Hướng dẫn sử dụng

Chi phí, biên lai và tính lại chi phí cho khách hàng

Ghi nhận nhiên liệu, vật tư và các chi phí khác theo danh mục, đính kèm ảnh biên lai, đánh dấu khoản mua có thể tính phí và đưa lên hóa đơn chỉ với hai lần chạm.

Cập nhật: 2026-09-09

Công cụ Chi phí (Expenses) là nơi bạn ghi lại doanh nghiệp của mình chi tiêu những gì, chứ không phải kiếm được bao nhiêu. Mỗi mục là một lần mua hàng với số tiền, danh mục, ngày tháng và, nếu muốn, thêm nhà cung cấp, khách hàng, tiền thuế, ghi chú và ảnh chụp biên lai. Màn hình này cộng tổng tháng hiện tại theo từng danh mục, nên bạn có thể thấy ngay liệu nhiên liệu hay vật tư đang ăn mòn biên lợi nhuận của mình, đồng thời giữ một cờ riêng cho những chi phí bạn định chuyển sang cho khách hàng. Các chi phí có thể tính phí đó có thể được biến thành hạng mục hóa đơn ngay từ danh sách chi phí hoặc từ bên trong trình soạn hóa đơn.

Hướng dẫn này theo chân Tessa Quinn, người điều hành Paws on Wheels Mobile Grooming từ một chiếc xe van ở Austin, Texas. Tháng Chín của cô cho đến nay: ba lần đổ đầy bình nhiên liệu, một gói đăng ký ứng dụng đặt lịch, tờ treo cửa quảng cáo, bữa trưa, gói cước điện thoại, và hai lần mua hàng tại cửa hàng vật tư thú y được thực hiện thay mặt cho một trại chó và một trung tâm chăm sóc ban ngày, cần được tính lại cho họ.

Những gì bạn thấy trên màn hình

Mở tab Công cụ (Tools) và tìm trong mục Năng suất (Productivity) thẻ màu cam Chi phí. Bảng điều khiển cũng đưa bạn tới đó: chip hành động nhanh Chi phí (Expense) và thẻ Chi phí tháng này (Expenses This Month) đều mở cùng một màn hình.

Thanh ứng dụng hiển thị Chi phí và mang hai điều khiển: biểu tượng lịch (Khoảng thời gian, Date range) và nút Lập hóa đơn (To Invoice). Bên dưới là thẻ tóm tắt của tháng hiện tại, rồi một hàng chip lọc, rồi danh sách chi phí, mới nhất trước. Nút tròn + ở góc dưới bên phải dùng để thêm chi phí mới.

Thẻ tóm tắt có tiêu đề là tên tháng (September 2026 với Tessa) và hiển thị tổng cộng ở bên phải. Bên dưới, một thanh mảnh được chia thành các đoạn màu, mỗi đoạn ứng với một danh mục, tỷ lệ theo số tiền đã chi, và một nhóm chip lặp lại chính những con số đó dưới dạng chữ: Other: $309.61, Transport: $169.25 v.v. Mỗi danh mục có biểu tượng và màu cố định: máy bay cho Công tác (Travel), bộ dao dĩa cho Ăn uống (Food), tòa nhà cho Văn phòng (Office), máy tính xách tay cho Phần mềm (Software), ống nghe cho Viễn thông (Telecom), ô tô cho Đi lại (Transport), loa phóng thanh cho Tiếp thị (Marketing) và biểu tượng khối hình cho Khác (Other).

Mỗi dòng trong danh sách dùng biểu tượng danh mục làm ảnh đại diện. Tiêu đề là mô tả của bạn, dòng thứ hai là nhà cung cấp và ngày, ngăn cách bằng dấu chấm, còn bên phải hiển thị số tiền. Những chi phí bạn đánh dấu là có thể tính phí sẽ có nhãn nhỏ có thể tính phí (billable) bên dưới số tiền. Không có trang chi tiết cho một chi phí; mọi thao tác diễn ra qua việc nhấn giữ dòng đó.

Cách ghi nhận một chi phí

Tessa vừa đổ đầy xe van trước chuyến đi Round Rock. Thêm khoản nhiên liệu này mất chưa đến một phút.

