Guida utente

Backup, ripristino, esportazione e importazione bancaria

Salva tutto in un file ZIP o JSON, spostalo su un nuovo telefono, importa un estratto conto per segnare le fatture pagate ed esporta per Xero, QuickBooks o 1C.

Aggiornato: 2026-09-09

Invoice Flow conserva ogni cliente, fattura, pagamento e ricevuta sul telefono stesso. Non c’è un account a cui accedere né un server che ne tenga una copia per te: ottimo per la privacy, pessimo il giorno in cui il telefono finisce nel lavandino. La schermata Backup e ripristino è il modo per tutelarti: scrive l’intero database in un file che puoi mettere ovunque e rilegge quel file sullo stesso telefono o su uno nuovo.

Questa guida segue Nadia Brennan, che gestisce Brennan Bookkeeping da un piccolo ufficio a Cork e fattura ogni mese in euro a una dozzina di attività locali. Sta per cambiare telefono, quindi le serve una copia completa di due anni di fatture prima che il vecchio apparecchio finisca in un cassetto. Una volta configurato il nuovo telefono vuole anche riconciliare l’estratto conto della settimana scorsa con le fatture ancora aperte e inviare al proprio commercialista un elenco compatibile con Xero di tutto ciò che ha emesso quest’anno.

Che cosa vedi sullo schermo

Apri la scheda Impostazioni e scorri fino alla sezione Dati. L’unica riga presente, Backup e ripristino con il sottotitolo Esporta o importa i tuoi dati, apre la schermata. Se il tuo periodo di prova è terminato, il pulsante Esporta dati del paywall porta allo stesso posto, perché i tuoi dati puoi sempre portarteli via.

Schermata Backup e ripristino dell'app Invoice Flow con una scheda informativa, una sezione Backup su cloud con le voci Salva su cloud, Ripristina dal cloud e Importa dati, e una sezione Esporta e condividi con le voci Archivio completo (ZIP) e Solo dati (JSON) — Tutto in questa schermata lavora su file: ne crei uno, lo salvi o lo condividi e più tardi lo scegli per ripristinare.

La schermata ha in alto una scheda di promemoria, I tuoi dati sono memorizzati localmente su questo dispositivo. Si consigliano backup regolari., e due gruppi di voci.

Backup su cloud contiene tre voci. Salva su cloud crea l’archivio completo e poi apre la finestra Android di salvataggio file, così puoi mettere lo ZIP in una cartella di Google Drive, Dropbox o OneDrive, o in qualsiasi altro punto del telefono. Ripristina dal cloud e Importa dati sono la stessa azione con due nomi: entrambe aprono un selettore di file per un backup .json o .zip e lo ripristinano.

Esporta e condividi contiene due voci. Archivio completo (ZIP) crea l’archivio completo e lo passa al menu di condivisione di Android. Solo dati (JSON) scrive invece un file più leggero con tutte le tabelle ma senza PDF né immagini, e condivide quello.

Mentre una di queste operazioni è in corso, sotto la scheda informativa compaiono un piccolo indicatore di avanzamento e una riga di stato (per esempio Creazione archivio…, Esportazione in corso… o Importazione…), e tutte le voci restano disattivate finché il lavoro non è finito.

Una cosa che la schermata non offre è una pianificazione. Nell’app non esiste un backup automatico o programmato: un backup esiste solo quando tocchi una di queste voci. La parola “cloud” qui indica la cartella che scegli nel selettore di sistema. L’app non accede mai a Google, Dropbox o Microsoft per tuo conto, quindi non c’è alcun login da configurare né alcuna sincronizzazione in background.

Le schermate di questa guida sono state acquisite su una postazione di test desktop. Il selettore di file e il menu di condivisione di Android sono finestre di sistema che lì non esistono, quindi le immagini mostrano le schermate dell'app fino al momento in cui quelle finestre si aprirebbero.

Come creare un backup completo prima di cambiare telefono

Nadia lo fa sul vecchio telefono la sera prima dell’arrivo del nuovo. Lo ZIP è la scelta giusta qui perché porta con sé PDF, loghi, ricevute e firme insieme al database.

Apri Impostazioni, scorri fino a Dati e tocca Backup e ripristino.
Tocca Salva su cloud. La riga di stato passa per Esportazione database..., Esportazione profili..., Esportazione clienti..., poi una riga per fattura come Fattura 7/40: BB-2026-0107, quindi spese, firme e Finalizzazione....
Quando lo stato diventa Scegli dove salvare... si apre la finestra Android di salvataggio con il nome del file già compilato, nella forma InvoiceFlow_Export_2026-09-08T21-14-05.zip. Scegli la tua cartella su Drive, Dropbox o OneDrive, oppure una cartella sul telefono, e conferma.
Attendi il messaggio Backup salvato!.

