Panduan pengguna

Produk, perkhidmatan dan inventori

Bina pustaka produk dengan harga dan unit lalai, seret item yang disimpan ke baris invois dengan satu ketikan, dan baca aras stok serta peraturan automasi stok.

Dikemas kini: 2026-09-09

Produk dalam Invoice Flow ialah baris tersimpan: nama, penerangan pilihan, harga lalai, unit dan kadar cukai lalai. Sebaik sahaja ia wujud, setiap invois, anggaran atau jadual berulang menariknya masuk dengan satu ketikan dan anda hanya perlu melaraskan kuantiti. Rekod yang sama menjadi asas untuk alat Inventori, yang mengira apa yang anda ada, dan untuk automasi stok, yang menolak daripada kiraan itu apabila invois dihantar.

Panduan ini mengikuti Kestrel Coffee Roasters di Portland, Oregon. Maya menjual biji kopi panggang dalam beg 5 lb kepada kafe-kafe di seluruh bandar, di samping pekat sejuk (cold brew concentrate), beg runcit sedia rak 12 oz dan beberapa perkhidmatan barista. Oregon tidak mengenakan cukai jualan, jadi kadar cukainya kekal pada sifar; semuanya dibilkan dalam dolar AS.

Apa yang anda lihat pada skrin

Pustaka produk terletak di bawah tab Settings. Tatal ke bahagian Library dan ketik Products & Services (subtajuk “Manage your product library”). Senarai disusun mengikut nama. Setiap baris memaparkan ikon kotak, nama produk dan, di bawahnya, harga lalai diikuti dengan garis miring dan kod unit, contohnya “$52.00 / item”. Apabila produk mempunyai kadar cukai lalai melebihi sifar, baris itu menambah bulet dan kadar tersebut, seperti ”• 20% tax”.

Ikon kanta pembesar pada bar apl menukar tajuk kepada medan Search products… yang menapis mengikut nama semasa anda menaip; ikon yang sama bertukar menjadi tanda silang untuk menutupnya. Meleret baris dari kanan ke kiri mendedahkan jalur padam merah. Butang bulat + di bahagian bawah kanan memulakan produk baharu. Pustaka kosong memaparkan “No products yet” dengan butang Add Product.

Skrin Products & Services aplikasi Invoice Flow menyenaraikan sembilan item kedai kopi seperti Barista training session pada 150.00 sejam, Colombia Huila 5 lb bag pada 58.00 seitem dan Wholesale onboarding pada 250.00 seprojek, setiap satu dengan ikon kotak dan chevron, serta butang tambah — Pustaka Maya: biji kopi mengikut beg, cold brew mengikut gelen, latihan mengikut jam dan onboarding mengikut projek.

Dua skrin lain menggunakan rekod yang sama. Tab Tools mempunyai kad Inventory yang membuka aras stok untuk produk yang ditanda sebagai dijejak, dan bahagian Library dalam Settings mempunyai jubin kedua, Stock automation (subtajuk “Auto-adjust stock when invoicing”), yang menentukan bila invois mengubah aras tersebut. Kedua-duanya diterangkan lebih lanjut di bawah.

Cara menambah atau menyunting produk

Buka Settings, ketik Products & Services (Produk & perkhidmatan), kemudian ketik +. Penyunting dibuka bertajuk New Product (Produk baharu); mengetik baris sedia ada membuka borang yang sama bertajuk Edit Product (Sunting produk) dengan nilainya terisi.
Taip Name * (Nama). Ini satu-satunya medan wajib dan menjadi penerangan baris invois. Letakkan saiz pek dalam nama, seperti "Colombia Huila - 5 lb bag", supaya baris itu dibaca dengan betul pada PDF.
Tambah Description (Penerangan) jika anda mahu nota untuk diri sendiri. Ia tidak disalin ke baris invois dan tidak dicetak; ia hanya muncul dalam penyunting ini.
Masukkan Default Price * (Harga lalai). Medan ini bermula pada 0.00 dan menerima perpuluhan; nilai kosong atau bukan angka menghalang penyimpanan dengan mesej "Required" atau "Invalid number".
Pilih Unit daripada senarai lungsur: item, hour, day, project atau service. Kod-kod itu dipaparkan apa adanya di sini; penyunting invois dan pemilih produk memaparkannya sebagai Piece (Unit), Hour (Jam), Day (Hari), Project (Projek) dan Service (Perkhidmatan). PDF hanya mencetak kuantiti dan harga, bukan unit.
Tetapkan Tax Rate (%) (Kadar cukai) jika produk ini biasanya dikenakan cukai. Biarkan pada 0 untuk barangan bebas cukai; nilai yang bukan angka akan ditolak.
Ketik Save (Simpan) pada bar apl. Baris itu akan muncul dalam senarai pada kedudukan abjadnya.

