Käyttöopas

Varmuuskopiointi, palautus, vienti ja tiliotteen tuonti

Varmuuskopioi kaikki ZIP- tai JSON-tiedostoon, siirrä se uuteen puhelimeen, tuo tiliote merkitäksesi laskut maksetuiksi ja vie tiedot Xeroon, QuickBooksiin tai 1C:hen.

Päivitetty: 2026-09-09

Invoice Flow säilyttää jokaisen asiakkaan, laskun, maksun ja kuitin itse puhelimessa. Ei ole tiliä, jolle kirjautua, eikä palvelinta, joka pitäisi kopion puolestasi, mikä on hyvä yksityisyyden kannalta ja huono sinä päivänä, kun puhelin putoaa pesualtaaseen. Varmuuskopiointi ja palautus (Backup & Restore) -näyttö on tapasi suojautua: se kirjoittaa koko tietokannan tiedostoon, jonka voit laittaa minne tahansa, ja lukee tiedoston takaisin samaan puhelimeen tai uuteen.

Tämä opas seuraa Nadia Brennania, joka pyörittää Brennan Bookkeepingiä pienestä toimistosta Corkissa ja laskuttaa kymmenkuntaa paikallista yritystä euroissa joka kuukausi. Hän on vaihtamassa puhelinta, joten hän tarvitsee täydellisen kopion kahden vuoden laskuista ennen kuin vanha luuri joutuu laatikkoon. Kun uusi puhelin on käytössä, hän haluaa myös täsmäyttää viime viikon tiliotteen vielä avoinna olevia laskuja vastaan ja lähettää omalle kirjanpitäjälleen Xero-yhteensopivan listan kaikesta, mitä hän on laatinut tänä vuonna.

Mitä näytöllä näkyy

Avaa Asetukset (Settings) -välilehti ja vieritä osioon Tiedot (Data). Sen ainoa rivi, Varmuuskopiointi ja palautus alaotsikolla Vie tai tuo tietosi (Export or import your data), avaa näytön. Jos kokeilujaksosi on päättynyt, maksumuurin Vie tiedot (Export Data) -painike vie samaan paikkaan, koska voit aina ottaa tietosi mukaasi.

Näytön ylälaidassa on muistutuskortti Tietosi tallennetaan paikallisesti tähän laitteeseen. Säännöllinen varmuuskopiointi on suositeltavaa. ja kaksi ruuturyhmää.

Pilvivarmuuskopio (Cloud Backup) sisältää kolme ruutua. Tallenna pilveen (Save to Cloud) rakentaa täyden arkiston ja avaa sitten Androidin “tallenna tiedosto” -ikkunan, jotta voit pudottaa ZIP-tiedoston Google Driven, Dropboxin tai OneDriven kansioon tai minne tahansa muualle puhelimeen. Palauta pilvestä (Restore from Cloud) ja Tuo tiedot (Import Data) ovat sama toiminto kahdella nimellä: molemmat avaavat tiedostonvalitsimen .json- tai .zip-varmuuskopiolle ja palauttavat sen.

Vie ja jaa (Export & Share) sisältää kaksi ruutua. Täysi arkisto (ZIP) (Full Archive) luo täydellisen arkiston ja antaa sen Androidin jakopaneelille. Vain tiedot (JSON) (Data Only) kirjoittaa kevyemmän tiedoston, jossa on kaikki taulut mutta ei PDF-tiedostoja tai kuvia, ja jakaa sen sijaan sen.

Minkä tahansa näistä ollessa käynnissä infokortin alle ilmestyy pieni pyörivä kuvake ja tilarivi (esimerkiksi Luodaan arkistoa… (Creating archive…), Viedään… (Exporting…) tai Tuodaan… (Importing…)), ja kaikki ruudut ovat pois käytöstä, kunnes työ on valmis.

Yksi asia, jota näyttö ei tarjoa, on ajastus. Sovelluksessa ei ole automaattista eikä ajastettua varmuuskopiointia; varmuuskopio syntyy vain, kun napautat jotakin näistä ruuduista. Sana “pilvi” tarkoittaa tässä sitä kansiota, jonka valitset järjestelmän valitsimessa. Sovellus ei koskaan kirjaudu Googleen, Dropboxiin tai Microsoftiin puolestasi, joten kirjautumista ei tarvitse määrittää eikä taustalla ole synkronointia.

Miten teet täyden varmuuskopion ennen puhelimen vaihtoa

Nadia tekee tämän vanhalla puhelimella iltana ennen uuden saapumista. ZIP on tässä oikea valinta, koska se sisältää PDF-tiedostot, logot, kuitit ja allekirjoitukset tietokannan ohella.

