Mwongozo wa mtumiaji

Bidhaa, huduma na hesabu ya bidhaa ghalani

Jenga maktaba ya bidhaa yenye bei chaguomsingi na vipimo, ongeza bidhaa zilizohifadhiwa kwenye mistari ya ankara kwa mguso mmoja, na soma viwango vya hisa na sheria za kiotomatiki za hisa.

Imesasishwa: 2026-09-09

Bidhaa katika Invoice Flow ni mstari uliohifadhiwa: jina, maelezo ya hiari, bei chaguomsingi, kipimo na kiwango cha kodi chaguomsingi. Mara ikishaundwa, kila ankara, makadirio au ratiba inayojirudia huichukua kwa mguso mmoja na wewe hurekebisha tu wingi. Rekodi hiyo hiyo ndiyo nanga ya zana ya Bidhaa Ghalani, inayohesabu ulichonacho, na ya sheria za kiotomatiki za hisa, zinazopunguza hesabu hiyo wakati ankara zinapotumwa.

Mwongozo huu unafuata Kestrel Coffee Roasters huko Portland, Oregon. Maya anauza maharage ya kahawa yaliyokaangwa katika mifuko ya pauni 5 kwa mikahawa katika jiji lote, pamoja na mkusanyiko wa cold brew, mfuko wa rejareja wa aunsi 12 uliopo tayari na huduma chache za mtengeneza kahawa. Oregon haina kodi ya mauzo, hivyo viwango vyake vya kodi vinabaki sifuri; kila kitu kinatozwa kwa dola za Marekani.

Unachokiona kwenye skrini

Maktaba ya bidhaa iko chini ya kichupo cha Mipangilio. Sogeza hadi sehemu ya Library na gusa Bidhaa na Huduma (kichwa kidogo “Manage your product library”). Orodha imepangwa kwa jina. Kila mstari unaonyesha aikoni ya sanduku, jina la bidhaa na, chini yake, bei chaguomsingi ikifuatiwa na mstari mfupi wa mgawanyiko na msimbo wa kipimo, kwa mfano “$52.00 / item”. Bidhaa inapokuwa na kiwango cha kodi chaguomsingi zaidi ya sifuri, mstari huongeza nukta na kiwango hicho, kama ”• 20% tax”.

Kioo cha kukuza katika upau wa juu hubadilisha kichwa kuwa uga wa Search products… unaochuja kwa jina unapoandika; aikoni hiyo hiyo hubadilika kuwa msalaba wa kuufunga. Kutelezesha mstari kutoka kulia kwenda kushoto kunafunua ukanda mwekundu wa kufuta. Kitufe cha duara cha + chini kulia huanzisha bidhaa mpya. Maktaba tupu inaonyesha “No products yet” pamoja na kitufe cha Add Product.

Skrini ya Bidhaa na Huduma ya programu ya Invoice Flow ikiorodhesha bidhaa tisa za kikaanga cha kahawa kama vile mafunzo ya mtengeneza kahawa kwa 150.00 kwa saa, Colombia Huila mfuko wa pauni 5 kwa 58.00 kwa kipande na uunganishaji wa jumla kwa 250.00 kwa mradi, kila moja ikiwa na aikoni ya sanduku na alama ya mshale, pamoja na kitufe cha kuongeza — Maktaba ya Maya: maharage kwa mfuko, cold brew kwa galoni, mafunzo kwa saa na uunganishaji kwa mradi.

Skrini nyingine mbili hufanya kazi na rekodi hizo hizo. Kichupo cha Zana kina kadi ya Bidhaa Ghalani (Inventory) inayofungua viwango vya hisa kwa bidhaa zilizowekwa alama ya kufuatiliwa, na sehemu ya Library katika Mipangilio ina kigae cha pili, Stock automation (kichwa kidogo “Auto-adjust stock when invoicing”), kinachoamua ni lini ankara zinabadilisha viwango hivyo. Vyote viwili vinaelezwa zaidi hapa chini.

