Hướng dẫn sử dụng

Phân tích, thẻ bảng điều khiển và báo cáo

Đọc các thẻ tiền trên bảng điều khiển, chọn kỳ trong Phân tích để xem doanh thu, tỷ lệ thu tiền và khách hàng hàng đầu, và dùng Báo cáo cho góc nhìn sáu tháng.

Cập nhật: 2026-09-09

Invoice Flow giữ ba góc nhìn khác nhau trên cùng một dữ liệu hóa đơn, và mỗi góc nhìn trả lời một câu hỏi riêng. Bảng điều khiển (Dashboard) cho bạn biết điều gì cần chú ý hôm nay: còn bao nhiêu chưa được thanh toán, trong đó bao nhiêu đã trễ, và tháng này đã thu về bao nhiêu. Phân tích (Analytics) nhìn lại một khoảng thời gian bạn chọn và giải thích tiền đến từ đâu, ai là khách hàng tốt nhất của bạn và họ mất bao lâu để thanh toán. Báo cáo (Reports) là phiên bản đơn giản cho sáu tháng gần nhất, không có bộ lọc và không xuất tệp. Không màn hình nào cần kết nối Internet; mọi con số đều được tính ngay trên điện thoại từ các hóa đơn, khoản thanh toán và chi phí bạn đã ghi lại.

Hướng dẫn này đi theo Priya Raman, một nhà thiết kế UX tự do ở Portland, Oregon. Cô lập hóa đơn cho bốn khách hàng Mỹ bằng đô la Mỹ và hai studio châu Âu bằng euro, và cô đã có một năm hóa đơn phía sau, nên mọi biểu đồ trên màn hình của cô đều có dữ liệu để hiển thị.

Bạn thấy gì trên màn hình

Bảng điều khiển là tab đầu tiên của thanh điều hướng dưới cùng. Tiêu đề của nó là tên hồ sơ doanh nghiệp mặc định của bạn. Ở góc trên bên phải có hai biểu tượng: một lịch (Lọc theo ngày) và một lưới có dấu cộng (Tiện ích bảng điều khiển). Bên dưới là các thẻ chỉ số, hai thẻ mỗi hàng trên điện thoại, tiếp theo là những thẻ khác mà bạn đã bật. Một nút mở rộng Hóa đơn mới nổi ở dưới cùng.

Ngay khi cài đặt, bảng điều khiển hiển thị năm tiện ích: Chưa thanh toán (Outstanding), Quá hạn (Overdue), Đã thanh toán tháng này (Paid This Month), Tổng số hóa đơn (Total Invoices) và Hóa đơn gần đây (Recent Invoices). Thẻ Hóa đơn gần đây liệt kê năm hóa đơn mới nhất kèm huy hiệu trạng thái, khách hàng, ngày lập và tổng tiền theo đơn vị tiền tệ của chính hóa đơn đó; Xem tất cả đưa bạn sang danh sách hóa đơn.

Phân tích nằm trong tab Công cụ (Tools), ở mục Phân tích kinh doanh (Business Intelligence), là thẻ màu xanh lá Phân tích. Màn hình mở ra với một hàng chip chọn kỳ (Tháng này được chọn mặc định) và một cột thẻ dài cuộn được: Tóm tắt doanh thu, Lãi và lỗ, Xu hướng doanh thu (12 tháng), Top 5 khách hàng, Phân tích chi phí, Trạng thái hóa đơn, Công nợ theo thời hạn, Thuế thu được theo quốc gia, Dự báo dòng tiền, Số ngày thu hồi công nợ (DSO), Doanh thu định kỳ, Lợi nhuận theo khách hàng và Chuyển đổi báo giá. Biểu tượng PDF trên thanh ứng dụng là Xuất PDF.

Báo cáo được mở từ Cài đặt, trong mục Cài đặt hóa đơn, qua ô Báo cáo. Nó có đúng ba thẻ: Doanh thu (6 tháng gần nhất), Khách hàng hàng đầu và Số ngày trung bình đến khi thanh toán.

