用户指南

产品、服务与库存

建立带有默认价格和单位的产品库，一键将保存的项目加入发票明细，并查看库存水平与库存自动化规则。

更新于: 2026-09-09

Invoice Flow 中的产品是一条已保存的明细：名称、可选描述、默认价格、单位和默认税率。一旦建立，每张发票、报价单或周期性计划都能一键调用它，你只需调整数量。同一条记录也是库存工具的锚点——它统计你手头的存货；同时也是库存自动化的锚点——它在发票开出时从这个数字中扣减。

本指南以俄勒冈州波特兰的 Kestrel Coffee Roasters 为例。Maya 向城里的咖啡馆出售 5 磅装的烘焙咖啡豆，此外还有冷萃浓缩液、可上架销售的 12 盎司零售装咖啡豆，以及一些咖啡师培训服务。俄勒冈州没有销售税，因此她的税率始终为零；所有款项均以美元结算。

屏幕上看到的内容

产品库位于 设置(Settings) 标签页下。滚动到 库(Library) 部分，点击 产品和服务(Products & Services)（副标题为“管理你的产品库”）。列表按名称排序。每一行显示一个方框图标、产品名称，以及下方的默认价格，后跟斜杠和单位代码，例如“$52.00 / item”。当产品的默认税率高于零时，该行会加上一个圆点和税率，例如“• 20% tax”。

应用栏中的放大镜图标会把标题变成一个 搜索产品…(Search products…) 输入框，随输入按名称过滤；同一图标会变成一个叉号用于关闭它。从右向左滑动一行会露出红色的删除条。右下角的圆形 + 按钮用于新建产品。空产品库会显示“暂无产品”和一个 添加产品(Add Product) 按钮。

另外两个屏幕使用同一批记录。工具(Tools) 标签页有一张 库存(Inventory) 卡片，用于打开被标记为“已跟踪”的产品的库存水平；而设置中的 库(Library) 部分还有第二个入口 库存自动化(Stock automation)（副标题为“开票时自动调整库存”），用来决定发票何时改变这些数字。两者都在下文进一步说明。

如何添加或编辑产品

1. 打开 设置(Settings)，点击 产品和服务(Products & Services)，然后点击 +。编辑器打开后标题为 新建产品(New Product)；点击已有的一行会打开同一表单，标题为 编辑产品(Edit Product)，并已填好其数值。
2. 输入 名称 *(Name *)。这是表单中唯一的必填字段，会成为发票明细行的描述。请把包装规格写进名称，例如“Colombia Huila - 5 lb bag”，这样 PDF 上的这一行才会读起来正确。
3. 如果想给自己留个备注，可以填写 描述(Description)。它不会被复制到发票明细上，也不会打印出来；只会显示在这个编辑器里。
4. 输入 默认单价 *(Default Price *)。该字段默认为 0.00，接受小数；留空或输入非数字会阻止保存，并提示“必填”或“无效数字”。
5. 从下拉菜单中选择 单位(Unit)：item、hour、day、project 或 service。这里显示的是原始代码；发票编辑器和产品选择器会将它们渲染为“件(Piece)”“小时(Hour)”“天(Day)”“项目(Project)”和“服务(Service)”。PDF 只打印数量和价格，不打印单位。
6. 如果该产品通常需要征税，设置 税率 (%)(Tax Rate (%))。免税商品保持为 0；非数字的输入会被拒绝。
7. 点击应用栏中的 保存(Save)。该行会出现在列表中按字母顺序对应的位置。

如果在改动后点击返回，会弹出 未保存的更改(Unsaved Changes) 对话框，询问是留在原地还是离开；选择离开会放弃编辑。请注意表单中没有的内容：没有 SKU 字段，没有开启库存跟踪的开关，没有数量字段，也没有低库存阈值。这对库存工具的表现有影响，详见下文。

如何将产品加入发票

发票编辑器在明细行上方有一排卡片式选项。第一个选项 产品 / 服务(Product / Service) 是通往你产品库的入口。

1. 在发票编辑器中，滚动到 明细项目(Line Items)，点击 产品 / 服务(Product / Service)。
2. 从已保存添加(Add from Saved) 对话框会按名称列出每个产品，并显示以发票币种计的价格和单位词。列表较长时可滚动；点击一行即可添加。
3. 新的明细行会带着数量1、该产品的单位、价格和税率一并加入，并保留指向该产品记录的关联。你可以直接在这一行上修改数量，或针对这位客户修改价格；产品本身不会被改动。
4. 对每个产品重复此操作。每次点击都会新增一行，所以只需点一次并调高数量，不要点六次。

如果产品尚不存在，使用选择器最后一行：

1. 在 从已保存添加(Add from Saved) 中滚动到底部，点击 创建新项目(Create New Item)。
2. 在 快速添加(Quick Add Item) 对话框中，输入 名称 *(Name *)。光标已经定位在此字段中。
3. 输入 单价(Price)。前缀会显示发票的币种符号，因此在欧元发票上你会在这里看到“€”。
4. 从价格旁边的下拉菜单中选择 Piece、Hour、Day、Project 或 Service。
5. 点击 添加(Add)。产品会以0%税率存入产品库，并作为新的一行出现在发票上。名称为空时点击添加不会有任何反应；使用 取消(Cancel) 可不保存直接关闭。

周期性计划编辑器使用同一个选择器，并会为已跟踪的产品增加库存计数。用 自定义(Custom) 添加的行不会与产品库建立任何关联。

如何查看库存界面

打开 工具(Tools) 标签页，点击 库存(Inventory)。该界面只列出开启了跟踪标记的产品，顶部有三张汇总卡片：已跟踪(Tracked)（统计了多少产品）、库存不足(Low Stock)（琥珀色，数字大于零时带小徽章）和 缺货(Out)（红色，大于零时带徽章）。点击“库存不足”或“缺货”卡片会将列表过滤为对应产品；再次点击同一卡片可返回全部。放大镜按名称或 SKU 搜索。