Jinsi ya kuongeza au kuhariri bidhaa

Fungua Mipangilio, gusa Bidhaa na Huduma, kisha gusa +. Kihariri kinafunguka na kichwa New Product; kugusa mstari uliopo kunafungua fomu ile ile yenye kichwa Edit Product na thamani zake zikiwa zimejazwa.
Andika Jina * (Name). Huu ndio uga pekee unaohitajika na unakuwa maelezo ya mstari wa ankara. Weka ukubwa wa pakiti katika jina, kama "Colombia Huila - 5 lb bag", ili mstari usomeke sawasawa kwenye PDF.
Ongeza Maelezo (Description) ikiwa unataka dokezo kwa ajili yako mwenyewe. Halinakiliwi kwenye mistari ya ankara wala kuchapishwa; linaonekana tu katika kihariri hiki.
Ingiza Bei Chaguomsingi * (Default Price). Uga huanza kwa 0.00 na hukubali desimali; thamani tupu au isiyo ya nambari huzuia kuhifadhi kwa "Required" au "Invalid number".
Chagua Kipimo (Unit) kutoka kwenye orodha teuzi: item, hour, day, project au service. Misimbo hii inaonyeshwa kama ilivyo hapa; kihariri cha ankara na kichagua bidhaa huionyesha kama Piece, Hour, Day, Project na Service. PDF huchapisha wingi na bei tu, si kipimo.
Weka Kiwango cha Kodi (%) (Tax Rate) ikiwa bidhaa hii kwa kawaida hubeba kodi. Iache kwa 0 kwa bidhaa zisizo na kodi; thamani isiyo ya nambari inakataliwa.
Gusa Hifadhi (Save) kwenye upau wa juu. Mstari utaonekana kwenye orodha katika nafasi yake ya alfabeti.

Skrini ya Edit Product ya programu ya Invoice Flow kwa Ethiopia Yirgacheffe - mfuko wa pauni 5 yenye Maelezo yasomayo Washed, light roast. Floral, lemon, black tea., Bei Chaguomsingi 68.00, Kipimo item na Kiwango cha Kodi 0.0, ikiwa na kitufe cha Hifadhi kwenye upau wa juu — Fomu nzima ya bidhaa: jina, maelezo, bei, kipimo na kiwango cha kodi. Hakuna sehemu za hisa hapa.

Ukigusa Rudi baada ya kubadilisha kitu chochote, kidirisha cha Unsaved Changes kinauliza kama ubaki au uondoke; kuondoka kunapoteza mabadiliko. Angalia fomu haina nini: hakuna uga wa SKU, hakuna kitufe cha kuwasha ufuatiliaji wa hisa, hakuna wingi na hakuna kiwango cha chini cha hisa. Hilo lina athari kwa zana ya Bidhaa Ghalani, kama inavyoelezwa hapa chini.

Jinsi ya kuweka bidhaa kwenye ankara

Kihariri cha ankara kina mstari wa vichupo juu ya mistari ya bidhaa. Kichupo cha kwanza, Bidhaa / Huduma (Product / Service), ndicho mlango wa maktaba yako.

Katika kihariri cha ankara, sogeza hadi Mistari ya Bidhaa (Line Items) na gusa Bidhaa / Huduma.
Kidirisha cha Add from Saved kinaorodhesha kila bidhaa kwa jina pamoja na bei yake katika sarafu ya ankara na neno lake la kipimo. Sogeza ikiwa orodha ni ndefu; gusa mstari ili kuuongeza.
Mstari mpya unafika ukiwa na wingi 1, kipimo cha bidhaa, bei na kiwango cha kodi, pamoja na kiungo cha kurejea kwenye rekodi ya bidhaa. Badilisha wingi, au bei kwa mteja huyu, moja kwa moja kwenye mstari; bidhaa yenyewe haibadilishwi.
Rudia kwa kila bidhaa. Kila mguso huongeza mstari mpya, hivyo gusa mara moja kisha ongeza wingi badala ya kugusa mara sita.

