Ръководство

Продукти, услуги и инвентар

Изградете библиотека от продукти с цени по подразбиране и мерни единици, добавяйте запазени артикули в редовете на фактурата с едно докосване и следете наличностите и правилата за автоматизация на склада.

Обновено: 2026-09-09

Продукт в Invoice Flow е запазен ред: име, незадължително описание, цена по подразбиране, мерна единица и ставка на данъка по подразбиране. След като съществува, всяка фактура, оферта или повтарящ се график го добавя с едно докосване, а вие само коригирате количеството. Същият запис е основата и за инструмента “Инвентар”, който брои наличностите, и за автоматизацията на склада, която намалява тази бройка при издаване на фактури.

Това ръководство следва Kestrel Coffee Roasters в Портланд, Орегон. Maya продава печено кафе на зърна в торбички по 5 lb на кафенета из града, плюс концентрат за студено кафе, готова за продажба ретейл торбичка от 12 oz и няколко бариста услуги. Орегон няма данък върху продажбите, така че нейните данъчни ставки остават нула; всичко се фактурира в щатски долари.

Какво виждате на екрана

Библиотеката с продукти се намира в таба Settings. Превъртете до секцията Library и докоснете Продукти и услуги (Products & Services) (подзаглавие “Manage your product library”). Списъкът е сортиран по име. Всеки ред показва икона на кутия, името на продукта и, отдолу, цената по подразбиране, следвана от наклонена черта и кода на мерната единица, например “$52.00 / item”. Когато продукт има ставка на данъка по подразбиране над нула, редът добавя точка и ставката, например ”• 20% tax”.

Лупата в горната лента превръща заглавието в поле Търсене на продукти… (Search products…), което филтрира по име, докато пишете; същата икона се превръща в кръстче, за да го затвори. Плъзгане на ред отдясно наляво разкрива червена лента за изтриване. Кръглият бутон + в долния десен ъгъл започва нов продукт. Празна библиотека показва “No products yet” с бутон Добави продукт (Add Product).

Екран Продукти и услуги в Invoice Flow с девет артикула за кафене, като Barista training session на 150.00 на час, Colombia Huila 5 lb bag на 58.00 на бройка и Wholesale onboarding на 250.00 на проект, всеки с икона на кутия и стрелка, и бутон плюс — Библиотеката на Maya: зърна по торбички, студено кафе по галон, обучение на час и въвеждане в системата по проект.

Два други екрана работят със същите записи. Табът Tools има карта Inventory, която отваря наличностите за продуктите, отбелязани за проследяване, а секцията Library в Settings има втора плочка, Автоматизация на склада (Stock automation) (подзаглавие “Auto-adjust stock when invoicing”), която определя кога фактурите променят тези наличности. И двете са разгледани по-нататък.

Как да добавите или редактирате продукт

Отворете Settings, докоснете Продукти и услуги, после докоснете +. Редакторът се отваря със заглавие Нов продукт (New Product); докосването на съществуващ ред отваря същата форма със заглавие Редактирай продукт (Edit Product) с попълнените стойности.
Въведете Name *. Това е единственото задължително поле и става описанието на реда на фактурата. Поставете размера на опаковката в името, например "Colombia Huila - 5 lb bag", така че редът да изглежда правилно в PDF файла.
Добавете Описание (Description), ако искате бележка за себе си. Тя не се копира в редовете на фактурата и не се отпечатва; появява се само в този редактор.
Въведете Цена по подразбиране * (Default Price *). Полето започва от 0.00 и приема десетични числа; празна или нечислова стойност блокира записването с "Required" или "Invalid number".
Изберете Мерна единица (Unit) от падащото меню: item, hour, day, project или service. Кодовете тук се показват както са; редакторът на фактури и избраникът на продукти ги изобразяват като Piece, Hour, Day, Project и Service. PDF файлът отпечатва само количество и цена, не и мерната единица.
Задайте Ставка на ДДС (%) (Tax Rate (%)), ако този продукт обикновено носи данък. Оставете на 0 за необлагаеми стоки; стойност, която не е число, се отхвърля.
Докоснете Запази (Save) в горната лента. Редът се появява в списъка на азбучната си позиция.