Cách đọc các thẻ trên bảng điều khiển

Bốn thẻ chỉ số là tổng tiền đã quy đổi sang đơn vị tiền tệ mặc định của hồ sơ. Một hóa đơn bằng đơn vị tiền tệ khác chỉ được tính khi nó có tỷ giá hối đoái hoặc tổng theo tiền tệ cơ sở; nếu không, nó bị bỏ ra ngoài thay vì được cộng theo mệnh giá. Báo giá và bảng chào giá không bao giờ được tính.

Quá hạn không phải là một trạng thái riêng mà bạn đặt. Một hóa đơn đã gửi trở thành quá hạn vào ngày sau hạn thanh toán và huy hiệu trong Hóa đơn gần đây tự chuyển sang Quá hạn. Trên màn hình của Priya, $5,700 trong số $7,300 chưa thanh toán là đã trễ: hai hóa đơn từ tháng Bảy và tháng Tám đã qua hạn.

1. Mở tab Bảng điều khiển.
2. Đọc Chưa thanh toán để biết tổng số tiền bạn đang chờ, và Quá hạn để biết phần bạn nên đi đòi.
3. Chạm biểu tượng lịch (Lọc theo ngày) để giới hạn các thẻ tiền theo hóa đơn lập trong một khoảng ngày, rồi chạm Hiển thị.
4. Một chip với khoảng đã chọn xuất hiện phía trên các thẻ; chạm biểu tượng đóng của nó để quay về số liệu toàn thời gian.

Khoảng ngày áp dụng cho các thẻ chỉ số và cho Hóa đơn gần đây, và nó lọc theo ngày lập. Khi đã đặt một khoảng, Đã thanh toán tháng này đổi ý nghĩa thành “đã thanh toán trong khoảng đó”. Bộ lọc không được lưu; nó đặt lại khi bạn khởi động lại ứng dụng.

Cách tùy chỉnh bảng điều khiển

Ngoài năm thẻ mặc định còn có mười bảy thẻ nữa. Một số là góc nhìn tiền (Đã thanh toán toàn thời gian, Đã thanh toán quý này, Đã thanh toán tam cá nguyệt này, Doanh thu theo tuần, Hóa đơn trung bình, Lợi nhuận tháng này), một số là danh sách (Hóa đơn đã ghim, Khách nợ nhiều nhất, Khách hàng gần đây, Hợp đồng sắp hết hạn, Cảnh báo tồn kho thấp), và một số là bộ đếm hoặc lối tắt (Bản nháp, Lịch quá hạn, Chi phí tháng này, Bộ bấm giờ đang chạy, Thao tác nhanh, Cảnh báo).

1. Chạm biểu tượng Tiện ích bảng điều khiển ở góc trên bên phải.
2. Trong bảng Tiện ích bảng điều khiển, kéo một dòng bằng tay cầm của nó dưới mục Đang hoạt động (kéo để sắp xếp lại) để đổi thứ tự trên bảng điều khiển.
3. Chạm biểu tượng dấu trừ màu đỏ để ẩn một thẻ; nó chuyển sang danh sách Đã ẩn.
4. Chạm biểu tượng dấu cộng bên cạnh một thẻ đã ẩn để thêm nó vào cuối danh sách đang hoạt động.
5. Vuốt bảng xuống để đóng; bảng điều khiển cập nhật ngay lập tức và bố cục được ghi nhớ.

Các thẻ chỉ số liên tiếp được gói vào cùng một lưới, nên hãy giữ các thẻ tiền nhỏ cạnh nhau ở trên cùng và đặt các thẻ danh sách bên dưới. Phần lớn thẻ danh sách biến mất hoàn toàn khi không có gì để hiển thị: Khách nợ nhiều nhất ẩn đi khi không có hóa đơn chưa thanh toán, Bản nháp ẩn khi bằng không, Hợp đồng sắp hết hạn chỉ xuất hiện khi có hợp đồng kết thúc trong vòng 30 ngày.

