Guia do utilizador

Produtos, serviços e inventário

Crie uma biblioteca de produtos com preços e unidades, insira itens guardados nas linhas da fatura com um toque e leia níveis de stock e regras de automação.

Atualizado: 2026-09-09

Um produto no Invoice Flow é uma linha guardada: um nome, uma descrição opcional, um preço predefinido, uma unidade e uma taxa de imposto predefinida. Depois de existir, qualquer fatura, orçamento ou agendamento recorrente insere-o com um toque e só tem de ajustar a quantidade. O mesmo registo é a âncora da ferramenta Inventário, que conta o que tem em mãos, e da automação de stock, que subtrai a essa contagem quando as faturas saem.

Este guia acompanha a Kestrel Coffee Roasters, em Portland, Oregon. A Maya vende café torrado em sacos de 5 lb a cafés de toda a cidade, além de concentrado de cold brew, um saco de retalho de 12 oz pronto para prateleira e alguns serviços de barista. O Oregon não tem imposto sobre vendas, por isso as taxas dela ficam a zero; tudo é faturado em dólares americanos.

O que vê no ecrã

A biblioteca de produtos vive no separador Configurações (Settings). Desça até à secção Biblioteca (Library) e toque em Produtos e Serviços (Products & Services), com o subtítulo “Gerencie sua biblioteca de produtos”. A lista está ordenada por nome. Cada linha mostra um ícone de caixa, o nome do produto e, por baixo, o preço predefinido seguido de uma barra e do código da unidade, por exemplo “$52.00 / item”. Quando um produto tem uma taxa de imposto predefinida acima de zero, a linha acrescenta um ponto e a taxa, como ”• 20% tax”.

A lupa na barra da aplicação transforma o título num campo Buscar produtos… (Search products…) que filtra por nome à medida que escreve; o mesmo ícone passa a uma cruz para o fechar. Deslizar uma linha da direita para a esquerda revela uma faixa vermelha de eliminação. O botão redondo + no canto inferior direito começa um produto novo. Uma biblioteca vazia mostra “Nenhum produto ainda” com um botão Adicionar Produto (Add Product).

Outros dois ecrãs trabalham com os mesmos registos. O separador Ferramentas (Tools) tem um cartão Inventário (Inventory) que abre os níveis de stock dos produtos marcados como rastreados, e a secção Biblioteca nas Configurações tem um segundo cartão, Automação de estoque (Stock automation), com o subtítulo “Ajustar o estoque automaticamente ao faturar”, que decide quando as faturas alteram esses níveis. Ambos são abordados mais abaixo.

Como adicionar ou editar um produto

1. Abra Configurações, toque em Produtos e Serviços e depois em +. O editor abre com o título Novo Produto (New Product); tocar numa linha existente abre o mesmo formulário com o título Editar Produto (Edit Product) e os valores preenchidos.
2. Escreva o Nome * (Name *). Este é o único campo obrigatório e passa a ser a descrição da linha da fatura. Ponha o formato de embalagem no nome, como em "Colombia Huila - 5 lb bag", para que a linha fique correta no PDF.
3. Acrescente uma Descrição (Description) se quiser uma nota para si. Não é copiada para as linhas da fatura nem é impressa; só aparece neste editor.
4. Introduza o Preço Padrão * (Default Price *). O campo começa em 0.00 e aceita decimais; um valor vazio ou não numérico impede guardar, com "Obrigatório" ou "Número inválido".
5. Escolha uma Unidade (Unit) na lista: item, hour, day, project ou service. Os códigos são mostrados tal como estão aqui; o editor de faturas e o seletor de produtos apresentam-nos como Unid., Hora, Dia, Projeto e Serviço. O PDF imprime apenas quantidade e preço, não a unidade.
6. Defina a Taxa de Imposto (%) (Tax Rate (%)) se este produto costuma levar imposto. Deixe a 0 para bens isentos; um valor que não seja número é rejeitado.
7. Toque em Salvar (Save) na barra da aplicação. A linha aparece na lista na sua posição alfabética.

Se tocar em Voltar depois de alterar alguma coisa, uma caixa Alterações não salvas (Unsaved Changes) pergunta se quer ficar ou sair; sair descarta as edições. Repare no que o formulário não tem: não há campo para SKU, nem interruptor para rastrear stock, nem quantidade, nem limiar de stock baixo. Isso tem consequências para a ferramenta Inventário, explicadas abaixo.