每张卡片显示名称、存有代码时的“SKU:”一行、一个用绿色、琥珀色或红色标注数量和单位的圆形标签、一个带有工具提示 库存操作(Stock action) 的小圆形加号、一条从红到绿的细条（上有低库存阈值标记和当前水平的圆点），以及底部一行价格和状态文字 有库存(In stock)、库存不足(Low Stock) 或 缺货(Out of stock)。该条形图的范围是从零到阈值的两倍。

点击一张卡片可展开其 交易记录(Transaction History)。记录按时间从新到旧排列：绿色向下箭头带正数表示采购，红色向上箭头带负数表示销售，蓝色双向箭头表示调整，橙色撤销箭头表示退货。第二行标明来源：发票 #(Invoice #) 加编号，或 手动(Manual) 表示手工记录的变动。保存过备注时会显示一个便签图标；长按可阅读文字内容。超过二十行后，列表末尾显示“…还有 N 条”。

如何手动记录库存

产品被跟踪后，入库(Add Stock) 按钮和每张卡片上的 库存操作(Stock action) 图标可以在没有发票的情况下记录库存变动。

1. 点击右下角的 入库(Add Stock)，然后在 选择产品(Select Product) 对话框中选取产品（每行显示为“名称 (SKU)”）。点击卡片上的圆形加号可跳过此步骤。
2. 在以产品名称命名的对话框中，选择 采购 / 入库(Purchase / Receive) 用于货物入库，选择 调整(Adjustment) 用于盘点后覆盖数量，或选择 退货(Return) 用于客户退回的货物。
3. 下一个对话框的标题为 采购 —(Purchase — )、调整 —(Adjustment — ) 或 退货 —(Return — ) 加产品名称，并显示带单位的“当前库存”。输入 数量(Quantity)；对于调整操作，字段名为 新数量(New quantity)，你需要输入盘点得到的总数，而不是差值。
4. 可以选择在 备注（可选）(Notes (optional)) 中写明烘焙批次或退货原因。
5. 点击 保存(Save)。底部会出现提示“库存已更新：”并附上新数量，卡片、标签和汇总卡片都会随之刷新。

采购和退货都会将数量加到库存中，且必须大于零。调整操作会替换整个数量；历史记录中保存的是带符号的差值，因此盘点发现28而非31会记为“-3 调整”。

库存自动化的工作原理

设置 → 库 → 库存自动化(Settings → Library → Stock automation) 控制发票对已跟踪产品的影响。顶部的提示说明了两条硬性限制：只有已跟踪的产品会受影响，报价单永远不会改变库存。

该机制会在你在编辑器中保存发票时运行，在详情界面更改其状态时运行，在删除之前运行，以及在周期性计划生成发票时运行。它会比较该发票已记录的数量与发票当前所需的数量，只写入差值。同一张发票保存五次只扣减一次；把某行从10袋提高到12袋会多扣2袋；减到8袋会补回4袋；把一张已发送的发票（触发点为“发送时”）恢复为草稿会把所有数量都补回来。扣减在历史记录中显示为带发票编号的“销售”，自动补回则显示为类型为“补库”的记录。

选择 扣减并警告时，状态更改后详情界面会显示“N 项产品库存不足”；编辑器会静默应用同样的规则。选择 不允许扣减到负数 时，会导致负库存的产品会被完全跳过，缺口以同样方式报告。允许负库存 则单纯让数量降到零以下，此时会以红色显示为缺货。

规则与细节

• 单一产品库，无币种转换。 产品由所有企业资料共享，价格以裸数字存储。产品和服务列表始终以美元符号打印该数字，库存界面以你的默认资料币种打印，发票选择器则以发票币种打印。三者都不会转换金额；如果你以多种币种开票，请把价格保持在你最常用的币种上，并在明细行中自行调整。
• Pro 权限限制。 查看产品列表和库存界面是免费的。新建产品、打开产品进行编辑、入库以及库存操作图标都需要 Pro 或有效试用期；否则会打开付费墙。
• 搜索。 产品列表只按名称片段匹配。库存搜索按名称或SKU匹配，且不区分大小写。
• 删除产品。 向左滑动，在“删除产品”对话框中确认 删除(Delete)，产品连同其全部库存历史一起被删除。由该产品创建的发票明细行会保留其原有文字、数量和价格，因此旧的单据不受影响。
• 稍后编辑产品。 价格、单位或税率的改动只影响此后新添加的明细行。
• 库存不足。 当某产品的数量大于零、阈值大于零且数量小于等于阈值时，判定为库存不足。没有设置阈值的产品只能是“有库存”或“缺货”，其条形图会用10作为标记的占位阈值。仪表盘上的 库存不足提醒(Low Stock Alerts) 卡片最多列出三个处于或低于阈值的已跟踪产品，包括数量为零的产品。
• 报价单与已取消的发票。 只有发票类型的单据会改变库存。报价单以及处于“已取消”状态的发票永远不会扣减库存。
• 关闭补回开关。 关闭 自动补回库存 后，将发票状态回退或删除都不会改动库存；你需要通过手动的“退货”或“调整”来修正。

小贴士

相关指南

• 发票编辑器 — 选项卡片行、明细项目、折扣与合计。
• 周期性发票 — 从同一个产品库中选取明细行的计划。
• 备份、导出与导入 — 备份文件所包含的内容，含产品与库存。