Ръководство

Анализи, карти на таблото и отчети

Прочетете паричните карти на таблото, изберете период в Анализи за приходи, събираемост и топ клиенти и ползвайте Отчети за шестмесечен преглед.

Обновено: 2026-09-09

Invoice Flow поддържа три различни изгледа на едни и същи данни за фактурите и всеки от тях отговаря на различен въпрос. Таблото ви казва какво изисква внимание днес: колко е неплатено, каква част от него е просрочена и колко е постъпило този месец. Анализи поглежда назад към период по ваш избор и обяснява откъде са дошли парите, кои са най-добрите ви клиенти и колко време им отнема да платят. Отчети е опростената версия за последните шест месеца, без филтри и без експорт. Никой от тях не се нуждае от интернет връзка; всяко число се изчислява на телефона от фактурите, плащанията и разходите, които вече сте записали.

Това ръководство следва Priya Raman, свободно практикуващ UX дизайнер в Portland, Oregon. Тя фактурира на четирима американски клиента в щатски долари и на две европейски студиа в евро, а зад гърба си има година фактури, така че всяка диаграма на екраните ѝ има какво да покаже.

Какво виждате на екрана

Таблото (Dashboard) е първият раздел на долната навигация. Заглавието му е името на вашия основен бизнес профил. В горния десен ъгъл има две икони: календар (Филтрирай по дата) и решетка с плюс (Уиджети на таблото). Под тях са статистическите карти, по две на ред на телефон, следвани от останалите карти, които сте активирали. Разширен бутон Нова фактура е фиксиран в долната част.

По подразбиране таблото показва пет уиджета: Неплатено (Outstanding), Просрочени (Overdue), Платени този месец, Общо фактури и Скорошни фактури. Картата Скорошни фактури изброява петте най-нови фактури със значка за статус, клиента, датата на издаване и общата сума във валутата на самата фактура; Виж всички отваря списъка с фактури.

Анализи се намира в раздела Инструменти, в секцията Бизнес анализи, като зелената карта Анализи. Екранът се отваря с ред от чипове за период (Този месец е избран по подразбиране) и дълга превъртаща се колона от карти: Обобщение на приходите, Печалба и загуба, Тенденция на приходите (12 мес.), Топ 5 клиенти, Разбивка на разходите, Статус на фактурите, Дължими суми по давност, Събран данък по държави, Прогноза за паричния поток, Среден срок на събиране (DSO), Повтарящи се приходи, Печалба на клиент и Конверсия на оферти. Иконата PDF в лентата на приложението е Експорт на PDF.

До Отчети се стига от Настройки, в секцията Настройки на фактурата, чрез плочката Отчети. Той има точно три карти: Приходи (последните 6 месеца), Топ клиенти и Среден брой дни до плащане.

Как да четете картите на таблото

Четирите статистически карти са парични суми, преобразувани във валутата по подразбиране на вашия профил. Фактура в друга валута се включва само ако носи обменен курс или обща сума в базова валута; в противен случай се пропуска, вместо да се добави по номинал. Проформи и оферти никога не се броят.

Просрочена не е отделен статус, който задавате. Изпратена фактура става просрочена в деня след падежа си и значката в Скорошни фактури сама се променя на Просрочена. На екрана на Priya $5,700 от общо $7,300 неплатени са закъснели: две фактури от юли и август, чиито падежи са изминали.

1. Отворете раздела Табло.
2. Прочетете Неплатено за общата сума, която очаквате, и Просрочени за частта, която трябва да подсетите.
3. Докоснете иконата с календар (Филтрирай по дата), за да ограничите паричните карти до фактури, издадени в даден период, след което докоснете Покажи.
4. Над картите се появява чип с избрания период; докоснете иконата за затваряне, за да се върнете към стойностите за цялото време.

Периодът се прилага към статистическите карти и към Скорошни фактури и филтрира по дата на издаване. При зададен период Платени този месец променя значението си на „платени в рамките на периода“. Филтърът не се запазва; той се нулира при рестарт на приложението.

Как да персонализирате таблото

Освен петте по подразбиране има още седемнадесет карти. Някои са парични изгледи (Платени за цялото време, Платени това тримесечие, Платени този триместър, Седмични приходи, Средна фактура, Печалба този месец), някои са списъци (Закачени фактури, Топ длъжници, Скорошни клиенти, Изтичащи договори, Известия за ниска наличност), а някои са броячи или преки пътища (Чернови, Просрочени графици, Разходи този месец, Активен таймер, Бързи действия, Известия).

