Panduan pengguna

Perbelanjaan, resit dan mengebil semula kos

Rekod bahan api, bekalan dan kos lain mengikut kategori, lampirkan foto resit, tandakan pembelian sebagai boleh dicaj dan tarik ke invois pelanggan dalam dua ketikan.

Dikemas kini: 2026-09-09

Alat Perbelanjaan (Expenses) ialah tempat anda merekod apa yang perniagaan anda belanjakan, bukan apa yang diperolehinya. Setiap entri ialah satu pembelian tunggal dengan jumlah, kategori, tarikh dan, jika anda mahu, vendor, pelanggan, jumlah cukai, satu nota dan foto resit. Skrin ini menjumlahkan bulan semasa mengikut kategori, jadi anda dapat melihat sekali imbas sama ada bahan api atau bekalan sedang memakan margin anda, dan ia menyimpan penanda berasingan untuk kos yang anda niatkan untuk dibil semula kepada pelanggan. Kos boleh dicaj tersebut boleh ditukar menjadi item baris invois terus daripada senarai perbelanjaan atau dari dalam editor invois.

Panduan ini mengikuti Tessa Quinn, yang menjalankan Paws on Wheels Mobile Grooming daripada sebuah van di Austin, Texas. September dia setakat ini: tiga tangki penuh bahan api, satu langganan aplikasi tempahan, gantungan pintu, makan tengah hari, satu pelan telefon, dan dua pembelian di kedai bekalan veterinar yang dibuat bagi pihak sebuah kennel dan sebuah pusat jagaan harian dan perlu dibil semula kepada mereka.

Apa yang anda lihat pada skrin

Buka tab Alatan (Tools) dan cari kad Perbelanjaan (Expenses) berwarna oren dalam bahagian Produktiviti (Productivity). Papan pemuka juga membawa anda ke sana: cip tindakan pantas Expense dan kad Expenses This Month kedua-duanya membuka skrin yang sama.

Bar apl berbunyi Expenses dan membawa dua kawalan: ikon kalendar (Julat tarikh / Date range) dan butang Ke Invois (To Invoice). Di bawahnya terdapat kad ringkasan bagi bulan semasa, kemudian satu baris cip penapis, kemudian senarai perbelanjaan, yang terbaharu dahulu. Butang + bulat di penjuru bawah sebelah kanan menambah perbelanjaan baharu.

Skrin Expenses aplikasi Invoice Flow menunjukkan kad ringkasan September 2026 berjumlah $634.91 dengan bar warna bertindan dan cip untuk Other, Transport, Marketing, Telecom, Software dan Food, di atas senarai perbelanjaan bahan api, bekalan veterinar, telefon, pemasaran dan makan tengah hari, dua daripadanya ditanda boleh dicaj — Kad bulan menjumlahkan segala-galanya bertarikh bulan ini; senarai di bawah menunjukkan setiap perbelanjaan yang anda ada.

Kad ringkasan bertajuk bulan tersebut (September 2026 bagi Tessa) dan menunjukkan jumlah besar di sebelah kanan. Di bawahnya satu bar nipis dibahagikan kepada segmen berwarna, satu bagi setiap kategori, mengikut kadar wang yang dibelanjakan, dan satu set cip mengulangi angka yang sama sebagai teks: Other: $309.61, Transport: $169.25 dan seterusnya. Setiap kategori mempunyai ikon dan warna tetap: kapal terbang untuk Travel, alat makan untuk Food, bangunan untuk Office, komputer riba untuk Software, telefon genggam untuk Telecom, kereta untuk Transport, megafon untuk Marketing dan ikon bentuk untuk Other.

Setiap baris dalam senarai menggunakan ikon kategori sebagai avatarnya. Tajuk ialah keterangan anda, baris kedua ialah vendor dan tarikh dipisahkan oleh titik, dan sebelah kanan menunjukkan jumlah. Perbelanjaan yang anda tandakan sebagai boleh dicaj mendapat tag kecil boleh dicaj (billable) di bawah jumlah tersebut. Tiada halaman butiran untuk sesuatu perbelanjaan; segala-galanya berlaku melalui tekan-lama pada baris tersebut.

