מדריך למשתמש

אנליטיקה, כרטיסי לוח בקרה ודוחות

קראו את כרטיסי הכסף בלוח הבקרה, בחרו תקופה באנליטיקה כדי לראות הכנסות, שיעור גבייה ולקוחות מובילים, והשתמשו בדוחות לתצוגה פשוטה של שישה חודשים.

עודכן: 2026-09-09

ל-Invoice Flow שלושה מבטים שונים על אותם נתוני חשבוניות, וכל אחד עונה על שאלה אחרת. לוח הבקרה (Dashboard) אומר לכם מה דורש תשומת לב היום: כמה לא שולם, כמה מזה באיחור, ומה נכנס החודש. אנליטיקה מסתכלת אחורה על תקופה שאתם בוחרים ומסבירה מהיכן הגיע הכסף, מי הלקוחות הטובים ביותר שלכם וכמה זמן לוקח להם לשלם. דוחות היא הגרסה הפשוטה עבור ששת החודשים האחרונים, ללא סינון וללא ייצוא. אף אחד מהם לא זקוק לחיבור אינטרנט; כל מספר מחושב בטלפון מהחשבוניות, התשלומים וההוצאות שכבר רשמתם.

מדריך זה עוקב אחר פריה ראמאן, מעצבת UX פרילנסרית מפורטלנד, אורגון. היא מחייבת ארבעה לקוחות אמריקאים בדולרים אמריקאיים ושני סטודיואים אירופיים ביורו, ויש לה שנה שלמה של חשבוניות מאחוריה, כך שלכל תרשים על המסכים שלה יש מה להראות.

מה רואים על המסך

לוח הבקרה הוא הכרטיסייה הראשונה בסרגל הניווט התחתון. הכותרת שלו היא שם פרופיל העסק שלכם המוגדר כברירת מחדל. בפינה הימנית העליונה יש שני סמלים: לוח שנה (סנן לפי תאריך) ורשת עם פלוס (ווידג’טים של לוח הבקרה). מתחתם נמצאים כרטיסי הנתונים, שניים בשורה בטלפון, ואחריהם שאר הכרטיסים שהפעלתם. כפתור חשבונית חדשה מורחב צף בתחתית.

לוח הבקרה של אפליקציית Invoice Flow בכותרת Priya Raman UX עם ארבעה כרטיסי נתונים, יתרה לתשלום 7,300$, באיחור 5,700$, שולם החודש 5,500$ וסך חשבוניות 31, מעל רשימת חשבוניות אחרונות עם שורות טיוטה, נשלח ושולם — לוח הבקרה כברירת מחדל: ארבעה כרטיסי כסף וחמש החשבוניות האחרונות.

בברירת המחדל לוח הבקרה מציג חמישה ווידג’טים: יתרה לתשלום (Outstanding), באיחור (Overdue), שולם החודש (Paid This Month), סך חשבוניות (Total Invoices) ו-חשבוניות אחרונות (Recent Invoices). כרטיס חשבוניות אחרונות מפרט את חמש החשבוניות החדשות ביותר עם תג סטטוס, הלקוח, תאריך ההוצאה והסכום הכולל במטבע של החשבונית עצמה; הצג הכל (View All) קופץ לרשימת החשבוניות.

אנליטיקה (Analytics) נמצאת תחת הכרטיסייה כלים (Tools), בקטע בינה עסקית (Business Intelligence), ככרטיס הירוק אנליטיקה. המסך נפתח עם שורת שבבים של תקופות (החודש נבחר כברירת מחדל) וטור גלילה ארוך של כרטיסים: סיכום הכנסות (Revenue Summary), רווח והפסד (Profit & Loss), מגמת הכנסות (12 חודשים), 5 הלקוחות המובילים (Top 5 Clients), פילוח הוצאות (Expense Breakdown), סטטוס חשבוניות (Invoice Status), יתרות לפי גיל, מס שנגבה לפי מדינה, תחזית תזרים מזומנים, ימי גביית מכירות (DSO), הכנסה חוזרת, רווח לפי לקוח ו-המרת הצעות מחיר. סמל ה-PDF בסרגל העליון הוא ייצוא PDF (Export PDF).

