Посібник

Витрати, чеки та перевиставлення затрат

Записуйте пальне, матеріали та інші затрати за категоріями, додавайте фото чеків, позначайте покупки оплачуваними й додавайте їх до рахунка клієнта.

Оновлено: 2026-09-09

Інструмент Витрати (Expenses) — це місце, де ви записуєте, що ваш бізнес витрачає, а не що він заробляє. Кожен запис — це одна покупка із сумою, категорією, датою і, за бажанням, постачальником, клієнтом, сумою податку, нотаткою та фото чека. Екран підсумовує поточний місяць за категоріями, тож ви з першого погляду бачите, чи зʼїдає вашу маржу пальне або матеріали, і окремо позначає затрати, які ви плануєте перекласти на клієнта. Такі оплачувані затрати можна перетворити на позиції рахунка просто зі списку витрат або зсередини редактора рахунків.

Цей посібник простежує історію Tessa Quinn, яка веде Paws on Wheels Mobile Grooming із фургона в Остіні, штат Техас. Її вересень наразі: три повні баки пального, підписка на застосунок для бронювання, дверні вішалки, обід, тарифний план і дві покупки в магазині ветеринарних товарів, зроблені для розплідника й дитячого садка для тварин, які треба перевиставити їм.

Що ви бачите на екрані

Відкрийте вкладку Інструменти (Tools) і знайдіть у розділі Продуктивність (Productivity) помаранчеву картку Витрати. Головний екран теж веде туди: чип швидкої дії Витрата (Expense) і картка Витрати за місяць (Expenses This Month) відкривають той самий екран.

У верхній панелі написано Витрати, і вона має два елементи керування: значок календаря (Діапазон дат, Date range) і кнопку До рахунка (To Invoice). Під нею — підсумкова картка поточного місяця, далі ряд чипів-фільтрів, далі список витрат, найновіші перші. Кругла кнопка + у нижньому правому куті додає нову витрату.

Екран «Витрати» в застосунку Invoice Flow з підсумковою карткою за вересень 2026 на $634.91 зі стековою кольоровою смугою та чипами «Інше», «Транспорт», «Маркетинг», «Звʼязок», «Програмне забезпечення» і «Харчування», а нижче список витрат на пальне, ветеринарні товари, телефон, маркетинг і обід, дві з яких позначені як оплачувані — Картка місяця підсумовує все, датоване цим місяцем; список нижче показує всі ваші витрати.

Підсумкову картку названо місяцем (Вересень 2026 у Tessa), а праворуч вона показує загальну суму. Під нею тонка смуга поділена на кольорові сегменти — по одному на категорію, пропорційно витраченим грошам, — а набір чипів повторює ті самі числа текстом: Інше: $309.61, Транспорт: $169.25 тощо. Кожна категорія має фіксований значок і колір: літак для Відрядження (Travel), столові прибори для Харчування (Food), будівля для Офіс (Office), ноутбук для Програмне забезпечення (Software), слухавка для Звʼязок (Telecom), автомобіль для Транспорт (Transport), гучномовець для Маркетинг (Marketing) і значок фігур для Інше (Other).

Кожен рядок у списку використовує значок категорії як аватар. Заголовок — це ваш опис, другий рядок — постачальник і дата, розділені крапкою, а праворуч показано суму. Витрати, позначені як оплачувані, отримують невелику плашку оплачувана (billable) під сумою. Окремої сторінки деталей у витрати немає; усе відбувається через довге натискання на рядок.

Екран «Витрати» в застосунку Invoice Flow, затемнений за нижньою панеллю з трьома діями для обраної витрати на ветеринарні товари: «Редагувати», «Позначити як неоплачувану» і червоне «Видалити» — Утримуйте будь-який рядок, щоб відредагувати його, перемкнути ознаку оплачуваності або видалити.

Як записати витрату

Tessa щойно заправила фургон перед поїздкою до Round Rock. Додати пальне — менш ніж хвилина.

Торкніться кнопки + на екрані Витрати. Знизу висувається панель Нова витрата (New Expense).
Введіть суму в поле Сума (Amount). Поле Валюта (Currency) поруч за замовчуванням має USD; змініть його, якщо чек у EUR, GBP, RUB, JPY чи CAD.
Введіть Опис (Description), наприклад «Fuel - van, Round Rock route». Сума й опис — єдині два обовʼязкові поля.
Виберіть Категорія (Category). Панель стартує з Інше; Tessa обирає Транспорт для пального.
Торкніться рядка дати (підпис Дата витрати, Expense date), якщо покупка була не сьогодні.
Заповніть Постачальник (Vendor), щоб рядок було легко впізнати пізніше.
Залиште Клієнт зі значенням Немає (None) для накладних затрат або виберіть клієнта, для якого зроблено покупку.
Вмикайте Оплачувана (Billable), лише якщо плануєте виставити цю затрату тому клієнту.
За бажанням додайте Сума податку (Tax amount) — податкову частину в грошах, а не ставку — і Нотатки (Notes).
Торкніться Додати (Add). Панель закривається, і новий рядок зʼявляється вгорі списку.