Skrin Expenses aplikasi Invoice Flow dikelamkan di belakang helaian bawah dengan tiga tindakan bagi perbelanjaan bekalan veterinar yang dipilih: Edit, Mark as unbillable dan Delete berwarna merah — Tekan-lama mana-mana baris untuk menyuntingnya, mengubah penanda boleh-dicajnya atau memadamkannya.

Cara merekod perbelanjaan

Tessa baru sahaja mengisi van sebelum perjalanan ke Round Rock. Menambah bahan api mengambil masa kurang seminit.

Ketik butang + pada skrin Expenses. Helaian Perbelanjaan Baharu (New Expense) meluncur naik.
Taip jumlah dalam Jumlah (Amount). Kotak Mata wang (Currency) di sebelahnya lalai kepada USD; ubah jika resit tersebut dalam EUR, GBP, RUB, JPY atau CAD.
Masukkan Keterangan (Description) seperti "Fuel - van, Round Rock route". Amount dan Description ialah satu-satunya dua medan wajib.
Pilih Kategori (Category). Helaian bermula pada Lain-lain (Other); Tessa memilih Pengangkutan (Transport) untuk bahan api.
Ketik baris tarikh (sari kata Tarikh perbelanjaan / Expense date) jika pembelian bukan hari ini.
Isi Vendor supaya baris tersebut mudah dikenali kelak.
Biarkan Klien (Client) pada Tiada (None) untuk kos overhed, atau pilih pelanggan yang menjadi tujuan pembelian tersebut.
Hidupkan Boleh dicaj (Billable) hanya jika anda merancang untuk mengebil kos ini kepada pelanggan tersebut.
Secara pilihan, tambah Jumlah cukai (Tax amount) (bahagian cukai dalam nilai wang, bukan kadar) dan Nota (Notes).
Ketik Tambah (Add). Helaian ditutup dan baris baharu muncul di bahagian atas senarai.

Helaian New Expense aplikasi Invoice Flow dengan Amount 46.30 USD, Description Fuel - van, Round Rock route, Category Transport, Expense date 9 Sep 2026, Vendor H-E-B Fuel, Client Daniel Ortiz, suis Billable dihidupkan, medan Tax amount dan Notes kosong, butang Add receipt dan butang Add — Pembelian bahan api bagi pelanggan tertentu, ditanda boleh dicaj sebelum disimpan.

Helaian ini ialah helaian bawah, jadi anda boleh menyeretnya ke bawah untuk membatalkan entri. Jika anda ketik Add dengan jumlah kosong atau bukan nombor, medan itu menunjukkan Diperlukan (Required) atau Nombor tidak sah (Invalid number) dan tiada apa yang disimpan.

Cara melampirkan foto resit

Sekeping foto tinggal bersama perbelanjaan dan disimpan dalam aplikasi, jadi anda boleh membuang kertasnya. Tessa menyimpan resit Oak Hill Vet Supply kerana dia akan mengebil pembelian tersebut kepada Cedar Park Kennels dan mahukan bukti di tangan.

Dalam helaian New Expense atau Edit Expense, tatal ke bahagian bawah dan ketik Tambah resit (Add receipt).
Pilih Kamera (Camera) untuk mengambil gambar slip sekarang atau Galeri (Gallery) untuk memilih foto yang sudah diambil.
Sebaik sahaja gambar dipilih, butang berubah kepada Resit dilampirkan (Receipt attached) dan satu jalur pratonton muncul di bawahnya.
Ketik Add (atau Simpan / Save semasa menyunting) untuk mengekalkan foto tersebut bersama perbelanjaan.

Helaian Edit Expense aplikasi Invoice Flow untuk Medicated shampoo and ear rinse, kategori Other, bertarikh 4 Sep 2026, vendor Oak Hill Vet Supply, klien Cedar Park Kennels, Billable dihidupkan, Tax amount 9.81, satu nota, butang Receipt attached dan pratonton terpotong bagi resit yang difoto menunjukkan jumlah $128.71 di atas butang Save — Menyunting pembelian bekalan veterinar: pratonton resit dipaparkan di bawah butang, dipotong menjadi jalur.

Pratonton ialah jalur ketinggian tetap yang memotong bahagian tengah gambar, jadi resit yang panjang hanya menunjukkan bahagian tengahnya sahaja; keseluruhan imej tetap disimpan. Gambar disalin ke dalam storan aplikasi sendiri pada saat anda memilihnya, dan dipadam semula apabila anda menggantikannya dengan foto lain atau memadam perbelanjaan tersebut.

