Användarguide

Analys, översiktskort och rapporter

Läs översiktens pengakort, välj en period i Analys för intäkter, inkasseringsgrad och toppkunder, och använd Rapporter för en enkel sexmånadersvy.

Uppdaterad: 2026-09-09

Invoice Flow har tre olika vyer av samma fakturadata, och var och en svarar på en egen fråga. Översikt (Dashboard) berättar vad som behöver uppmärksamhet i dag: hur mycket som är obetalt, hur mycket av det som är försenat och vad som kom in den här månaden. Analys blickar tillbaka över en period du väljer och förklarar var pengarna kom ifrån, vilka som är dina bästa kunder och hur lång tid de tar på sig att betala. Rapporter är den enkla varianten för de senaste sex månaderna, utan filter och utan export. Ingen av dem behöver internetanslutning; varje siffra räknas ut på telefonen utifrån de fakturor, betalningar och utgifter du redan har registrerat.

Den här guiden följer Priya Raman, en frilansande UX-designer i Portland, Oregon. Hon fakturerar fyra amerikanska kunder i US-dollar och två europeiska studior i euro, och hon har ett år av fakturor bakom sig, så varje diagram på hennes skärmar har något att visa.

Vad du ser på skärmen

Översikt är första fliken i den nedre navigeringen. Rubriken är namnet på din standardföretagsprofil. Uppe till höger finns två ikoner: en kalender (Filtrera efter datum) och ett rutnät med ett plus (Instrumentpanelens widgetar). Under dem ligger statistikkorten, två per rad på en telefon, följt av vilka andra kort du än har aktiverat. En utfälld knapp Ny faktura svävar längst ned.

Från början visar översikten fem widgetar: Utestående, Förfallna, Betalt denna månad, Totalt antal fakturor och Senaste fakturor. Kortet Senaste fakturor listar de fem nyaste fakturorna med en statusbricka, kunden, fakturadatumet och totalsumman i fakturans egen valuta; Visa alla hoppar till fakturalistan.

Analys ligger under fliken Verktyg, i avsnittet Affärsanalys, som det gröna kortet Analys. Skärmen öppnas med en rad periodchips (Denna månad är valt som standard) och en lång rullande kolumn med kort: Intäktssammanfattning, Resultaträkning, Intäktstrend (12 mån.), Topp 5 kunder, Utgiftsfördelning, Fakturastatus, Utestående efter ålder, Insamlad skatt per land, Kassaflödesprognos, Genomsnittlig kredittid (DSO), Återkommande intäkter, Vinst per kund och Offertkonvertering. PDF-ikonen i appfältet är Exportera PDF.

Rapporter nås från Inställningar, i avsnittet Fakturainställningar, via panelen Rapporter. Den har exakt tre kort: Intäkter (senaste 6 månaderna), Toppkunder och Genomsnittligt antal dagar till betalning.

Så läser du översiktens kort

De fyra statistikkorten är pengasummor omräknade till din profils standardvaluta. En faktura i en annan valuta räknas bara med om den bär en växelkurs eller en totalsumma i basvalutan; annars utelämnas den hellre än att läggas till till nominellt värde. Kostnadsförslag och offerter räknas aldrig.

Förfallen är ingen separat status som du sätter. En skickad faktura blir förfallen dagen efter sitt förfallodatum, och brickan i Senaste fakturor byter till Förfallen av sig själv. På Priyas skärm är 5 700 USD av de 7 300 USD utestående försenade: två fakturor från juli och augusti som passerat sina förfallodatum.

1. Öppna fliken Översikt.
2. Läs Utestående för totalsumman du väntar på, och Förfallna för den del du bör driva in.
3. Tryck på kalenderikonen (Filtrera efter datum) för att begränsa pengakorten till fakturor utfärdade inom ett datumintervall, och tryck sedan på Visa.
4. Ett chip med det valda intervallet visas ovanför korten; tryck på dess stängningsikon för att återgå till siffror för all tid.

Datumintervallet gäller statistikkorten och Senaste fakturor, och det filtrerar på fakturadatum. Med ett intervall satt ändrar Betalt denna månad betydelse till ”betalt inom intervallet”. Filtret sparas inte; det nollställs när du startar om appen.

Så anpassar du översikten

Utöver de fem standardkorten finns sjutton till. Vissa är pengavyer (Betalt totalt, Betalt detta kvartal, Betalt detta tertial, Veckointäkter, Genomsnittlig faktura, Vinst denna månad), vissa är listor (Fästa fakturor, Största gäldenärer, Senaste kunder, Avtal som löper ut, Varningar för lågt lager), och vissa är räknare eller genvägar (Utkast, Förfallna scheman, Utgifter denna månad, Aktiv timer, Snabbåtgärder, Varningar).

