Panduan pengguna

Pengeluaran, kwitansi, dan penagihan ulang biaya

Catat bahan bakar, perlengkapan, dan biaya lain per kategori, lampirkan foto kwitansi, tandai pembelian sebagai dapat ditagih, lalu masukkan ke faktur klien dalam dua ketukan.

Diperbarui: 2026-09-09

Alat Pengeluaran (Expenses) adalah tempat Anda mencatat apa yang dikeluarkan bisnis Anda, bukan apa yang dihasilkan. Setiap entri adalah satu pembelian dengan jumlah, kategori, tanggal, dan jika mau, vendor, klien, jumlah pajak, catatan, serta foto kwitansi. Layar ini menjumlahkan bulan berjalan per kategori, sehingga Anda bisa langsung melihat apakah bahan bakar atau perlengkapan yang menggerus margin Anda, dan tetap menyimpan penanda terpisah untuk biaya yang ingin Anda tagihkan ke klien. Biaya yang dapat ditagih tersebut bisa langsung diubah menjadi item baris faktur dari daftar pengeluaran atau dari dalam editor faktur.

Panduan ini mengikuti Tessa Quinn, yang menjalankan Paws on Wheels Mobile Grooming dari sebuah van di Austin, Texas. Bulan September miliknya sejauh ini: tiga kali isi tangki bahan bakar, langganan aplikasi pemesanan, gantungan pintu, makan siang, paket telepon, dan dua pembelian di toko perlengkapan hewan yang dilakukan atas nama sebuah penitipan (kennel) dan tempat penitipan harian (daycare) dan perlu ditagihkan kembali kepada mereka.

Apa yang Anda lihat di layar

Buka tab Tools dan lihat di bagian Productivity untuk kartu oranye Expenses. Dasbor juga membawa Anda ke sana: chip aksi cepat Expense dan kartu Expenses This Month sama-sama membuka layar yang sama.

Bilah aplikasi bertuliskan Expenses dan memuat dua kontrol: ikon kalender (Date range) dan tombol To Invoice. Di bawahnya terdapat kartu ringkasan untuk bulan berjalan, lalu satu baris chip filter, lalu daftar pengeluaran, terbaru di atas. Tombol bulat + di pojok kanan bawah menambahkan pengeluaran baru.

Kartu ringkasan diberi judul nama bulan (September 2026 untuk Tessa) dan menampilkan total keseluruhan di sisi kanan. Di bawahnya terdapat bilah tipis yang terbagi menjadi segmen berwarna, satu per kategori, sesuai proporsi uang yang dikeluarkan, dan sekelompok chip mengulang angka yang sama dalam bentuk teks: Other: $309.61, Transport: $169.25, dan seterusnya. Setiap kategori memiliki ikon dan warna tetap: pesawat untuk Travel, alat makan untuk Food, gedung untuk Office, laptop untuk Software, gagang telepon untuk Telecom, mobil untuk Transport, megafon untuk Marketing, dan ikon bentuk untuk Other.

Setiap baris di daftar menggunakan ikon kategori sebagai avatarnya. Judulnya adalah deskripsi Anda, baris kedua adalah vendor dan tanggal yang dipisahkan titik, dan sisi kanan menampilkan jumlahnya. Pengeluaran yang Anda tandai sebagai dapat ditagih mendapat label kecil billable di bawah jumlahnya. Tidak ada halaman detail untuk sebuah pengeluaran; semuanya dilakukan melalui tekan-lama (long-press) pada baris tersebut.

Cara mencatat pengeluaran

Tessa baru saja mengisi penuh van sebelum berangkat ke Round Rock. Menambahkan biaya bahan bakar hanya butuh waktu kurang dari semenit.