1. Докоснете иконата Уиджети на таблото в горния десен ъгъл.
2. В листа Уиджети на таблото плъзнете ред за манипулатора му под Активни (плъзнете за пренареждане), за да промените реда на таблото.
3. Докоснете червената икона с минус, за да скриете карта; тя се премества в списъка Скрити.
4. Докоснете иконата с плюс до скрита карта, за да я добавите в края на активния списък.
5. Плъзнете листа надолу, за да го затворите; таблото се обновява веднага и подредбата се запомня.

Последователните статистически карти се опаковат в една решетка, затова дръжте малките парични карти заедно най-отгоре и поставете списъчните карти под тях. Повечето списъчни карти изчезват напълно, когато нямат какво да покажат: Топ длъжници се скрива без неплатени фактури, Чернови се скрива при нула, Изтичащи договори се появява само когато договор изтича в рамките на 30 дни.

Печалба този месец е най-простата стойност за печалба в приложението: получените плащания този месец минус разходите с дата в този месец, като двете числа са изписани отдолу. Топ длъжници подрежда клиентите по сумата, която още дължат по изпратените си фактури, а докосването отваря списъка с клиенти. Средна фактура е средната стойност на всяка платена фактура, с броя в подзаглавието.

Как да анализирате период в Анализи

Чиповете за период са ключът към екрана Анализи. Този месец, Миналия месец, Това тримесечие и Тази година са календарни периоди; Цялото време премахва филтъра. Периодът избира фактурите по дата на издаване, а разходите по дата на разхода. Три карти умишлено игнорират чиповете, защото се отнасят до настоящето, а не до прозорец от време: дванадесетмесечната тенденция, Дължими суми по давност и Прогноза за паричния поток.

1. Отворете Инструменти и докоснете Анализи в секцията Бизнес анализи.
2. Плъзнете реда с чипове наляво, ако е необходимо, и докоснете Тази година (или друг период).
3. Прочетете Обобщение на приходите: Фактурирано, Платено, Дължими и процента Събираемост.
4. Проверете Печалба и загуба и значката със стрелка, която сравнява нетната печалба с предходния период със същата дължина.
5. Превъртете надолу за диаграмата на тенденцията, класацията на клиентите, разходите, броя по статуси и картите за вземания.

Обобщение на приходите събира всяка фактура, издадена в периода, включително чернови, като Фактурирано. Платено е сумата на фактурите, отбелязани като платени, Дължими е сумата, която още се дължи по изпратени фактури, а Събираемост е Платено, разделено на Фактурирано. Процентът става зелен при 75% и нагоре и червен под това. Тъй като черновите са част от Фактурирано, месец с няколко неизпратени чернови показва по-нисък процент от очакваното; превключете към по-дълъг период за по-справедлива картина.

Печалба и загуба изважда разходите за периода от платените приходи и показва маржа. Значката с разликата се появява само когато съществува предходен период (никога за Цялото време) и когато предходната нетна печалба не е била нула.

Тенденция на приходите (12 мес.) нанася плащанията по месеца, в който са получени, за последните дванадесет календарни месеца и преобразува фактурите в чужда валута във вашата базова валута. Тя изисква дата на плащане на всяка платена фактура, която приложението записва, когато регистрирано плащане погаси фактурата. Топ 5 клиенти подрежда клиентите по платени суми в периода, с броя фактури в скоби и лента спрямо лидера.

По-надолу Разбивка на разходите е кръгова диаграма на разходите по категория с легенда, Статус на фактурите брои фактурите в периода по записания им статус, а Дължими суми по давност разпределя всяка неплатена фактура с изминал падеж в кофи 0–30, 31–60, 61–90 и над 90 дни, с брой и сума за всяка кофа. Фактури, чийто падеж още не е настъпил, не се появяват в картата по давност — затова фактурата на Priya за $1,600 с падеж следващата седмица липсва там, докато таблото все още я брои като неплатена.

Останалите карти са бързи индикатори. Събран данък по държави сумира данъка по фактурите в периода по държавата на клиента. Прогноза за паричния поток прогнозира какво трябва да постъпи през следващите 30, 60 и 90 дни от неплатени фактури и активни повтарящи се графици. Среден срок на събиране е средният брой дни между издаването и получаването на плащане, оцветен в зелено до 30 дни, в оранжево до 60 и в червено над това, със списък на тримата най-бавни платци. Повтарящи се приходи нормализира активните графици в MRR и ARR. Печалба на клиент изважда разходите, отбелязани към клиента, от платеното от него. Конверсия на оферти показва дела на проформите в периода, които са станали фактури.