Екран Редактирай продукт в Invoice Flow за Ethiopia Yirgacheffe - 5 lb bag с описание Washed, light roast. Floral, lemon, black tea., Default Price 68.00, Unit item и Tax Rate 0.0, с бутон Save в горната лента — Цялата форма на продукта: име, описание, цена, мерна единица и данъчна ставка. Тук няма полета за склад.

Ако докоснете назад след промяна, диалог Незапазени промени (Unsaved Changes) пита дали да останете или да излезете; излизането отхвърля промените. Обърнете внимание какво липсва във формата: няма поле за SKU, няма превключвател за проследяване на склад, няма количество и няма праг за нисък склад. Това има последствия за инструмента “Инвентар”, обяснени по-долу.

Как да добавите продукти във фактура

Редакторът на фактури има ред от чипове над редовете. Първият чип, Product / Service, е вратата към вашата библиотека.

В редактора на фактури превъртете до Line Items и докоснете Product / Service.
Диалогът Add from Saved изброява всеки продукт по име, с цената във валутата на фактурата и думата за мерната единица. Превъртете, ако списъкът е дълъг; докоснете ред, за да го добавите.
Новият ред идва с количество 1, мерната единица, цената и данъчната ставка на продукта, и линк обратно към записа на продукта. Променете количеството или цената за този клиент директно на реда; самият продукт не се променя.
Повторете за всеки продукт. Всяко докосване добавя отделен ред, така че докоснете веднъж и увеличете количеството, вместо да докосвате шест пъти.

Диалог Add from Saved в Invoice Flow над нова фактура, изброяващ Colombia Huila - 5 lb bag $58.00 / Piece, Decaf Swiss Water, Espresso machine calibration $95.00 / Service, Ethiopia Yirgacheffe, House Espresso Blend, Retail bag 12 oz и Wholesale onboarding - brew bar setup $250.00 / Project, с ред Create New Item в долната част — Цените в избора се показват във валутата на фактурата; последният ред създава продукт на място.

Диалог Quick Add Item в Invoice Flow над редактора на фактури с Name, зададено на Guatemala Antigua - 5 lb bag, Price 64.00 с представка за долар, падащо меню за мерна единица, показващо Piece, и бутони Cancel и Add — Quick Add запазва нов продукт в библиотеката и го добавя като ред в една стъпка.

Когато продуктът все още не съществува, използвайте последния ред на избора:

В Add from Saved превъртете до долу и докоснете Create New Item.
В диалога Quick Add Item въведете Name *. Курсорът вече е в това поле.
Въведете Price. Представката показва валутния символ на фактурата, така че при фактура в евро тук виждате "€".
Изберете Piece, Hour, Day, Project или Service от падащото меню до цената.
Докоснете Add. Продуктът се записва в библиотеката с 0% данъчна ставка и се появява като нов ред във фактурата. Докосването на Add с празно име не прави нищо; използвайте Cancel, за да затворите без запис.

Редакторът на повтарящи се графици използва същия избор и добавя бройката към склада за проследявани продукти. Редовете, добавени с Custom, не запазват връзка с библиотеката.

Как да четете екрана “Инвентар”

Отворете таба Tools и докоснете Инвентар (Inventory). Екранът изброява само продукти, чийто флаг за проследяване е включен, и показва три обобщаващи карти отгоре: Tracked (колко продукта се броят), Low Stock (кехлибарена, с малък етикет, когато числото е над нула) и Out (червена, етикет над нула). Докосването на картата Low Stock или Out филтрира списъка към тези продукти; повторното докосване на същата карта връща всички. Лупата търси по име или SKU.

Екран Инвентар в Invoice Flow с карти, показващи 6 Tracked, 2 Low Stock и 1 Out, и карти за продукти Cold Brew Concentrate 9 item low stock, Colombia Huila 6 item low stock, Decaf Swiss Water 0 item out of stock, Ethiopia Yirgacheffe 14 item, House Espresso Blend 31 item и Retail bag 12 oz 48 item, всяка с ред SKU, оцветена лента за наличност и цена, плюс бутон Add Stock — Шест проследявани продукта; цветът на етикета и точката на градиентната лента показват на пръв поглед кои се нуждаят от печене.

Всяка карта показва името, ред “SKU:” когато е записан код, етикет с количеството и мерната единица, оцветен в зелено, кехлибарено или червено, малък кръгъл плюс с подсказка Stock action, тънка лента от червено до зелено с маркер на прага за нисък склад и точка на текущото ниво, и долен ред с цената и текст за статус In stock, Low stock или Out of stock. Лентата обхваща от нула до двойния праг.