1. Avaa Asetukset, vieritä osioon Tiedot ja napauta Varmuuskopiointi ja palautus.
2. Napauta Tallenna pilveen. Tilarivi etenee vaiheiden Viedään tietokantaa..., Viedään profiileja..., Viedään asiakkaita... kautta, sitten yksi rivi laskua kohden kuten Lasku 7/40: BB-2026-0107, sitten kulut, allekirjoitukset ja Viimeistellään....
3. Kun tila vaihtuu tekstiksi Valitse tallennuspaikka..., Androidin tallennusikkuna avautuu tiedostonimi valmiiksi täytettynä muodossa InvoiceFlow_Export_2026-09-08T21-14-05.zip. Valitse Drive-, Dropbox- tai OneDrive-kansiosi tai kansio puhelimesta ja vahvista.
4. Odota ilmoituspalkkia Varmuuskopio tallennettu!.

Jos haluat mieluummin lähettää tiedoston suoraan jonnekin, käytä sen sijaan Täysi arkisto (ZIP) -toimintoa. Se rakentaa saman tiedoston ja avaa jakopaneelin, joten voit lähettää sen itsellesi sähköpostilla, pudottaa sen keskusteluun kirjanpitäjäsi kanssa tai työntää sen mihin tahansa sovellukseen, joka ottaa tiedostoja vastaan. Vain tiedot (JSON) toimii samalla tavalla, mutta tuottaa paljon pienemmän tiedoston, joka riittää kaikkien tietueiden palauttamiseen; se ei vain kuljeta laskujen valokuvia tai kuittikuvia.

Miten palautat uuteen puhelimeen

Asenna Invoice Flow uuteen puhelimeen, hanki varmuuskopiotiedosto siihen (avaa se Drivesta, lataa se sähköpostistasi tai kopioi se USB:n yli) ja tuo se sitten sisään. Nadia tekee tämän ennen kuin syöttää mitään muuta, koska palautus korvaa kaiken, mitä sovelluksessa jo on.

1. Avaa Asetukset > Varmuuskopiointi ja palautus ja napauta Tuo tiedot (tai Palauta pilvestä; ne tekevät saman asian).
2. Lue Tuo tiedot -valintaikkuna. Siinä kerrotaan, että tuonti KORVAA kaikki nykyiset tiedot eikä sitä voi perua. Napauta OK jatkaaksesi tai Peruuta (Cancel) perääntyäksesi.
3. Valitse tiedostonvalitsimessa nimeltä Valitse varmuuskopiotiedosto (Choose backup file) .zip- tai .json-tiedosto.
4. Odota, kun tilarivillä lukee Tuodaan.... Kun se on valmis, saat ilmoituspalkin kuten Tuotu: profiilit: 1, asiakkaat: 12, laskut: 40, ..., jossa luetellaan kunkin tyypin tuotujen rivien määrä.

Palautus suoritetaan yhtenä tietokantatapahtumana. Sovellus tyhjentää ensin jokaisen taulun, lisää sitten varmuuskopion rivit antaen niille uudet tunnisteet ja kytkien jokaisen yhteyden uudelleen (lasku asiakkaaseen, rivi laskuun, välitavoite projektiin ja niin edelleen). Jos jokin tiedostossa ei lataudu, koko tapahtuma perutaan eivätkä aiemmat tietosi muutu; sinulle ei jää puolityhjää tietokantaa. Virheilmoituspalkissa lukee Tuonti epäonnistui: ja sen perässä vain virheen tyyppi, ei sen sisältöä, joten näytöllä ei näytetä mitään tiedostosta tai tietokannasta.

Miten tuot tiliotteen ja merkitset laskut maksetuiksi

Viikko kuukauden alusta Nadia lataa verkkopankista yritystilinsä CSV-tiedoston. Sen sijaan että avaisi viisi laskua yksi kerrallaan, hän antaa sovelluksen yhdistää saapuvat tilisiirrot avoimiin laskuihin niiden numeroiden perusteella.

Näyttö löytyy polulta Asetukset > Laskuasetukset (Invoice Settings) > Tuo tiliote (Import bank statement).

