Benutzerhandbuch

Produkte, Dienstleistungen und Lagerbestand

Baue eine Produktbibliothek mit Preisen und Einheiten auf, setze Artikel mit einem Tipp in Rechnungszeilen ein und lies Bestände und Automatisierungsregeln.

Aktualisiert: 2026-09-09

Ein Produkt in Invoice Flow ist eine gespeicherte Zeile: ein Name, eine optionale Beschreibung, ein Standardpreis, eine Einheit und ein Standardsteuersatz. Sobald es existiert, zieht jede Rechnung, jedes Angebot und jeder wiederkehrende Zeitplan es mit einem Tipp herein, und du passt nur die Menge an. Derselbe Datensatz ist der Anker für das Werkzeug Lagerbestand, das zählt, was du vorrätig hast, und für die Bestandsautomatisierung, die von diesem Bestand abzieht, wenn Rechnungen rausgehen.

Diese Anleitung folgt Kestrel Coffee Roasters in Portland, Oregon. Maya verkauft geröstete Bohnen in 5-lb-Beuteln an Cafés in der ganzen Stadt, dazu Cold-Brew-Konzentrat, einen regalfertigen 12-oz-Einzelhandelsbeutel und eine Handvoll Barista-Dienstleistungen. Oregon hat keine Umsatzsteuer, also bleiben ihre Steuersätze bei null; alles wird in US-Dollar abgerechnet.

Was du auf dem Bildschirm siehst

Die Produktbibliothek befindet sich im Tab Einstellungen (Settings). Scrolle zum Abschnitt Bibliothek (Library) und tippe auf Produkte & Dienstleistungen (Products & Services) (Untertitel „Produktbibliothek verwalten“). Die Liste ist nach Namen sortiert. Jede Zeile zeigt ein Kartonsymbol, den Produktnamen und darunter den Standardpreis, gefolgt von einem Schrägstrich und dem Einheitencode, zum Beispiel „$52.00 / item“. Hat ein Produkt einen Standardsteuersatz über null, fügt die Zeile einen Punkt und den Satz hinzu, etwa „• 20% tax“.

Die Lupe in der App-Leiste verwandelt den Titel in ein Feld Produkte suchen… (Search products…), das beim Tippen nach Namen filtert; dasselbe Symbol wird zu einem Kreuz, um es zu schließen. Wischen einer Zeile von rechts nach links legt einen roten Löschstreifen frei. Die runde Schaltfläche + unten rechts startet ein neues Produkt. Eine leere Bibliothek zeigt „Noch keine Produkte“ mit einer Schaltfläche Produkt hinzufügen (Add Product).

Zwei weitere Bildschirme arbeiten mit denselben Datensätzen. Der Tab Werkzeuge (Tools) hat eine Karte Lagerbestand (Inventory), die die Bestände für als verfolgt markierte Produkte öffnet, und der Abschnitt Bibliothek in den Einstellungen hat eine zweite Kachel, Bestandsautomatisierung (Stock automation) (Untertitel „Auto-adjust stock when invoicing“), die entscheidet, wann Rechnungen diese Bestände ändern. Beide werden weiter unten behandelt.

So fügst du ein Produkt hinzu oder bearbeitest es

1. Öffne Einstellungen, tippe auf Produkte & Dienstleistungen und dann auf +. Der Editor öffnet sich mit dem Titel Neues Produkt (New Product); ein Tipp auf eine vorhandene Zeile öffnet dasselbe Formular mit dem Titel Produkt bearbeiten (Edit Product) und ausgefüllten Werten.
2. Gib den Name * ein. Das ist das einzige Pflichtfeld und wird zur Beschreibung der Rechnungszeile. Schreibe die Packungsgröße in den Namen, wie in „Colombia Huila - 5 lb bag“, damit die Zeile auf dem PDF richtig lesbar ist.
3. Füge eine Beschreibung (Description) hinzu, wenn du eine Notiz für dich selbst möchtest. Sie wird nicht in Rechnungszeilen kopiert und nicht gedruckt; sie erscheint nur in diesem Editor.
4. Gib den Standardpreis * (Default Price *) ein. Das Feld beginnt bei 0.00 und akzeptiert Dezimalstellen; ein leerer oder nicht numerischer Wert blockiert das Speichern mit „Erforderlich“ oder „Ungültige Zahl“.
5. Wähle eine Einheit (Unit) aus dem Dropdown: item, hour, day, project oder service. Die Codes werden hier unverändert angezeigt; der Rechnungseditor und die Produktauswahl geben sie als Stk., Stunde, Tag, Projekt und Dienstleistung wieder. Das PDF druckt nur Menge und Preis, nicht die Einheit.
6. Setze Steuersatz (%) (Tax Rate (%)), wenn dieses Produkt normalerweise Steuer trägt. Lass ihn bei 0 für steuerfreie Waren; ein Wert, der keine Zahl ist, wird abgelehnt.
7. Tippe in der App-Leiste auf Speichern (Save). Die Zeile erscheint in der Liste an ihrer alphabetischen Position.