Kidirisha cha Add from Saved cha programu ya Invoice Flow juu ya ankara mpya kikiorodhesha Colombia Huila - mfuko wa pauni 5 $58.00 / Piece, Decaf Swiss Water, ukaguzi wa mashine ya espresso $95.00 / Service, Ethiopia Yirgacheffe, House Espresso Blend, mfuko wa rejareja aunsi 12 na uunganishaji wa jumla - usanidi wa baa ya kutengeneza $250.00 / Project, pamoja na mstari wa Create New Item chini — Bei katika kidirisha zinaonyeshwa kwa sarafu ya ankara; mstari wa mwisho unaunda bidhaa papo hapo.

Kidirisha cha Quick Add Item cha programu ya Invoice Flow juu ya kihariri cha ankara na Jina limewekwa Guatemala Antigua - mfuko wa pauni 5, Bei 64.00 na alama ya dola mbele yake, orodha teuzi ya kipimo ikionyesha Piece, na vitufe vya Cancel na Add — Quick Add huhifadhi bidhaa mpya kwenye maktaba na kuiongeza kama mstari kwa hatua moja.

Bidhaa isipokuwepo bado, tumia mstari wa mwisho wa kidirisha:

Katika Add from Saved, sogeza hadi chini na gusa Create New Item.
Katika kidirisha cha Quick Add Item, andika Jina * (Name). Kishale tayari kiko kwenye uga huu.
Ingiza Bei (Price). Alama ya mbele inaonyesha ishara ya sarafu ya ankara, hivyo kwenye ankara ya euro utaona "€" hapa.
Chagua Piece, Hour, Day, Project au Service kutoka orodha teuzi karibu na bei.
Gusa Add. Bidhaa inahifadhiwa kwenye maktaba na kiwango cha kodi cha 0% na inaonekana kama mstari mpya kwenye ankara. Kugusa Add ukiwa na jina tupu hakufanyi lolote; tumia Cancel kufunga bila kuhifadhi.

Kihariri cha ratiba inayojirudia kinatumia kidirisha kile kile na kuongeza hesabu ya hisa kwa bidhaa zilizofuatiliwa. Mistari iliyoongezwa kwa Custom haibaki na kiungo kwenye maktaba.

Jinsi ya kusoma skrini ya Bidhaa Ghalani

Fungua kichupo cha Zana na gusa Bidhaa Ghalani. Skrini huorodhesha bidhaa ambazo alama yake ya kufuatiliwa imewashwa pekee na kuonyesha kadi tatu za muhtasari juu: Tracked (idadi ya bidhaa zinazohesabiwa), Low Stock (rangi ya amber, ikiwa na alama ndogo hisa inapokuwa juu ya sifuri) na Out (nyekundu, alama juu ya sifuri). Kugusa kadi ya Low Stock au Out kunachuja orodha kwa bidhaa hizo; kugusa kadi hiyo hiyo tena kunarudisha zote. Kioo cha kukuza kinatafuta kwa jina au SKU.

Skrini ya Bidhaa Ghalani ya programu ya Invoice Flow yenye kadi zisemazo 6 Tracked, 2 Low Stock na 1 Out, na kadi za bidhaa za Cold Brew Concentrate kipande 9 hisa ndogo, Colombia Huila kipande 6 hisa ndogo, Decaf Swiss Water kipande 0 imekwisha, Ethiopia Yirgacheffe kipande 14, House Espresso Blend kipande 31 na mfuko wa rejareja aunsi 12 kipande 48, kila moja ikiwa na mstari wa SKU, upau wa rangi wa hisa na bei, pamoja na kitufe cha Add Stock — Bidhaa sita zinazofuatiliwa; rangi ya kidonge na nukta kwenye upau wa gradient hukuambia kwa haraka zipi zinahitaji kukaangwa.