Cara mengimbas resit untuk mengisi lebih awal jumlah dan tarikh

Butang Imbas resit (Scan receipt) di penjuru atas sebelah kanan helaian New Expense membuka skrin berasingan yang membaca teks bercetak pada resit dan cuba mencari jumlah dan tarikh. Bahagian aplikasi ini menggunakan kamera telefon dan pengecaman teks dalam peranti, jadi ia hanya berfungsi pada peranti Android sebenar; tangkapan skrin di bawah menunjukkan skrin tersebut sebaik ia dibuka, sebelum foto diambil.

Ketik + pada skrin Expenses, kemudian ketik Imbas resit (Scan receipt) di bahagian atas helaian.
Pada skrin Scan receipt, ketik Ambil foto (Take photo), atau Pilih dari galeri (Pick from gallery) untuk gambar sedia ada.
Tunggu pemutar. Skrin kemudian menunjukkan foto tersebut, satu blok Nilai yang dikesan (Detected values) dengan Jumlah (Amount) dan Tarikh (Date) (atau Tidak dikesan / Not detected), dan bahagian boleh kembang Teks OCR mentah (Raw OCR text) yang boleh anda baca untuk menyemak apa yang pengecam itu nampak.
Ketik Guna (Use) untuk menyalin jumlah dan tarikh yang dikesan ke dalam helaian, atau Ambil semula (Retake) untuk mencuba gambar lain.
Kembali ke helaian, isi keterangan dan kategori seperti biasa, dan ketik Add receipt jika anda juga mahu foto tersebut disimpan.

Skrin Scan receipt aplikasi Invoice Flow dengan ikon resit, petunjuk Snap a photo of a receipt to auto-fill amount and date, butang Take photo yang diisi dan butang Pick from gallery bergaris — Skrin permulaan pengimbas; langkah foto dan pengecaman memerlukan kamera telefon.

Pengimbas hanyalah pintasan untuk menaip, tidak lebih daripada itu. Ia hanya mengisi jumlah dan tarikh; foto yang digunakannya tidak dilampirkan kepada perbelanjaan, dan butang itu tidak ditawarkan semasa anda menyunting perbelanjaan sedia ada supaya ia tidak boleh menulis ganti angka yang sudah anda masukkan.

Cara menyemak perbelanjaan mengikut kategori dan tempoh

Tessa mahu tahu berapa banyak wang September pergi ke van. Kad ringkasan turut berfungsi sebagai penapis.

Ketik cip Transport: $169.25 (atau segmen bar yang sepadan). Segmen itu menebal, cip digariskan, dan senarai menyusut kepada kategori tersebut.
Ketik cip yang sama sekali lagi untuk membersihkan penapis kategori.
Gunakan cip Semua (All), Billable dan Belum diinvois (Uninvoiced) di bawah kad untuk menyempitkan mengikut keadaan pembilan, dan menu lungsur Klien (Client) di hujung baris tersebut untuk menunjukkan perbelanjaan bagi seorang pelanggan sahaja.
Untuk melihat tempoh lain, ketik ikon kalendar (Julat tarikh / Date range) pada bar apl, pilih tarikh mula dan tamat serta sahkan. Satu sepanduk dengan julat tersebut muncul di bawah bar apl dan kad ringkasan bertukar daripada nama bulan kepada julat tersebut; ketik ikon tutup sepanduk untuk kembali ke bulan semasa.

Skrin Expenses aplikasi Invoice Flow dengan cip Transport dipilih dalam kad ringkasan September 2026, segmen bar coklat dibesarkan, dan hanya tiga pembelian bahan api disenaraikan di bawah cip penapis — Satu ketikan pada cip mengasingkan satu kategori; kad terus menunjukkan jumlah bulan penuh.

Penapis bertindan: cip pembilan, klien, julat tarikh dan kategori semuanya digunakan serentak pada senarai. Kad ringkasan mengikut cip pembilan, klien dan julat tarikh tetapi mengabaikan kategori yang anda ketik, itulah sebabnya jumlah dan semua cip terus kelihatan sementara senarai ditapis.