Панель «Нова витрата» в застосунку Invoice Flow із сумою 46.30 USD, описом Fuel - van, Round Rock route, категорією «Транспорт», датою витрати 9 вересня 2026, постачальником H-E-B Fuel, клієнтом Daniel Ortiz, увімкненим перемикачем «Оплачувана», порожніми полями «Сума податку» і «Нотатки», кнопкою «Додати чек» і кнопкою «Додати» — Покупка пального для конкретного клієнта, позначена як оплачувана ще до збереження.

Це нижня панель, тож ви можете потягнути її вниз, аби відмовитися від запису. Якщо торкнутися Додати з порожньою або нечисловою сумою, поле покаже Обовʼязково (Required) чи Некоректне число (Invalid number), і нічого не збережеться.

Як прикріпити фото чека

Фото живе разом із витратою і зберігається всередині застосунку, тож папірець можна викинути. Tessa зберігає чек Oak Hill Vet Supply, бо перевиставлятиме цю покупку Cedar Park Kennels і хоче мати доказ під рукою.

У панелі Нова витрата чи Редагувати витрату (Edit Expense) прокрутіть донизу й торкніться Додати чек (Add receipt).
Виберіть Камера (Camera), щоб сфотографувати квитанцію зараз, або Галерея (Gallery), щоб узяти вже зроблене фото.
Щойно знімок обрано, кнопка змінюється на Чек додано (Receipt attached), а під нею зʼявляється смужка попереднього перегляду.
Торкніться Додати (або Зберегти під час редагування), щоб залишити фото разом із витратою.

Панель «Редагувати витрату» в застосунку Invoice Flow для лікувального шампуню й розчину для вух, категорія «Інше», дата 4 вересня 2026, постачальник Oak Hill Vet Supply, клієнт Cedar Park Kennels, увімкнена «Оплачувана», сума податку 9.81, нотатка, кнопка «Чек додано» й обрізаний попередній перегляд сфотографованого чека з підсумком $128.71 над кнопкою «Зберегти» — Редагування покупки ветеринарних товарів: попередній перегляд чека показано під кнопкою, обрізаним у смужку.

Попередній перегляд — це смужка фіксованої висоти, яка обрізає середину знімка, тож високий чек показує лише свою центральну частину; повне зображення все одно зберігається. Знімок копіюється у власне сховище застосунку в момент вибору й видаляється знову, коли ви заміните його іншим фото або видалите витрату.

Як відсканувати чек, щоб заповнити суму й дату наперед

Кнопка Сканувати чек (Scan receipt) у верхньому правому куті панелі Нова витрата відкриває окремий екран, який читає надрукований текст на чеку й намагається знайти підсумок і дату. Ця частина застосунку використовує камеру телефона й розпізнавання тексту на пристрої, тож вона працює лише на реальному Android-пристрої; знімок нижче показує екран у момент відкриття, до того як зроблено фото.

Торкніться + на екрані Витрати, потім торкніться Сканувати чек угорі панелі.
На екрані Сканувати чек торкніться Зробити фото (Take photo) або Вибрати з галереї (Pick from gallery) для наявного знімка.
Зачекайте на індикатор. Далі екран покаже фото, блок Виявлені значення (Detected values) із полями Сума і Дата (або Не виявлено, Not detected) і розгортаний розділ Необроблений текст OCR (Raw OCR text), який можна прочитати, щоб перевірити, що побачив розпізнавач.
Торкніться Використати (Use), щоб скопіювати виявлені суму й дату в панель, або Перезняти (Retake), щоб спробувати інший знімок.
Повернувшись до панелі, заповніть опис і категорію як зазвичай і торкніться Додати чек, якщо хочете зберегти ще й фото.

Екран «Сканувати чек» у застосунку Invoice Flow зі значком чека, підказкою про фотографування чека для автозаповнення суми й дати, зафарбованою кнопкою «Зробити фото» і контурною кнопкою «Вибрати з галереї» — Стартовий екран сканера; кроки фотографування та розпізнавання потребують камери телефона.