Se preferisci inviare il file direttamente da qualche parte, usa invece Archivio completo (ZIP). Crea lo stesso file e apre il menu di condivisione, così puoi spedirtelo per email, metterlo in una chat con il tuo commercialista o inviarlo a qualsiasi app che accetti file. Solo dati (JSON) funziona allo stesso modo ma produce un file molto più piccolo, sufficiente a ripristinare tutti i record; semplicemente non porterà con sé le foto delle fatture né le immagini delle ricevute.

Come ripristinare sul nuovo telefono

Installa Invoice Flow sul nuovo telefono, portaci sopra il file di backup (aprilo da Drive, scaricalo dalla posta o copialo via USB) e poi importalo. Nadia lo fa prima di inserire qualsiasi altra cosa, perché un ripristino sostituisce tutto ciò che è già presente nell’app.

Apri Impostazioni > Backup e ripristino e tocca Importa dati (oppure Ripristina dal cloud: fanno la stessa cosa).
Leggi la finestra Importa dati. Avvisa che l'importazione SOSTITUIRÀ tutti i dati attuali e non può essere annullata. Tocca OK per continuare o Annulla per rinunciare.
Nel selettore di file intitolato Scegli file di backup, seleziona il file .zip o .json.
Attendi mentre la riga di stato mostra Importazione.... Al termine ricevi un messaggio come Importati: profili: 1, clienti: 12, fatture: 40, ... che elenca quante righe di ciascun tipo sono entrate.

Finestra Importa dati dell'app Invoice Flow sopra la schermata Backup e ripristino, che avvisa che l'importazione SOSTITUIRÀ tutti i dati attuali, eliminerà i record esistenti e non può essere annullata, con i pulsanti Annulla e OK — La conferma compare prima del selettore di file, così puoi ancora cambiare idea senza conseguenze.

Il ripristino viene eseguito come un’unica transazione di database. L’app prima svuota ogni tabella, poi inserisce le righe del backup assegnando nuovi ID e ricollegando ogni riferimento (fattura al cliente, riga alla fattura, milestone al progetto e così via) man mano. Se qualcosa nel file non viene caricato, l’intera transazione viene annullata e i tuoi dati precedenti restano intatti: non ti ritroverai con un database mezzo vuoto. Il messaggio di errore riporta Importazione non riuscita: seguito solo dal tipo di errore, non dal suo contenuto, quindi nulla del file o del database viene mostrato a schermo.

Come importare un estratto conto e segnare le fatture come pagate

A metà del mese Nadia scarica dall’home banking un CSV del suo conto aziendale. Invece di aprire cinque fatture una per una, lascia che sia l’app ad abbinare i bonifici in entrata alle fatture aperte tramite i loro numeri.

La schermata si trova in Impostazioni > Impostazioni fatturazione > Importa estratto conto.

Tocca Scegli file CSV e seleziona l'estratto conto (.csv o .txt).
Sotto Mappa colonne, controlla i tre menu a discesa Colonna data, Colonna importo e Colonna riferimento / descrizione. L'app li preseleziona dalla riga di intestazione quando ne riconosce i nomi; se un menu è vuoto, scegli tu la colonna giusta.
Imposta Formato data in base alla tua banca. Il valore predefinito è yyyy-MM-dd; la banca irlandese di Nadia scrive 04/09/2026, quindi lei digita dd/MM/yyyy.
Tocca Trova corrispondenze. Il pulsante resta disattivato finché tutte e tre le colonne non sono mappate.
Controlla l'elenco sotto N fatture corrispondenti trovate. Ogni scheda mostra il numero della fattura, l'importo dell'estratto conto e la data dell'operazione.
Tocca Segna N fattura/e come pagate. Il messaggio N pagamento/i applicati conferma e la schermata si chiude.

Schermata Importa estratto conto dell'app Invoice Flow con un'icona di caricamento, il testo che invita a scegliere un CSV esportato dalla banca per abbinare i pagamenti alle fatture non pagate, e un pulsante Scegli file CSV — L'importazione parte da una semplice esportazione CSV del tuo conto aziendale.

Schermata Importa estratto conto dell'app Invoice Flow al passaggio Mappa colonne con Data, Importo e Descrizione selezionati automaticamente nei tre menu a discesa, il campo Formato data impostato su dd/MM/yyyy e i pulsanti Trova corrispondenze e Annulla — L'estratto conto di Nadia ha le colonne Data, Descrizione, Importo e Saldo; l'app ha scelto da sola le tre giuste.