Cara mengebil perbelanjaan kepada pelanggan

Perbelanjaan boleh dicaj ialah perbelanjaan biasa dengan suis Billable dihidupkan. Tiada apa yang dicaj sehingga anda meletakkannya pada invois, dan terdapat dua cara untuk berbuat demikian. Kedua-duanya hanya menawarkan perbelanjaan yang boleh dicaj dan belum diinvois, jadi kos yang sama tidak akan pernah dicaj dua kali.

Daripada senarai perbelanjaan:

Ketik Ke Invois (To Invoice) pada bar apl. Dialog Cipta Invois (Create Invoice) menyenaraikan setiap perbelanjaan boleh dicaj dan belum diinvois berserta kunci kategori dan jumlahnya.
Tandakan perbelanjaan untuk dicaj. Butang di bahagian bawah mengiranya: Create Invoice (2).
Ketik butang tersebut. Invois baharu dibuka dengan satu item baris bagi setiap perbelanjaan, dan jika semua perbelanjaan yang ditandakan tergolong kepada pelanggan yang sama, pelanggan itu sudah dipilih.
Selesaikan invois seperti biasa dan ketik Simpan (Save). Hanya sekarang perbelanjaan tersebut ditandakan sebagai diinvois.

Dialog Create Invoice aplikasi Invoice Flow di atas skrin Expenses menyenaraikan tiga perbelanjaan boleh dicaj, Flea and tick treatment other $96.00 dan Medicated shampoo other $128.71 kedua-duanya ditanda, Fuel - van transport $48.15 tidak ditanda, dengan butang Cancel dan Create Invoice (2) — Memilih dua daripada tiga perbelanjaan boleh dicaj; butang menunjukkan berapa yang akan menjadi item baris.

Dari dalam editor invois, yang lebih senang apabila anda sudah menulis invois pelanggan tersebut:

Buka invois baharu atau draf dan pilih pelanggan.
Tatal ke Item Baris (Line Items) dan ketik cip Expenses di sebelah Produk / perkhidmatan (Product / Service) dan Masa (Time).
Dalam dialog Tambah Perbelanjaan (Add Expenses), tandakan kos yang hendak dimasukkan dan ketik Add (2).
Laraskan baris baharu jika perlu (contohnya tambah margin pengendalian pada harga seunit) dan simpan invois.

Editor New Invoice aplikasi Invoice Flow dengan cip Line Items Product / Service, Time, Expenses dan Custom, dan dialog Add Expenses menyenaraikan tiga perbelanjaan boleh dicaj dengan dua ditanda dan butang Add (2) — Pemilih yang sama di dalam editor invois, ditapis kepada pelanggan yang dipilih.

Pemilih dalam editor lebih ketat berkenaan pelanggan: dengan pelanggan dipilih, ia hanya menunjukkan perbelanjaan yang ditetapkan kepada pelanggan itu atau tiada pelanggan. Jika tiada yang sepadan, anda mendapat mesej seperti No expenses for this client (3 for others) dan bukannya dialog kosong.

Setiap perbelanjaan menjadi satu baris dengan kuantiti 1, unit item, dan jumlah perbelanjaan sebagai harga seunit. Jika anda merekodkan jumlah cukai, kadar cukai baris tersebut diterbitkan daripadanya (cukai dibahagi dengan jumlah); jika tidak, baris tersebut tiada cukai. Pembelian Tessa sebanyak $128.71 dengan cukai $9.81 oleh itu mendarat sebagai baris dicukai pada 7.62 peratus, kerana jumlah resit sudah termasuk cukai. Jika anda lebih suka mengebil harga sebelum cukai dan membiarkan invois menambah cukai, sunting baris tersebut selepas menambahnya.

