Käyttöopas

Tuotteet, palvelut ja varasto

Rakenna tuotekirjasto hintoineen ja yksiköineen, pudota nimikkeet laskuriveille yhdellä napautuksella ja lue varastosaldot ja automaatiosäännöt.

Päivitetty: 2026-09-09

Tuote on Invoice Flow’ssa tallennettu rivi: nimi, valinnainen kuvaus, oletushinta, yksikkö ja oletusverokanta. Kun se on olemassa, jokainen lasku, tarjous tai toistuva aikataulu vetää sen mukaan yhdellä napautuksella ja sinä säädät vain määrän. Sama tietue on ankkuri myös Varasto-työkalulle, joka laskee mitä sinulla on hyllyssä, ja varastoautomaatiolle, joka vähentää tuosta luvusta, kun laskut lähtevät.

Tämä opas seuraa Kestrel Coffee Roastersia Portlandissa Oregonissa. Maya myy paahdettuja papuja 5 lb:n pusseissa kahviloille ympäri kaupunkia, lisäksi kylmäuutetiivistettä, hyllyvalmiin 12 oz:n vähittäispussin ja kourallisen baristapalveluita. Oregonissa ei ole myyntiveroa, joten hänen verokantansa pysyvät nollassa; kaikki laskutetaan Yhdysvaltain dollareissa.

Mitä näet ruudulla

Tuotekirjasto sijaitsee Asetukset-välilehdellä. Vieritä Kirjasto-osioon ja napauta Tuotteet ja palvelut (Products & Services, alaotsikko “Hallitse tuotekirjastoasi”). Lista on lajiteltu nimen mukaan. Kussakin rivissä on laatikkokuvake, tuotteen nimi ja sen alla oletushinta, kauttaviiva ja yksikkökoodi, esimerkiksi “$52.00 / item”. Kun tuotteella on nollaa suurempi oletusverokanta, riviin lisätään luetelmapiste ja kanta, kuten ”• 20% tax”.

Sovelluspalkin suurennuslasi muuttaa otsikon Etsi tuotteita… -kentäksi, joka suodattaa nimen perusteella sitä mukaa kun kirjoitat; sama kuvake muuttuu rastiksi, jolla kentän voi sulkea. Rivin pyyhkäisy oikealta vasemmalle paljastaa punaisen poistokaistaleen. Oikean alakulman pyöreä +-painike aloittaa uuden tuotteen. Tyhjässä kirjastossa lukee “Ei vielä tuotteita” ja siinä on Lisää tuote -painike.

Kaksi muuta näkymää käyttää samoja tietueita. Työkalut-välilehdellä on Varasto-kortti, joka avaa varastosaldot seurattaviksi merkityille tuotteille, ja Asetusten Kirjasto-osiossa on toinen ruutu, Varastoautomaatio (Stock automation, alaotsikko “Säädä varastoa automaattisesti laskutettaessa”), joka päättää milloin laskut muuttavat noita saldoja. Molemmat käsitellään alempana.

Miten tuote lisätään tai sitä muokataan

1. Avaa Asetukset, napauta Tuotteet ja palvelut ja napauta sitten +. Muokkain avautuu otsikolla Uusi tuote; olemassa olevan rivin napauttaminen avaa saman lomakkeen otsikolla Muokkaa tuotetta arvot täytettyinä.
2. Kirjoita Nimi. Tämä on ainoa pakollinen kenttä, ja siitä tulee laskurivin kuvaus. Laita pakkauskoko nimeen, kuten "Colombia Huila - 5 lb bag", jotta rivi lukeutuu oikein PDF:llä.
3. Lisää Kuvaus, jos haluat muistiinpanon itsellesi. Sitä ei kopioida laskuriveille eikä se tulostu; se näkyy vain tässä muokkaimessa.
4. Syötä Oletushinta. Kenttä alkaa arvosta 0.00 ja hyväksyy desimaaleja; tyhjä tai ei-numeerinen arvo estää tallennuksen viestillä "Pakollinen" tai "Virheellinen luku".
5. Valitse Yksikkö pudotusvalikosta: item, hour, day, project tai service. Koodit näytetään tässä sellaisinaan; laskumuokkain ja tuotevalitsin näyttävät ne muodossa Kpl, Tunti, Päivä, Projekti ja Palvelu. PDF tulostaa vain määrän ja hinnan, ei yksikköä.
6. Aseta ALV-kanta (%), jos tuotteessa on normaalisti veroa. Jätä se nollaan verottomille tuotteille; arvo, joka ei ole luku, hylätään.
7. Napauta Tallenna sovelluspalkissa. Rivi ilmestyy listaan aakkosjärjestyksen mukaiselle paikalleen.

