מדריך למשתמש

גיבוי, שחזור, ייצוא וייבוא בנק

גבו הכל לקובץ ZIP או JSON, העבירו לטלפון חדש, ייבאו דף חשבון בנק כדי לסמן חשבוניות כשולמו, וייצאו ל-Xero, QuickBooks או 1C.

עודכן: 2026-09-09

Invoice Flow שומר כל לקוח, חשבונית, תשלום וקבלה בטלפון עצמו. אין חשבון להתחבר אליו ואין שרת ששומר עותק עבורכם, מה שטוב לפרטיות ורע ליום שבו הטלפון נופל לכיור. מסך גיבוי ושחזור (Backup & Restore) הוא הדרך להגן על עצמכם: הוא כותב את מסד הנתונים כולו לקובץ שאתם יכולים לשים בכל מקום, וקורא אותו בחזרה באותו טלפון או בחדש.

מדריך זה עוקב אחר נדיה ברנן, המנהלת את Brennan Bookkeeping ממשרד קטן בקורק ומחייבת תריסר עסקים מקומיים ביורו כל חודש. היא עומדת להחליף את הטלפון שלה, אז היא זקוקה לעותק מלא של שנתיים של חשבוניות לפני שהמכשיר הישן ייכנס למגירה. לאחר הגדרת הטלפון החדש היא גם רוצה להתאים את דף החשבון של השבוע שעבר מול החשבוניות שעדיין פתוחות, ולשלוח לרואה החשבון שלה רשימה ידידותית ל-Xero של כל מה שהיא הנפיקה השנה.

מה רואים על המסך

פתחו את הכרטיסייה הגדרות וגללו לקטע נתונים (Data). השורה היחידה שם, גיבוי ושחזור עם כתובית המשנה ייצא או ייבא את הנתונים שלך, פותחת את המסך. אם תקופת הניסיון שלכם הסתיימה, כפתור ייצוא נתונים (Export Data) של מסך התשלום מביא אתכם לאותו מקום, כי תמיד אפשר לקחת את הנתונים שלכם איתכם.

למסך יש כרטיס תזכורת בראש, הנתונים שלך נשמרים באופן מקומי במכשיר זה. מומלץ לבצע גיבויים סדירים., ושתי קבוצות אריחים.

גיבוי בענן (Cloud Backup) מכיל שלושה אריחים. שמירה בענן (Save to Cloud) בונה את הארכיון המלא ואז פותחת את תיבת הדו-שיח “שמור קובץ” של Android כך שתוכלו להטיל את קובץ ה-ZIP לתוך תיקיית Google Drive, Dropbox או OneDrive, או בכל מקום אחר בטלפון. שחזור מהענן (Restore from Cloud) ו-ייבא נתונים (Import Data) הן אותה פעולה עם שתי תוויות: שתיהן פותחות בורר קבצים עבור גיבוי .json או .zip ומשחזרות אותו.

ייצוא ושיתוף (Export & Share) מכיל שני אריחים. ארכיון מלא (ZIP) (Full Archive) יוצר את הארכיון המלא ומעביר אותו לגליון השיתוף של Android. נתונים בלבד (JSON) (Data Only) כותב קובץ קליל יותר עם כל הטבלאות אך ללא PDF-ים או תמונות, ומשתף אותו במקום.

בזמן שכל אחת מהפעולות הללו רצה, סמן טעינה קטן ושורת סטטוס מופיעים תחת כרטיס המידע (לדוגמה יוצר ארכיון…, מייצא… או מייבא…), וכל האריחים מושבתים עד לסיום העבודה.

דבר אחד שהמסך לא מציע הוא לוח זמנים. אין גיבוי אוטומטי או מתוזמן באפליקציה; גיבוי קיים רק כשאתם מקישים על אחד מהאריחים האלה. המילה “ענן” כאן פירושה התיקייה שאתם בוחרים בבורר המערכת. האפליקציה לעולם לא מתחברת ל-Google, Dropbox או Microsoft בשמכם, כך שאין התחברות להגדיר ואין סנכרון שרץ ברקע.

איך יוצרים גיבוי מלא לפני החלפת טלפון

נדיה עושה זאת בטלפון הישן בערב שלפני שהחדש מגיע. ה-ZIP הוא הבחירה הנכונה כאן כי הוא נושא את קובצי ה-PDF, הלוגואים, הקבלות והחתימות יחד עם מסד הנתונים.

