Invoice Flow app icon Invoice Flow management Dapatkan apl
MS

Panduan pengguna

Editor invois: daripada borang kosong kepada PDF siap

Bina invois lengkap dalam Invoice Flow: pilih pelanggan dan tarikh, tambah baris buruh dan bahan dengan cukai, tetapkan diskaun, lampirkan foto dan tandatangan.

Dikemas kini: 2026-09-09

Editor invois ialah skrin tempat anda akan menghabiskan sebahagian besar masa anda. Setiap invois dan setiap sebut harga dalam Invoice Flow dicipta dan diubah di sini: siapa yang dikenakan bil, apa yang dihantar, berapa kosnya, cukai mana yang berkenaan, dan apa yang patut dilihat oleh pelanggan tercetak di bahagian bawah halaman. Panduan ini menyusuri editor daripada bahagian atas borang hingga ke PDF siap, menggunakan contoh dunia sebenar: Ashworth Electrical Services di Leeds menghantar invois kepada pemilik rumah untuk kerja mewayar semula dapur, dengan enam belas jam buruh, kabel, soket dan sijil semuanya pada satu dokumen.

Apa yang anda lihat pada skrin

Buka tab Dokumen (Documents), ketik butang Baharu (New) dan pilih Invois (Invoice) daripada helaian Choose document type. Editor dibuka dengan tajuk Invois baharu (New Invoice) dan tindakan Simpan draf (Save Draft) pada bar atas. Membuka draf sedia ada daripada skrin butirannya memaparkan borang yang sama bertajuk Sunting invois (Edit Invoice).

Borang ini ialah satu halaman tatal panjang. Dari atas ke bawah anda akan menemui:

Skrin Invois Baharu aplikasi Invoice Flow dengan profil perniagaan Ashworth Electrical Services, nombor invois ASH-2026-0118, pemilih pelanggan kosong, tarikh dikeluarkan dan tempoh, kad mata wang GBP dan bahagian Item Baris yang kosong
Invois baharu sudah membawa profil, nombor seterusnya, tarikh hari ini, tempoh 30 hari dari sekarang dan mata wang profil.

Cara menyediakan pengepala: pelanggan, nombor, tarikh dan mata wang

  1. Ketik kad Pelanggan dan pilih pelanggan daripada dialog Pilih pelanggan. Jika orang itu baharu, gunakan baris Tambah pelanggan baharu di bahagian bawah dialog yang sama; borang pelanggan dibuka dan anda kembali ke invois selepas itu.
  2. Semak kad Nombor Invois. Nombor tersebut dijana daripada siri penomboran profil anda (bagi Ashworth, ASH-2026-0118). Jika anda memerlukan nombor lain, ketik kad, taip nilai baharu dalam dialog Nombor Invois dan tekan Simpan. Ikon set semula (Set semula auto) kemudian muncul supaya anda boleh kembali kepada penomboran automatik.
  3. Ketik Dikeluarkan untuk menukar tarikh keluar dan Tempoh untuk menetapkan tarikh akhir pembayaran. Kedua-duanya membuka pemilih kalendar.
  4. Ketik Mata Wang Invois hanya jika invois patut menggunakan mata wang selain lalai profil anda. Harga baris yang anda taip selepas itu adalah dalam mata wang tersebut.
  5. Secara pilihan, ketik Projek dan pilih satu projek supaya invois dikira dalam jumlah keseluruhan projek tersebut.

Jika profil anda mempunyai lebih daripada satu siri penomboran bagi jenis yang sama, kad tambahan Siri Invois muncul di atas nombor supaya anda boleh memilih siri mana yang hendak digunakan. Siri tidak boleh ditukar setelah dokumen wujud; sebaliknya anda akan mencipta satu yang baharu.

Cara menambah buruh dan bahan sebagai item baris

Setiap baris mempunyai penerangan (Item), kuantiti (Qty), harga seunit (Harga/Price) dan kadar cukai (%). Terdapat empat cara untuk mencipta satu baris, satu bagi setiap cip di bawah pengepala Item Baris:

CipApa yang dilakukannya
Produk / PerkhidmatanMembuka Tambah daripada disimpan (Add from Saved) dengan pustaka produk dan kadar anda. Memilih satu baris menyalin nama, unit, harga dan kadar cukai lalainya.
Masa (Time)Membuka Tambah Entri Masa (Add Time Entries) dengan entri masa yang telah dihentikan dan belum dibilkan bagi pelanggan yang dipilih. Setiap entri yang ditanda menjadi satu baris dengan jam sebagai kuantiti dan kadar sejam entri itu sebagai harga.
Perbelanjaan (Expenses)Membuka Tambah Perbelanjaan (Add Expenses) dengan perbelanjaan yang boleh dibil dan belum dibilkan bagi pelanggan itu. Setiap satu menjadi baris dengan kuantiti 1 dan amaun perbelanjaan sebagai harga.
Tersuai (Custom)Menambah kad kosong yang anda isi secara manual.
  1. Ketik Produk / Perkhidmatan. Dialog Tambah daripada disimpan menyenaraikan setiap item yang disimpan dengan harganya dalam mata wang invois dan unitnya (Piece, Hour, Day, Project atau Service).
  2. Ketik Labour - qualified electrician. Satu kad baharu muncul di bahagian bawah senarai, diserlahkan sebentar, dan halaman ditatal ke situ.
  3. Tukar Qty daripada 1 kepada jam yang dikerjakan, contohnya 16. Amaun pada pengepala kad dikemas kini serta-merta.
  4. Ulang untuk bahan-bahan: gelendong kabel, soket, suis dapur, RCBO. Bagi item yang tidak pernah anda simpan, ketik Tersuai dan taip penerangan serta harga secara terus, seperti yang dilakukan Ashworth untuk "Waste removal and making good".
  5. Jika produk yang disimpan belum wujud lagi, gunakan baris terakhir dialog, Cipta item baharu (Create New Item), untuk menyimpannya ke dalam pustaka dan menambahnya dalam satu langkah.
Dialog Add from Saved aplikasi Invoice Flow menyenaraikan kadar dan bahan yang disimpan oleh seorang jurutera elektrik seperti Labour - qualified electrician pada 42 paun sejam dan Double socket, brushed steel pada 14.20 paun seunit
Dialog pustaka menunjukkan setiap item yang disimpan dengan harga dan unitnya supaya anda boleh menambahnya dengan satu ketikan.
Bahagian Item Baris aplikasi Invoice Flow dengan cip Tax presets (GB) untuk VAT 20%, VAT 5% dan VAT 0%, empat cip tambah dan kad item baris untuk buruh 16 jam dan gelendong kabel, masing-masing dengan medan Item, Qty, Price dan %
Baris buruh membawa lencana Time kerana unitnya jam; baris bahan daripada pustaka menunjukkan Product.

Setiap kad mempunyai pemegang seret di sebelah kiri, jadi anda boleh menyusun semula baris dengan menekan dan menahan pemegang itu; susunan yang anda lihat ialah susunan yang dicetak pada PDF. Ikon tutup berwarna merah membuang satu baris. Lencana di sebelah nombor baris (Product, Service, Time, Expense atau Project) dikira daripada unit dan pautan baris itu; ia bukan sesuatu yang anda tetapkan secara manual, dan ia berubah jika anda menambah item yang sama daripada sumber berbeza. Unit itu sendiri tidak boleh disunting pada kad: ia datang daripada produk yang disimpan (atau “item” untuk baris tersuai, “hour” untuk entri masa).

Cara menetapkan kadar cukai dan diskaun

  1. Sebaik pelanggan dengan negara direkodkan dipilih, satu baris Tax presets (GB): muncul di atas cip tambah. Ketik praset seperti VAT 20% untuk menulis kadar tersebut ke setiap baris sekali gus; mesej ringkas mengesahkan "Applied 20% to all items".
  2. Untuk menetapkan kadar berbeza pada satu baris sahaja, taip nilai itu ke medan % kad berkenaan, atau ketik ikon bantuan kecil di sebelahnya untuk membuka helaian Rujukan Kadar Cukai (Tax Rate Reference), pilih kategori dan tekan Guna (Apply) pada kadar yang dicadangkan.
  3. Tatal ke kad Diskaun, taip nilai dan pilih % untuk peratusan atau togol mata wang untuk amaun tetap. Ashworth memberikan pelanggan tetap 5%.
  4. Baca kad jumlah: Subtotal, diskaun dipaparkan sebagai baris negatif, Cukai (Tax) dan Total yang tebal dikira semula semasa anda menaip.
Helaian bawah Tax Rate Reference aplikasi Invoice Flow menunjukkan amaran hanya untuk rujukan, United Kingdom dengan GBP, kadar VAT dicadangkan 20.0% dengan butang Apply dan cip kategori produk
Helaian rujukan pratetapkan negara pelanggan dan mencadangkan kadar bagi setiap kategori produk; gunakan pada baris dengan satu ketikan.
Editor invois aplikasi Invoice Flow menunjukkan item baris terakhir, kad Diskaun ditetapkan pada 5.0 peratus, suis Diskaun bayaran awal dimatikan dan kad jumlah dengan subtotal 1,597.50, diskaun -79.88, cukai 303.52 dan jumlah 1,821.14 paun
Diskaun ditolak sebelum cukai, jadi baris cukai dikira berdasarkan asas yang telah dikurangkan.

Ikon tukul kayu di sebelah praset membuka senarai perkataan sah bagi negara itu (bagi UK, ayat caj balikan/reverse-charge) dan menambahkan yang anda pilih ke medan Nota.