1. Chạm nút + trên màn hình Chi phí. Bảng Chi phí mới (New Expense) trượt lên.
2. Nhập tổng số tiền vào Số tiền (Amount). Ô Tiền tệ (Currency) bên cạnh mặc định là USD; hãy đổi nếu biên lai ghi bằng EUR, GBP, RUB, JPY hoặc CAD.
3. Nhập Mô tả (Description) chẳng hạn "Fuel - van, Round Rock route". Số tiền và mô tả là hai trường bắt buộc duy nhất.
4. Chọn Danh mục (Category). Bảng khởi đầu ở Khác; Tessa chọn Đi lại cho nhiên liệu.
5. Chạm vào dòng ngày (phụ đề Ngày chi, Expense date) nếu khoản mua không diễn ra hôm nay.
6. Điền Nhà cung cấp (Vendor) để sau này dễ nhận ra dòng đó.
7. Để Khách hàng (Client) ở Không có (None) với chi phí chung, hoặc chọn khách hàng mà khoản mua được thực hiện cho họ.
8. Chỉ bật Có thể tính phí (Billable) nếu bạn định tính khoản chi này cho khách hàng đó.
9. Tùy chọn thêm Tiền thuế (Tax amount) — phần thuế tính bằng tiền, không phải tỷ lệ — và Ghi chú (Notes).
10. Chạm Thêm (Add). Bảng đóng lại và dòng mới xuất hiện ở đầu danh sách.

Đây là bảng trượt từ dưới lên, nên bạn có thể kéo xuống để bỏ dở mục nhập. Nếu bạn chạm Thêm khi số tiền để trống hoặc không phải số, trường đó sẽ hiện Bắt buộc (Required) hoặc Số không hợp lệ (Invalid number) và không có gì được lưu.

Cách đính kèm ảnh biên lai

Ảnh được lưu cùng chi phí và nằm bên trong ứng dụng, nên bạn có thể vứt tờ giấy đi. Tessa giữ biên lai của Oak Hill Vet Supply vì cô sẽ tính khoản mua đó cho Cedar Park Kennels và muốn có bằng chứng sẵn sàng.

1. Trong bảng Chi phí mới hoặc Sửa chi phí (Edit Expense), cuộn xuống dưới cùng và chạm Thêm biên lai (Add receipt).
2. Chọn Máy ảnh (Camera) để chụp tờ biên lai ngay, hoặc Thư viện (Gallery) để chọn ảnh bạn đã chụp trước đó.
3. Sau khi chọn ảnh, nút đổi thành Đã đính kèm biên lai (Receipt attached) và một dải xem trước xuất hiện bên dưới.
4. Chạm Thêm (hoặc Lưu, Save, khi đang chỉnh sửa) để giữ ảnh cùng với chi phí.

Ảnh xem trước là một dải có chiều cao cố định, cắt phần giữa của bức ảnh, nên một biên lai dài chỉ hiển thị phần trung tâm; toàn bộ hình ảnh vẫn được giữ lại. Ảnh được sao chép vào bộ nhớ riêng của ứng dụng ngay khi bạn chọn, và sẽ bị xóa khi bạn thay bằng ảnh khác hoặc xóa chi phí.

Cách quét biên lai để điền sẵn số tiền và ngày

Nút Quét biên lai (Scan receipt) ở góc trên bên phải của bảng Chi phí mới mở một màn hình riêng, đọc chữ in trên biên lai và cố tìm tổng tiền cùng ngày tháng. Phần này của ứng dụng dùng camera điện thoại và nhận dạng văn bản ngay trên máy, nên chỉ hoạt động trên thiết bị Android thật; ảnh chụp màn hình bên dưới cho thấy màn hình lúc vừa mở, trước khi chụp ảnh.

1. Chạm + trên màn hình Chi phí, rồi chạm Quét biên lai ở đầu bảng.
2. Trên màn hình Quét biên lai, chạm Chụp ảnh (Take photo), hoặc Chọn từ thư viện (Pick from gallery) cho ảnh có sẵn.
3. Chờ vòng quay xử lý. Màn hình sau đó hiển thị ảnh, khối Giá trị phát hiện được (Detected values) với Số tiền và Ngày (Date) — hoặc Không phát hiện được (Not detected) — và một mục có thể mở rộng Văn bản OCR thô (Raw OCR text) mà bạn có thể đọc để kiểm tra bộ nhận dạng đã thấy gì.
4. Chạm Sử dụng (Use) để sao chép số tiền và ngày đã phát hiện vào bảng, hoặc Chụp lại (Retake) để thử ảnh khác.
5. Trở lại bảng, điền mô tả và danh mục như thường lệ, và chạm Thêm biên lai nếu bạn cũng muốn lưu ảnh.