Skrin Edit Product aplikasi Invoice Flow untuk Ethiopia Yirgacheffe - 5 lb bag dengan Description membaca Washed, light roast. Floral, lemon, black tea., Default Price 68.00, Unit item dan Tax Rate 0.0, dengan butang Save pada bar apl — Keseluruhan borang produk: nama, penerangan, harga, unit dan kadar cukai. Tiada medan stok di sini.

Jika anda ketik Back selepas mengubah sesuatu, dialog Unsaved Changes akan bertanya sama ada anda mahu kekal atau keluar; keluar akan membuang perubahan. Perhatikan apa yang tiada dalam borang: tiada medan untuk SKU, tiada suis untuk menjejak stok, tiada kuantiti dan tiada ambang stok rendah. Ini memberi kesan kepada alat Inventori, seperti yang diterangkan di bawah.

Cara meletakkan produk pada invois

Penyunting invois mempunyai baris cip di atas item baris. Cip pertama, Product / Service, ialah pintu ke pustaka anda.

Dalam penyunting invois, tatal ke Line Items (Item invois) dan ketik Product / Service.
Dialog Add from Saved (Tambah daripada disimpan) menyenaraikan setiap produk mengikut nama dengan harganya dalam mata wang invois dan perkataan unitnya. Tatal jika senarai panjang; ketik baris untuk menambahkannya.
Baris baharu tiba dengan kuantiti 1, unit, harga dan kadar cukai produk itu, serta pautan kembali ke rekod produk. Ubah kuantiti, atau harga untuk pelanggan ini, terus pada baris; produk itu sendiri tidak diubah.
Ulangi untuk setiap produk. Setiap ketikan menambah baris berasingan, jadi ketik sekali dan naikkan kuantiti berbanding mengetik enam kali.

Dialog Add from Saved aplikasi Invoice Flow di atas invois baharu menyenaraikan Colombia Huila - 5 lb bag $58.00 / Piece, Decaf Swiss Water, Espresso machine calibration $95.00 / Service, Ethiopia Yirgacheffe, House Espresso Blend, Retail bag 12 oz dan Wholesale onboarding - brew bar setup $250.00 / Project, dengan baris Create New Item di bahagian bawah — Harga dalam pemilih dipaparkan dalam mata wang invois; baris terakhir mencipta produk serta-merta.

Dialog Quick Add Item aplikasi Invoice Flow di atas penyunting invois dengan Name ditetapkan kepada Guatemala Antigua - 5 lb bag, Price 64.00 dengan awalan dolar, senarai lungsur unit memaparkan Piece, serta butang Cancel dan Add — Quick Add (Tambah cepat) menyimpan produk baharu ke pustaka dan menambahkannya sebagai baris dalam satu langkah.

Apabila produk belum wujud, gunakan baris terakhir pemilih:

Dalam Add from Saved, tatal ke bahagian bawah dan ketik Create New Item (Cipta item baharu).
Dalam dialog Quick Add Item (Tambah cepat), taip Name *. Kursor sudah berada dalam medan ini.
Masukkan Price. Awalan memaparkan simbol mata wang invois, jadi pada invois euro anda akan lihat "€" di sini.
Pilih Piece, Hour, Day, Project atau Service daripada senarai lungsur di sebelah harga.
Ketik Add (Tambah). Produk itu disimpan dalam pustaka dengan kadar cukai 0% dan muncul sebagai baris baharu pada invois. Mengetik Add dengan nama kosong tidak melakukan apa-apa; gunakan Cancel untuk menutup tanpa menyimpan.

