คู่มือผู้ใช้

ค่าใช้จ่าย ใบเสร็จ และการเรียกเก็บต้นทุนคืน

บันทึกค่าน้ำมัน วัสดุสิ้นเปลือง และค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ตามหมวดหมู่ แนบภาพถ่ายใบเสร็จ ทำเครื่องหมายรายการที่เรียกเก็บได้ และดึงเข้าไปยังใบแจ้งหนี้ของลูกค้าได้ในสองการแตะ

อัปเดตเมื่อ: 2026-09-09

เครื่องมือ ค่าใช้จ่าย (Expenses) คือที่ที่คุณบันทึกสิ่งที่ธุรกิจของคุณใช้จ่าย ไม่ใช่สิ่งที่มันหาได้ แต่ละรายการคือการซื้อครั้งเดียวที่มีจำนวนเงิน หมวดหมู่ วันที่ และหากต้องการ ผู้ขาย ลูกค้า จำนวนภาษี บันทึก และภาพถ่ายใบเสร็จ หน้าจอนี้จะรวมยอดของเดือนปัจจุบันตามหมวดหมู่ ทำให้คุณเห็นได้ในทันทีว่าค่าน้ำมันหรือวัสดุสิ้นเปลืองกำลังกินกำไรของคุณอยู่หรือไม่ และยังเก็บแฟล็กแยกต่างหากสำหรับต้นทุนที่คุณตั้งใจจะเรียกเก็บคืนจากลูกค้า ต้นทุนที่เรียกเก็บได้เหล่านั้นสามารถกลายเป็นรายการในใบแจ้งหนี้ได้โดยตรงจากรายการค่าใช้จ่ายหรือจากภายในตัวแก้ไขใบแจ้งหนี้

คู่มือนี้ติดตาม Tessa Quinn ผู้ดำเนินกิจการ Paws on Wheels Mobile Grooming จากรถตู้ในเมืองออสติน รัฐเท็กซัส เดือนกันยายนของเธอจนถึงตอนนี้: น้ำมันเต็มถังสามครั้ง ค่าสมัครแอปจองคิว ป้ายแขวนประตู อาหารกลางวัน แพ็กเกจโทรศัพท์ และการซื้อของสองครั้งที่ร้านอุปกรณ์สัตวแพทย์ที่ทำแทนคอกสัตว์และสถานรับเลี้ยงเด็กเล่นซึ่งต้องเรียกเก็บเงินคืนจากพวกเขา

สิ่งที่คุณเห็นบนหน้าจอ

เปิดแท็บ เครื่องมือ (Tools) และมองหาการ์ดสีส้ม ค่าใช้จ่าย (Expenses) ในส่วน ประสิทธิภาพการทำงาน (Productivity) แดชบอร์ดก็พาคุณไปที่นั่นได้เช่นกัน: ชิปด่วน Expense และการ์ด Expenses This Month ทั้งสองเปิดหน้าจอเดียวกัน

แถบแอปแสดงข้อความ ค่าใช้จ่าย (Expenses) และมีตัวควบคุมสองอย่าง: ไอคอนปฏิทิน (ช่วงวันที่ / Date range) และปุ่ม ออกใบแจ้งหนี้ (To Invoice) ใต้แถบนั้นคือการ์ดสรุปของเดือนปัจจุบัน ตามด้วยแถวชิปตัวกรอง แล้วจึงเป็นรายการค่าใช้จ่ายเรียงจากใหม่ไปเก่า ปุ่ม + ทรงกลมที่มุมล่างขวาใช้เพิ่มค่าใช้จ่ายใหม่