Lợi nhuận tháng này là con số lợi nhuận đơn giản nhất trong ứng dụng: các khoản thanh toán nhận được trong tháng này trừ đi chi phí ghi ngày trong tháng này, với hai con số được ghi rõ bên dưới. Khách nợ nhiều nhất xếp hạng khách hàng theo số tiền còn phải trả trên các hóa đơn đã gửi của họ, và chạm vào đó sẽ mở danh sách khách hàng. Hóa đơn trung bình là tổng trung bình của mọi hóa đơn đã thanh toán, với số lượng ghi ở phụ đề.

Cách phân tích một kỳ trong Phân tích

Các chip chọn kỳ là chìa khóa của màn hình Phân tích. Tháng này, Tháng trước, Quý này và Năm nay là các khoảng theo lịch; Mọi thời điểm gỡ bỏ bộ lọc. Kỳ chọn hóa đơn theo ngày lập và chi phí theo ngày chi. Ba thẻ cố tình bỏ qua các chip vì chúng nói về hiện tại chứ không phải một cửa sổ thời gian: xu hướng mười hai tháng, Công nợ theo thời hạn và Dự báo dòng tiền.

1. Mở Công cụ và chạm Phân tích trong mục Phân tích kinh doanh.
2. Vuốt hàng chip sang trái nếu cần rồi chạm Năm nay (hoặc bất kỳ kỳ nào khác).
3. Đọc Tóm tắt doanh thu: Đã lập hóa đơn, Đã thanh toán, Còn nợ và tỷ lệ Thu tiền.
4. Xem Lãi và lỗ và huy hiệu mũi tên, so sánh lợi nhuận ròng với kỳ trước có cùng độ dài.
5. Cuộn xuống để xem biểu đồ xu hướng, xếp hạng khách hàng, chi phí, số lượng theo trạng thái và các thẻ công nợ phải thu.

Tóm tắt doanh thu cộng mọi hóa đơn lập trong kỳ, kể cả bản nháp, thành Đã lập hóa đơn. Đã thanh toán là tổng các hóa đơn được đánh dấu đã thanh toán, Còn nợ là số tiền còn phải trả trên các hóa đơn đã gửi, và Thu tiền là Đã thanh toán chia cho Đã lập hóa đơn. Tỷ lệ chuyển sang màu xanh lá từ 75% trở lên và màu đỏ khi thấp hơn. Vì bản nháp nằm trong Đã lập hóa đơn, một tháng có vài bản nháp chưa gửi sẽ cho tỷ lệ thấp hơn bạn tưởng; hãy chuyển sang kỳ dài hơn để có bức tranh công bằng hơn.

Lãi và lỗ lấy doanh thu đã thu trừ đi chi phí trong kỳ và hiển thị biên lợi nhuận. Huy hiệu chênh lệch chỉ xuất hiện khi tồn tại một kỳ trước đó (không bao giờ với Mọi thời điểm) và khi lợi nhuận ròng kỳ trước khác không.

Xu hướng doanh thu (12 tháng) vẽ các khoản thanh toán theo tháng nhận được, cho mười hai tháng dương lịch gần nhất, và quy đổi các hóa đơn ngoại tệ sang đơn vị tiền tệ cơ sở của bạn. Nó cần có ngày thanh toán trên mỗi hóa đơn đã thanh toán, điều mà ứng dụng ghi lại khi một khoản thanh toán được ghi nhận tất toán hóa đơn. Top 5 khách hàng xếp hạng khách hàng theo tổng tiền đã thanh toán trong kỳ, với số hóa đơn trong ngoặc và một thanh tương đối so với người dẫn đầu.