Penyunting jadual berulang menggunakan pemilih yang sama dan menambah kiraan stok pada produk yang dijejak. Baris yang ditambah dengan Custom tidak menyimpan sebarang pautan ke pustaka.

Cara membaca skrin Inventory

Buka tab Tools dan ketik Inventory. Skrin ini hanya menyenaraikan produk yang penanda jejaknya dihidupkan dan memaparkan tiga kad ringkasan di bahagian atas: Tracked (Dijejak) (berapa banyak produk yang dikira), Low Stock (Stok rendah) (kelabu kekuningan, dengan lencana kecil apabila nombornya melebihi sifar) dan Out (Habis) (merah, lencana apabila melebihi sifar). Mengetik kad Low Stock atau Out menapis senarai kepada produk-produk tersebut; mengetik kad yang sama sekali lagi kembali kepada semua. Kanta pembesar mencari mengikut nama atau SKU.

Skrin Inventory aplikasi Invoice Flow dengan kad membaca 6 Tracked, 2 Low Stock dan 1 Out, serta kad produk untuk Cold Brew Concentrate 9 item stok rendah, Colombia Huila 6 item stok rendah, Decaf Swiss Water 0 item habis stok, Ethiopia Yirgacheffe 14 item, House Espresso Blend 31 item dan Retail bag 12 oz 48 item, setiap satu dengan baris SKU, palang stok berwarna dan harga, serta butang Add Stock — Enam produk dijejak; warna pil dan titik pada palang gradien memberitahu anda sekilas pandang yang mana perlu dipanggang.

Setiap kad memaparkan nama, baris “SKU:” apabila kod disimpan, pil dengan kuantiti dan unit berwarna hijau, kelabu kekuningan atau merah, tanda tambah bulat kecil dengan tip alat Stock action (Tindakan stok), palang nipis merah-ke-hijau dengan penanda pada ambang stok rendah dan titik pada aras semasa, serta baris bawah dengan harga dan teks status In stock (Ada stok), Low stock (Stok rendah) atau Out of stock (Habis stok). Palang itu merentangi sifar hingga dua kali ambang.

Ketik kad untuk mengembangkan Transaction History (Sejarah transaksi) miliknya. Pergerakan disenaraikan terbaru dahulu: anak panah bawah hijau dengan nombor positif untuk pembelian, anak panah atas merah dengan nombor negatif untuk jualan, anak panah dua hala biru untuk pelarasan dan anak panah buat asal jingga untuk pemulangan. Baris kedua menamakan sumber: Invoice # diikuti nombor, atau Manual untuk pergerakan yang anda rekod sendiri. Ikon nota muncul apabila nota disimpan; tekan lama untuk membaca teksnya. Selepas dua puluh baris, senarai berakhir dengan “…and N more”.

Skrin Inventory aplikasi Invoice Flow dengan kad House Espresso Blend - 5 lb bag dikembangkan kepada Transaction History memaparkan Return +3 Manual pada 05.09, Sale -20 Invoice #216 pada 04.09, Sale -12 Invoice #214 pada 02.09 dan Purchase +60 Manual pada 01.09 — Satu kelompok panggang masuk, dua invois borong keluar dan pemulangan beg koyak: empat pergerakan yang membentuk 31 beg yang ada.

Penyunting produk tidak mempunyai cara untuk menghidupkan penjejakan, jadi produk yang anda cipta dalam aplikasi tidak akan pernah muncul pada skrin ini; ia memaparkan "No tracked products" dan "Enable inventory tracking on products". Dalam versi semasa, penanda jejak, SKU, kuantiti dan ambang hanya tiba melalui sandaran yang dipulihkan yang sudah mengandunginya. Sehingga penyunting untuk medan-medan ini dilancarkan, anggap Inventory dan Stock automation sebagai ciri yang boleh anda baca di sini tetapi tidak akan lihat terisi.

Cara merekod stok secara manual

Apabila produk dijejak, butang Add Stock (Tambah stok) dan ikon Stock action (Tindakan stok) setiap kad merekod pergerakan tanpa invois.