Wenn du nach einer Änderung auf Zurück tippst, fragt ein Dialog Ungespeicherte Änderungen (Unsaved Changes), ob du bleiben oder gehen möchtest; Gehen verwirft die Änderungen. Beachte, was das Formular nicht enthält: kein Feld für eine SKU, keinen Schalter zur Bestandsverfolgung, keine Menge und keine Schwelle für niedrigen Bestand. Das hat Folgen für das Werkzeug Lagerbestand, die unten erklärt werden.

So setzt du Produkte auf eine Rechnung

Der Rechnungseditor hat eine Chip-Reihe über den Positionen. Der erste Chip, Produkt / Dienstleistung (Product / Service), ist die Tür zu deiner Bibliothek.

1. Scrolle im Rechnungseditor zu Positionen (Line Items) und tippe auf Produkt / Dienstleistung.
2. Der Dialog Aus gespeicherten hinzufügen (Add from Saved) listet jedes Produkt nach Namen mit seinem Preis in der Rechnungswährung und seinem Einheitenwort. Scrolle, wenn die Liste lang ist; tippe auf eine Zeile, um sie hinzuzufügen.
3. Die neue Zeile kommt mit Menge 1, der Einheit, dem Preis und dem Steuersatz des Produkts und einem Link zurück zum Produktdatensatz. Ändere die Menge oder den Preis für diesen Kunden direkt in der Zeile; das Produkt selbst wird nicht verändert.
4. Wiederhole das für jedes Produkt. Jeder Tipp fügt eine separate Zeile hinzu, also tippe einmal und erhöhe die Menge, statt sechsmal zu tippen.

Wenn das Produkt noch nicht existiert, verwende die letzte Zeile der Auswahl:

1. Scrolle in Aus gespeicherten hinzufügen ganz nach unten und tippe auf Neuen Artikel anlegen (Create New Item).
2. Gib im Dialog Schnell hinzufügen (Quick Add Item) den Name * ein. Der Cursor steht bereits in diesem Feld.
3. Gib den Preis (Price) ein. Das Präfix zeigt das Währungssymbol der Rechnung, auf einer Euro-Rechnung siehst du hier also „€“.
4. Wähle Stk. (Piece), Stunde (Hour), Tag (Day), Projekt (Project) oder Dienstleistung (Service) aus dem Dropdown neben dem Preis.
5. Tippe auf Hinzufügen (Add). Das Produkt wird mit einem Steuersatz von 0 % in der Bibliothek gespeichert und erscheint als neue Zeile auf der Rechnung. Ein Tipp auf Hinzufügen mit leerem Namen bewirkt nichts; verwende Abbrechen (Cancel), um ohne Speichern zu schließen.

Der Editor für wiederkehrende Zeitpläne verwendet dieselbe Auswahl und fügt bei verfolgten Produkten den Bestand hinzu. Mit Benutzerdefiniert (Custom) hinzugefügte Zeilen behalten keinen Link zur Bibliothek.

So liest du den Bildschirm Lagerbestand

Öffne den Tab Werkzeuge und tippe auf Lagerbestand. Der Bildschirm listet nur Produkte, deren Verfolgungsmarkierung eingeschaltet ist, und zeigt oben drei Übersichtskarten: Erfasst (Tracked) (wie viele Produkte gezählt werden), Wenig Bestand (Low Stock) (gelb, mit einem kleinen Badge, wenn die Zahl über null ist) und Leer (Out) (rot, Badge bei über null). Ein Tipp auf die Karte Wenig Bestand oder Leer filtert die Liste auf diese Produkte; ein erneuter Tipp auf dieselbe Karte kehrt zu allen zurück. Die Lupe sucht nach Name oder SKU.