Xa hơn xuống dưới, Phân tích chi phí là biểu đồ tròn chi phí theo danh mục kèm chú giải, Trạng thái hóa đơn đếm hóa đơn trong kỳ theo trạng thái đã lưu, và Công nợ theo thời hạn chia mọi hóa đơn chưa thanh toán đã quá hạn vào các nhóm 0–30, 31–60, 61–90 và trên 90 ngày kèm số lượng và số tiền cho từng nhóm. Hóa đơn chưa đến hạn không xuất hiện trong thẻ phân tuổi nợ, đó là lý do hóa đơn $1,600 của Priya đến hạn tuần sau không có ở đó trong khi bảng điều khiển vẫn tính nó là chưa thanh toán.

Các thẻ còn lại là những chỉ báo nhanh. Thuế thu được theo quốc gia cộng thuế trên các hóa đơn trong kỳ theo quốc gia của khách hàng. Dự báo dòng tiền ước tính số tiền sẽ về trong 30, 60 và 90 ngày tới từ các hóa đơn chưa thanh toán và các lịch định kỳ đang hoạt động. Số ngày thu hồi công nợ là số ngày trung bình giữa lúc lập hóa đơn và lúc được thanh toán, tô màu xanh lá đến 30 ngày, cam đến 60 ngày và đỏ khi vượt quá, kèm danh sách ba người trả chậm nhất. Doanh thu định kỳ chuẩn hóa các lịch đang hoạt động thành MRR và ARR. Lợi nhuận theo khách hàng lấy số tiền mỗi khách hàng đã trả trừ đi chi phí gắn thẻ khách hàng đó. Chuyển đổi báo giá cho thấy tỷ lệ báo giá trong kỳ đã trở thành hóa đơn.

Cách xuất Phân tích ra PDF

1. Chọn kỳ mà bạn muốn báo cáo bao phủ.
2. Chạm biểu tượng PDF (Xuất PDF) trên thanh ứng dụng.
3. Chọn nơi gửi tệp trong bảng chia sẻ của Android.

Tệp PDF là một trang A4 với tên doanh nghiệp, nhãn kỳ và ngày tạo, tiếp theo là tóm tắt doanh thu (doanh thu đã thu, còn nợ, chi phí, lợi nhuận ròng), các chỉ số chính (DSO, MRR, ARR, số lịch đang hoạt động), bốn nhóm tuổi nợ và năm khách hàng hàng đầu. Tệp có tên analytics-<timestamp>.pdf và không được lưu bên trong ứng dụng. Xuất tệp là tính năng Pro; xem màn hình thì miễn phí.

Cách dùng Báo cáo

Báo cáo là góc nhìn nhỏ hơn, cố định, mà nhiều người thấy là đủ cho một lần kiểm tra hằng tháng.

1. Mở Cài đặt và chạm Báo cáo trong mục Cài đặt hóa đơn.
2. Đọc biểu đồ cột: mỗi tháng một cột cho sáu tháng gần nhất, hiển thị tổng đã lập hóa đơn theo ngày lập.
3. Xem Khách hàng hàng đầu để biết tổng trọn đời, cả đã thanh toán lẫn chưa thanh toán.
4. Ghi nhận Số ngày trung bình đến khi thanh toán, khoảng cách trung bình giữa ngày lập và khoản thanh toán đầu tiên được ghi nhận.
5. Kéo xuống để làm mới sau khi ghi nhận các khoản thanh toán mới.

Có hai điểm khác với Phân tích. Thứ nhất, biểu đồ theo tháng lập hóa đơn chứ không phải tháng thanh toán, nên một hóa đơn lớn phát hành trong tháng Bảy sẽ hiện ở tháng Bảy dù được thanh toán vào tháng Tám. Thứ hai, Báo cáo chỉ làm việc với một đơn vị tiền tệ: nó chọn đơn vị tiền tệ mà phần lớn hóa đơn của bạn sử dụng và bỏ qua phần còn lại. Các hóa đơn bằng euro của Priya không có ở đây, đó là lý do chỉ bốn khách hàng Mỹ của cô xuất hiện trong Khách hàng hàng đầu. Thẻ Số ngày trung bình đến khi thanh toán dựa vào các bản ghi thanh toán; một hóa đơn được đánh dấu đã thanh toán mà không có bản ghi thanh toán thì không đóng góp gì.