1. Napauta Valitse CSV-tiedosto (Choose CSV file) ja valitse tiliote (.csv tai .txt).
2. Tarkista kohdassa Määritä sarakkeet (Map columns) kolme pudotusvalikkoa Päivämääräsarake (Date column), Summasarake (Amount column) ja Viite-/kuvaussarake (Reference / description column). Sovellus esivalitsee ne otsikkoriviltä, kun se tunnistaa nimet; jos pudotusvalikko on tyhjä, valitse oikea sarake itse.
3. Aseta Päivämäärämuoto (Date format) vastaamaan pankkiasi. Oletuksena se on yyyy-MM-dd; Nadian irlantilainen pankki kirjoittaa 04/09/2026, joten hän kirjoittaa dd/MM/yyyy.
4. Napauta Etsi vastaavuudet (Find matches). Painike pysyy pois käytöstä, kunnes kaikki kolme saraketta on määritetty.
5. Käy läpi lista otsikon N vastaavaa laskua löytyi alla. Jokainen kortti näyttää laskun numeron, tiliotteen summan ja tapahtumapäivän.
6. Napauta Merkitse N lasku(a) maksetuiksi. Ilmoituspalkki Kirjattiin N maksu(a) vahvistaa toiminnon ja näyttö sulkeutuu.

Nadian tiliotteesta tuli seitsemän riviä. Kaksi oli lähteviä maksuja (sähkön suoraveloitus ja korttiosto), ja ne ohitettiin, koska niiden summat ovat negatiivisia. Yksi siirto viittasi laskuun BB-2026-0139, joka oli jo maksettu, joten se sivuutettiin. Yhdessä siirrossa luki “INV 0143” täyden laskunumeron sijaan, eikä se siksi täsmännyt; sen maksun hän kirjaa käsin. Loput kolme täsmäsivät ja niistä tuli maksuja.

Jokaista osumaa kohden sovellus lisää maksun, jonka menetelmä on bank_transfer, summana tiliotteen summa, päivänä tiliotteen päivä ja muistiinpanona Bank import: ja sen perässä koko kuvaus, ja asettaa sitten laskun tilaksi maksettu. Maksu näkyy laskun maksuhistoriassa kuten mikä tahansa muu.

Miten viet tiedot kirjanpitäjäsi ohjelmistoon

Integraatiot (Integrations) -näyttö on polulla Asetukset > Automaatio (Automation) > Integraatiot (alaotsikko Yhdistä ulkoisia palveluita). Nimestä huolimatta mikään täällä ei yhdistä mihinkään: jokainen kortti tuottaa tiedoston, jonka jaat. Ei kirjautumisia, ei tunnisteita, ei synkronointia.

1. Napauta kirjanpito-ohjelmistosi korttia: QuickBooks, Xero tai 1C. Kortti laajenee ja näyttää yhden rivin kuvauksen ja painikkeen.
2. Napauta Vie Xeroon (Export for Xero) (tai Vie QuickBooksiin / Vie 1C:hen).
3. Valitse kohde jakopaneelista: sähköposti, pilvikansio, viestisovellus.

Kaikki kolme sisältävät jokaisen sovelluksen laskun, jokaisessa tilassa. Aikaväli- tai profiilisuodatinta ei ole, joten jos haluat vain yhden vuosineljänneksen, suodata tiedosto taulukkolaskennassa viennin jälkeen.

Säännöt ja yksityiskohdat

Mitä varmuuskopio sisältää. Tiedosto app_backup.json (joka on myös Vain tiedot (JSON) -viennin sisältö) on version 3 varmuuskopio ja sisältää: liiketoimintaprofiilit osoitteineen, puhelinnumeroineen, sähköposteineen, linkkeineen, verotunnisteineen, maksuehtoineen ja laskunumerosarjoineen; asiakkaat, asiakasryhmät ja ryhmäjäsenyydet; tuotteet ja varastotapahtumat; laskut, laskurivit, maksut, hyvityslaskut, lähetysluettelot, laskujen tilannevedokset ja viivästysmaksutapahtumat; arviot ja sopimukset; kulut; työaikakirjaukset; projektit ja välitavoitteet; toistuvat aikataulut; valuuttakurssit; automaatiosäännöt ja niiden nostamat hälytykset; sähköpostimallit; mukautetut PDF-mallipohjat ja niiden profiililinkit; verokantojen ohitukset; allekirjoitukset ja allekirjoitusprofiilit; sekä odottavat muistutukset. Logot ja allekirjoituskuvat on upotettu JSON-tiedostoon base64-muodossa, joten ne säilyvät myös pelkän JSONin reitillä.