Jos napautat Takaisin muutettuasi jotain, Tallentamattomat muutokset -valintaikkuna kysyy, jäätkö vai poistutko; poistuminen hylkää muokkaukset. Huomaa, mitä lomakkeessa ei ole: ei kenttää tuotekoodille (SKU), ei kytkintä varaston seurannalle, ei määrää eikä matalan varaston rajaa. Sillä on seurauksia Varasto-työkalulle, kuten alla selitetään.

Miten tuotteita laitetaan laskulle

Laskumuokkaimessa on merkkirivi laskurivien yläpuolella. Ensimmäinen merkki, Tuote / palvelu, on ovi kirjastoosi.

1. Vieritä laskumuokkaimessa kohtaan Laskurivit ja napauta Tuote / palvelu.
2. Lisää tallennetuista -valintaikkuna listaa jokaisen tuotteen nimen mukaan hintoineen laskun valuutassa ja yksikkösanoineen. Vieritä, jos lista on pitkä; napauta riviä lisätäksesi sen.
3. Uusi rivi saapuu määrällä 1, tuotteen yksiköllä, hinnalla ja verokannalla sekä linkillä takaisin tuotetietueeseen. Muuta määrää tai hintaa tälle asiakkaalle suoraan rivillä; itse tuote ei muutu.
4. Toista kullekin tuotteelle. Jokainen napautus lisää erillisen rivin, joten napauta kerran ja nosta määrää sen sijaan että napauttaisit kuudesti.

Kun tuotetta ei vielä ole, käytä valitsimen viimeistä riviä:

1. Vieritä Lisää tallennetuista -näkymässä alas ja napauta Luo uusi kohde.
2. Kirjoita Pikalisäys-valintaikkunassa Nimi. Kohdistin on jo tässä kentässä.
3. Syötä Hinta. Etuliite näyttää laskun valuuttasymbolin, joten eurolaskulla näet tässä "€".
4. Valitse hinnan viereisestä pudotusvalikosta Kpl, Tunti, Päivä, Projekti tai Palvelu.
5. Napauta Lisää. Tuote tallennetaan kirjastoon 0 %:n verokannalla ja se ilmestyy uutena rivinä laskulle. Lisää-painikkeen napauttaminen tyhjällä nimellä ei tee mitään; sulje tallentamatta valinnalla Peruuta.

Toistuvien aikataulujen muokkain käyttää samaa valitsinta ja lisää varastosaldon seurattaville tuotteille. Rivit, jotka lisätään Mukautettu-toiminnolla, eivät säilytä linkkiä kirjastoon.

Miten Varasto-näkymää luetaan

Avaa Työkalut-välilehti ja napauta Varasto. Näkymä listaa vain tuotteet, joiden seurantamerkintä on päällä, ja näyttää ylhäällä kolme yhteenvetokorttia: Seurattu (kuinka montaa tuotetta lasketaan), Vähissä (keltainen, pieni merkki kun luku on yli nollan) ja Loppu (punainen, merkki kun yli nollan). Vähissä- tai Loppu-kortin napauttaminen suodattaa listan noihin tuotteisiin; saman kortin napauttaminen uudelleen palaa kaikkiin. Suurennuslasi hakee nimen tai tuotekoodin perusteella.

