansiona ricevuta tocca Scatta foto, oppure Scegli dalla galleria per un'immagine esistente.
3. Attendi l'indicatore di caricamento. La schermata mostra poi la foto, un blocco Valori rilevati con Importo e Data (o Non rilevato) e una sezione espandibile Testo OCR grezzo che puoi leggere per controllare cosa ha visto il riconoscitore.
4. Tocca Usa per copiare l'importo e la data rilevati nel pannello, oppure Riprova per tentare con un'altra immagine.
5. Tornato nel pannello, compila come al solito descrizione e categoria, e tocca Aggiungi ricevuta se vuoi anche archiviare la foto.

Lo scanner è una scorciatoia alla digitazione, nulla di più. Compila solo l’importo e la data; la foto che ha usato non viene allegata alla spesa, e il pulsante non viene proposto quando modifichi una spesa esistente, così non può sovrascrivere cifre che hai già inserito.

Come analizzare la spesa per categoria e periodo

Tessa vuole sapere quanto di settembre è finito nel furgone. La scheda riepilogativa funge anche da filtro.

1. Tocca il chip Trasporti: $169.25 (o il segmento corrispondente della barra). Il segmento si ispessisce, il chip viene contornato e l'elenco si riduce a quella categoria.
2. Tocca di nuovo lo stesso chip per rimuovere il filtro di categoria.
3. Usa i chip Tutte, Fatturabili e Non fatturate sotto la scheda per restringere per stato di fatturazione, e il menu a discesa Cliente alla fine di quella riga per mostrare le spese di un solo cliente.
4. Per esaminare un altro periodo, tocca l'icona a calendario (Intervallo di date) nella barra dell'app, scegli una data di inizio e una di fine e conferma. Sotto la barra dell'app compare un banner con l'intervallo e la scheda riepilogativa passa dal nome del mese a quell'intervallo; tocca l'icona di chiusura del banner per tornare al mese corrente.

I filtri si sommano: chip di fatturazione, cliente, intervallo di date e categoria si applicano tutti insieme all’elenco. La scheda riepilogativa segue il chip di fatturazione, il cliente e l’intervallo di date ma ignora la categoria che hai toccato: per questo il totale e tutti i chip restano visibili mentre l’elenco è filtrato.

Come addebitare una spesa a un cliente

Una spesa fatturabile è una normale spesa con l’interruttore Fatturabile attivo. Non viene addebitato nulla finché non la metti su una fattura, e ci sono due modi per farlo. Entrambi propongono solo spese fatturabili e non ancora fatturate, così lo stesso costo non può mai essere addebitato due volte.

Dall’elenco delle spese:

1. Tocca Da fatturare nella barra dell'app. Una finestra Crea fattura elenca ogni spesa fatturabile e non fatturata con la sua chiave di categoria e l'importo.
2. Seleziona le spese da addebitare. Il pulsante in basso le conta: Crea fattura (2).
3. Tocca quel pulsante. Si apre una nuova fattura con una voce per ogni spesa e, se tutte le spese selezionate appartengono allo stesso cliente, quel cliente è già selezionato.
4. Completa la fattura come al solito e tocca Salva. Solo a questo punto le spese vengono contrassegnate come fatturate.

Dall’interno dell’editor delle fatture, più comodo quando stai già scrivendo la fattura del cliente:

1. Apri una fattura nuova o in bozza e seleziona il cliente.
2. Scorri fino a Voci della fattura e tocca il chip Spese accanto a Prodotto / Servizio e Tempo.
3. Nella finestra Aggiungi spese, seleziona i costi da includere e tocca Aggiungi (2).
4. Modifica le nuove righe se necessario (per esempio aggiungendo un ricarico di gestione al prezzo unitario) e salva la fattura.

Il selettore dell’editor è più rigido riguardo ai clienti: con un cliente selezionato mostra solo le spese assegnate a quel cliente o a nessun cliente. Se non c’è alcuna corrispondenza ricevi un messaggio come Nessuna spesa per questo cliente (3 per altri) invece di una finestra vuota.