การ์ดสรุปมีชื่อเรื่องเป็นเดือน (กันยายน 2026 (September 2026) สำหรับ Tessa) และแสดงยอดรวมทั้งหมดทางขวา ใต้ชื่อเรื่องมีแถบบางแบ่งเป็นส่วนสี หนึ่งส่วนต่อหมวดหมู่ ตามสัดส่วนของเงินที่ใช้จ่าย และชุดชิปจะแสดงตัวเลขเดียวกันเป็นข้อความซ้ำอีกครั้ง: Other: $309.61, Transport: $169.25 และอื่น ๆ แต่ละหมวดหมู่มีไอคอนและสีตายตัว: เครื่องบินสำหรับ Travel, ช้อนส้อมสำหรับ Food, อาคารสำหรับ Office, แล็ปท็อปสำหรับ Software, โทรศัพท์มือถือสำหรับ Telecom, รถยนต์สำหรับ Transport, โทรโข่งสำหรับ Marketing และไอคอนรูปทรงสำหรับ Other

ทุกแถวในรายการใช้ไอคอนหมวดหมู่เป็นอวาตาร์ ชื่อเรื่องคือคำอธิบายของคุณ บรรทัดที่สองคือผู้ขายและวันที่คั่นด้วยจุด และด้านขวาแสดงจำนวนเงิน ค่าใช้จ่ายที่คุณทำเครื่องหมายว่าเรียกเก็บได้จะมีป้ายเล็ก ๆ เรียกเก็บได้ (billable) ใต้จำนวนเงิน ไม่มีหน้ารายละเอียดสำหรับค่าใช้จ่าย ทุกอย่างทำผ่านการกดค้างที่แถว

วิธีบันทึกค่าใช้จ่าย

Tessa เพิ่งเติมน้ำมันรถตู้ก่อนเดินทางไปยังราวด์ร็อก การเพิ่มค่าน้ำมันใช้เวลาไม่ถึงหนึ่งนาที

1. แตะปุ่ม + บนหน้าจอ Expenses แผ่น ค่าใช้จ่ายใหม่ (New Expense) จะเลื่อนขึ้นมา
2. พิมพ์ยอดรวมใน จำนวนเงิน (Amount) กล่อง สกุลเงิน (Currency) ข้าง ๆ จะตั้งค่าเริ่มต้นเป็น USD เปลี่ยนหากใบเสร็จเป็น EUR, GBP, RUB, JPY หรือ CAD
3. กรอก คำอธิบาย (Description) เช่น "Fuel - van, Round Rock route" จำนวนเงินและคำอธิบายเป็นสองช่องที่จำเป็นเท่านั้น
4. เลือก หมวดหมู่ (Category) แผ่นจะเริ่มที่ Other Tessa เลือก Transport สำหรับค่าน้ำมัน
5. แตะแถววันที่ (คำอธิบายย่อย Expense date) หากการซื้อไม่ได้เกิดขึ้นวันนี้
6. กรอก ผู้ขาย (Vendor) เพื่อให้แถวนี้จำได้ง่ายในภายหลัง
7. ปล่อย ลูกค้า (Client) ไว้ที่ None สำหรับต้นทุนทั่วไป หรือเลือกลูกค้าที่การซื้อนี้ทำเพื่อ
8. เปิดสวิตช์ เรียกเก็บได้ (Billable) เฉพาะเมื่อคุณวางแผนจะเรียกเก็บต้นทุนนี้จากลูกค้ารายนั้น
9. เพิ่ม จำนวนภาษี (Tax amount) (ส่วนภาษีเป็นจำนวนเงิน ไม่ใช่อัตรา) และ บันทึก (Notes) ได้ตามต้องการ
10. แตะ เพิ่ม (Add) แผ่นจะปิดและแถวใหม่จะปรากฏที่ด้านบนของรายการ

แผ่นนี้เป็นแผ่นด้านล่าง (bottom sheet) ดังนั้นคุณสามารถลากมันลงเพื่อยกเลิกการกรอกได้ หากคุณแตะ เพิ่ม (Add) ในขณะที่จำนวนเงินว่างเปล่าหรือไม่ใช่ตัวเลข ช่องนั้นจะแสดง Required หรือ Invalid number และจะไม่มีการบันทึกใด ๆ