דוחות (Reports) נגיש דרך הגדרות (Settings), בקטע הגדרות חשבונית (Invoice Settings), דרך אריח דוחות. יש בו בדיוק שלושה כרטיסים: הכנסות (6 חודשים אחרונים), לקוחות מובילים ו-ממוצע ימים לתשלום.

איך קוראים את כרטיסי לוח הבקרה

ארבעת כרטיסי הנתונים הם סכומי כסף המומרים למטבע ברירת המחדל של הפרופיל שלכם. חשבונית במטבע אחר נכללת רק אם היא נושאת שער חליפין או סכום כולל במטבע הבסיס; אחרת היא לא נכללת, במקום להיספר לפי ערכה הנקוב. הצעות מחיר ואומדנים לעולם לא נספרים.

כרטיס	מה מסוכם
יתרה לתשלום	סך חשבוניות בסטטוס נשלח
באיחור	החלק מהיתרה לתשלום שתאריך פירעונו חלף
שולם החודש	סך חשבוניות ששולמו שתאריך התשלום שלהן נופל בחודש הנוכחי
סך חשבוניות	מספר החשבוניות (בכל סטטוס) שניתן היה להמיר

באיחור אינו סטטוס נפרד שאתם קובעים. חשבונית שנשלחה הופכת לבאיחור למחרת תאריך הפירעון שלה, והתג ב-חשבוניות אחרונות עובר ל-באיחור מעצמו. במסך של פריה, 5,700$ מתוך 7,300$ היתרה לתשלום הם באיחור: שתי חשבוניות מיולי ואוגוסט שחלף תאריך פירעונן.

פתחו את הכרטיסייה לוח בקרה.
קראו את יתרה לתשלום לסכום הכולל שאתם מחכים לו, ואת באיחור לחלק שכדאי להתעקש עליו.
הקישו על סמל לוח השנה (סנן לפי תאריך) כדי להגביל את כרטיסי הכסף לחשבוניות שהונפקו בטווח תאריכים, ואז הקישו הצג.
שבב עם הטווח שנבחר מופיע מעל הכרטיסים; הקישו על סמל הסגירה שלו כדי לחזור לנתונים של כל הזמנים.

טווח התאריכים חל על כרטיסי הנתונים ועל חשבוניות אחרונות, והוא מסנן לפי תאריך ההוצאה. עם טווח מוגדר, שולם החודש משנה את משמעותו ל”שולם בתוך הטווח”. הסינון אינו נשמר; הוא מתאפס בהפעלה מחדש של האפליקציה.

איך מתאימים אישית את לוח הבקרה

מעבר לחמשת ברירת המחדל יש עוד שבעה עשר כרטיסים. חלקם תצוגות כסף (שולם בכל הזמנים, שולם ברבעון הנוכחי, שולם בטרימסטר הנוכחי, הכנסות שבועיות, חשבונית ממוצעת, רווח החודש), חלקם רשימות (חשבוניות מוצמדות, חייבים מובילים, לקוחות אחרונים, חוזים שתוקפם פג בקרוב, התראות מלאי נמוך), וחלקם מונים או קיצורי דרך (טיוטות, תזמונים באיחור, הוצאות החודש, טיימר פעיל, פעולות מהירות, התראות).

הקישו על סמל ווידג'טים של לוח הבקרה בפינה הימנית העליונה.
בגליון ווידג'טים של לוח הבקרה, גררו שורה באמצעות הידית שלה תחת פעיל (גררו לסידור מחדש) כדי לשנות את הסדר בלוח הבקרה.
הקישו על סמל המינוס האדום כדי להסתיר כרטיס; הוא עובר לרשימת מוסתרים.
הקישו על סמל הפלוס ליד כרטיס מוסתר כדי להוסיף אותו בסוף הרשימה הפעילה.
החליקו את הגליון כלפי מטה כדי לסגור אותו; לוח הבקרה מתעדכן מיידית והפריסה נשמרת.