1. Ketuk tombol + di layar Expenses. Lembar New Expense (Pengeluaran Baru) akan naik.
2. Ketik total pada Amount (Jumlah). Kotak Currency (Mata uang) di sebelahnya baku ke USD; ubah jika kwitansi dalam EUR, GBP, RUB, JPY, atau CAD.
3. Masukkan Description (Deskripsi) seperti "Fuel - van, Round Rock route". Jumlah dan deskripsi adalah satu-satunya dua kolom wajib.
4. Pilih Category (Kategori). Lembar dimulai pada Other (Lainnya); Tessa memilih Transport untuk bahan bakar.
5. Ketuk baris tanggal (subjudul Expense date / Tanggal pengeluaran) jika pembelian tidak dilakukan hari ini.
6. Isi Vendor agar baris tersebut mudah dikenali nanti.
7. Biarkan Client pada None (Tidak ada) untuk biaya overhead, atau pilih klien tempat pembelian itu dilakukan.
8. Nyalakan Billable hanya jika Anda berencana menagihkan biaya ini kepada klien tersebut.
9. Secara opsional tambahkan Tax amount (Jumlah pajak — bagian pajak dalam nominal uang, bukan tarif) dan Notes (Catatan).
10. Ketuk Add (Tambah). Lembar akan tertutup dan baris baru muncul di puncak daftar.

Lembar ini adalah bottom sheet, sehingga Anda bisa menyeretnya ke bawah untuk membatalkan entri. Jika Anda mengetuk Add dengan jumlah kosong atau bukan angka, kolom tersebut menampilkan Required (Wajib) atau Invalid number (Angka tidak valid) dan tidak ada yang tersimpan.

Cara melampirkan foto kwitansi

Foto tersimpan bersama pengeluaran dan disimpan di dalam aplikasi, sehingga Anda bisa membuang kertasnya. Tessa menyimpan kwitansi Oak Hill Vet Supply karena ia akan menagihkan pembelian tersebut ke Cedar Park Kennels dan ingin punya bukti untuk diserahkan.

1. Di lembar New Expense atau Edit Expense, gulir ke bawah dan ketuk Add receipt (Tambah kwitansi).
2. Pilih Camera untuk memotret struk sekarang atau Gallery untuk memilih foto yang sudah pernah diambil.
3. Setelah gambar dipilih, tombol berubah menjadi Receipt attached (Kwitansi terlampir) dan sebuah strip pratinjau muncul di bawahnya.
4. Ketuk Add (atau Save saat mengedit) untuk menyimpan foto bersama pengeluaran.

Pratinjau adalah strip dengan tinggi tetap yang memotong bagian tengah gambar, sehingga kwitansi yang panjang hanya menampilkan bagian tengahnya; gambar utuh tetap tersimpan. Gambar disalin ke penyimpanan milik aplikasi sendiri saat Anda memilihnya, dan dihapus lagi ketika Anda menggantinya dengan foto lain atau menghapus pengeluaran tersebut.

Cara memindai kwitansi untuk mengisi otomatis jumlah dan tanggal

Tombol Scan receipt (Pindai struk) di pojok kanan atas lembar New Expense membuka layar terpisah yang membaca teks cetak pada kwitansi dan mencoba menemukan total serta tanggalnya. Bagian aplikasi ini menggunakan kamera ponsel dan pengenalan teks di perangkat (on-device), sehingga hanya berfungsi di perangkat Android sungguhan; tangkapan layar di bawah menunjukkan layar saat baru dibuka, sebelum foto diambil.

1. Ketuk + di layar Expenses, lalu ketuk Scan receipt di bagian atas lembar.
2. Di layar Scan receipt, ketuk Take photo (Ambil foto), atau Pick from gallery (Pilih dari galeri) untuk gambar yang sudah ada.
3. Tunggu indikator pemuatan. Layar kemudian menampilkan foto, blok Detected values (Nilai terdeteksi) dengan Amount dan Date (atau Not detected / Tidak terdeteksi), serta bagian Raw OCR text (Teks OCR mentah) yang bisa dibentangkan untuk memeriksa apa yang dibaca oleh alat pengenal.
4. Ketuk Use (Gunakan) untuk menyalin jumlah dan tanggal yang terdeteksi ke dalam lembar, atau Retake (Foto ulang) untuk mencoba gambar lain.
5. Kembali di lembar tersebut, isi deskripsi dan kategori seperti biasa, dan ketuk Add receipt jika Anda juga ingin foto tersebut disimpan.