Сканер — це лише скорочення для набирання, не більше. Він заповнює тільки суму й дату; використане ним фото до витрати не прикріплюється, а сама кнопка не пропонується під час редагування наявної витрати, щоб вона не могла перезаписати вже введені вами цифри.

Як переглянути витрати за категоріями та періодами

Tessa хоче знати, скільки вересня пішло у фургон. Підсумкова картка водночас є фільтром.

Торкніться чипа Транспорт: $169.25 (або відповідного сегмента смуги). Сегмент товщає, чип отримує контур, а список звужується до цієї категорії.
Торкніться того самого чипа ще раз, щоб зняти фільтр за категорією.
Скористайтеся чипами Усі, Оплачувані (Billable) та Без рахунка (Uninvoiced) під карткою, щоб звузити за станом виставлення, і випадним списком Клієнт у кінці того самого ряду, щоб показати витрати одного клієнта.
Щоб подивитися на інший період, торкніться значка календаря (Діапазон дат) у верхній панелі, виберіть дату початку й кінця та підтвердьте. Під панеллю зʼявиться банер із діапазоном, а підсумкова картка перемкнеться з назви місяця на цей діапазон; торкніться значка закриття на банері, щоб повернутися до поточного місяця.

Екран «Витрати» в застосунку Invoice Flow з обраним чипом «Транспорт» у підсумковій картці за вересень 2026, збільшеним коричневим сегментом смуги і лише трьома покупками пального у списку під чипами-фільтрами — Один дотик до чипа виокремлює категорію; картка й далі показує повний підсумок місяця.

Фільтри накладаються: чип виставлення, клієнт, діапазон дат і категорія застосовуються до списку одночасно. Підсумкова картка слідує за чипом виставлення, клієнтом і діапазоном дат, але ігнорує обрану категорію — саме тому підсумок і всі чипи залишаються видимими, поки список відфільтровано.

Як виставити витрату клієнту

Оплачувана витрата — це звичайна витрата з увімкненим перемикачем Оплачувана. Нічого не нараховується, доки ви не поставите її в рахунок, і зробити це можна двома способами. Обидва пропонують лише витрати, які є оплачуваними й ще не виставлені, тож ту саму затрату ніколи не можна нарахувати двічі.

Зі списку витрат:

Торкніться До рахунка у верхній панелі. Діалог Створити рахунок (Create Invoice) перелічить кожну оплачувану невиставлену витрату з ключем її категорії та сумою.
Позначте витрати, які треба нарахувати. Кнопка внизу рахує їх: Створити рахунок (2).
Торкніться цієї кнопки. Відкриється новий рахунок із однією позицією на кожну витрату, а якщо всі позначені витрати належать одному клієнту, цього клієнта вже буде обрано.
Завершіть рахунок як зазвичай і торкніться Зберегти. Лише тепер витрати позначаються як виставлені.

Діалог «Створити рахунок» у застосунку Invoice Flow поверх екрана «Витрати» зі списком трьох оплачуваних витрат: обробка від бліх і кліщів other $96.00 і лікувальний шампунь other $128.71 позначені, пальне для фургона transport $48.15 не позначене, з кнопками «Скасувати» і «Створити рахунок (2)» — Вибір двох із трьох оплачуваних витрат; кнопка показує, скільки з них стануть позиціями.

Зсередини редактора рахунків, що зручніше, коли ви вже пишете рахунок клієнту:

Відкрийте новий або чернетковий рахунок і виберіть клієнта.
Прокрутіть до Позиції (Line Items) і торкніться чипа Витрати поруч із Товар / Послуга і Час.
У діалозі Додати витрати (Add Expenses) позначте затрати, які треба включити, і торкніться Додати (2).
За потреби скоригуйте нові рядки (наприклад, додайте націнку за обслуговування до ціни за одиницю) і збережіть рахунок.

Редактор «Новий рахунок» у застосунку Invoice Flow із чипами розділу «Позиції» — «Товар / Послуга», «Час», «Витрати» і «Власне» — та діалогом «Додати витрати» зі списком трьох оплачуваних витрат, двома позначеними й кнопкою «Додати (2)» — Той самий селектор усередині редактора рахунків, відфільтрований за обраним клієнтом.

Селектор у редакторі суворіший щодо клієнтів: коли клієнта обрано, він показує лише витрати, призначені цьому клієнту або жодному. Якщо нічого не збігається, ви побачите повідомлення на кшталт Немає витрат для цього клієнта (3 для інших) замість порожнього діалогу.