Como pôr produtos numa fatura

O editor de faturas tem uma fila de etiquetas acima dos itens. A primeira, Produto / Serviço (Product / Service), é a porta para a sua biblioteca.

1. No editor de faturas, desça até Itens (Line Items) e toque em Produto / Serviço.
2. A caixa Adicionar de salvos (Add from Saved) lista todos os produtos por nome, com o preço na moeda da fatura e a palavra da unidade. Desça se a lista for longa; toque numa linha para a adicionar.
3. A nova linha chega com quantidade 1, a unidade, o preço e a taxa de imposto do produto, e uma ligação de volta ao registo do produto. Altere a quantidade, ou o preço para este cliente, diretamente na linha; o produto em si não é alterado.
4. Repita para cada produto. Cada toque adiciona uma linha separada, por isso toque uma vez e aumente a quantidade em vez de tocar seis vezes.

Quando o produto ainda não existe, use a última linha do seletor:

1. Em Adicionar de salvos, desça até ao fim e toque em Criar novo item (Create New Item).
2. Na caixa Adição rápida (Quick Add Item), escreva o Nome *. O cursor já está neste campo.
3. Introduza o Preço (Price). O prefixo mostra o símbolo da moeda da fatura, por isso numa fatura em euros vê aqui "€".
4. Escolha Unid. (Piece), Hora (Hour), Dia (Day), Projeto (Project) ou Serviço (Service) na lista ao lado do preço.
5. Toque em Adicionar (Add). O produto fica guardado na biblioteca com taxa de imposto de 0% e aparece como nova linha na fatura. Tocar em Adicionar com o nome vazio não faz nada; use Cancelar (Cancel) para fechar sem guardar.

O editor de agendamentos recorrentes usa o mesmo seletor e acrescenta a contagem de stock aos produtos rastreados. As linhas adicionadas com Personalizado (Custom) não mantêm ligação à biblioteca.

Como ler o ecrã Inventário

Abra o separador Ferramentas e toque em Inventário. O ecrã só lista produtos com o sinalizador de rastreio ativo e mostra três cartões de resumo no topo: Rastreado (Tracked, quantos produtos são contados), Estoque baixo (Low Stock, âmbar, com um pequeno distintivo quando o número é maior que zero) e Esgotado (Out, vermelho, com distintivo quando é maior que zero). Tocar no cartão Estoque baixo ou Esgotado filtra a lista para esses produtos; tocar de novo no mesmo cartão volta a mostrar todos. A lupa procura por nome ou SKU.

Cada cartão mostra o nome, uma linha “SKU:” quando existe um código guardado, uma etiqueta com a quantidade e a unidade a verde, âmbar ou vermelho, um pequeno mais dentro de um círculo com a dica Ação de estoque (Stock action), uma barra fina de vermelho a verde com um marcador no limiar de stock baixo e um ponto no nível atual, e uma linha inferior com o preço e o texto de estado Em estoque (In stock), Estoque baixo (Low stock) ou Sem estoque (Out of stock). A barra vai de zero até ao dobro do limiar.

Toque num cartão para expandir o seu Histórico de transações (Transaction History). Os movimentos são listados do mais recente para o mais antigo: uma seta verde para baixo com um número positivo para uma compra, uma seta vermelha para cima com um número negativo para uma venda, uma seta dupla azul para um ajuste e uma seta laranja de anular para uma devolução. A segunda linha indica a origem: Invoice # seguido de um número, ou Manual para movimentos que registou à mão. Um ícone de nota aparece quando foi guardada uma nota; mantenha-o premido para ler o texto. Depois de vinte linhas, a lista termina com “…e mais N”.

Como registar stock à mão

Quando os produtos são rastreados, o botão Adicionar estoque (Add Stock) e o ícone Ação de estoque de cada cartão registam movimentos sem fatura.

1. Toque em Adicionar estoque no canto inferior direito e escolha o produto na caixa Selecionar produto (Select Product); as linhas indicam "nome (SKU)". Tocar no mais dentro do círculo num cartão salta este passo.
2. Na caixa com o nome do produto no título, escolha Compra / Recebimento (Purchase / Receive) para mercadoria que entra, Ajuste (Adjustment) para reescrever a contagem depois de um inventário físico, ou Devolução (Return) para mercadoria que um cliente devolveu.
3. A caixa seguinte tem o título Compra — , Ajuste — ou Devolução — mais o nome do produto e mostra "Estoque atual" com a unidade. Introduza a Quantidade (Quantity); num ajuste o campo chama-se Nova quantidade (New quantity) e escreve o total que contou, não a diferença.
4. Opcionalmente escreva uma nota em Observações (opcional) (Notes (optional)), como o lote de torra ou o motivo da devolução.
5. Toque em Salvar. Uma notificação indica "Estoque atualizado:" seguido da nova quantidade, e o cartão, a etiqueta e os cartões de resumo atualizam-se.