Kila kadi inaonyesha jina, mstari wa “SKU:” wakati msimbo umehifadhiwa, kidonge chenye wingi na kipimo kilichopakwa rangi ya kijani, amber au nyekundu, ishara ndogo ya duara ya kuongeza yenye maelezo ya kidokezo Stock action, upau mwembamba wa nyekundu-hadi-kijani wenye alama ya kiwango cha chini cha hisa na nukta ya kiwango cha sasa, na mstari wa chini wenye bei na maandishi ya hali In stock, Low stock au Out of stock. Upau unaanzia sifuri hadi mara mbili ya kiwango cha chini.

Gusa kadi ili kufungua Transaction History yake. Miondoko inaorodheshwa mpya kwanza: mshale wa kijani unaoshuka wenye nambari chanya kwa ununuzi, mshale mwekundu unaopanda wenye nambari hasi kwa mauzo, mshale wa bluu wa pande mbili kwa marekebisho na mshale wa machungwa wa kutendua kwa marejesho. Mstari wa pili unataja chanzo: Invoice # ikifuatiwa na nambari, au Manual kwa miondoko uliyoirekodi kwa mkono. Aikoni ya dokezo inaonekana wakati dokezo lilihifadhiwa; ibonyeze kwa muda mrefu ili kusoma maandishi. Baada ya mistari ishirini orodha inamalizika kwa “…and N more”.

Skrini ya Bidhaa Ghalani ya programu ya Invoice Flow yenye kadi ya House Espresso Blend - mfuko wa pauni 5 iliyofunguliwa hadi Transaction History ikionyesha Return +3 Manual tarehe 05.09, Sale -20 Invoice #216 tarehe 04.09, Sale -12 Invoice #214 tarehe 02.09 na Purchase +60 Manual tarehe 01.09 — Kundi la kukaanga lililoingia, ankara mbili za jumla zilizotoka na marejesho ya mifuko iliyoraruka: miondoko minne inayounda vipande 31 vilivyopo.

Kihariri cha bidhaa hakina njia ya kuwasha ufuatiliaji, hivyo bidhaa unazounda ndani ya programu haziwahi kuonekana kwenye skrini hii; inaonyesha "No tracked products" na "Enable inventory tracking on products". Katika toleo la sasa, alama ya ufuatiliaji, SKU, wingi na kiwango cha chini vinafika tu kupitia nakala rudufu iliyorejeshwa ambayo tayari inavyo. Hadi kihariri cha sehemu hizi kitolewe, chukulia Bidhaa Ghalani na sheria za kiotomatiki za hisa kama vipengele unavyoweza kusoma kuvihusu hapa lakini hutaviona vikiwa na data.

Jinsi ya kurekodi hisa kwa mkono

Bidhaa zinapofuatiliwa, kitufe cha Add Stock na aikoni ya Stock action ya kila kadi hurekodi miondoko bila ankara.

Gusa Add Stock chini kulia, kisha chagua bidhaa katika kidirisha cha Select Product (mistari inasoma "name (SKU)"). Kugusa ishara ya duara ya kuongeza kwenye kadi kunaruka hatua hii.
Katika kidirisha kilicho na kichwa cha jina la bidhaa chagua Purchase / Receive kwa bidhaa zinazoingia, Adjustment kuandika upya hesabu baada ya kuhesabu hisa, au Return kwa bidhaa alizozirejesha mteja.
Kidirisha kinachofuata kina kichwa Purchase — , Adjustment — au Return — pamoja na jina la bidhaa na kinaonyesha "Current stock" pamoja na kipimo. Ingiza Quantity; kwa marekebisho uga unaitwa New quantity na unaandika jumla uliyohesabu, si tofauti.
Hiari, andika dokezo katika Notes (optional), kama kundi la kukaanga au sababu ya marejesho.
Gusa Hifadhi (Save). Ujumbe mfupi wa chini unasoma "Stock updated:" ukifuatiwa na wingi mpya, na kadi, kidonge na kadi za muhtasari zinasasishwa upya.

Kidirisha cha programu ya Invoice Flow chenye kichwa Purchase — Colombia Huila - mfuko wa pauni 5 kikionyesha Current stock: 6 item, uga wa Quantity wenye 24 na kiambishi item, uga wa Notes usomao Roast batch 0909, na vitufe vya Cancel na Save — Kupokea kundi la kukaanga: vipande 24 juu ya vile 6 vilivyobaki vinarudisha Colombia Huila juu ya kiwango chake cha chini cha 10.