Schermata Importa estratto conto dell'app Invoice Flow con 3 fatture corrispondenti trovate, tre schede per BB-2026-0140, BB-2026-0141 e BB-2026-0142 con importi, date e segni di spunta verdi, e un pulsante Segna 3 fatture come pagate — Tre bonifici SEPA riportavano i numeri di fattura nella descrizione, quindi tre fatture sono pronte a essere segnate come pagate con un solo tocco.

Nell’estratto conto di Nadia sono arrivate sette righe. Due erano pagamenti in uscita (una domiciliazione della bolletta elettrica e un acquisto con carta) e sono state saltate perché i loro importi sono negativi. Un bonifico faceva riferimento a BB-2026-0139, già pagata, ed è stato quindi ignorato. Un bonifico riportava “INV 0143” invece del numero completo della fattura e perciò non ha trovato corrispondenza; quel pagamento lei lo registra a mano. I tre rimanenti hanno trovato corrispondenza e sono diventati pagamenti.

Per ogni corrispondenza l’app inserisce un pagamento con il metodo bank_transfer, l’importo dell’estratto conto, la data dell’estratto conto e una nota che riporta Bank import: seguito dalla descrizione completa, poi imposta lo stato della fattura su paid. Il pagamento compare nella cronologia dei pagamenti della fattura come qualsiasi altro.

Come esportare per il software del tuo commercialista

La schermata Integrazioni si trova in Impostazioni > Automazione > Integrazioni (sottotitolo Connetti servizi esterni). Nonostante il nome, qui non si collega nulla: ogni scheda produce un file che condividi. Non ci sono login, token o sincronizzazioni.

Tocca la scheda del tuo gestionale contabile: QuickBooks, Xero o 1C. La scheda si espande mostrando una descrizione di una riga e un pulsante.
Tocca Esporta per Xero (oppure Esporta per QuickBooks / Esporta per 1C).
Scegli la destinazione nel menu di condivisione: posta, una cartella cloud, un'app di messaggistica.

Schermata Integrazioni dell'app Invoice Flow sotto il titolo Esportazione contabile con le schede QuickBooks, Xero e 1C; la scheda Xero è espansa e mostra un pulsante Esporta per Xero — Ogni scheda è un'esportazione su file: espandila e tocca il pulsante per condividere il file.

Scheda	File	Formato	Colonne / contenuto
QuickBooks	`invoices_quickbooks.iif`	IIF separato da tabulazioni per QuickBooks Desktop	Una riga TRNS verso i crediti verso clienti e una riga SPL verso i ricavi di vendita per ogni fattura, causale “Invoice NNN”
Xero	`invoices_xero.csv`	CSV separato da virgole	ContactName, EmailAddress, InvoiceNumber, InvoiceDate, DueDate, Total, TaxTotal, Currency, Status
1C	`invoices_1c.csv`	CSV separato da punti e virgola con intestazioni in russo	Numero fattura, data di emissione, data di scadenza, controparte, email, totale, IVA, valuta, stato

Tutte e tre includono ogni fattura presente nell’app, in qualsiasi stato. Non c’è alcun filtro per intervallo di date o per profilo, quindi se ti serve un solo trimestre filtra il file in un foglio di calcolo dopo l’esportazione.

Regole e dettagli

Che cosa contiene un backup. Il file app_backup.json (che è anche il contenuto dell’esportazione Solo dati (JSON)) è un backup in versione 3 e comprende: profili aziendali con i relativi indirizzi, telefoni, email, link, codici fiscali, termini di pagamento e serie di numerazione delle fatture; clienti, gruppi di clienti e appartenenze ai gruppi; prodotti e movimenti di magazzino; fatture, righe fattura, pagamenti, note di credito, documenti di trasporto, snapshot delle fatture ed eventi di mora; preventivi e contratti; spese; voci di tempo; progetti e milestone; programmazioni ricorrenti; tassi di cambio; regole di automazione e gli avvisi che hanno generato; modelli email; modelli PDF personalizzati e i loro collegamenti ai profili; sovrascritture delle aliquote fiscali; firme e profili di firma; e i promemoria in attesa. Loghi e immagini delle firme sono incorporati nel JSON in base64, quindi sopravvivono anche al percorso solo JSON.