גליון ווידג'טים של לוח הבקרה באפליקציית Invoice Flow עם חמישה כרטיסים פעילים בעלי ידיות גרירה וסמלי הסרה, ומדור מוסתרים עם שולם בכל הזמנים, שולם ברבעון הנוכחי, שולם בטרימסטר הנוכחי וחשבוניות מוצמדות עם סמלי הוספה — גליון ווידג'טים של לוח הבקרה: כרטיסים פעילים למעלה, כרטיסים מוסתרים למטה.

לוח הבקרה של אפליקציית Invoice Flow עם שולם ברבעון הנוכחי 23,151$, רווח החודש 4,915.01$ עם כתובית משנה של הכנסות והוצאות, חייבים מובילים המפרט שלושה לקוחות באדום, חשבונית ממוצעת 3,186$ מתוך 25 ששולמו, וטיוטות 2 חשבוניות שלא נשלחו — אותם נתונים עם שולם ברבעון הנוכחי, רווח החודש, חייבים מובילים, חשבונית ממוצעת וטיוטות מופעלים.

כרטיסי נתונים סמוכים נארזים ברשת אחת, אז שמרו את כרטיסי הכסף הקטנים יחד בראש הרשימה ושימו את כרטיסי הרשימה מתחתם. רוב כרטיסי הרשימה נעלמים לגמרי כשאין להם מה להציג: חייבים מובילים מתחבא כשאין חשבוניות שלא שולמו, טיוטות מתחבא באפס, חוזים שתוקפם פג בקרוב מופיע רק כשחוזה מסתיים תוך 30 יום.

רווח החודש הוא נתון הרווח הפשוט ביותר באפליקציה: תשלומים שהתקבלו החודש פחות הוצאות שתאריכן החודש, עם שני המספרים כתובים מתחתיו. חייבים מובילים מדרג לקוחות לפי הסכום שעדיין חייב על חשבוניות שנשלחו להם, והקשה עליו פותחת את רשימת הלקוחות. חשבונית ממוצעת הוא הממוצע של סך כל חשבונית ששולמה, עם המספר בכתובית המשנה.

איך מנתחים תקופה באנליטיקה

שבבי התקופה הם המפתח למסך האנליטיקה. החודש, החודש שעבר, הרבעון הנוכחי ו-השנה הם טווחי לוח שנה; כל הזמן מבטל את הסינון. התקופה בוחרת חשבוניות לפי תאריך ההוצאה והוצאות לפי תאריך ההוצאה עצמו. שלושה כרטיסים מתעלמים מהשבבים בכוונה מכיוון שהם עוסקים בהווה ולא בחלון זמן: מגמת שנים עשר החודשים, יתרות לפי גיל ו-תחזית תזרים מזומנים.

פתחו את כלים והקישו על אנליטיקה בקטע בינה עסקית.
החליקו את שורת השבבים שמאלה אם צריך והקישו על השנה (או כל תקופה אחרת).
קראו את סיכום הכנסות: חויב, שולם, יתרה לתשלום ושיעור הגבייה.
בדקו את רווח והפסד ואת תג החץ, שמשווה את הרווח הנקי לתקופה הקודמת באותו אורך.
גללו למטה לתרשים המגמה, דירוג הלקוחות, ההוצאות, ספירת הסטטוסים וכרטיסי החייבים.

מסך האנליטיקה של אפליקציית Invoice Flow עם שבב השנה נבחר, כרטיס סיכום הכנסות המציג חויב 72,700$, שולם 57,700$, יתרה לתשלום 7,300$ וגבייה 79.4% בירוק, כרטיס רווח והפסד עם תג עלייה של 148.1%, הכנסות, הוצאות, רווח נקי 49,787.09$ ומרווח 86.3%, ותחילת תרשים מגמת ההכנסות — השנה של פריה: שיעור גבייה של 79.4% ורווח נקי שעלה ב-148% לעומת אשתקד.

סיכום הכנסות מסכם כל חשבונית שהונפקה בתקופה, כולל טיוטות, כ-חויב. שולם הוא סך החשבוניות המסומנות ששולמו, יתרה לתשלום הוא הסכום שעדיין חייב על חשבוניות שנשלחו, ו-גבייה הוא שולם חלקי חויב. השיעור הופך לירוק ב-75% ומעלה ולאדום מתחת לזה. מכיוון שטיוטות הן חלק מ”חויב”, חודש עם מספר טיוטות שלא נשלחו מציג שיעור נמוך יותר ממה שהייתם מצפים; עברו לתקופה ארוכה יותר לתמונה הוגנת יותר.