1. פתחו את הגדרות, גללו ל-נתונים והקישו על גיבוי ושחזור.
2. הקישו על שמירה בענן. שורת הסטטוס עוברת בין מייצא מסד נתונים..., מייצא פרופילים..., מייצא לקוחות..., ואז שורה אחת לכל חשבונית כמו Invoice 7/40: BB-2026-0107, ואז הוצאות, חתימות ו-מסיים....
3. כשהסטטוס משתנה ל-בחר היכן לשמור..., תיבת הדו-שיח לשמירה של Android נפתחת עם שם הקובץ כבר ממולא, בצורה InvoiceFlow_Export_2026-09-08T21-14-05.zip. בחרו את תיקיית ה-Drive, Dropbox או OneDrive שלכם, או תיקייה בטלפון, ואשרו.
4. המתינו להודעת הצלחה הגיבוי נשמר!.

אם אתם מעדיפים לשלוח את הקובץ ישירות לאנשהו, השתמשו ב-ארכיון מלא (ZIP) במקום. הוא בונה את אותו קובץ ופותח את גליון השיתוף, כך שתוכלו לשלוח אותו לעצמכם בדוא”ל, להטיל אותו לשיחה עם רואה החשבון שלכם או לדחוף אותו לכל אפליקציה שמקבלת קבצים. נתונים בלבד (JSON) עובד באותה צורה אך יוצר קובץ קטן בהרבה שמספיק כדי לשחזר את כל הרשומות; הוא פשוט לא ישא תמונות חשבוניות או תמונות קבלות.

איך משחזרים בטלפון החדש

התקינו את Invoice Flow בטלפון החדש, העבירו אליו את קובץ הגיבוי (פתחו אותו מ-Drive, הורידו אותו מהדוא”ל, או העתיקו דרך USB), ואז ייבאו אותו. נדיה עושה זאת לפני שהיא מזינה כל דבר אחר, כי שחזור מחליף כל מה שכבר קיים באפליקציה.

1. פתחו הגדרות > גיבוי ושחזור והקישו על ייבא נתונים (או שחזור מהענן; שתיהן עושות אותו הדבר).
2. קראו את תיבת הדו-שיח ייבא נתונים. היא מציינת שהייבוא יחליף את כל הנתונים הנוכחיים ולא ניתן לבטל את הפעולה. הקישו אישור להמשך או ביטול לחזרה.
3. בבורר הקבצים שכותרתו בחר קובץ גיבוי, בחרו את קובץ ה-.zip או ה-.json.
4. המתינו בזמן ששורת הסטטוס מציגה מייבא.... כשהיא מסתיימת תקבלו הודעת הצלחה כמו Imported: profiles: 1, clients: 12, invoices: 40, ... המפרטת כמה שורות מכל סוג נכנסו.

השחזור רץ כטרנזקציית מסד נתונים אחת. האפליקציה מנקה תחילה כל טבלה, ואז מכניסה את שורות הגיבוי, מקצה מזהים חדשים ומחברת מחדש כל קישור (חשבונית ללקוח, פריט לחשבונית, אבן דרך לפרויקט וכן הלאה) תוך כדי כך. אם משהו בקובץ נכשל בטעינה, כל הטרנזקציה חוזרת אחורה והנתונים הקודמים שלכם נשארים ללא פגע; לא תישארו עם מסד נתונים חצי-ריק. הודעת הכישלון קוראת Import failed: ואחריה רק סוג השגיאה, לא תוכנה, כך שדבר מהקובץ או ממסד הנתונים לא מוצג על המסך.

איך מייבאים דף חשבון בנק ומסמנים חשבוניות כשולמו

שבוע לתוך החודש נדיה מורידה קובץ CSV של חשבון העסק שלה מהבנקאות המקוונת. במקום לפתוח חמש חשבוניות אחת אחת, היא נותנת לאפליקציה להתאים את ההעברות הנכנסות לחשבוניות פתוחות לפי המספרים שלהן.

המסך נמצא תחת הגדרות > הגדרות חשבונית > ייבוא דף חשבון בנק.