Kaksi asiaa ei ole JSONissa. Laskujen valokuvat ja kulukuitit tallennetaan tiedostoina, ja JSON sisältää vain niiden polut; fyysiset kuvat kulkevat vain ZIPin sisällä, hakemistoissa invoices/by_status/<status>/<number>_<client>_<date>_photos/ ja receipts/. Sovelluksen omista asetuksista vain varastoautomaation kokoonpano kirjoitetaan varmuuskopion settings-lohkoon ja palautetaan sen mukana. Ilmoitusasetuksiasi (ovatko laskumuistutukset päällä, sekä “päiviä ennen eräpäivää” / “päiviä eräpäivän jälkeen” -arvot), sovelluksen kieltä, teemaa, PDF-fonttiasetuksia ja käyttöönoton tilaa ei varmuuskopioida; aseta ne uudelleen uudessa puhelimessa. Myöskään jo lauenneita muistutuksia ei viedä, vain ne, jotka odottavat vielä lähetystä.

Mitä ZIP lisää. Tiedoston app_backup.json lisäksi arkistossa on business_profiles/<id>_<name>/profile.json logoineen kuvatiedostoina, clients/clients.json ja clients.csv, invoices/by_status/<status>/<number>_<client>_<date>.pdf jokaisesta laskusta hahmonnettuna valitsemallasi mallipohjalla, väripaletilla ja fonteilla ilman kokeilujakson vesileimaa, invoices/all_invoices.json, receipts/, signatures/ PNG-muodossa sekä README.txt, joka selittää rakenteen. Tiedoston nimi on InvoiceFlow_Export_<timestamp>.zip. Palautuksessa luetaan vain app_backup.json; PDF-tiedostot ja CSV ovat sinua ja kirjanpitäjääsi varten.

Palautuksen säännöt. Valitsin hyväksyy .json- ja .zip-tiedostot. ZIP ilman tiedostoa app_backup.json epäonnistuu virheeseen Tiedostoa app_backup.json ei löytynyt arkistosta. Varmuuskopio, jonka versionumero on korkeampi kuin sovellus ymmärtää, hylätään viestillä, joka pyytää päivittämään sovelluksen ensin; vanhemmat varmuuskopiot hyväksytään. Palautus korvaa aina: yhdistämisvaihtoehtoa ei ole, ja vahvistusikkuna on ainoa tarkistuspiste. Palautus ei ole koskaan Pro-rajoitettu.

Mikä on Pro. Tallenna pilveen, Täysi arkisto (ZIP) ja kaikki kolme Integraatioiden vientiä kulkevat käyttöoikeustarkistuksen kautta ja avaavat maksumuurin, kun kokeilujakso on päättynyt eikä tilausta ole. Vain tiedot (JSON), molemmat palautusruudut ja tiliotteen tuonti ovat aina käytettävissä.

Tiliotteen tuonnin täsmäytyssäännöt. Erotin tunnistetaan automaattisesti: puolipiste, jos ensimmäisellä rivillä on sellainen, muuten pilkku. Otsikkonimiä verrataan kirjainkoosta riippumatta lyhyeen avainsanalistaan (date/datum/fecha, amount/betrag/importe/value, ref/desc/memo/note sekä venäjän- ja saksankieliset vastineet); kaiken muun määrität käsin. Summista poistetaan välilyönnit ja pilkut muutetaan pisteiksi, ja rivit, joiden summa on nolla tai vähemmän, ohitetaan. Päivämäärä, joka ei sovi muotoon, korvautuu tällä päivällä sen sijaan että toiminto epäonnistuisi. Rivi täsmää ensimmäiseen laskuun, jonka tila ei ole maksettu ja jonka tarkka numero esiintyy jossain viitetekstissä, kirjainkoko huomioiden. Tiliotteen summa kirjataan maksuksi, vaikka se poikkeaisi laskun loppusummasta, ja lasku asetetaan maksetuksi joka tapauksessa; osamaksujen käsittelyä, valuuttatarkistusta tai suojaa saman tiliotteen kahdesti tuomiselta ei ole. MT940-, BAI2- ja muita pankkimuotoja ei tueta; vie pankistasi CSV.

Tietoturva. Varmuuskopiotiedostot ovat tavallista, salaamatonta JSONia tai ZIPiä ja sisältävät asiakkaidesi nimet, osoitteet, verotunnisteet ja sähköpostiosoitteet. Kohtele niitä kuten paperivastineita: säilytä ne kansiossa, jonka vain sinä voit avata, ja poista vanhat kopiot, joita et enää tarvitse.

Vinkkejä

Aiheeseen liittyvät oppaat

• Maksut ja maksamaton summa osamaksujen ja käsin kirjattavien maksujen kirjaamiseen, joita tiliotteen tuonti ei osaa käsitellä.
• Muistutukset ja automaatiosäännöt ilmoitusasetusten määrittämiseen uudelleen palautuksen jälkeen.
• Asetukset, navigointi ja Pro siihen, mitä kokeilujakso ja tilaus avaavat.