วิธีแนบภาพถ่ายใบเสร็จ

ภาพถ่ายจะอยู่คู่กับค่าใช้จ่ายและถูกจัดเก็บไว้ในแอป ดังนั้นคุณสามารถทิ้งกระดาษได้ Tessa เก็บใบเสร็จของ Oak Hill Vet Supply ไว้เพราะเธอจะเรียกเก็บเงินการซื้อครั้งนั้นจาก Cedar Park Kennels และต้องการหลักฐานติดตัวไว้

1. ในแผ่น New Expense หรือ Edit Expense เลื่อนลงไปด้านล่างและแตะ เพิ่มใบเสร็จ (Add receipt)
2. เลือก กล้อง (Camera) เพื่อถ่ายภาพใบเสร็จตอนนี้ หรือ คลังภาพ (Gallery) เพื่อเลือกภาพที่ถ่ายไว้แล้ว
3. เมื่อเลือกภาพแล้ว ปุ่มจะเปลี่ยนเป็น แนบใบเสร็จแล้ว (Receipt attached) และแถบตัวอย่างจะปรากฏด้านล่าง
4. แตะ เพิ่ม (Add) (หรือ บันทึก (Save) เมื่อกำลังแก้ไข) เพื่อเก็บภาพไว้กับค่าใช้จ่าย

ภาพตัวอย่างเป็นแถบความสูงคงที่ที่ครอปส่วนกลางของภาพ ดังนั้นใบเสร็จที่ยาวจะแสดงเฉพาะส่วนกลางเท่านั้น ภาพทั้งหมดยังคงถูกเก็บไว้อยู่ ภาพจะถูกคัดลอกไปยังพื้นที่จัดเก็บของแอปเองในขณะที่คุณเลือก และจะถูกลบอีกครั้งเมื่อคุณแทนที่ด้วยภาพอื่นหรือลบค่าใช้จ่ายนั้น

วิธีสแกนใบเสร็จเพื่อกรอกจำนวนเงินและวันที่ล่วงหน้า

ปุ่ม สแกนใบเสร็จ (Scan receipt) ที่มุมขวาบนของแผ่น New Expense จะเปิดหน้าจอแยกต่างหากที่อ่านข้อความที่พิมพ์บนใบเสร็จและพยายามหายอดรวมและวันที่ ส่วนนี้ของแอปใช้กล้องโทรศัพท์และการรู้จำข้อความบนอุปกรณ์ จึงทำงานได้เฉพาะบนอุปกรณ์ Android จริงเท่านั้น ภาพหน้าจอด้านล่างแสดงหน้าจอตอนที่เปิดขึ้น ก่อนที่จะถ่ายภาพ

1. แตะ + บนหน้าจอ Expenses จากนั้นแตะ สแกนใบเสร็จ (Scan receipt) ที่ด้านบนของแผ่น
2. บนหน้าจอ Scan receipt แตะ ถ่ายภาพ (Take photo) หรือ เลือกจากคลังภาพ (Pick from gallery) สำหรับภาพที่มีอยู่แล้ว
3. รอไอคอนหมุน จากนั้นหน้าจอจะแสดงภาพ บล็อก ค่าที่ตรวจพบ (Detected values) พร้อม Amount และ Date (หรือ Not detected) และส่วน Raw OCR text ที่ขยายได้ให้คุณอ่านตรวจสอบว่าตัวรู้จำเห็นอะไร
4. แตะ ใช้ (Use) เพื่อคัดลอกจำนวนเงินและวันที่ที่ตรวจพบลงในแผ่น หรือ ถ่ายใหม่ (Retake) เพื่อลองภาพอื่น
5. กลับไปที่แผ่น กรอกคำอธิบายและหมวดหมู่ตามปกติ และแตะ เพิ่มใบเสร็จ (Add receipt) หากคุณต้องการเก็บภาพไว้ด้วย

ตัวสแกนเป็นเพียงทางลัดของการพิมพ์เอง ไม่มีอะไรมากไปกว่านั้น มันกรอกให้เฉพาะจำนวนเงินและวันที่เท่านั้น ภาพที่ใช้จะไม่ถูกแนบเข้ากับค่าใช้จ่าย และปุ่มนี้จะไม่ปรากฏเมื่อคุณแก้ไขค่าใช้จ่ายที่มีอยู่แล้ว เพื่อไม่ให้มันเขียนทับตัวเลขที่คุณกรอกไว้แล้ว