רווח והפסד מפחית הוצאות בתקופה מהכנסה ששולמה ומציג את המרווח. תג הפער מופיע רק כאשר קיימת תקופה קודמת (לעולם לא עבור כל הזמן) וכאשר הרווח הנקי הקודם לא היה אפס.

מגמת הכנסות (12 חודשים) מציגה תשלומים לפי החודש שבו התקבלו, עבור שנים עשר החודשים הקלנדריים האחרונים, וממירה חשבוניות במטבע זר למטבע הבסיס שלכם. היא זקוקה לתאריך תשלום בכל חשבונית ששולמה, שהאפליקציה רושמת כאשר תשלום רשום מסלק את החשבונית. 5 הלקוחות המובילים מדרג לקוחות לפי סכומים ששולמו בתקופה, עם מספר החשבוניות בסוגריים ופס יחסי למוביל.

מסך האנליטיקה של אפליקציית Invoice Flow גלול לתרשים הקווי של מגמת ההכנסות ל-12 חודשים עם שיא ביוני, כרטיס 5 הלקוחות המובילים המדרג את Cascade Credit Union, Lumen Health, Fieldnote Software, Klarwerk GmbH ו-Tulp Digital עם פסי התקדמות, וראש תרשים העוגה של פילוח ההוצאות — שנים עשר חודשים של הכנסה שנגבתה וחמשת הלקוחות שמאחוריה.

בהמשך למטה, פילוח הוצאות הוא תרשים עוגה של הוצאות לפי קטגוריה עם מקרא, סטטוס חשבוניות סופר חשבוניות בתקופה לפי הסטטוס השמור שלהן, ו-יתרות לפי גיל מקבץ כל חשבונית שלא שולמה שחלף תאריך פירעונה לקבוצות של 0–30, 31–60, 61–90 ו-90+ ימים עם המספר והסכום לכל קבוצה. חשבוניות שעדיין לא הגיע מועד פירעונן לא מופיעות בכרטיס הגילאים, וזו הסיבה שחשבונית של פריה בסך 1,600$ שמועד פירעונה בשבוע הבא נעדרת ממנו בעוד לוח הבקרה עדיין סופר אותה כיתרה לתשלום.

אנליטיקת אפליקציית Invoice Flow מציגה כרטיס סטטוס חשבוניות עם עמודות טיוטה 2, נשלח 3, שולם 17 ובוטל 1, כרטיס יתרות לפי גיל עם שתי חשבוניות בסך כולל של 5,700$ בקבוצת 0-30 ימים ואפס בקבוצות הישנות יותר, וכרטיס מס שנגבה לפי מדינה שכתוב בו לא נגבה מס בתקופה זו — ספירת סטטוסים לשנה וגילאי מה שעדיין לא שולם.

הכרטיסים הנותרים הם אינדיקטורים מהירים. מס שנגבה לפי מדינה מסכם את המס על חשבוניות בתקופה לפי מדינת הלקוח. תחזית תזרים מזומנים צופה מה אמור להגיע ב-30, 60 ו-90 הימים הבאים מחשבוניות שלא שולמו ומתזמונים חוזרים פעילים. ימי גביית מכירות הוא מספר הימים הממוצע בין הנפקת חשבונית לקבלת התשלום, בצבע ירוק עד 30 יום, כתום עד 60 ואדום מעבר לכך, עם שלושת המשלמים האיטיים ביותר ברשימה. הכנסה חוזרת ממיר תזמונים פעילים ל-MRR ו-ARR. רווח לפי לקוח מפחית הוצאות המתויגות ללקוח ממה שכל לקוח שילם. המרת הצעות מחיר מציגה את שיעור האומדנים בתקופה שהפכו לחשבוניות.

איך מייצאים אנליטיקה כ-PDF

בחרו את התקופה שברצונכם שהדוח יכסה.
הקישו על סמל ה-PDF (ייצוא PDF) בסרגל העליון.
בחרו לאן לשלוח את הקובץ בגליון השיתוף של Android.