Compras e devoluções somam a quantidade ao stock e têm de ser maiores que zero. Um ajuste substitui a contagem; o histórico guarda a diferença com sinal, por isso um inventário que encontre 28 em vez de 31 aparece como “-3 Ajuste”.

Como funciona a automação de stock

Configurações → Biblioteca → Automação de estoque controla o que as faturas fazem aos produtos rastreados. A nota no topo enuncia os dois limites rígidos: só os produtos rastreados são afetados e os orçamentos nunca alteram o stock.

O motor corre quando guarda uma fatura no editor, quando altera o estado dela no ecrã de detalhe, antes de uma eliminação e quando um agendamento recorrente gera uma fatura. Compara o que já foi registado para essa fatura com o que a fatura agora exige e escreve apenas a diferença. Guardar a mesma fatura cinco vezes deduz uma vez; aumentar uma linha de 10 para 12 sacos deduz mais 2; reduzi-la para 8 devolve 4; reverter para rascunho uma fatura enviada, com o gatilho em “enviada”, devolve tudo. As deduções aparecem no histórico como Venda com a referência da fatura, e as reposições automáticas como um movimento do tipo “reposição”.

Com Deduzir e avisar, o ecrã de detalhe mostra “Estoque insuficiente para N produto(s)” depois da mudança de estado; o editor aplica a mesma regra em silêncio. Com Não deduzir abaixo de zero, um produto que ficaria negativo é totalmente ignorado, e a falta é comunicada da mesma maneira. Permitir estoque negativo limita-se a deixar a contagem descer abaixo de zero, o que aparece como Sem estoque a vermelho.

Regras e detalhes

• Uma biblioteca, sem moeda. Os produtos são partilhados por todos os perfis de empresa e guardam o preço como um número simples. A lista Produtos e Serviços imprime sempre esse número com um cifrão, o ecrã Inventário imprime-o na moeda do seu perfil predefinido e o seletor da fatura imprime-o na moeda da fatura. Nenhum deles converte o valor; se fatura em mais do que uma moeda, mantenha o preço na que usa mais e ajuste a linha.
• Restrições Pro. Ver a lista de produtos e o ecrã Inventário é gratuito. Criar um produto, abrir um produto para edição, Adicionar estoque e o ícone Ação de estoque exigem Pro ou um período experimental ativo; caso contrário, abre-se o ecrã de subscrição.
• Pesquisa. A lista de produtos só corresponde a um fragmento do nome. A pesquisa do Inventário corresponde a nome ou SKU e ignora maiúsculas e minúsculas.
• Eliminar um produto. Deslize para a esquerda, confirme Excluir (Delete) na caixa “Excluir Produto” (Delete Product), e o produto desaparece juntamente com todo o seu histórico de stock. As linhas de fatura criadas a partir dele mantêm o texto, a quantidade e o preço, por isso os documentos antigos não são afetados.
• Editar um produto mais tarde. Alterações de preço, unidade ou imposto só afetam as linhas adicionadas a partir desse momento.
• Stock baixo. Um produto conta como baixo quando a quantidade é superior a zero, o limiar é superior a zero e a quantidade é igual ou inferior ao limiar. Um produto sem limiar só pode estar Em estoque ou Sem estoque, e a sua barra usa 10 como valor de referência para o marcador. O cartão Estoque baixo (Low Stock Alerts) do painel lista até três produtos rastreados no limiar ou abaixo dele, incluindo os que estão a zero.
• Orçamentos e faturas canceladas. Só documentos do tipo fatura alteram o stock. Os orçamentos, e as faturas no estado Cancelada, nunca deduzem.
• Interruptor de reposição desligado. Com Repor estoque automaticamente desligado, recuar uma fatura ou eliminá-la deixa o stock intacto; teria de o corrigir com uma Devolução ou um Ajuste manual.

Dicas

Guias relacionados

• O editor de faturas — a fila de etiquetas, os itens, os descontos e os totais.
• Faturas recorrentes — agendamentos que retiram linhas da mesma biblioteca de produtos.
• Cópia de segurança, exportação e importação — o que um ficheiro de cópia de segurança transporta, incluindo produtos e stock.