Jede Karte zeigt den Namen, eine Zeile „SKU:“, wenn ein Code gespeichert ist, eine grün, gelb oder rot gefärbte Marke mit Menge und Einheit, ein kleines eingekreistes Plus mit dem Tooltip Bestandsaktion (Stock action), einen dünnen Balken von Rot nach Grün mit einer Markierung an der Schwelle für niedrigen Bestand und einem Punkt beim aktuellen Stand sowie eine untere Zeile mit dem Preis und dem Statustext Auf Lager (In stock), Geringer Bestand (Low stock) oder Nicht auf Lager (Out of stock). Der Balken reicht von null bis zum Doppelten der Schwelle.

Tippe auf eine Karte, um ihren Buchungsverlauf (Transaction History) aufzuklappen. Bewegungen werden neueste zuerst aufgelistet: ein grüner Pfeil nach unten mit positiver Zahl für einen Einkauf, ein roter Pfeil nach oben mit negativer Zahl für einen Verkauf, ein blauer Doppelpfeil für eine Korrektur und ein orangefarbener Rückgängig-Pfeil für eine Rückgabe. Die zweite Zeile nennt die Quelle: Invoice # gefolgt von einer Nummer, oder Manuell (Manual) für Bewegungen, die du von Hand erfasst hast. Ein Notizsymbol erscheint, wenn eine Notiz gespeichert wurde; halte es lange gedrückt, um den Text zu lesen. Nach zwanzig Zeilen endet die Liste mit „…und N weitere“.

So erfasst du Bestand von Hand

Wenn Produkte verfolgt werden, erfassen die Schaltfläche Bestand hinzufügen (Add Stock) und das Symbol Bestandsaktion auf jeder Karte Bewegungen ohne Rechnung.

1. Tippe unten rechts auf Bestand hinzufügen und wähle dann das Produkt im Dialog Produkt auswählen (Select Product) (Zeilen lauten „Name (SKU)“). Ein Tipp auf das eingekreiste Plus einer Karte überspringt diesen Schritt.
2. Wähle im Dialog mit dem Produktnamen als Titel Einkauf / Wareneingang (Purchase / Receive) für eingehende Waren, Korrektur (Adjustment), um den Bestand nach einer Inventur zu überschreiben, oder Rückgabe (Return) für Waren, die ein Kunde zurückgeschickt hat.
3. Der nächste Dialog trägt den Titel Einkauf — , Korrektur — oder Rückgabe — plus Produktname und zeigt „Aktueller Bestand“ mit der Einheit. Gib die Menge (Quantity) ein; bei einer Korrektur heißt das Feld Neue Menge (New quantity), und du gibst die gezählte Gesamtmenge ein, nicht die Differenz.
4. Schreibe optional eine Notiz in Notizen (optional) (Notes (optional)), etwa die Röstcharge oder den Grund der Rückgabe.
5. Tippe auf Speichern. Eine Snackbar zeigt „Bestand aktualisiert:“ gefolgt von der neuen Menge, und Karte, Marke und Übersichtskarten aktualisieren sich.

Einkäufe und Rückgaben addieren die Menge zum Bestand und müssen größer als null sein. Eine Korrektur ersetzt den Bestand; der Verlauf speichert die vorzeichenbehaftete Differenz, sodass eine Inventur, die 28 statt 31 findet, als „-3 Korrektur“ erscheint.

So funktioniert die Bestandsautomatisierung

Einstellungen → Bibliothek → Bestandsautomatisierung steuert, was Rechnungen mit verfolgten Produkten tun. Der Hinweis oben nennt die zwei harten Grenzen: Nur verfolgte Produkte sind betroffen, und Angebote ändern nie den Bestand.