Pemindai ini hanyalah jalan pintas untuk mengetik, tidak lebih. Ia hanya mengisi jumlah dan tanggal; foto yang digunakan tidak dilampirkan ke pengeluaran, dan tombol ini tidak ditawarkan saat Anda mengedit pengeluaran yang sudah ada agar tidak menimpa angka yang sudah Anda masukkan.

Cara meninjau pengeluaran berdasarkan kategori dan periode

Tessa ingin tahu berapa banyak biaya September yang masuk ke van. Kartu ringkasan sekaligus berfungsi sebagai filter.

1. Ketuk chip Transport: $169.25 (atau segmen bilah yang sesuai). Segmen tersebut menebal, chip menjadi bergaris (outlined), dan daftar menyusut ke kategori itu saja.
2. Ketuk chip yang sama lagi untuk membersihkan filter kategori.
3. Gunakan chip All, Billable, dan Uninvoiced di bawah kartu untuk mempersempit berdasarkan status penagihan, dan dropdown Client di ujung baris tersebut untuk menampilkan pengeluaran satu klien saja.
4. Untuk melihat periode lain, ketuk ikon kalender (Date range) di bilah aplikasi, pilih tanggal mulai dan akhir, lalu konfirmasi. Sebuah banner dengan rentang tersebut muncul di bawah bilah aplikasi dan kartu ringkasan berpindah dari nama bulan menjadi rentang tersebut; ketuk ikon tutup pada banner untuk kembali ke bulan berjalan.

Filter dapat ditumpuk: chip penagihan, klien, rentang tanggal, dan kategori semuanya berlaku sekaligus pada daftar. Kartu ringkasan mengikuti chip penagihan, klien, dan rentang tanggal, tetapi mengabaikan kategori yang Anda ketuk, itulah sebabnya total dan semua chip tetap terlihat sementara daftar tersaring.

Cara menagihkan pengeluaran ke klien

Pengeluaran yang dapat ditagih adalah pengeluaran biasa dengan sakelar Billable aktif. Tidak ada yang ditagihkan sampai Anda memasukkannya ke faktur, dan ada dua cara untuk melakukannya. Keduanya hanya menawarkan pengeluaran yang dapat ditagih dan belum difakturkan, sehingga biaya yang sama tidak akan pernah ditagihkan dua kali.

Dari daftar pengeluaran:

1. Ketuk To Invoice di bilah aplikasi. Dialog Create Invoice (Buat Faktur) mencantumkan setiap pengeluaran yang dapat ditagih dan belum difakturkan beserta kunci kategori dan jumlahnya.
2. Centang pengeluaran yang ingin ditagihkan. Tombol di bawah menghitung jumlahnya: Create Invoice (2).
3. Ketuk tombol tersebut. Sebuah faktur baru terbuka dengan satu item baris per pengeluaran, dan jika semua pengeluaran yang dicentang milik klien yang sama, klien tersebut sudah otomatis terpilih.
4. Selesaikan faktur seperti biasa dan ketuk Save. Baru pada saat inilah pengeluaran tersebut ditandai sebagai sudah difakturkan.

Dari dalam editor faktur, yang lebih praktis ketika Anda sedang membuat faktur untuk klien tersebut:

1. Buka faktur baru atau konsep dan pilih klien.
2. Gulir ke Line Items (Item Baris) dan ketuk chip Expenses di sebelah Product / Service dan Time.
3. Di dialog Add Expenses (Tambah Pengeluaran), centang biaya yang ingin disertakan dan ketuk Add (2).
4. Sesuaikan baris baru jika perlu (misalnya menambahkan markup penanganan pada harga satuan) dan simpan faktur.

Pemilih di editor lebih ketat soal klien: dengan klien terpilih, ia hanya menampilkan pengeluaran yang ditetapkan untuk klien itu atau untuk tanpa klien. Jika tidak ada yang cocok, Anda akan melihat pesan seperti No expenses for this client (3 for others) (Tidak ada pengeluaran untuk klien ini) alih-alih dialog kosong.