Ununuzi na marejesho huongeza wingi kwenye hisa na lazima uwe zaidi ya sifuri. Marekebisho hubadilisha hesabu; historia inahifadhi tofauti yenye alama, hivyo uhesabu wa hisa unaopata 28 badala ya 31 unaonekana kama “-3 Adjustment”.

Jinsi sheria za kiotomatiki za hisa zinavyofanya kazi

Mipangilio → Library → Stock automation inadhibiti kile ankara zinachofanya kwa bidhaa zilizofuatiliwa. Dokezo la juu linaeleza vikwazo viwili vikuu: bidhaa zilizofuatiliwa pekee ndizo zinazoathiriwa, na makadirio hayabadilishi hisa kamwe.

Mipangilio ya Stock automation ya programu ya Invoice Flow yenye Enable stock automation imewashwa, chaguo za Deduct stock ambapo When the invoice is sent limechaguliwa, Return stock automatically imewashwa, chaguo za If stock is insufficient ambapo Deduct and warn limechaguliwa, na Include recurring invoices imewashwa — Maya anapunguza hisa wakati ankara inapotumwa na anataka onyo, si kizuizi, wakati kukaanga kunapungua.

Mpangilio	Chaguo	Chaguomsingi	Inachofanya
Enable stock automation	washa / zima	washa	Kitufe kikuu; kikiwa kimezimwa hakuna kilicho hapa chini kinachoonyeshwa au kutumika.
Deduct stock	When the invoice is created / When the invoice is sent / When the invoice is paid	sent	Hali ambayo mistari iliyofuatiliwa hupunguzwa. “Sent” pia inajumuisha ankara zilizochelewa na zilizolipwa.
Return stock automatically	washa / zima	washa	Inarudisha wingi wakati ankara imefutwa, kufutiliwa mbali au kurudishwa nyuma chini ya kigezo cha kuanzisha (kwa mfano kurudishwa kuwa rasimu).
If stock is insufficient	Allow negative stock / Deduct and warn / Don’t deduct below zero	allow	Kinachotokea wakati mstari unaomba zaidi ya kilichopo.
Include recurring invoices	washa / zima	washa	Kama ankara zinazozalishwa na ratiba zinazojirudia zinafuata sheria zile zile.

Injini hufanya kazi unapohifadhi ankara katika kihariri, unapobadilisha hali yake kwenye skrini ya maelezo, kabla ya kufuta, na wakati ratiba inayojirudia inapozalisha ankara. Inalinganisha kilichokwisha rekodiwa kwa ankara hiyo na kile ankara inachohitaji sasa na kuandika tu tofauti. Kuhifadhi ankara ile ile mara tano hupunguza mara moja; kupandisha mstari kutoka 10 hadi 12 vipande hupunguza vipande 2 zaidi; kupunguza hadi 8 hurudisha vipande 4. Kurudisha ankara iliyotumwa kuwa rasimu ikiwa kigezo ni “sent” hurudisha kila kitu. Upunguzaji unaonekana kwenye historia kama Sale pamoja na rejeleo la ankara, marejesho ya kiotomatiki kama mondoko wa aina “restock”.

Kwa Deduct and warn, skrini ya maelezo inaonyesha “Insufficient stock for N product(s)” baada ya mabadiliko ya hali; kihariri hutumia sheria hiyo hiyo kimya kimya. Kwa Don’t deduct below zero, bidhaa ambayo ingekuwa hasi inarukwa kabisa, na upungufu unaripotiwa vivyo hivyo. Allow negative stock huruhusu tu hesabu kwenda chini ya sifuri, ambayo inaonekana kama Out of stock kwa rangi nyekundu.