ה-PDF הוא עמוד A4 עם שם העסק שלכם, תווית התקופה ותאריך היצירה, ואחריהם סיכום הכנסות (הכנסה ששולמה, יתרה לתשלום, הוצאות, רווח נקי), אינדיקטורים מרכזיים (DSO, MRR, ARR, תזמונים פעילים), ארבע קבוצות הגילאים וחמשת הלקוחות המובילים. הקובץ נקרא analytics-<timestamp>.pdf ואינו נשמר בתוך האפליקציה. ייצוא הוא תכונת Pro; צפייה במסך היא חינמית.

איך משתמשים בדוחות

דוחות היא תצוגה קטנה וקבועה שרבים מוצאים אותה מספיקה לבדיקה חודשית.

פתחו את הגדרות והקישו על דוחות תחת הגדרות חשבונית.
קראו את תרשים העמודות: עמודה אחת לכל חודש בששת החודשים האחרונים, המציגה את הסכום שחויב לפי תאריך ההוצאה.
בדקו את לקוחות מובילים לסכומים לכל החיים, שולם ולא שולם יחד.
שימו לב ל-ממוצע ימים לתשלום, הפער הממוצע בין תאריך ההוצאה לתשלום הראשון שנרשם.
משכו כלפי מטה לרענון לאחר רישום תשלומים חדשים.

מסך הדוחות של אפליקציית Invoice Flow עם תרשים עמודות של הכנסות 6 חודשים אחרונים מאפריל 26 עד ספטמבר 26 וכתובית משנה שולם 62,950$ יתרה לתשלום 15,000$, כרטיס לקוחות מובילים המפרט ארבעה לקוחות אמריקאים עם סכומים לכל החיים, וכרטיס ממוצע ימים לתשלום המציג 18 ימים — דוחות: הכנסות שחויבו לפי חודש, לקוחות מובילים לכל החיים וממוצע של 18 יום לתשלום.

שני דברים שונים לעומת האנליטיקה. ראשית, התרשים מוצג לפי חודש החיוב, לא חודש התשלום, כך שחשבונית גדולה שהונפקה ביולי מופיעה ביולי גם אם שולמה באוגוסט. שנית, דוחות עובד במטבע אחד בלבד: הוא בוחר את המטבע שרוב החשבוניות שלכם משתמשות בו ומתעלם מהשאר. חשבוניות היורו של פריה נעדרות כאן, וזו הסיבה שרק ארבעת הלקוחות האמריקאים שלה מופיעים תחת לקוחות מובילים. כרטיס ממוצע ימים לתשלום מסתמך על רשומות תשלום; חשבונית שסומנה כשולמה ללא תשלום רשום אינה תורמת לו.