Setiap pengeluaran menjadi satu baris dengan kuantitas 1, satuan item, dan jumlah pengeluaran sebagai harga satuan. Jika Anda mencatat jumlah pajak, tarif pajak baris tersebut diturunkan darinya (pajak dibagi jumlah); jika tidak, baris tersebut tanpa pajak. Pembelian Tessa senilai $128.71 dengan pajak $9.81 karena itu masuk sebagai baris berpajak 7,62 persen, karena total kwitansi sudah termasuk pajak. Jika Anda lebih suka menagihkan harga sebelum pajak dan membiarkan faktur menambahkan pajak, edit baris tersebut setelah menambahkannya.

Aturan dan detail

• Menambahkan pengeluaran baru, mengedit pengeluaran, dan langkah terakhir To Invoice adalah fitur Pro; pada paket gratis, tindakan ini membuka paywall. Melihat, menyaring, mengubah status dapat ditagih, dan menghapus berfungsi di semua paket.
• Amount harus berupa angka dan Description tidak boleh kosong. Semua yang lain opsional; vendor atau catatan yang dikosongkan disimpan sebagai kosong, dan jumlah pajak yang dikosongkan menjadi 0.
• Pengeluaran baru dimulai dengan kategori Other, mata uang USD, tanggal hari ini, tanpa klien, dan Billable nonaktif. Mata uang ini tidak mengikuti mata uang bawaan profil bisnis Anda; periksa jika Anda tidak menagih dalam dolar.
• Pemilih tanggal pengeluaran mengizinkan tanggal dari 2020 hingga satu tahun ke depan. Pemilih rentang tanggal di bilah aplikasi berjalan dari 2020 hingga akhir tahun depan dan terbuka pada bulan berjalan.
• Ada delapan kategori tetap; Anda tidak dapat menambahkan kategori sendiri. Gunakan Other ditambah deskripsi yang jelas untuk hal lainnya.
• Kartu ringkasan hanya menampilkan pengeluaran bertanggal bulan kalender berjalan kecuali rentang tanggal diatur, dan ia menyembunyikan dirinya sendiri saat tidak ada yang bisa ditampilkan. Semua jumlah pada kartu dicetak dalam mata uang pengeluaran pertama pada daftar, sehingga mencampur mata uang dalam satu bulan memberikan total yang menyesatkan; baris-barisnya sendiri selalu menampilkan mata uang masing-masing.
• Nama kategori di dalam dialog Create Invoice dan Add Expenses muncul sebagai kunci huruf kecil (other, transport) bukan label yang digunakan di tempat lain.
• Tekan-lama sebuah baris untuk Edit, Mark as billable / Mark as unbillable, dan Delete. Mengubah status dapat ditagih berlaku langsung tanpa konfirmasi. Mengetuk baris tidak melakukan apa pun.
• Menggesek baris dari kanan ke kiri juga menghapusnya, setelah konfirmasi Delete expense?. Menghapus juga menghapus foto kwitansi dari penyimpanan. Tidak ada undo.
• Pengeluaran yang sudah difakturkan tetap menyimpan tautan ke faktur tersebut dan menghilang dari kedua pemilih, tetapi tetap ada di daftar. Chip Uninvoiced menampilkan apa yang masih terbuka. Menghapus faktur belakangan tidak mengatur ulang penanda tersebut.
• Jumlah disalin ke faktur apa adanya. Pengeluaran dalam EUR yang ditambahkan ke faktur USD tidak dikonversi.
• Pemindai kwitansi hanya mengenali teks berhuruf Latin; kwitansi yang dicetak dalam huruf Sirilik atau aksara lain tidak akan menghasilkan jumlah. Ia mengambil angka bernuansa uang terakhir pada struk sebagai total dan tanggal masuk akal pertama, serta menerima format 1,234.56 maupun 1.234,56.
• Tidak ada ekspor atau laporan untuk pengeluaran di layar ini. Alat Analytics menyertakan kartu Expense Breakdown dan tampilan laba yang mengurangkan pengeluaran dari pendapatan.

Tips

Panduan terkait

• Editor faktur untuk apa yang terjadi pada item baris setelah Anda menambahkan pengeluaran.
• Pelacak waktu untuk menagih jam kerja dengan cara yang sama seperti menagih biaya.
• Analitik, dasbor, dan laporan untuk kartu Expense Breakdown dan laba.