Die Engine läuft, wenn du eine Rechnung im Editor speicherst, wenn du ihren Status auf dem Detailbildschirm änderst, vor einem Löschen und wenn ein wiederkehrender Zeitplan eine Rechnung erzeugt. Sie vergleicht, was für diese Rechnung bereits erfasst wurde, mit dem, was die Rechnung jetzt erfordert, und schreibt nur die Differenz. Dieselbe Rechnung fünfmal zu speichern zieht einmal ab; eine Zeile von 10 auf 12 Beutel zu erhöhen zieht 2 weitere ab; sie auf 8 zu kürzen bucht 4 zurück; eine versendete Rechnung mit Auslöser „versendet“ zurück zum Entwurf zu setzen bucht alles zurück. Abzüge erscheinen im Verlauf als Verkauf mit der Rechnungsreferenz, automatische Rückbuchungen als Bewegung vom Typ „restock“.

Mit Abziehen und warnen zeigt der Detailbildschirm nach der Statusänderung „Unzureichender Bestand für N Produkt(e)“; der Editor wendet dieselbe Regel stillschweigend an. Mit Nicht unter null abziehen wird ein Produkt, das negativ würde, komplett übersprungen, und der Fehlbestand wird auf dieselbe Weise gemeldet. Negativen Bestand erlauben lässt den Bestand einfach unter null gehen, was als Nicht auf Lager in Rot angezeigt wird.

Regeln und Details

• Eine Bibliothek, keine Währung. Produkte werden von allen Geschäftsprofilen geteilt und speichern eine nackte Zahl als Preis. Die Liste Produkte & Dienstleistungen gibt diese Zahl immer mit Dollarzeichen aus, der Bildschirm Lagerbestand in der Währung deines Standardprofils und die Rechnungsauswahl in der Rechnungswährung. Keiner von ihnen rechnet den Betrag um; wenn du in mehr als einer Währung abrechnest, halte den Preis in der, die du am meisten verwendest, und passe die Zeile an.
• Pro-Beschränkung. Die Produktliste und den Bildschirm Lagerbestand anzusehen ist kostenlos. Ein Produkt erstellen, ein Produkt zum Bearbeiten öffnen, Bestand hinzufügen und das Symbol Bestandsaktion erfordern Pro oder eine aktive Testphase; andernfalls öffnet sich die Bezahlschranke.
• Suche. Die Produktliste findet nur ein Fragment des Namens. Die Suche im Lagerbestand findet Name oder SKU und ignoriert Groß-/Kleinschreibung.
• Ein Produkt löschen. Wische nach links, bestätige Löschen (Delete) im Dialog „Produkt löschen“ (Delete Product), und das Produkt verschwindet zusammen mit seinem gesamten Bestandsverlauf. Rechnungszeilen, die daraus erstellt wurden, behalten Text, Menge und Preis, sodass alte Dokumente unberührt bleiben.
• Ein Produkt später bearbeiten. Änderungen an Preis, Einheit oder Steuer wirken nur auf ab jetzt hinzugefügte Zeilen.
• Niedriger Bestand. Ein Produkt gilt als niedrig, wenn seine Menge über null ist, seine Schwelle über null ist und die Menge auf oder unter der Schwelle liegt. Ein Produkt ohne Schwelle kann nur Auf Lager oder Nicht auf Lager sein, und sein Balken verwendet 10 als Platzhalter für die Markierung. Die Karte Niedriger Bestand (Low Stock Alerts) des Dashboards listet bis zu drei verfolgte Produkte auf oder unter ihrer Schwelle, einschließlich derer bei null.
• Angebote und stornierte Rechnungen. Nur Dokumente vom Typ Rechnung ändern den Bestand. Angebote und Rechnungen im Status Storniert ziehen nie ab.
• Rückbuchungsschalter aus. Mit ausgeschaltetem Bestand automatisch zurückbuchen lässt das Zurücksetzen oder Löschen einer Rechnung den Bestand unberührt; du würdest ihn mit einer manuellen Rückgabe oder Korrektur berichtigen.

Tipps

Verwandte Anleitungen

• Der Rechnungseditor — die Chip-Reihe, Positionen, Rabatte und Summen.
• Wiederkehrende Rechnungen — Zeitpläne, die Zeilen aus derselben Produktbibliothek ziehen.
• Backup, Export und Import — was eine Backup-Datei enthält, einschließlich Produkten und Bestand.