Cara melampirkan foto, menandatangani, dan memilih apa yang dicetak

Separuh bawah borang mengawal apa yang dilihat oleh pelanggan di sekeliling jadual baris.

  1. Dalam Lampiran foto, ketik Add Photo (0/8) dan pilih Kamera atau Galeri. Ashworth melampirkan resit pembekal borong dan sijil pemasangan. Lakaran kecil muncul empat setiap baris; tanda silang merah pada lakaran kecil bertanya Delete photo? sebelum membuangnya.
  2. Ketik Tandatangan. Helaian Pilih Tandatangan menyenaraikan tandatangan yang disimpan dan menawarkan Lukis baharu, yang membuka pad lukisan. Tandatangan yang dipilih dipaparkan sebagai pratonton kecil pada kad dan dicetak pada PDF sebagai tandatangan yang dibenarkan.
  3. Ketik Pilih templat untuk menukar reka bentuk PDF dan palet warna (Ashworth menggunakan Contractor dengan palet charcoal).
  4. Taip sebarang mesej untuk pelanggan dalam Nota, contohnya skop kerja dan tarikh ujian.
  5. Isi Syarat pembayaran secara manual, atau ketik butang senarai (Daripada disimpan/From saved) di sebelahnya untuk memilih daripada Disimpan pada profil ini atau Praset terbina dalam.
  6. Tandakan atau nyahtanda kotak di bawah Tax IDs on this invoice, Addresses on this invoice dan Saved payment terms on this invoice untuk mengawal butiran profil mana yang dicetak pada dokumen tertentu ini.
  7. Tekan Simpan (atau Simpan perubahan). Editor ditutup dan dokumen muncul dalam senarai sebagai draf.
Editor invois aplikasi Invoice Flow menunjukkan kad Lampiran Foto dengan dua lakaran kecil resit dan Add Photo (2/8), kad Tandatangan dengan pratonton dan nama T. Ashworth, kad Pilihan Pembayaran dan Pilih Templat, serta medan Nota dan Syarat Pembayaran
Lampiran dan tandatangan terletak antara jumlah dan nota; kad templat menunjukkan reka bentuk dan palet semasa.
Bahagian bawah editor invois aplikasi Invoice Flow dengan kotak nombor cukai VAT dan CRN tidak ditanda, alamat Office ditanda, syarat pembayaran disimpan Bank transfer ditanda dan butang Save Changes
Hanya butiran profil yang ditanda dicetak; medan teks bebas Syarat Pembayaran di atas sentiasa disertakan.

Setelah disimpan, buka dokumen dan gunakan pratonton untuk melihat PDF yang dijana. Pengepala, jadual baris, baris diskaun dan cukai, nota, tandatangan dan foto yang dilampirkan semuanya datang daripada apa yang anda masukkan dalam editor.

PDF invois terjana ASH-2026-0117 aplikasi Invoice Flow pada templat Contractor: pengepala Ashworth Electrical Services Ltd, blok bill-to untuk Daniel dan Sarah Whitfield, sepuluh baris buruh dan bahan dengan cukai 20%, subtotal 1,597.50, diskaun -79.88, cukai 303.52 dan jumlah 1,821.14 paun, diikuti dengan nota
Halaman pertama invois siap; tandatangan dan dua foto lampiran dicetak pada halaman kedua.

Peraturan dan butiran

Penyimpanan memerlukan seorang pelanggan dan sekurang-kurangnya satu baris. Menekan Simpan tanpa pelanggan memaparkan “Please select a client”; tanpa baris ia memaparkan “Add at least one line item”. Medan Item setiap baris mesti diisi, jika tidak ia ditanda sebagai Required. Jika tiada profil perniagaan langsung, penyimpanan berhenti dengan “Set up profile”.

Penyimpanan memerlukan percubaan aktif atau langganan Pro. Editor menyemak semula akses semasa menyimpan; jika kedua-duanya tidak aktif, anda dibawa ke halaman bayaran (paywall) dan bukannya menyimpan. Segala yang lain dalam editor berfungsi tanpanya, tetapi tiada apa yang disimpan sehingga anda boleh menyimpan.

Invois yang disimpan sentiasa menjadi draf. Apa sahaja yang anda sunting, dokumen ditulis semula dengan status draf dan cap masa hantar serta bayarannya dikosongkan. Dokumen yang telah dihantar atau dibayar oleh itu dibuka dalam paparan baca sahaja (View-only mode dengan petunjuk “This invoice was sent. To make changes, duplicate it.”), dan anda perlu menduplikasinya untuk membuat salinan yang dibetulkan.