วิธีตรวจสอบค่าใช้จ่ายตามหมวดหมู่และช่วงเวลา

Tessa ต้องการรู้ว่าเดือนกันยายนใช้ไปกับรถตู้เท่าไหร่ การ์ดสรุปทำหน้าที่เป็นตัวกรองด้วย

1. แตะชิป Transport: $169.25 (หรือส่วนที่ตรงกันของแถบสี) ส่วนนั้นจะหนาขึ้น ชิปจะมีขอบ และรายการจะย่อลงเหลือเฉพาะหมวดหมู่นั้น
2. แตะชิปเดิมอีกครั้งเพื่อล้างตัวกรองหมวดหมู่
3. ใช้ชิป All, Billable และ Uninvoiced ใต้การ์ดเพื่อกรองตามสถานะการเรียกเก็บเงิน และดรอปดาวน์ Client ที่ท้ายแถวนั้นเพื่อแสดงค่าใช้จ่ายของลูกค้ารายหนึ่ง
4. หากต้องการดูช่วงเวลาอื่น แตะไอคอนปฏิทิน (Date range) ในแถบแอป เลือกวันเริ่มต้นและสิ้นสุดแล้วยืนยัน แบนเนอร์แสดงช่วงเวลาจะปรากฏใต้แถบแอปและการ์ดสรุปจะเปลี่ยนจากชื่อเดือนเป็นช่วงเวลานั้น แตะไอคอนปิดบนแบนเนอร์เพื่อกลับไปยังเดือนปัจจุบัน

ตัวกรองซ้อนกันได้: ชิปการเรียกเก็บเงิน ลูกค้า ช่วงวันที่ และหมวดหมู่ ทั้งหมดใช้พร้อมกันกับรายการ การ์ดสรุปจะทำตามชิปการเรียกเก็บเงิน ลูกค้า และช่วงวันที่ แต่จะไม่สนใจหมวดหมู่ที่คุณแตะ นี่คือเหตุผลที่ยอดรวมและชิปทั้งหมดยังคงแสดงอยู่ในขณะที่รายการถูกกรอง

วิธีเรียกเก็บค่าใช้จ่ายกับลูกค้า

ค่าใช้จ่ายที่เรียกเก็บได้คือค่าใช้จ่ายปกติที่เปิดสวิตช์ เรียกเก็บได้ (Billable) ไว้ จะไม่มีอะไรถูกเรียกเก็บจนกว่าคุณจะนำมันไปใส่ในใบแจ้งหนี้ และมีสองวิธีในการทำเช่นนั้น ทั้งสองวิธีจะเสนอเฉพาะค่าใช้จ่ายที่เรียกเก็บได้และยังไม่ได้ออกใบแจ้งหนี้เท่านั้น เพื่อไม่ให้ต้นทุนเดียวกันถูกเรียกเก็บซ้ำสองครั้ง

จากรายการค่าใช้จ่าย:

1. แตะ ออกใบแจ้งหนี้ (To Invoice) ในแถบแอป ไดอะล็อก สร้างใบแจ้งหนี้ (Create Invoice) จะแสดงรายการค่าใช้จ่ายที่เรียกเก็บได้และยังไม่ได้ออกใบแจ้งหนี้ทั้งหมดพร้อมคีย์หมวดหมู่และจำนวนเงิน
2. ทำเครื่องหมายค่าใช้จ่ายที่จะเรียกเก็บ ปุ่มด้านล่างจะนับจำนวน: Create Invoice (2)
3. แตะปุ่มนั้น ใบแจ้งหนี้ใหม่จะเปิดขึ้นพร้อมหนึ่งรายการสินค้าต่อค่าใช้จ่ายหนึ่งรายการ และหากค่าใช้จ่ายที่ทำเครื่องหมายทั้งหมดเป็นของลูกค้ารายเดียวกัน ลูกค้ารายนั้นจะถูกเลือกไว้แล้ว
4. ทำใบแจ้งหนี้ให้เสร็จตามปกติแล้วแตะ บันทึก (Save) เมื่อนั้นเท่านั้นค่าใช้จ่ายจะถูกทำเครื่องหมายว่าออกใบแจ้งหนี้แล้ว