Докоснете карта, за да разгънете нейната Transaction History. Движенията се изброяват от най-новото към най-старото: зелена стрелка надолу с положително число за покупка, червена стрелка нагоре с отрицателно число за продажба, синя двойна стрелка за корекция и оранжева стрелка за връщане. Вторият ред посочва източника: Invoice # следвано от номер, или Manual за движения, записани ръчно. Икона на бележка се появява, когато е запазена бележка; задръжте, за да прочетете текста. След двадесет реда списъкът завършва с “…and N more”.

Екран Инвентар в Invoice Flow с разгъната карта House Espresso Blend - 5 lb bag до Transaction History, показваща Return +3 Manual on 05.09, Sale -20 Invoice #216 on 04.09, Sale -12 Invoice #214 on 02.09 и Purchase +60 Manual on 01.09 — Една партида изпечено кафе, две фактури на едро и връщане на скъсани торбички: четирите движения, изграждащи 31-те торбички на склад.

Редакторът на продукти няма начин да включи проследяването, така че продуктите, които създавате в приложението, никога не се появяват на този екран; той показва "No tracked products" и "Enable inventory tracking on products". В текущата версия флагът за проследяване, SKU, количеството и прагът пристигат само чрез възстановен бекъп, който вече ги съдържа. Докато не излезе редактор за тези полета, разглеждайте "Инвентар" и "Автоматизация на склада" като функции, за които можете да прочетете тук, но които няма да видите попълнени.

Как да записвате склад ръчно

Когато продуктите се проследяват, бутонът Add Stock и иконата Stock action на всяка карта записват движения без фактура.

Докоснете Add Stock в долния десен ъгъл, после изберете продукта в диалога Select Product (редовете гласят "name (SKU)"). Докосването на кръглия плюс на карта прескача тази стъпка.
В диалога, озаглавен с името на продукта, изберете Purchase / Receive за постъпващи стоки, Adjustment, за да презапишете бройката след инвентаризация, или Return за стоки, върнати от клиент.
Следващият диалог е озаглавен Purchase — , Adjustment — или Return — плюс името на продукта и показва "Current stock" с мерната единица. Въведете Quantity; за корекция полето се нарича New quantity и въвеждате общото преброено количество, не разликата.
По желание напишете бележка в Notes (optional), например партидата на печенето или причината за връщането.
Докоснете Save. Snackbar показва "Stock updated:" следвано от новото количество, а картата, етикетът и обобщаващите карти се обновяват.

Диалог в Invoice Flow, озаглавен Purchase — Colombia Huila - 5 lb bag, показващ Current stock: 6 item, поле Quantity с 24 и суфикс item, поле Notes с текст Roast batch 0909, и бутони Cancel и Save — Получаване на партида изпечено кафе: 24 торбички върху останалите 6 връщат Colombia Huila над прага от 10.

Покупките и връщанията добавят количеството към склада и трябва да са по-големи от нула. Корекция заменя бройката; историята запазва подписаната разлика, така че инвентаризация, откриваща 28 вместо 31, се появява като “-3 Adjustment”.

Как работи автоматизацията на склада

Settings → Library → Автоматизация на склада контролира какво правят фактурите с проследяваните продукти. Подсказката отгоре посочва двете твърди граници: засегнати са само проследявани продукти, а офертите никога не променят склада.

Настройки за автоматизация на склада в Invoice Flow с Enable stock automation включено, радио бутони Deduct stock, където е избрано When the invoice is sent, Return stock automatically включено, радио бутони If stock is insufficient, където е избрано Deduct and warn, и Include recurring invoices включено — Maya приспада при изпращане на фактурата и иска предупреждение, а не блокиране, когато партида не достига.

Настройка	Опции	По подразбиране	Какво прави
Enable stock automation	вкл. / изкл.	вкл.	Главен превключвател; когато е изключен, нищо по-долу не се показва или прилага.
Deduct stock	Когато фактурата е създадена / Когато фактурата е изпратена / Когато фактурата е платена	изпратена	Статусът, при който се приспадат проследяваните редове. “Изпратена” покрива и просрочени, и платени фактури.
Return stock automatically	вкл. / изкл.	вкл.	Добавя бройката обратно, когато фактура се отказва, изтрива или се връща под прага (например обратно в чернова).
If stock is insufficient	Allow negative stock / Deduct and warn / Don’t deduct below zero	allow	Какво се случва, когато ред изисква повече от наличното.
Include recurring invoices	вкл. / изкл.	вкл.	Дали фактурите, генерирани от повтарящи се графици, следват същите правила.