Bộ quét chỉ là lối tắt thay cho việc gõ, không hơn. Nó chỉ điền số tiền và ngày; ảnh nó dùng không được đính kèm vào chi phí, và nút này không xuất hiện khi bạn chỉnh sửa một chi phí đã có, để nó không thể ghi đè lên những con số bạn đã nhập.

Cách xem lại chi tiêu theo danh mục và theo kỳ

Tessa muốn biết bao nhiêu tiền của tháng Chín đã đổ vào chiếc xe van. Thẻ tóm tắt cũng đóng vai trò bộ lọc.

1. Chạm chip Transport: $169.25 (hoặc đoạn tương ứng trên thanh). Đoạn đó dày lên, chip được viền, và danh sách thu lại chỉ còn danh mục đó.
2. Chạm lại chính chip đó để bỏ bộ lọc danh mục.
3. Dùng các chip Tất cả (All), Có thể tính phí và Chưa lập hóa đơn (Uninvoiced) dưới thẻ để lọc theo trạng thái thanh toán, và danh sách thả xuống Khách hàng ở cuối hàng đó để hiển thị chi phí của một khách hàng.
4. Để xem một kỳ khác, chạm biểu tượng lịch (Khoảng thời gian) trên thanh ứng dụng, chọn ngày bắt đầu và ngày kết thúc rồi xác nhận. Một dải thông báo với khoảng thời gian hiện dưới thanh ứng dụng và thẻ tóm tắt chuyển từ tên tháng sang khoảng đó; chạm biểu tượng đóng trên dải để trở lại tháng hiện tại.

Các bộ lọc chồng lên nhau: chip trạng thái thanh toán, khách hàng, khoảng thời gian và danh mục đều áp dụng đồng thời cho danh sách. Thẻ tóm tắt tuân theo chip trạng thái thanh toán, khách hàng và khoảng thời gian nhưng bỏ qua danh mục bạn đã chạm, đó là lý do tổng cộng và tất cả các chip vẫn hiển thị trong khi danh sách bị lọc.

Cách tính một chi phí cho khách hàng

Chi phí có thể tính phí là một chi phí bình thường có bật công tắc Có thể tính phí. Không có gì được tính tiền cho đến khi bạn đưa nó lên hóa đơn, và có hai cách để làm điều đó. Cả hai chỉ đưa ra những chi phí có thể tính phí và chưa được lập hóa đơn, nên cùng một khoản chi không bao giờ bị tính hai lần.

Từ danh sách chi phí:

1. Chạm Lập hóa đơn trên thanh ứng dụng. Hộp thoại Tạo hóa đơn (Create Invoice) liệt kê mọi chi phí có thể tính phí, chưa lập hóa đơn, kèm khóa danh mục và số tiền.
2. Đánh dấu những chi phí cần tính. Nút ở dưới cùng đếm chúng: Tạo hóa đơn (2).
3. Chạm nút đó. Một hóa đơn mới mở ra với mỗi chi phí là một hạng mục, và nếu tất cả các chi phí được chọn thuộc cùng một khách hàng thì khách hàng đó đã được chọn sẵn.
4. Hoàn tất hóa đơn như thường lệ và chạm Lưu. Chỉ đến lúc này các chi phí mới được đánh dấu là đã lập hóa đơn.

Từ bên trong trình soạn hóa đơn, cách này tiện hơn khi bạn đang viết hóa đơn cho khách hàng:

1. Mở một hóa đơn mới hoặc bản nháp và chọn khách hàng.
2. Cuộn tới Hạng mục (Line Items) và chạm chip Chi phí bên cạnh Sản phẩm / dịch vụ (Product / Service) và Thời gian (Time).
3. Trong hộp thoại Thêm chi phí (Add Expenses), đánh dấu các khoản cần đưa vào và chạm Thêm (2).
4. Điều chỉnh các dòng mới nếu cần (ví dụ thêm phần chênh lệch xử lý vào đơn giá) rồi lưu hóa đơn.

Bộ chọn của trình soạn hóa đơn khắt khe hơn về khách hàng: khi đã chọn một khách hàng, nó chỉ hiển thị các chi phí được gán cho khách hàng đó hoặc không gán cho ai. Nếu không có gì khớp, bạn sẽ nhận được thông báo kiểu Không có chi phí cho khách hàng này (3 cho khách khác) thay vì một hộp thoại trống.