Lalai untuk dokumen baharu: profil perniagaan lalai dan siri lalainya; mata wang daripada siri, jika tidak mata wang dibenarkan pertama, jika tidak mata wang profil; tarikh keluar hari ini; tarikh tempoh 30 hari kemudian; syarat pembayaran disalin daripada profil; nombor cukai pertama ditanda dan semua alamat, nombor telefon, e-mel dan pautan ditanda; syarat pembayaran disimpan lalai ditanda; templat Clean dengan palet Ocean melainkan anda menukarnya.

Tarikh: kalendar meliputi 2020 hingga 2100. Jika anda menggerakkan tarikh keluar melepasi tarikh tempoh semasa, tarikh tempoh melompat kepada tarikh keluar tambah 30 hari.

Penomboran: nombor adalah unik dalam satu profil. Jika nombor yang dijana sudah wujud (contohnya selepas pemulihan), editor menambah siri dan mencuba semula, sehingga sepuluh kali. Pengira siri hanya bertambah selepas simpanan berjaya, jadi meninggalkan borang tidak membazirkan satu nombor. Nombor yang ditaip secara manual dikekalkan sehingga anda ketik Set semula auto.

Aritmetik: setiap amaun baris ialah kuantiti didarab harga, dibundarkan kepada dua perpuluhan; cukai baris ialah amaun didarab kadar. Diskaun peratusan ditukar kepada amaun dan diskaun yang lebih besar daripada subtotal disiling pada subtotal. Cukai kemudian diskalakan mengikut nisbah subtotal yang telah didiskaun kepada subtotal penuh, jadi cukai dikenakan pada apa yang benar-benar dibayar oleh pelanggan. Jika kuantiti tidak dapat dihurai, ia kembali kepada 1, harga kepada 0.

Cip praset cukai mengenakan kadar pada setiap baris sedia ada, bukan pada baris yang anda tambah kemudian; tambah baris dahulu, kemudian ketik cip, atau tetapkan kadar bagi setiap baris.

Entri masa dan perbelanjaan yang ditambah melalui cip Masa dan Perbelanjaan ditanda sebagai telah dibilkan apabila invois baharu mula-mula disimpan, dan hilang daripada pemilih pada invois kemudian. Penandaan ini hanya berlaku semasa penciptaan, bukan semasa menyunting invois sedia ada. Pemasa yang sedang berjalan dan entri yang telah dibilkan tidak pernah dipaparkan.

Foto: sehingga lapan bagi setiap dokumen. Ia disaiz semula kepada 1200 piksel pada tepi terpanjang dan disalin ke dalam storan aplikasi sendiri, jadi memadamkan asal daripada galeri tidak menjejaskan invois.

Diskaun bayaran awal: suis ini (invois sahaja) tidak mengubah jumlah. Ia mencetak tawaran seperti “pay within 7 days and deduct 2%”, menggunakan nilai lalai profil atau pelanggan atau nilai manual yang anda masukkan selepas menghidupkannya.

Medan tersuai: editor tidak mempunyai borang medan tersuai berasingan. Rujukan tambahan seperti nombor pesanan belian atau rujukan kerja diletakkan dalam Nota atau dalam baris tersuai dengan harga sifar.

Meninggalkan borang: kembali dengan perubahan belum disimpan memaparkan dialog Perubahan Belum Disimpan dengan Kekal dan Keluar. Semakan ini bertindak balas terhadap nota yang ditaip, syarat, diskaun, pelanggan, siri, mata wang dan baris yang ditambah; menukar hanya tarikh, kuantiti, harga, templat atau tandatangan tidak mencetuskannya, jadi simpanlah secara sengaja.

Menyunting dokumen menyimpan sejarah: kali pertama anda menyunting, versi asal disimpan sebagai salinan pegun (snapshot), dan setiap simpanan seterusnya merekodkan medan mana yang berubah. Menyimpan tanpa sebarang perubahan tidak merekodkan apa-apa.

Tip

Simpan kadar buruh dan bahan biasa anda sebagai produk dengan unit dan kadar cukai yang betul. Menambah satu baris kemudiannya hanya mengambil dua ketikan dan VAT sudah betul; anda hanya menyelaraskan kuantiti.
Berikan kerja sejam unit "hour" dalam pustaka produk. Baris itu memaparkan lencana Time dan kuantiti PDF berbunyi secara semula jadi sebagai jam, tanpa anda memerlukan penjejak masa.
Ketik amaun pada pengepala kad baris untuk membuka pemilih mata wang tanpa menatal semula ke atas borang. Ini berguna apabila anda menyedari di tengah-tengah bahawa kerja itu sepatutnya dibilkan dalam mata wang lain.
Jika resit pembekal atau sijil berkaitan dengan invois, lampirkan sebagai foto dan bukannya menerangkannya dalam nota. Ia dicetak pada halamannya sendiri selepas tandatangan dan kekal bersama dokumen dalam sandaran.

Panduan berkaitan