Quy tắc và chi tiết

• Cả ba màn hình đều xem được ở gói miễn phí. Cần Pro cho Xuất PDF trong Phân tích, cho nút Hóa đơn mới trên bảng điều khiển và cho thao tác nhanh Khách hàng.
• Bảng điều khiển và Phân tích chỉ đếm tài liệu loại hóa đơn. Báo giá, bảng chào giá và hợp đồng không bao giờ vào tổng tiền; báo giá chỉ được thẻ Chuyển đổi báo giá sử dụng.
• Hóa đơn đã lưu trữ bị loại khỏi Phân tích.
• Cách xử lý tiền tệ khác nhau ở mỗi màn hình. Các thẻ chỉ số của bảng điều khiển quy đổi hóa đơn ngoại tệ bằng tổng theo tiền tệ cơ sở hoặc tỷ giá của chúng và bỏ qua hóa đơn không có cả hai. Phân tích cũng bỏ qua hóa đơn ngoại tệ không có tổng theo tiền tệ cơ sở, nhưng các thẻ tóm tắt của nó sau đó cộng mệnh giá của những hóa đơn còn lại; chỉ xu hướng mười hai tháng mới quy đổi chúng. Báo cáo chỉ dùng đơn vị tiền tệ chiếm đa số.
• Mọi số tiền trên các thẻ Phân tích được định dạng theo đơn vị tiền tệ mặc định của hồ sơ, ngoại trừ Công nợ theo thời hạn, dùng đơn vị tiền tệ của hóa đơn đầu tiên trong danh sách.
• “Đã thanh toán tháng này” và các thẻ tương tự dùng ngày thanh toán được lưu khi một khoản thanh toán được ghi nhận tất toán hóa đơn; nếu thiếu, chúng lùi về thời điểm cập nhật cuối của hóa đơn. Biểu đồ xu hướng và DSO đòi hỏi một ngày thanh toán thật.
• Huy hiệu chênh lệch trên Lãi và lỗ so sánh với kỳ trước có độ dài giống hệt: tháng trước cho Tháng này, quý trước cho Quý này, năm trước cho Năm nay.
• Trạng thái hóa đơn đếm theo trạng thái đã lưu, nên hóa đơn quá hạn được tính là Đã gửi ở đó; thẻ Quá hạn trên bảng điều khiển và huy hiệu trong Hóa đơn gần đây thì suy ra quá hạn từ hạn thanh toán.
• Công nợ theo thời hạn bao gồm mọi hóa đơn có số tiền còn phải trả, chưa được đánh dấu đã thanh toán và đã qua hạn. Nếu bạn hủy một hóa đơn, hãy đảm bảo số tiền còn phải trả của nó được xóa, nếu không nó vẫn hiện trong các nhóm tuổi nợ.
• Bố cục tiện ích bảng điều khiển được lưu trên thiết bị và tồn tại qua các lần khởi động lại; bộ lọc ngày của bảng điều khiển thì không.
• Chi phí tháng này và Lợi nhuận tháng này cộng chi phí theo mệnh giá mà không quy đổi tiền tệ và hiển thị chúng theo đơn vị tiền tệ của hồ sơ.
• Bảng điều khiển tự làm mới khi hóa đơn thay đổi; Báo cáo chỉ tải một lần khi mở và cần kéo-để-làm-mới mới nhận dữ liệu mới.

Mẹo

Hướng dẫn liên quan

• Trạng thái hóa đơn, danh sách và lịch sử giải thích ý nghĩa của các huy hiệu trạng thái và hạn thanh toán.
• Thanh toán và số tiền còn phải trả cho thấy các khoản thanh toán được ghi nhận cung cấp dữ liệu ngày thanh toán dùng ở đây như thế nào.
• Tiền tệ, tỷ giá hối đoái và thuế trình bày tỷ giá hối đoái giúp hóa đơn ngoại tệ được tính vào tổng.