Как да експортирате Анализи като PDF

1. Изберете периода, който искате отчетът да покрива.
2. Докоснете иконата PDF (Експорт на PDF) в лентата на приложението.
3. Изберете къде да изпратите файла в листа за споделяне на Android.

PDF файлът е страница A4 с името на вашия бизнес, етикета на периода и датата на генериране, следвани от обобщение на приходите (платени приходи, дължими, разходи, нетна печалба), ключови показатели (DSO, MRR, ARR, активни графици), четирите кофи по давност и петте топ клиента. Файлът се казва analytics-<timestamp>.pdf и не се съхранява в приложението. Експортът е Pro функция; разглеждането на екрана е безплатно.

Как да използвате Отчети

Отчети е по-малък, фиксиран изглед, който за мнозина е достатъчен за месечна проверка.

1. Отворете Настройки и докоснете Отчети под Настройки на фактурата.
2. Прочетете стълбовидната диаграма: по един стълб на месец за последните шест месеца, показващ общо фактурираното по дата на издаване.
3. Проверете Топ клиенти за суми за целия период, платени и неплатени заедно.
4. Отбележете Среден брой дни до плащане — средният интервал между датата на издаване и първото регистрирано плащане.
5. Дръпнете надолу за опресняване, след като запишете нови плащания.

Две неща се различават от Анализи. Първо, диаграмата е по месец на фактуриране, а не по месец на плащане, така че голяма фактура, издадена през юли, се показва в юли, дори ако е платена през август. Второ, Отчети работи само в една валута: избира валутата, която повечето от вашите фактури използват, и игнорира останалите. Фактурите на Priya в евро липсват тук — затова под Топ клиенти се появяват само четиримата ѝ американски клиента. Картата Среден брой дни до плащане разчита на записите за плащания; фактура, отбелязана като платена без регистрирано плащане, не участва.

Правила и подробности

• И трите екрана могат да се разглеждат с безплатния план. Pro е необходим за Експорт на PDF в Анализи, за бутона Нова фактура на таблото и за бързото действие Клиент.
• Таблото и Анализи броят само документи от тип фактура. Проформи, оферти и договори никога не влизат в паричните суми; проформите се използват само от картата Конверсия на оферти.
• Архивираните фактури се изключват от Анализи.
• Обработката на валутите се различава на всеки екран. Статистическите карти на таблото преобразуват чуждестранните фактури чрез общата им сума в базова валута или обменния курс и пропускат фактурите без нито едно от двете. Анализи също пропуска чуждестранните фактури без сума в базова валута, но обобщаващите му карти след това добавят номиналната стойност на останалите; само дванадесетмесечната тенденция ги преобразува. Отчети използва само мажоритарната валута.
• Всички суми в картите на Анализи са форматирани във валутата по подразбиране на вашия профил, с изключение на Дължими суми по давност, която използва валутата на първата фактура в списъка.
• „Платени този месец“ и подобните карти използват датата на плащане, която се записва, когато регистрирано плащане погаси фактурата; ако тя липсва, се използва времето на последна промяна на фактурата. Диаграмата на тенденцията и DSO изискват реална дата на плащане.
• Значката с разликата в Печалба и загуба сравнява с предходния период със същата дължина: миналия месец за Този месец, предходното тримесечие за Това тримесечие, предходната година за Тази година.
• Статус на фактурите брои записания статус, така че просрочените фактури се броят там като Изпратена; картата Просрочени на таблото и значката в Скорошни фактури извеждат просрочието от падежа.
• Дължими суми по давност включва всяка фактура с дължима сума, която не е отбелязана като платена и е с изминал падеж. Ако отмените фактура, уверете се, че дължимата ѝ сума е нулирана, иначе тя ще продължи да се показва в кофите по давност.
• Подредбата на уиджетите на таблото се съхранява на устройството и остава след рестарт; филтърът по дата на таблото — не.
• Разходи този месец и Печалба този месец сумират разходите по номинал без преобразуване на валута и ги показват във валутата на профила.
• Таблото се обновява автоматично при промяна на фактурите; Отчети се зарежда веднъж при отваряне и изисква дърпане за опресняване, за да покаже нови данни.

Съвети

Свързани ръководства

• Статуси на фактурите, списък и история обяснява какво означават значките за статус и падежите.
• Плащания и дължима сума показва как регистрираните плащания захранват стойностите за дата на плащане, използвани тук.
• Валути, обменни курсове и данъци обхваща обменния курс, който позволява на чуждестранните фактури да се броят в сумите.