Kussakin kortissa näkyy nimi, “SKU:“-rivi kun koodi on tallennettu, merkki jossa on määrä ja yksikkö vihreällä, keltaisella tai punaisella, pieni ympyröity plus jonka vihjeteksti on Varastotoiminto, ohut punaisesta vihreään kulkeva palkki, jossa on merkintä matalan varaston rajalla ja piste nykyisellä tasolla, sekä alarivi jossa on hinta ja tilateksti Varastossa, Vähäinen varasto tai Loppu varastosta. Palkki ulottuu nollasta kaksinkertaiseen rajaan.

Napauta korttia laajentaaksesi sen Tapahtumahistorian. Liikkeet luetellaan uusin ensin: vihreä alaspäin osoittava nuoli ja positiivinen luku ostolle, punainen ylöspäin osoittava nuoli ja negatiivinen luku myynnille, sininen kaksoisnuoli korjaukselle ja oranssi kumoamisnuoli palautukselle. Toinen rivi nimeää lähteen: Lasku # ja numero, tai Manuaalinen liikkeille jotka kirjasit käsin. Muistiinpanokuvake ilmestyy, kun muistiinpano on tallennettu; lue teksti pitkällä painalluksella. Kahdenkymmenen rivin jälkeen lista päättyy tekstiin “…ja N muuta”.

Miten varastoa kirjataan käsin

Kun tuotteita seurataan, Lisää varastoa -painike ja korttikohtainen Varastotoiminto-kuvake kirjaavat liikkeitä ilman laskua.

1. Napauta Lisää varastoa oikeassa alakulmassa ja valitse sitten tuote Valitse tuote -valintaikkunassa (rivit ovat muotoa "nimi (SKU)"). Kortin ympyröidyn plussan napauttaminen ohittaa tämän vaiheen.
2. Valitse tuotteen nimellä otsikoidussa valintaikkunassa Osto / vastaanotto saapuvalle tavaralle, Korjaus ylikirjoittaaksesi saldon inventoinnin jälkeen tai Palautus asiakkaan palauttamalle tavaralle.
3. Seuraavan valintaikkunan otsikkona on Osto — , Korjaus — tai Palautus — ja tuotteen nimi, ja siinä näkyy "Nykyinen varasto" yksikköineen. Syötä Määrä; korjauksessa kentän nimi on Uusi määrä ja kirjoitat laskemasi kokonaismäärän, et erotusta.
4. Kirjoita halutessasi muistiinpano kenttään Muistiinpanot (valinnainen), kuten paahtoerä tai palautuksen syy.
5. Napauta Tallenna. Ilmoituspalkissa lukee "Varasto päivitetty:" ja uusi määrä, ja kortti, merkki sekä yhteenvetokortit päivittyvät.

Ostot ja palautukset lisäävät määrän varastoon ja niiden on oltava nollaa suurempia. Korjaus korvaa saldon; historia tallentaa etumerkillisen erotuksen, joten inventointi joka löytää 28 kappaletta 31:n sijaan näkyy muodossa “-3 Korjaus”.

Miten varastoautomaatio toimii

Asetukset → Kirjasto → Varastoautomaatio ohjaa sitä, mitä laskut tekevät seuratuille tuotteille. Ylälaidan vihje kertoo kaksi ehdotonta rajoitusta: vaikutus koskee vain seurattuja tuotteita, eivätkä tarjoukset koskaan muuta varastoa.