Mỗi chi phí trở thành một dòng với số lượng 1, đơn vị mục (item), và số tiền chi phí làm đơn giá. Nếu bạn có ghi tiền thuế, thuế suất của dòng được suy ra từ đó (thuế chia cho số tiền); nếu không, dòng đó không có thuế. Vì vậy khoản mua 128,71 USD của Tessa với 9,81 USD tiền thuế sẽ thành một dòng chịu thuế 7,62 phần trăm, bởi tổng trên biên lai đã bao gồm thuế. Nếu bạn muốn tính giá trước thuế và để hóa đơn cộng thuế vào, hãy sửa dòng đó sau khi thêm.

Quy tắc và chi tiết

• Thêm chi phí mới, chỉnh sửa chi phí và bước cuối của Lập hóa đơn là các tính năng Pro; ở gói miễn phí, những thao tác này mở màn hình mua gói. Xem, lọc, bật/tắt có thể tính phí và xóa hoạt động ở mọi gói.
• Số tiền phải là một con số và Mô tả không được để trống. Mọi thứ khác là tùy chọn; nhà cung cấp hoặc ghi chú để trống sẽ được lưu là rỗng, và tiền thuế để trống trở thành 0.
• Một chi phí mới bắt đầu với danh mục Khác, tiền tệ USD, ngày hôm nay, không có khách hàng và Có thể tính phí tắt. Tiền tệ không đi theo mặc định trong hồ sơ doanh nghiệp của bạn; hãy kiểm tra nếu bạn không xuất hóa đơn bằng đô la.
• Bộ chọn ngày chi cho phép chọn từ năm 2020 đến một năm về sau. Bộ chọn khoảng thời gian trên thanh ứng dụng chạy từ 2020 đến hết năm sau và mở ở tháng hiện tại.
• Có tám danh mục cố định; bạn không thể tự thêm. Hãy dùng Khác kèm mô tả rõ ràng cho mọi trường hợp còn lại.
• Thẻ tóm tắt chỉ hiển thị các chi phí có ngày trong tháng dương lịch hiện tại trừ khi đã đặt khoảng thời gian, và nó tự ẩn khi không có gì để hiển thị. Mọi số tiền trên thẻ được in bằng tiền tệ của chi phí đầu tiên trong danh sách, nên trộn nhiều loại tiền tệ trong một tháng sẽ cho tổng sai lệch; bản thân các dòng luôn hiển thị đúng tiền tệ của mình.
• Tên danh mục bên trong các hộp thoại Tạo hóa đơn và Thêm chi phí xuất hiện dưới dạng khóa chữ thường (other, transport) chứ không phải nhãn dùng ở nơi khác.
• Nhấn giữ một dòng để có Chỉnh sửa (Edit), Đánh dấu có thể tính phí (Mark as billable) / Đánh dấu không tính phí (Mark as unbillable) và Xóa (Delete). Việc bật/tắt có thể tính phí áp dụng ngay không cần xác nhận. Chạm vào dòng thì không xảy ra gì.
• Vuốt một dòng từ phải sang trái cũng xóa nó, sau khi xác nhận Xóa chi phí? (Delete expense?). Việc xóa cũng loại bỏ ảnh biên lai khỏi bộ nhớ. Không có hoàn tác.
• Chi phí đã lập hóa đơn giữ liên kết tới hóa đơn và biến mất khỏi cả hai bộ chọn, nhưng vẫn ở lại trong danh sách. Chip Chưa lập hóa đơn cho thấy những gì còn để ngỏ. Xóa hóa đơn về sau không đặt lại cờ này.
• Số tiền được sao chép nguyên vẹn lên hóa đơn. Một chi phí bằng EUR được thêm vào hóa đơn bằng USD sẽ không được quy đổi.
• Bộ quét biên lai chỉ nhận dạng văn bản chữ Latinh; biên lai in bằng chữ Kirin hoặc chữ viết khác sẽ không cho ra số tiền. Nó lấy con số trông giống tiền cuối cùng trên tờ biên lai làm tổng và ngày hợp lý đầu tiên, và chấp nhận cả hai định dạng 1,234.56 và 1.234,56.
• Không có chức năng xuất dữ liệu hay báo cáo cho chi phí trên màn hình này. Công cụ Phân tích (Analytics) có thẻ Phân tích chi phí (Expense Breakdown) và một chế độ xem lợi nhuận trừ chi phí khỏi doanh thu.

Mẹo

Hướng dẫn liên quan

• Trình soạn hóa đơn để biết điều gì xảy ra với các hạng mục sau khi bạn thêm chi phí.
• Theo dõi thời gian để tính tiền theo giờ giống như cách bạn tính chi phí.
• Phân tích, bảng điều khiển và báo cáo để biết về thẻ Phân tích chi phí và lợi nhuận.