Ketik Add Stock di bahagian bawah kanan, kemudian pilih produk dalam dialog Select Product (Pilih produk) (baris membaca "name (SKU)"). Mengetik tanda tambah bulat pada kad melangkau langkah ini.
Dalam dialog bertajuk nama produk, pilih Purchase / Receive (Belian / Terima) untuk barangan masuk, Adjustment (Pelarasan) untuk menulis semula kiraan selepas semakan stok, atau Return (Pemulangan) untuk barangan yang dikembalikan pelanggan.
Dialog seterusnya bertajuk Purchase — , Adjustment — atau Return — ditambah nama produk dan memaparkan "Current stock" dengan unit. Masukkan Quantity (Kuantiti); untuk pelarasan, medan itu dipanggil New quantity (Kuantiti baharu) dan anda menaip jumlah yang anda kira, bukan bezanya.
Pilihan: tulis nota dalam Notes (optional) (Nota (pilihan)), seperti kelompok panggang atau sebab pemulangan.
Ketik Save. Snackbar membaca "Stock updated:" diikuti kuantiti baharu, dan kad, pil serta kad ringkasan disegarkan semula.

Dialog aplikasi Invoice Flow bertajuk Purchase — Colombia Huila - 5 lb bag memaparkan Current stock: 6 item, medan Quantity dengan 24 dan akhiran item, medan Notes membaca Roast batch 0909, serta butang Cancel dan Save — Menerima kelompok panggang: 24 beg di atas baki 6 mengembalikan Colombia Huila melepasi ambangnya iaitu 10.

Pembelian dan pemulangan menambah kuantiti kepada stok dan mestilah lebih besar daripada sifar. Pelarasan menggantikan kiraan; sejarah menyimpan beza bertanda, jadi semakan stok yang mendapati 28 berbanding 31 muncul sebagai “-3 Adjustment”.

Cara automasi stok berfungsi

Settings → Library → Stock automation mengawal apa yang invois lakukan kepada produk yang dijejak. Petua di bahagian atas menyatakan dua had tegar: hanya produk yang dijejak terjejas, dan anggaran tidak pernah mengubah stok.

Tetapan Stock automation aplikasi Invoice Flow dengan Enable stock automation dihidupkan, radio Deduct stock di mana When the invoice is sent dipilih, Return stock automatically dihidupkan, radio If stock is insufficient di mana Deduct and warn dipilih, dan Include recurring invoices dihidupkan — Maya menolak stok apabila invois dihantar dan mahu amaran, bukan sekatan, apabila panggang kekurangan.

Tetapan	Pilihan	Lalai	Fungsinya
Enable stock automation (Dayakan automasi stok)	hidup / mati	hidup	Suis induk; apabila dimatikan, tiada apa di bawah dipaparkan atau digunakan.
Deduct stock (Tolak stok)	When the invoice is created (Apabila invois dicipta) / When the invoice is sent (Apabila invois dihantar) / When the invoice is paid (Apabila invois dibayar)	dihantar	Status pada mana baris yang dijejak ditolak. “Sent” turut merangkumi invois lewat tempoh dan dibayar.
Return stock automatically (Pulangkan stok secara automatik)	hidup / mati	hidup	Menambah semula kuantiti apabila invois dibatalkan, dipadam atau dipindahkan kembali di bawah pencetus (contohnya dikembalikan kepada draf).
If stock is insufficient (Jika stok tidak mencukupi)	Allow negative stock (Benarkan stok negatif) / Deduct and warn (Tolak dan beri amaran) / Don’t deduct below zero (Jangan tolak di bawah sifar)	benarkan	Apa yang berlaku apabila satu baris memerlukan lebih daripada yang ada.
Include recurring invoices (Sertakan invois berulang)	hidup / mati	hidup	Sama ada invois yang dijana oleh jadual berulang mengikut peraturan yang sama.

Enjin ini berjalan apabila anda menyimpan invois dalam penyunting, apabila anda mengubah statusnya pada skrin perincian, sebelum pemadaman, dan apabila jadual berulang menjana invois. Ia membandingkan apa yang telah direkod untuk invois itu dengan apa yang invois itu kini perlukan dan hanya menulis bezanya. Menyimpan invois yang sama lima kali hanya menolak sekali; menaikkan satu baris daripada 10 kepada 12 beg menolak 2 lagi; memotongnya kepada 8 mengembalikan 4. Mengembalikan invois yang telah dihantar kepada draf dengan pencetus pada “sent” mengembalikan semuanya. Tolakan muncul dalam sejarah sebagai Sale dengan rujukan invois, tambahan semula automatik sebagai pergerakan bertajuk “restock”.