1. הקישו בחירת קובץ CSV ובחרו את הדף (.csv או .txt).
2. תחת מיפוי עמודות, בדקו את שלוש התיבות הנפתחות עמודת תאריך, עמודת סכום ו-עמודת אסמכתא / תיאור. האפליקציה בוחרת אותן מראש משורת הכותרת כשהיא מזהה את השמות; אם תיבה נפתחת ריקה, בחרו את העמודה הנכונה בעצמכם.
3. הגדירו את פורמט תאריך להתאמה לבנק שלכם. ברירת המחדל היא yyyy-MM-dd; הבנק האירי של נדיה כותב 04/09/2026, אז היא מקלידה dd/MM/yyyy.
4. הקישו חיפוש התאמות. הכפתור נשאר מושבת עד ששלוש העמודות ממופות.
5. סקרו את הרשימה תחת N חשבוניות תואמות נמצאו. כל כרטיס מציג את מספר החשבונית, הסכום מהדף ותאריך העסקה.
6. הקישו סמן N חשבוניות כשולמו. הודעת ההצלחה הוחלו N תשלומים מאשרת והמסך נסגר.

בדף החשבון של נדיה נכנסו שבע שורות. שתיים היו תשלומים יוצאים (הוראת קבע לחשמל ורכישה בכרטיס) ונדלגו כי הסכומים שלהן שליליים. העברה אחת ציינה את BB-2026-0139, שכבר שולמה, אז היא נדלגה. העברה אחת כתבה “INV 0143” ולא את המספר המלא של החשבונית ולכן לא נמצאה התאמה; היא רושמת את התשלום הזה ידנית. שלוש הנותרות התאימו והפכו לתשלומים.

עבור כל התאמה, האפליקציה מוסיפה תשלום בשיטה bank_transfer, בסכום מהדף, בתאריך מהדף ובהערה שקוראת Bank import: ואחריה התיאור המלא, ואז קובעת את סטטוס החשבונית ל-שולם. התשלום מופיע בהיסטוריית התשלומים של החשבונית כמו כל תשלום אחר.

איך מייצאים עבור התוכנה של רואה החשבון שלכם

מסך אינטגרציות (Integrations) נמצא תחת הגדרות > אוטומציה > אינטגרציות (כתובית משנה חיבור שירותים חיצוניים). למרות השם, שום דבר כאן לא מתחבר לשום מקום: כל כרטיס מייצר קובץ שאתם משתפים. אין התחברויות, אסימונים או סנכרון.

1. הקישו על הכרטיס של חבילת ההנהלת חשבונות שלכם: QuickBooks, Xero או 1C. הכרטיס מתרחב כדי להציג תיאור בשורה אחת וכפתור.
2. הקישו ייצוא ל-Xero (או ייצוא ל-QuickBooks / ייצוא ל-1C).
3. בחרו את היעד בגליון השיתוף: דוא"ל, תיקיית ענן, אפליקציית מסרים.

כל השלושה כוללים כל חשבונית באפליקציה, בכל סטטוס. אין סינון טווח תאריכים או פרופיל, אז אם אתם רוצים רק רבעון אחד, סננו את הקובץ בגיליון אלקטרוני לאחר הייצוא.

כללים ופרטים

מה גיבוי מכיל. קובץ app_backup.json (שהוא גם התוכן של ייצוא נתונים בלבד (JSON)) הוא גיבוי גרסה 3 ונושא: פרופילי עסק עם הכתובות, הטלפונים, הדוא”לים, הקישורים, מספרי המס, תנאי התשלום וסדרות מספור החשבוניות שלהם; לקוחות, קבוצות לקוחות וחברויות בקבוצות; מוצרים ותנועות מלאי; חשבוניות, פריטי חשבונית, תשלומים, תעודות זיכוי, תעודות משלוח, תמונות מצב של חשבוניות ואירועי דמי פיגורים; הצעות מחיר וחוזים; הוצאות; רישומי זמן; פרויקטים ואבני דרך; תזמונים חוזרים; שערי חליפין; כללי אוטומציה וההתראות שהם העלו; תבניות דוא”ל; תבניות PDF מותאמות אישית והקישורים שלהן לפרופיל; חריגות בשיעורי מס; חתימות ופרופילי חתימה; ותזכורות ממתינות. לוגואים ותמונות חתימה משובצים ב-JSON כ-base64, כך שהם שורדים גם את הנתיב של JSON בלבד.