Кожна витрата стає позицією з кількістю 1, одиницею шт. (item) і сумою витрати як ціною за одиницю. Якщо ви записали суму податку, ставку податку позиції виводять із неї (податок поділений на суму); інакше позиція йде без податку. Тому покупка Tessa на $128.71 із податком $9.81 потрапляє як позиція зі ставкою 7,62 відсотка, бо підсумок чека вже містить податок. Якщо ви радше нарахували б ціну без податку й дали рахунку додати податок, відредагуйте позицію після додавання.

Правила й деталі

Додавання нової витрати, її редагування та останній крок До рахунка — це можливості Pro; у безкоштовному плані вони відкривають екран оплати. Перегляд, фільтрування, перемикання оплачуваності й видалення працюють у будь-якому плані.
Сума має бути числом, а Опис не може бути порожнім. Усе інше необовʼязкове; порожній постачальник або нотатка зберігаються як ніщо, а порожня сума податку стає 0.
Нова витрата стартує з категорією Інше, валютою USD, сьогоднішньою датою, без клієнта і з вимкненою Оплачувана. Валюта не слідує за стандартною валютою вашого профілю компанії; перевірте її, якщо ви виставляєте рахунки не в доларах.
Вибір дати витрати дозволяє дати з 2020 року й до одного року вперед. Вибір діапазону дат у верхній панелі охоплює період з 2020 року до кінця наступного року й відкривається на поточному місяці.
Категорій вісім, і вони фіксовані; додати власні не можна. Для всього іншого використовуйте Інше плюс зрозумілий опис.
Підсумкова картка показує лише витрати, датовані поточним календарним місяцем, якщо не задано діапазон дат, і ховається, коли показувати нічого. Усі суми на картці друкуються у валюті першої витрати у списку, тож змішування валют в одному місяці дає оманливий підсумок; самі рядки завжди показують власну валюту.
Назви категорій усередині діалогів Створити рахунок і Додати витрати зʼявляються як ключі малими літерами (other, transport), а не як підписи, що використовуються деінде.
Утримуйте рядок, щоб отримати Редагувати (Edit), Позначити як оплачувану / Позначити як неоплачувану і Видалити. Перемикання оплачуваності застосовується одразу, без підтвердження. Звичайний дотик до рядка не робить нічого.
Свайп рядка справа наліво також видаляє його — після підтвердження Видалити витрату? (Delete expense?). Видалення прибирає й фото чека зі сховища. Скасувати це неможливо.
Виставлена витрата зберігає посилання на рахунок і зникає з обох селекторів, але залишається у списку. Чип Без рахунка показує те, що ще відкрите. Пізніше видалення рахунка не скидає цю ознаку.
Суми копіюються в рахунок як є. Витрата в EUR, додана до рахунка в USD, не конвертується.
Сканер чеків розпізнає лише латиничний текст; чеки, надруковані кирилицею чи іншими системами письма, суми не дадуть. Він бере останнє схоже на гроші число на квитанції як підсумок і першу правдоподібну дату, а також приймає формати 1,234.56 і 1.234,56.
Експорту чи звіту для витрат на цьому екрані немає. Інструмент Аналітика (Analytics) містить картку Розподіл витрат (Expense Breakdown) і перегляд прибутку, який віднімає витрати від доходу.

Фото чека не можна відкріпити окремо. Єдині способи позбутися неправильного знімка — замінити його іншим через Чек додано або видалити всю витрату й ввести її заново.

Поради

Призначайте клієнта й вмикайте Оплачувана в момент, коли записуєте затрату, поки чек у вас у руках. Пізніше чип Оплачувані плюс випадний список Клієнт дадуть вам готовий перелік усього, що цей клієнт вам винен, ще до того, як ви напишете рахунок.

Вписуйте в опис призначення, а не лише товар: «Fuel - van, Cedar Park kennel day» читається в рахунку клієнта краще за «Fuel», бо опис копіюється в позицію дослівно.

Записуйте податкову частину в Сума податку, коли чек її показує. Позиція рахунка успадкує відповідну ставку податку, а цифри в Аналітиці залишаться чесними щодо того, що було податком, а що затратою.

На початку кожного місяця задавайте діапазон дат за попередній місяць і робіть знімок підсумкової картки для свого бухгалтера; ця картка — єдиний підсумок за категоріями в застосунку.

Схожі посібники

Редактор рахунків — що відбувається з позиціями після того, як ви додали витрати.
Трекер часу — як виставляти години так само, як ви виставляєте затрати.
Аналітика, головний екран і звіти — картки «Розподіл витрат» і прибутку.