Dengan Deduct and warn, skrin perincian memaparkan “Insufficient stock for N product(s)” selepas perubahan status; penyunting menggunakan peraturan yang sama secara senyap. Dengan Don’t deduct below zero, produk yang akan menjadi negatif dilangkau sepenuhnya, dan kekurangan itu dilaporkan dengan cara yang sama. Allow negative stock hanya membenarkan kiraan turun di bawah sifar, yang dipaparkan sebagai Out of stock berwarna merah.

Peraturan dan perincian

Satu pustaka, tiada mata wang. Produk dikongsi oleh semua profil perniagaan dan menyimpan nombor kosong sebagai harga. Senarai Products & Services sentiasa mencetak nombor itu dengan tanda dolar, skrin Inventory mencetaknya dalam mata wang profil lalai anda, dan pemilih invois mencetaknya dalam mata wang invois. Tiada satu pun daripadanya menukar jumlah tersebut; jika anda membil dalam lebih daripada satu mata wang, kekalkan harga dalam mata wang yang paling kerap anda gunakan dan laraskan baris tersebut.
Gating Pro. Melihat senarai produk dan skrin Inventory adalah percuma. Mencipta produk, membuka produk untuk disunting, Add Stock dan ikon Stock action memerlukan Pro atau percubaan aktif; jika tidak, tembok bayaran akan dibuka.
Carian. Senarai produk hanya sepadan dengan sebahagian nama. Carian Inventory sepadan dengan nama atau SKU dan mengabaikan huruf besar/kecil.
Memadam produk. Leret ke kiri, sahkan Delete dalam dialog “Delete Product”, dan produk itu pergi bersama seluruh sejarah stoknya. Baris invois yang dicipta daripadanya mengekalkan teks, kuantiti dan harganya, jadi dokumen lama tidak terjejas.
Menyunting produk kemudian. Perubahan harga, unit atau cukai hanya menjejaskan baris yang ditambah mulai sekarang.
Stok rendah. Produk dikira rendah apabila kuantitinya melebihi sifar, ambangnya melebihi sifar dan kuantiti sama atau kurang daripada ambang. Produk tanpa ambang hanya boleh menjadi In stock atau Out of stock, dan palangnya menggunakan 10 sebagai pemegang tempat untuk penanda. Kad Low Stock Alerts pada papan pemuka menyenaraikan sehingga tiga produk yang dijejak pada atau di bawah ambangnya, termasuk yang berada pada sifar.
Anggaran dan invois dibatalkan. Hanya dokumen jenis invois mengubah stok. Anggaran, dan invois berstatus Cancelled, tidak pernah menolak stok.
Suis restock dimatikan. Dengan Return stock automatically dimatikan, memindahkan invois ke belakang atau memadamnya membiarkan stok tidak tersentuh; anda perlu membetulkannya dengan Return atau Adjustment manual.

Petua

Namakan produk mengikut cara anda mahu ia dicetak. Nama itu ialah penerangan baris, medan penerangan tidak, jadi "House Espresso Blend - 5 lb bag" memberitahu kafe dengan tepat apa yang mereka bayar sementara nota rasa anda kekal dalam penerangan.

Cipta produk daripada invois, bukan sebelumnya. Kali pertama kafe memesan sesuatu yang baharu, ketik Create New Item di dalam pemilih; ia akan masuk ke pustaka dengan harga yang baru anda persetujui. Buka semula kemudian dalam Products & Services jika ia memerlukan penerangan atau kadar cukai.

Jika anda mengeksport sandaran dan memulihkannya pada telefon baharu, produk, SKU, penanda jejak dan pergerakan stok turut serta, jadi sejarah stok tidak pernah terikat pada satu peranti sahaja.

Panduan berkaitan

Penyunting invois — baris cip, item baris, diskaun dan jumlah.
Invois berulang — jadual yang memilih baris daripada pustaka produk yang sama.
Sandaran, eksport dan import — apa yang dibawa oleh fail sandaran, termasuk produk dan stok.