Moottori käynnistyy, kun tallennat laskun muokkaimessa, kun muutat sen tilaa tietonäkymässä, ennen poistoa ja kun toistuva aikataulu luo laskun. Se vertaa sitä, mitä kyseiselle laskulle on jo kirjattu, siihen mitä lasku nyt vaatii, ja kirjaa vain erotuksen. Saman laskun tallentaminen viisi kertaa vähentää kerran; rivin nostaminen 10:stä 12:een pussiin vähentää 2 lisää; sen leikkaaminen 8:aan palauttaa 4; lähetetyn laskun palauttaminen luonnokseksi laukaisimen ollessa “lähetetty” palauttaa kaiken. Vähennykset näkyvät historiassa myyntinä laskuviitteineen, automaattiset palautukset liikkeenä tyyppiä “täydennys”.

Vaihtoehdolla Vähennä ja varoita tietonäkymässä näkyy tilanmuutoksen jälkeen “Varasto ei riitä N tuotteelle”; muokkain soveltaa samaa sääntöä huomaamattomasti. Vaihtoehdolla Älä vähennä nollan alle tuote, joka menisi negatiiviseksi, ohitetaan kokonaan, ja vajaus raportoidaan samalla tavalla. Salli negatiivinen varasto yksinkertaisesti antaa saldon mennä nollan alle, mikä näkyy punaisena tekstinä Loppu varastosta.

Säännöt ja yksityiskohdat

• Yksi kirjasto, ei valuuttaa. Tuotteet ovat kaikkien yritysprofiilien yhteisiä ja tallentavat hinnaksi paljaan luvun. Tuotteet ja palvelut -lista tulostaa luvun aina dollarimerkillä, Varasto-näkymä oletusprofiilisi valuutassa ja laskuvalitsin laskun valuutassa. Yksikään niistä ei muunna summaa; jos laskutat useammassa valuutassa, pidä hinta siinä jota käytät eniten ja säädä riviä.
• Pro-rajoitukset. Tuotelistan ja Varasto-näkymän katselu on ilmaista. Tuotteen luominen, tuotteen avaaminen muokattavaksi, Lisää varastoa ja Varastotoiminto-kuvake vaativat Pron tai voimassa olevan kokeilujakson; muuten avautuu maksumuuri.
• Haku. Tuotelista vertaa vain nimen osaa. Varastohaku vertaa nimeä tai tuotekoodia ja jättää kirjainkoon huomiotta.
• Tuotteen poistaminen. Pyyhkäise vasemmalle, vahvista Poista “Poista tuote” -valintaikkunassa, ja tuote lähtee koko varastohistoriansa kanssa. Siitä luodut laskurivit säilyttävät tekstinsä, määränsä ja hintansa, joten vanhat asiakirjat eivät muutu.
• Tuotteen muokkaaminen myöhemmin. Hinnan, yksikön tai veron muutokset vaikuttavat vain tästä eteenpäin lisättäviin riveihin.
• Vähäinen varasto. Tuote lasketaan vähissä olevaksi, kun sen määrä on yli nollan, sen raja on yli nollan ja määrä on rajalla tai sen alla. Tuote ilman rajaa voi olla vain Varastossa tai Loppu varastosta, ja sen palkki käyttää merkinnän paikkana lukua 10. Koontinäytön Matalan varaston hälytykset -kortti listaa enintään kolme seurattua tuotetta, jotka ovat rajallaan tai sen alla, mukaan lukien nollassa olevat.
• Tarjoukset ja peruutetut laskut. Vain laskutyyppiset asiakirjat muuttavat varastoa. Tarjoukset ja peruutetussa tilassa olevat laskut eivät koskaan vähennä.
• Palautuskytkin pois. Kun Palauta varasto automaattisesti on pois päältä, laskun siirtäminen taaksepäin tai sen poistaminen jättää varaston koskematta; korjaisit sen manuaalisella palautuksella tai korjauksella.

Vinkkejä

Aiheeseen liittyvät oppaat

• Laskumuokkain — merkkirivi, laskurivit, alennukset ja summat.
• Toistuvat laskut — aikataulut, jotka poimivat rivejä samasta tuotekirjastosta.
• Varmuuskopiointi, vienti ja tuonti — mitä varmuuskopiotiedosto sisältää, tuotteet ja varasto mukaan lukien.