שני דברים לא נמצאים ב-JSON. תמונות חשבוניות וקבלות הוצאות נשמרות כקבצים, וה-JSON מחזיק רק את הנתיבים שלהם; התמונות הפיזיות נוסעות רק בתוך ה-ZIP, תחת invoices/by_status/<status>/<number>_<client>_<date>_photos/ ו-receipts/. ומתוך ההגדרות של האפליקציה עצמה, רק תצורת אוטומציית המלאי נכתבת בבלוק settings של הגיבוי ומשוחזרת איתו. העדפות ההתראות שלכם (האם תזכורות חשבונית מופעלות, וערכי “ימים לפני מועד הפירעון” / “ימים אחרי מועד הפירעון”), שפת האפליקציה, ערכת הנושא, הגדרות גופן ה-PDF ומצב ההיכרות עם האפליקציה לא מגובים; קבעו אותם שוב בטלפון החדש. גם תזכורות שכבר נשלחו לא מיוצאות, רק אלה שעדיין ממתינות לשליחה.

מה ה-ZIP מוסיף. מלבד app_backup.json, הארכיון מכיל business_profiles/<id>_<name>/profile.json עם הלוגואים כקובצי תמונה, clients/clients.json ו-clients.csv, invoices/by_status/<status>/<number>_<client>_<date>.pdf עבור כל חשבונית שעברה רינדור עם התבנית, הפלטה והגופנים שבחרתם וללא סימן מים של תקופת ניסיון, invoices/all_invoices.json, receipts/, signatures/ כקבצי PNG וקובץ README.txt המסביר את המבנה. שם הקובץ הוא InvoiceFlow_Export_<timestamp>.zip. רק app_backup.json נקרא בשחזור; קובצי ה-PDF וה-CSV הם עבורכם ועבור רואה החשבון שלכם.

כללי שחזור. בורר הקבצים מקבל .json ו-.zip. קובץ ZIP ללא app_backup.json נכשל עם ההודעה app_backup.json not found in archive. גיבוי שמספר הגרסה שלו גבוה ממה שהאפליקציה מבינה נדחה עם הודעה המבקשת מכם לעדכן את האפליקציה קודם; גיבויים ישנים יותר מתקבלים. שחזור תמיד מחליף: אין אפשרות מיזוג, ותיבת הדו-שיח לאישור היא נקודת הבדיקה היחידה שלכם. שחזור לעולם לא נעול ל-Pro.

מה דורש Pro. שמירה בענן, ארכיון מלא (ZIP) ושלושת ייצואי האינטגרציות עוברים דרך בדיקת הגישה ופותחים את מסך התשלום כשתקופת הניסיון הסתיימה ואין מנוי. נתונים בלבד (JSON), שני אריחי השחזור וייבוא הבנק תמיד זמינים.

כללי התאמת ייבוא בנק. המפריד מזוהה אוטומטית: נקודה-פסיק אם השורה הראשונה מכילה אחת, אחרת פסיק. שמות כותרות מותאמים ללא תלות ברישיות מול רשימת מילות מפתח קצרה (date/datum/fecha, amount/betrag/importe/value, ref/desc/memo/note, בתוספת מקבילות ברוסית ובגרמנית); כל דבר אחר אתם ממפים ידנית. מסכומים מוסרים רווחים ופסיקים הופכים לנקודות, ושורות עם סכום אפס או פחות נדלגות. תאריך שלא מתאים לפורמט חוזר לתאריך של היום במקום להיכשל. שורה מתאימה לחשבונית הראשונה שסטטוסה אינו שולם ושמספרה המדויק מופיע בכל מקום בטקסט האסמכתא, תוך הבחנה בין רישיות. סכום הדף נרשם כתשלום גם אם הוא שונה מסך החשבונית, והחשבונית מוגדרת כשולמה בכל מקרה; אין טיפול בתשלום חלקי, אין בדיקת מטבע ואין הגנה מפני ייבוא כפול של אותו דף. פורמטים אחרים כמו MT940 ו-BAI2 אינם נתמכים; ייצאו CSV מהבנק שלכם.

בטיחות נתונים. קובצי גיבוי הם JSON או ZIP רגילים, לא מוצפנים, ומכילים את שמות הלקוחות, הכתובות, מספרי המס וכתובות הדוא”ל שלהם. התייחסו אליהם כמו למקבילה המודפסת: שמרו אותם בתיקייה שרק אתם יכולים לפתוח ומחקו עותקים ישנים שאינכם צריכים.

טיפים

מדריכים קשורים

• תשלומים וסכום לתשלום לרישום תשלומים חלקיים וידניים שייבוא הבנק לא יכול לטפל בהם.
• תזכורות וכללי אוטומציה להגדרה מחדש של העדפות ההתראות שלכם לאחר שחזור.
• הגדרות, ניווט ו-Pro למה שתקופת הניסיון והמנוי פותחים.