כללים ופרטים

אפשר לצפות בשלושת המסכים בתוכנית החינמית. Pro נדרש עבור ייצוא PDF באנליטיקה, עבור כפתור חשבונית חדשה בלוח הבקרה ועבור פעולת הקיצור לקוח.
לוח הבקרה והאנליטיקה סופרים רק מסמכים מסוג חשבונית. הצעות מחיר, אומדנים וחוזים לעולם לא נכנסים לסכומי הכסף; אומדנים משמשים רק את כרטיס המרת הצעות מחיר.
חשבוניות בארכיון אינן נכללות באנליטיקה.
הטיפול במטבע שונה בכל מסך. כרטיסי הנתונים בלוח הבקרה ממירים חשבוניות זרות באמצעות הסכום הכולל במטבע הבסיס שלהן או שער החליפין, ומדלגים על חשבוניות ללא אחד מהם. גם האנליטיקה מדלגת על חשבוניות זרות ללא סכום כולל במטבע הבסיס, אך כרטיסי הסיכום שלה מוסיפים אז את הערך הנקוב של אלה שנותרו; רק מגמת שנים עשר החודשים ממירה אותן. דוחות משתמש רק במטבע הרוב.
כל הסכומים בכרטיסי האנליטיקה מעוצבים במטבע ברירת המחדל של הפרופיל שלכם, למעט יתרות לפי גיל, שמשתמש במטבע של החשבונית הראשונה ברשימה.
“שולם החודש” וכרטיסים דומים משתמשים בתאריך התשלום הנשמר כאשר תשלום רשום מסלק את החשבונית; אם הוא חסר, הם חוזרים לזמן העדכון האחרון של החשבונית. תרשים המגמה ו-DSO דורשים תאריך תשלום אמיתי.
תג הפער ב-רווח והפסד משווה לתקופה הקודמת באותו אורך: החודש שעבר עבור החודש, הרבעון הקודם עבור הרבעון הנוכחי, השנה הקודמת עבור השנה.
סטטוס חשבוניות סופר את הסטטוס השמור, כך שחשבוניות באיחור נספרות שם כ-נשלח; כרטיס באיחור בלוח הבקרה והתג ב-חשבוניות אחרונות גוזרים איחור מתאריך הפירעון במקום זאת.
יתרות לפי גיל כולל כל חשבונית עם סכום לתשלום שאינה מסומנת כשולמה וחלף תאריך פירעונה. אם אתם מבטלים חשבונית, ודאו שהסכום לתשלום שלה מאופס, אחרת היא עדיין תופיע בקבוצות הגילאים.
פריסת ווידג’טי לוח הבקרה נשמרת במכשיר ושורדת הפעלות מחדש; מסנן התאריך בלוח הבקרה לא.
הוצאות החודש ו-רווח החודש מסכמים הוצאות בערך נקוב ללא המרת מטבע ומציגים אותן במטבע הפרופיל.
לוח הבקרה מתרענן אוטומטית כשחשבוניות משתנות; דוחות נטען פעם אחת עם הפתיחה וזקוק למשיכה לרענון כדי לקלוט נתונים חדשים.

בחירת סמן כשולם מתפריט החשבונית, או מסרגל הבחירה המרובה ברשימה, משנה רק את הסטטוס. היא לא שומרת תאריך תשלום ולא רשומת תשלום, ולכן חשבוניות אלה חסרות ממגמת שנים עשר החודשים, מ-DSO ומ-ממוצע ימים לתשלום, ועדיין מציגות סכום לתשלום. במקום זאת, רשמו את התשלום דרך תיבת דו-השיח של תשלום החשבונית; תשלום שמסלק את החשבונית קובע יחד את הסטטוס, תאריך התשלום והסכום לתשלום.

טיפים

השוו את היתרה לתשלום בלוח הבקרה עם הסכום הכולל ב-יתרות לפי גיל. ההפרש הוא כסף שהוצאה עליו חשבונית אך עדיין לא הגיע מועד פירעונו, מה שמראה כמה מהחייבים שלכם פשוט ממתין לתנאי תשלום רגילים.

אם אתם מחייבים ביותר ממטבע אחד, הוסיפו שער חליפין לכל חשבונית זרה כשאתם יוצרים אותה. בלעדיו, החשבונית נעלמת מסכומי לוח הבקרה ומהאנליטיקה, וההכנסה שלכם נראית נמוכה יותר ממה שהיא באמת.

השתמשו ב-השנה ולא ב-החודש לשיעור הגבייה בימים הראשונים של החודש. עם חשבונית או שתיים בלבד שהונפקו עד כה, טיוטה בודדת יכולה להוריד את השיעור מתחת ל-75% ולצבוע אותו באדום.

שימו את חייבים מובילים ו-טיוטות בלוח הבקרה אם אתם נוטים לשכוח מעקבים: אחד מראה מי חייב לכם הכי הרבה, השני מזכיר לכם חשבוניות שנכתבו אך מעולם לא נשלחו, ושניהם פותחים את הרשימה הנכונה בהקשה אחת.

מדריכים קשורים

סטטוסים, רשימה והיסטוריה של חשבוניות מסביר מה משמעות תגי הסטטוס ותאריכי הפירעון.
תשלומים וסכום לתשלום מראה כיצד תשלומים רשומים מזינים את נתוני תאריך התשלום המשמשים כאן.
מטבעות, שערי חליפין ומיסים מכסה את שער החליפין שמאפשר לחשבוניות זרות להיספר בסכומים.