จากภายในตัวแก้ไขใบแจ้งหนี้ ซึ่งสะดวกกว่าเมื่อคุณกำลังเขียนใบแจ้งหนี้ของลูกค้าอยู่แล้ว:

1. เปิดใบแจ้งหนี้ใหม่หรือฉบับร่างและเลือกลูกค้า
2. เลื่อนไปที่ Line Items และแตะชิป Expenses ข้าง Product / Service และ Time
3. ในไดอะล็อก Add Expenses ทำเครื่องหมายต้นทุนที่จะรวมและแตะ Add (2)
4. ปรับรายการใหม่ตามต้องการ (เช่น เพิ่มค่าธรรมเนียมดำเนินการลงในราคาต่อหน่วย) แล้วบันทึกใบแจ้งหนี้

ตัวเลือกในตัวแก้ไขจะเข้มงวดกว่าเรื่องลูกค้า: เมื่อเลือกลูกค้าไว้ มันจะแสดงเฉพาะค่าใช้จ่ายที่กำหนดให้ลูกค้ารายนั้นหรือไม่มีลูกค้าเลย หากไม่มีรายการตรงกัน คุณจะได้รับข้อความเช่น No expenses for this client (3 for others) แทนที่จะเป็นไดอะล็อกว่างเปล่า

แต่ละค่าใช้จ่ายจะกลายเป็นรายการที่มีปริมาณ 1 หน่วย item และจำนวนเงินค่าใช้จ่ายเป็นราคาต่อหน่วย หากคุณบันทึกจำนวนภาษีไว้ อัตราภาษีของรายการนั้นจะคำนวณจากมัน (ภาษีหารด้วยจำนวนเงิน) มิฉะนั้นรายการนั้นจะไม่มีภาษี ดังนั้นการซื้อ $128.71 ของ Tessa ที่มีภาษี $9.81 จึงกลายเป็นรายการที่เก็บภาษี 7.62 เปอร์เซ็นต์ เพราะยอดรวมในใบเสร็จรวมภาษีไว้แล้ว หากคุณต้องการเรียกเก็บราคาก่อนภาษีและให้ใบแจ้งหนี้เพิ่มภาษีเอง ให้แก้ไขรายการหลังจากเพิ่มแล้ว