Due cose non sono nel JSON. Le foto delle fatture e le ricevute delle spese sono conservate come file e il JSON ne contiene solo i percorsi; le immagini vere e proprie viaggiano solo dentro lo ZIP, sotto invoices/by_status/<status>/<number>_<client>_<date>_photos/ e receipts/. E delle impostazioni dell’app, solo la configurazione dell’automazione di magazzino viene scritta nel blocco settings del backup e ripristinata con esso. Le tue preferenze di notifica (se i promemoria fattura sono attivi e i valori “giorni prima della scadenza” / “giorni dopo la scadenza”), la lingua dell’app, il tema, le impostazioni dei caratteri PDF e lo stato dell’onboarding non vengono salvati: impostali di nuovo sul nuovo telefono. Anche i promemoria già inviati non vengono esportati, solo quelli ancora in attesa di essere inviati.

Che cosa aggiunge lo ZIP. Oltre ad app_backup.json, l’archivio contiene business_profiles/<id>_<name>/profile.json con i loghi come file immagine, clients/clients.json e clients.csv, invoices/by_status/<status>/<number>_<client>_<date>.pdf per ogni fattura generata con il modello, la palette e i caratteri che hai scelto e senza filigrana di prova, invoices/all_invoices.json, receipts/, signatures/ in PNG e un README.txt che spiega la struttura. Il nome del file è InvoiceFlow_Export_<timestamp>.zip. Al ripristino viene letto solo app_backup.json; i PDF e il CSV sono per te e per il tuo commercialista.

Regole di ripristino. Il selettore accetta .json e .zip. Uno ZIP senza app_backup.json fallisce con il messaggio app_backup.json non trovato nell’archivio. Un backup con un numero di versione superiore a quello che l’app conosce viene rifiutato con un messaggio che ti chiede di aggiornare prima l’app; i backup più vecchi sono accettati. Il ripristino sostituisce sempre: non esiste un’opzione di unione e la finestra di conferma è il tuo unico punto di controllo. Il ripristino non è mai riservato a Pro.

Che cosa è Pro. Salva su cloud, Archivio completo (ZIP) e tutte e tre le esportazioni delle Integrazioni passano dal controllo di accesso e aprono il paywall quando il periodo di prova è finito e non c’è un abbonamento. Solo dati (JSON), entrambe le voci di ripristino e l’importazione bancaria sono sempre disponibili.

Regole di abbinamento dell’importazione bancaria. Il separatore viene rilevato automaticamente: un punto e virgola se la prima riga ne contiene uno, altrimenti una virgola. I nomi delle intestazioni vengono confrontati senza distinzione tra maiuscole e minuscole con un breve elenco di parole chiave (date/datum/fecha, amount/betrag/importe/value, ref/desc/memo/note, più gli equivalenti russi e tedeschi); tutto il resto lo mappi a mano. Agli importi vengono rimossi gli spazi e le virgole vengono trasformate in punti, e le righe con un importo pari o inferiore a zero vengono saltate. Una data che non rispetta il formato ripiega sulla data di oggi invece di far fallire l’operazione. Una riga corrisponde alla prima fattura il cui stato non sia pagata e il cui numero esatto compaia in un punto qualsiasi del testo di riferimento, con distinzione tra maiuscole e minuscole. L’importo dell’estratto conto viene registrato come pagamento anche se differisce dal totale della fattura, e la fattura viene comunque impostata su pagata; non c’è gestione dei pagamenti parziali, né controllo della valuta, né protezione contro l’importazione due volte dello stesso estratto conto. MT940, BAI2 e altri formati bancari non sono supportati: esporta un CSV dalla tua banca.

Sicurezza dei dati. I file di backup sono JSON o ZIP in chiaro, non cifrati, e contengono nomi, indirizzi, codici fiscali e indirizzi email dei tuoi clienti. Trattali come l’equivalente cartaceo: tienili in una cartella che solo tu puoi aprire ed elimina le vecchie copie che non ti servono più.

Consigli

Fai un backup dopo ogni giornata intensa di fatturazione, non solo quando cambi telefono. Usa Salva su cloud sempre verso la stessa cartella di Drive; la marca temporale nel nome del file tiene distinte le copie e una volta al mese puoi eliminare quelle più vecchie.

Chiedi ai clienti di indicare il numero della fattura nella causale del bonifico esattamente come stampato, prefisso compreso. L'importazione bancaria cerca il numero completo come sottostringa, quindi "BB-2026-0143" corrisponde mentre "0143" o "bb-2026-0143" no.

Prima di ripristinare su un telefono che ha già dei dati, fai prima un backup JSON di quel telefono. Il ripristino sostituisce tutto e l'unica via di ritorno è un altro file.

Se un ripristino fallisce con un messaggio sulla versione, aggiorna Invoice Flow sul nuovo telefono prima di riprovare. Il file è a posto: è stato scritto da un'app più recente di quella che lo sta leggendo.

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