Механизмът се задейства при запис на фактура в редактора, при промяна на статуса ѝ на екрана с детайли, преди изтриване и когато повтарящ се график генерира фактура. Той сравнява вече записаното за тази фактура с това, което тя изисква сега, и записва само разликата. Записването на една и съща фактура пет пъти приспада веднъж; увеличаването на ред от 10 на 12 торбички приспада още 2; намаляването до 8 връща 4. Връщането на изпратена фактура в чернова при праг “изпратена” връща всичко. Приспаданията се появяват в историята като Sale с референция към фактурата, автоматичните връщания — като движение с тип “restock”.

При Deduct and warn, екранът с детайли показва “Insufficient stock for N product(s)” след промяна на статуса; редакторът прилага същото правило тихо. При Don’t deduct below zero продукт, който би отишъл под нула, се пропуска изцяло, а недостигът се отчита по същия начин. Allow negative stock просто позволява бройката да падне под нула, което се показва като Out of stock в червено.

Правила и подробности

Една библиотека, без валута. Продуктите се споделят от всички бизнес профили и съхраняват голо число като цена. Списъкът “Продукти и услуги” винаги отпечатва това число със знак за долар, екранът “Инвентар” го отпечатва във валутата на профила ви по подразбиране, а избраникът във фактурата — във валутата на фактурата. Никой от тях не конвертира сумата; ако фактурирате в повече от една валута, поддържайте цената в тази, която използвате най-често, и коригирайте реда.
Ограничение за Pro. Прегледът на списъка с продукти и екрана “Инвентар” е безплатен. Създаването на продукт, отварянето на продукт за редакция, Add Stock и иконата Stock action изискват Pro или активен пробен период; иначе се отваря екранът за абонамент.
Търсене. Списъкът с продукти съвпада само по фрагмент от името. Търсенето в “Инвентар” съвпада по име или SKU и игнорира регистъра.
Изтриване на продукт. Плъзнете наляво, потвърдете Delete в диалога “Delete Product” и продуктът изчезва заедно с цялата си история на склада. Редовете на фактури, създадени от него, запазват своя текст, количество и цена, така че старите документи не се засягат.
По-късна редакция на продукт. Промени в цена, мерна единица или данък засягат само редове, добавени от този момент нататък.
Нисък склад. Продукт се брои за нисък, когато количеството му е над нула, прагът му е над нула и количеството е на или под прага. Продукт без праг може да бъде само In stock или Out of stock, а лентата му използва 10 като placeholder за маркера. Картата на таблото Low Stock Alerts изброява до три проследявани продукта на или под прага си, включително тези на нула.
Оферти и отказани фактури. Само документи от тип фактура променят склада. Офертите и фактурите в статус Cancelled никога не приспадат.
Изключен превключвател за връщане. С изключен Return stock automatically, връщането на фактура назад или изтриването ѝ оставя склада недокоснат; бихте го коригирали с ръчно Return или Adjustment.

Съвети

Именувайте продуктите по начина, по който искате да бъдат отпечатани. Името е описанието на реда, полето за описание — не, така че "House Espresso Blend - 5 lb bag" казва на кафенето точно за какво плаща, докато вашите бележки за дегустация остават в описанието.

Създавайте продукти от фактурата, а не преди нея. Първия път, когато кафене поръча нещо ново, докоснете Create New Item в избора; той попада в библиотеката с цената, за която току-що сте се договорили. Отворете го по-късно в "Продукти и услуги", ако се нуждае от описание или данъчна ставка.

Ако експортирате бекъп и го възстановите на нов телефон, продуктите, SKU-тата, флаговете за проследяване и движенията на склада пътуват с него, така че историята на склада никога не е обвързана с едно устройство.

Свързани ръководства

Редакторът на фактури — редът от чипове, редовете, отстъпките и сумите.
Повтарящи се фактури — графици, които избират редове от същата библиотека с продукти.
Бекъп, експорт и импорт — какво съдържа файл за бекъп, включително продукти и склад.