Kanuni na maelezo zaidi

Maktaba moja, hakuna sarafu. Bidhaa zinashirikiwa na wasifu wote wa biashara na huhifadhi nambari tupu kama bei. Orodha ya Bidhaa na Huduma daima huchapisha nambari hiyo na alama ya dola, skrini ya Bidhaa Ghalani huichapisha kwa sarafu ya wasifu wako chaguomsingi, na kichagua bidhaa cha ankara huichapisha kwa sarafu ya ankara. Hakuna hata mmoja anayebadilisha thamani; ukitoza kwa sarafu zaidi ya moja, weka bei kwa ile unayotumia zaidi na urekebishe mstari.
Vizuizi vya Pro. Kutazama orodha ya bidhaa na skrini ya Bidhaa Ghalani ni bure. Kuunda bidhaa, kufungua bidhaa kuhariri, Add Stock na aikoni ya Stock action zinahitaji Pro au majaribio yanayoendelea; vinginevyo ukuta wa malipo unafunguka.
Utafutaji. Orodha ya bidhaa inalingana na kipande cha jina pekee. Utafutaji wa Bidhaa Ghalani unalingana na jina au SKU na haujali herufi kubwa/ndogo.
Kufuta bidhaa. Telezesha kushoto, thibitisha Delete katika kidirisha cha “Delete Product”, na bidhaa inafutwa pamoja na historia yake yote ya hisa. Mistari ya ankara iliyoundwa kutoka kwake inabaki na maandishi, wingi na bei yake, hivyo hati za zamani hazibadiliki.
Kuhariri bidhaa baadaye. Mabadiliko ya bei, kipimo au kodi yanaathiri tu mistari itakayoongezwa kuanzia sasa.
Hisa ndogo. Bidhaa inahesabiwa kuwa ndogo pale wingi wake ukiwa juu ya sifuri, kiwango chake cha chini kikiwa juu ya sifuri na wingi ukiwa sawa au chini ya kiwango hicho. Bidhaa isiyo na kiwango cha chini inaweza tu kuwa In stock au Out of stock, na upau wake unatumia 10 kama nafasi ya alama. Kadi ya Low Stock Alerts kwenye dashibodi inaorodhesha hadi bidhaa tatu zilizofuatiliwa zilizo sawa au chini ya kiwango chao cha chini, ikiwemo zile za sifuri.
Makadirio na ankara zilizofutwa. Hati za aina ankara pekee ndizo zinazobadilisha hisa. Makadirio, na ankara zilizo katika hali ya Cancelled, hazipunguzi kamwe.
Kitufe cha Restock kimezimwa. Ikiwa Return stock automatically imezimwa, kusogeza ankara nyuma au kuifuta hakuguusi hisa; ungeirekebisha kwa Return au Adjustment kwa mkono.

Vidokezo

Taja bidhaa jinsi unavyotaka zichapishwe. Jina ndilo maelezo ya mstari, uga wa maelezo si hivyo, hivyo "House Espresso Blend - 5 lb bag" inamwambia mkahawa hasa analicho lipia wakati maelezo yako ya kuonja yanabaki kwenye maelezo.

Unda bidhaa kutoka kwa ankara, si kabla. Wakati mkahawa anaagiza kitu kipya kwa mara ya kwanza, gusa Create New Item ndani ya kidirisha; itaingia kwenye maktaba na bei uliyokubaliana nayo tu. Ifungue baadaye kwenye Bidhaa na Huduma ikiwa inahitaji maelezo au kiwango cha kodi.

Ukisafirisha nakala rudufu na kuirejesha kwenye simu mpya, bidhaa, SKU, alama za ufuatiliaji na miondoko ya hisa husafiri pamoja nayo, hivyo historia ya hisa haifungamani na kifaa kimoja pekee.

Miongozo inayohusiana

Kihariri cha ankara — mstari wa vichupo, mistari ya bidhaa, punguzo na jumla.
Ankara zinazojirudia — ratiba zinazochukua mistari kutoka maktaba hiyo hiyo ya bidhaa.
Nakala rudufu, kusafirisha na kuagiza — kile faili la nakala rudufu linalobeba, ikiwemo bidhaa na hisa.