Peraturan dan butiran

Menambah perbelanjaan baharu, menyuntingnya, dan langkah akhir To Invoice ialah ciri Pro; pada pelan percuma, semua ini membuka tembok bayar. Melihat, menapis, menogol boleh-dicaj, dan memadam berfungsi pada setiap pelan.
Amount mesti nombor dan Description tidak boleh kosong. Segala yang lain adalah pilihan; vendor atau nota kosong disimpan sebagai tiada apa-apa, dan jumlah cukai kosong menjadi 0.
Perbelanjaan baharu bermula dengan kategori Other, mata wang USD, tarikh hari ini, tiada pelanggan dan Billable dimatikan. Mata wang tidak mengikut lalai profil perniagaan anda; semaknya jika anda tidak mengebil dalam dolar.
Pemilih tarikh perbelanjaan membenarkan tarikh dari 2020 hingga setahun ke hadapan. Pemilih julat tarikh pada bar apl berjalan dari 2020 hingga akhir tahun depan dan dibuka pada bulan semasa.
Terdapat lapan kategori tetap; anda tidak boleh menambah kategori sendiri. Gunakan Other ditambah keterangan yang jelas untuk apa-apa yang lain.
Kad ringkasan hanya menunjukkan perbelanjaan bertarikh dalam bulan kalendar semasa melainkan julat tarikh ditetapkan, dan ia menyembunyikan dirinya apabila tiada apa untuk ditunjukkan. Semua jumlah pada kad dicetak dalam mata wang perbelanjaan pertama dalam senarai, jadi mencampur mata wang dalam satu bulan memberikan jumlah yang mengelirukan; baris itu sendiri sentiasa menunjukkan mata wangnya sendiri.
Nama kategori di dalam dialog Create Invoice dan Add Expenses muncul sebagai kunci huruf kecil (other, transport) dan bukannya label yang digunakan di tempat lain.
Tekan-lama satu baris untuk Edit, Mark as billable / Mark as unbillable dan Delete. Menogol boleh-dicaj berkuat kuasa serta-merta tanpa pengesahan. Mengetik satu baris tidak melakukan apa-apa.
Meleret satu baris dari kanan ke kiri juga memadamkannya, selepas pengesahan Delete expense?. Memadam turut membuang foto resit daripada storan. Tiada buat asal.
Perbelanjaan yang diinvois mengekalkan pautan kepada invois tersebut dan hilang daripada kedua-dua pemilih, tetapi kekal dalam senarai. Cip Uninvoiced menunjukkan apa yang masih terbuka. Memadam invois kemudian tidak menetapkan semula penanda tersebut.
Jumlah disalin ke invois seadanya. Perbelanjaan dalam EUR yang ditambah pada invois USD tidak ditukar.
Pengimbas resit hanya mengecam teks skrip Latin; resit yang dicetak dalam Cyrillic atau skrip lain tidak akan menghasilkan jumlah. Ia mengambil angka berbentuk wang terakhir pada slip sebagai jumlah dan tarikh munasabah pertama, dan menerima kedua-dua format 1,234.56 dan 1.234,56.
Tiada eksport atau laporan untuk perbelanjaan pada skrin ini. Alat Analytics merangkumi kad Expense Breakdown dan paparan keuntungan yang menolak perbelanjaan daripada hasil.

Foto resit tidak boleh dilepaskan dengan sendirinya. Satu-satunya cara untuk membuang gambar yang salah ialah menggantikannya dengan gambar lain melalui Receipt attached, atau memadam keseluruhan perbelanjaan dan memasukkannya semula.

Petua

Tetapkan pelanggan dan hidupkan Billable pada saat anda merekod kos tersebut, semasa resit masih di tangan anda. Kemudian, cip Billable ditambah menu lungsur Client memberikan anda senarai siap sedia bagi segala yang masih terhutang oleh pelanggan itu sebelum anda menulis invois.

Letakkan tujuan dalam keterangan, bukan sekadar item: "Fuel - van, Cedar Park kennel day" lebih baik dibaca pada invois pelanggan berbanding "Fuel", kerana keterangan disalin secara verbatim ke item baris.

Rekodkan bahagian cukai dalam Tax amount apabila resit menunjukkannya. Baris invois mewarisi kadar cukai yang sepadan, dan angka Analytics anda kekal jujur tentang apa yang cukai dan apa yang kos.

Tetapkan julat tarikh meliputi bulan sebelumnya pada awal setiap bulan dan tangkap skrin kad ringkasan untuk jurutera buku anda; kad itu ialah satu-satunya jumlah mengikut kategori dalam aplikasi.

Panduan berkaitan

Editor invois untuk apa yang berlaku kepada item baris selepas anda menambah perbelanjaan.
Penjejak masa untuk mengebil jam dengan cara yang sama anda mengebil kos.
Analitik, papan pemuka dan laporan untuk kad Expense Breakdown dan keuntungan.