Ogni spesa diventa una riga con quantità 1, unità articolo e l’importo della spesa come prezzo unitario. Se hai registrato un importo di imposta, l’aliquota della riga viene ricavata da esso (imposta divisa per importo); altrimenti la riga non ha imposte. L’acquisto da $128.71 di Tessa con $9.81 di imposta finisce quindi come una riga tassata al 7,62 percento, perché il totale della ricevuta include già l’imposta. Se preferisci addebitare il prezzo al netto e lasciare che sia la fattura ad aggiungere l’imposta, modifica la riga dopo averla aggiunta.

Regole e dettagli

• L’aggiunta di una nuova spesa, la sua modifica e il passaggio finale di Da fatturare sono funzioni Pro; nel piano gratuito aprono il paywall. Visualizzazione, filtri, attivazione del flag fatturabile ed eliminazione funzionano con qualsiasi piano.
• Importo deve essere un numero e Descrizione non può essere vuota. Tutto il resto è facoltativo; un fornitore o una nota vuoti vengono archiviati come nulla e un importo imposta vuoto diventa 0.
• Una nuova spesa parte con categoria Altro, valuta USD, la data di oggi, nessun cliente e Fatturabile disattivato. La valuta non segue quella predefinita del tuo profilo aziendale; controllala se non fatturi in dollari.
• Il selettore della data della spesa ammette date dal 2020 fino a un anno avanti. Il selettore dell’intervallo di date nella barra dell’app va dal 2020 alla fine dell’anno prossimo e si apre sul mese corrente.
• Le categorie fisse sono otto; non puoi aggiungerne di tue. Usa Altro più una descrizione chiara per tutto il resto.
• La scheda riepilogativa mostra solo le spese datate nel mese di calendario corrente, salvo che sia impostato un intervallo di date, e si nasconde quando non c’è nulla da mostrare. Tutti gli importi sulla scheda sono espressi nella valuta della prima spesa dell’elenco, quindi mescolare valute in uno stesso mese dà un totale fuorviante; le righe stesse mostrano sempre la propria valuta.
• I nomi delle categorie all’interno delle finestre Crea fattura e Aggiungi spese compaiono come chiavi in minuscolo (other, transport) anziché con le etichette usate altrove.
• Tieni premuta una riga per Modifica, Segna come fatturabile / Segna come non fatturabile ed Elimina. L’inversione del flag fatturabile si applica subito senza conferma. Toccare una riga non fa nulla.
• Anche scorrendo una riga da destra a sinistra la si elimina, dopo una conferma Eliminare la spesa?. L’eliminazione rimuove dall’archivio anche la foto della ricevuta. Non c’è annullamento.
• Una spesa fatturata mantiene un collegamento alla fattura e sparisce da entrambi i selettori, ma resta nell’elenco. Il chip Non fatturate mostra ciò che è ancora aperto. Eliminare in seguito la fattura non azzera il flag.
• Gli importi vengono copiati sulla fattura così come sono. Una spesa in EUR aggiunta a una fattura in USD non viene convertita.
• Lo scanner di ricevute riconosce solo testo in alfabeto latino; le ricevute stampate in cirillico o in altri alfabeti non produrranno un importo. Prende come totale l’ultima cifra dall’aspetto monetario sullo scontrino e la prima data plausibile, e accetta sia il formato 1,234.56 sia 1.234,56.
• In questa schermata non c’è alcuna esportazione né report per le spese. Lo strumento Analisi include una scheda Ripartizione spese e una vista dei profitti che sottrae le spese dai ricavi.

Suggerimenti

Guide correlate

• Editor delle fatture per sapere cosa succede alle voci dopo che hai aggiunto le spese.
• Tracciamento del tempo per fatturare le ore come fatturi i costi.
• Analisi, pannello e report per le schede Ripartizione spese e profitti.