กฎและรายละเอียด

• การเพิ่มค่าใช้จ่ายใหม่ การแก้ไข และขั้นตอนสุดท้ายของ To Invoice เป็นฟีเจอร์ Pro บนแผนฟรีสิ่งเหล่านี้จะเปิดหน้าจอชำระเงิน การดู การกรอง การสลับเรียกเก็บได้ และการลบใช้ได้ทุกแผน
• จำนวนเงิน (Amount) ต้องเป็นตัวเลขและ คำอธิบาย (Description) ต้องไม่ว่างเปล่า ทุกอย่างอื่นเป็นทางเลือก ผู้ขายหรือบันทึกที่ว่างจะถูกเก็บเป็นค่าว่าง และจำนวนภาษีที่ว่างจะกลายเป็น 0
• ค่าใช้จ่ายใหม่จะเริ่มต้นด้วยหมวดหมู่ Other สกุลเงิน USD วันที่ของวันนี้ ไม่มีลูกค้า และ Billable ปิดอยู่ สกุลเงินไม่ได้ตามค่าเริ่มต้นของโปรไฟล์ธุรกิจ ตรวจสอบให้แน่ใจหากคุณไม่ได้เรียกเก็บเงินเป็นดอลลาร์
• ตัวเลือกวันที่ของค่าใช้จ่ายอนุญาตวันที่ตั้งแต่ปี 2020 จนถึงหนึ่งปีข้างหน้า ตัวเลือกช่วงวันที่ในแถบแอปครอบคลุมตั้งแต่ปี 2020 จนถึงสิ้นปีถัดไป และเปิดที่เดือนปัจจุบัน
• มีแปดหมวดหมู่ตายตัว คุณไม่สามารถเพิ่มของคุณเองได้ ใช้ Other พร้อมคำอธิบายที่ชัดเจนสำหรับสิ่งอื่นใด
• การ์ดสรุปแสดงเฉพาะค่าใช้จ่ายที่ลงวันที่ในเดือนปฏิทินปัจจุบัน เว้นแต่จะตั้งช่วงวันที่ไว้ และจะซ่อนตัวเองเมื่อไม่มีอะไรให้แสดง จำนวนเงินทั้งหมดบนการ์ดจะพิมพ์เป็นสกุลเงินของค่าใช้จ่ายแรกในรายการ ดังนั้นการผสมสกุลเงินในหนึ่งเดือนจะให้ยอดรวมที่ทำให้เข้าใจผิด ตัวแถวเองจะแสดงสกุลเงินของตัวเองเสมอ
• ชื่อหมวดหมู่ภายในไดอะล็อก Create Invoice และ Add Expenses จะแสดงเป็นคีย์ตัวพิมพ์เล็ก (other, transport) แทนที่จะเป็นป้ายที่ใช้ที่อื่น
• กดค้างที่แถวเพื่อ Edit, Mark as billable / Mark as unbillable และ Delete การสลับเรียกเก็บได้จะมีผลทันทีโดยไม่มีการยืนยัน การแตะแถวจะไม่ทำอะไรเลย
• การปัดแถวจากขวาไปซ้ายก็จะลบด้วยเช่นกัน หลังจากการยืนยัน Delete expense? การลบจะลบภาพถ่ายใบเสร็จออกจากพื้นที่จัดเก็บด้วย ไม่มีการยกเลิก
• ค่าใช้จ่ายที่ออกใบแจ้งหนี้แล้วจะยังคงลิงก์กับใบแจ้งหนี้นั้นและหายไปจากตัวเลือกทั้งสอง แต่ยังคงอยู่ในรายการ ชิป Uninvoiced แสดงสิ่งที่ยังเปิดอยู่ การลบใบแจ้งหนี้ในภายหลังจะไม่รีเซ็ตแฟล็กนี้
• จำนวนเงินจะถูกคัดลอกลงในใบแจ้งหนี้ตามที่เป็นอยู่ ค่าใช้จ่ายเป็น EUR ที่เพิ่มลงในใบแจ้งหนี้ USD จะไม่ถูกแปลง
• ตัวสแกนใบเสร็จรู้จำเฉพาะข้อความอักษรละตินเท่านั้น ใบเสร็จที่พิมพ์เป็นซีริลลิกหรืออักษรอื่นจะไม่ให้จำนวนเงิน มันจะใช้ตัวเลขที่ดูเหมือนจำนวนเงินตัวสุดท้ายบนใบเสร็จเป็นยอดรวม และวันที่ที่เป็นไปได้ตัวแรก และรองรับทั้งรูปแบบ 1,234.56 และ 1.234,56
• ไม่มีการส่งออกหรือรายงานสำหรับค่าใช้จ่ายบนหน้าจอนี้ เครื่องมือ การวิเคราะห์ (Analytics) มีการ์ด Expense Breakdown และมุมมองกำไรที่หักค่าใช้จ่ายออกจากรายได้

เคล็ดลับ

คู่มือที่เกี่ยวข้อง

• ตัวแก้ไขใบแจ้งหนี้ สำหรับสิ่งที่เกิดขึ้นกับรายการสินค้าหลังจากที่คุณเพิ่มค่าใช้จ่าย
• ตัวติดตามเวลา สำหรับการเรียกเก็บชั่วโมงในแบบเดียวกับที่คุณเรียกเก็บต้นทุน
• การวิเคราะห์ แดชบอร์ด และรายงาน สำหรับการ์ด Expense Breakdown และกำไร