1. Tryck på ikonen Instrumentpanelens widgetar uppe till höger.
2. Dra en rad i dess handtag under Aktiva (dra för att ändra ordning) i bladet Instrumentpanelens widgetar för att ändra ordningen på översikten.
3. Tryck på den röda minusikonen för att dölja ett kort; det flyttas till listan Dolda.
4. Tryck på plusikonen bredvid ett dolt kort för att lägga till det sist i den aktiva listan.
5. Svep bladet nedåt för att stänga det; översikten uppdateras direkt och layouten kommer ihåg.

Statistikkort som följer på varandra packas ihop i ett rutnät, så håll de små pengakorten samlade högst upp och placera listkorten under dem. De flesta listkort försvinner helt när de inte har något att visa: Största gäldenärer döljs utan obetalda fakturor, Utkast döljs vid noll, Avtal som löper ut visas bara när ett avtal slutar inom 30 dagar.

Vinst denna månad är appens enklaste vinstsiffra: betalningar mottagna denna månad minus utgifter daterade denna månad, med de två talen utskrivna under. Största gäldenärer rangordnar kunder efter beloppet som fortfarande är obetalt på deras skickade fakturor, och en tryckning öppnar kundlistan. Genomsnittlig faktura är medelsumman av varje betald faktura, med antalet i underrubriken.

Så analyserar du en period i Analys

Periodchipsen är nyckeln till Analys-skärmen. Denna månad, Förra månaden, Detta kvartal och I år är kalenderintervall; All tid tar bort filtret. Perioden väljer fakturor efter fakturadatum och utgifter efter utgiftsdatum. Tre kort ignorerar chipsen med avsikt, eftersom de handlar om nuet snarare än ett fönster: tolvmånaderstrenden, Utestående efter ålder och Kassaflödesprognos.

1. Öppna Verktyg och tryck på Analys i avsnittet Affärsanalys.
2. Svep chipsraden åt vänster vid behov och tryck på I år (eller någon annan period).
3. Läs Intäktssammanfattning: Fakturerat, Betald, Utestående och graden Inkassering.
4. Kontrollera Resultaträkning och pilbrickan, som jämför nettovinsten med föregående period av samma längd.
5. Rulla nedåt för trenddiagrammet, kundrankningen, utgifterna, statusräkningarna och kundfordringskorten.

Intäktssammanfattning summerar varje faktura utfärdad under perioden, inklusive utkast, som Fakturerat. Betald är summan av fakturor markerade som betalda, Utestående är beloppet som fortfarande är obetalt på skickade fakturor, och Inkassering är Betald delat med Fakturerat. Graden blir grön vid 75 % och uppåt och röd under det. Eftersom utkast ingår i Fakturerat visar en månad med flera oskickade utkast en lägre grad än du kanske väntar dig; byt till en längre period för en mer rättvis bild.

Resultaträkning drar av periodens utgifter från betald intäkt och visar marginalen. Differensbrickan visas bara när en föregående period finns (aldrig för All tid) och när föregående nettovinst inte var noll.

Intäktstrend (12 mån.) ritar betalningar efter den månad de togs emot, för de senaste tolv kalendermånaderna, och räknar om fakturor i utländsk valuta till din basvaluta. Den behöver ett betalningsdatum på varje betald faktura, vilket appen registrerar när en registrerad betalning reglerar fakturan. Topp 5 kunder rangordnar kunder efter betalda summor under perioden, med antalet fakturor inom parentes och en stapel relativt ledaren.

Längre ned är Utgiftsfördelning ett cirkeldiagram över utgifter per kategori med en förklaring, Fakturastatus räknar periodens fakturor efter deras sparade status, och Utestående efter ålder placerar varje obetald faktura som passerat förfallodatum i intervallen 0–30, 31–60, 61–90 och 90+ dagar med antal och belopp för varje intervall. Fakturor som ännu inte förfallit visas inte i åldringskortet, vilket är varför Priyas faktura på 1 600 USD som förfaller nästa vecka saknas där medan översikten fortfarande räknar den som utestående.

De återstående korten är snabba indikatorer. Insamlad skatt per land summerar skatten på periodens fakturor efter kundens land. Kassaflödesprognos projicerar vad som bör komma in de närmaste 30, 60 och 90 dagarna från obetalda fakturor och aktiva återkommande scheman. Genomsnittlig kredittid är det genomsnittliga antalet dagar mellan utfärdande och betalning, färgat grönt upp till 30 dagar, orange upp till 60 och rött därutöver, med de tre långsammaste betalarna listade. Återkommande intäkter normaliserar aktiva scheman till MRR och ARR. Vinst per kund drar av kundmärkta utgifter från vad varje kund betalat. Offertkonvertering visar andelen av periodens kostnadsförslag som blev fakturor.

Så exporterar du Analys som PDF

1. Välj den period du vill att rapporten ska täcka.
2. Tryck på PDF-ikonen (Exportera PDF) i appfältet.
3. Välj vart filen ska skickas i Androids delningsblad.

PDF:en är en A4-sida med ditt företagsnamn, periodetiketten och genereringsdatumet, följt av en intäktssammanfattning (betald intäkt, utestående, utgifter, nettovinst), nyckeltal (DSO, MRR, ARR, aktiva scheman), de fyra åldringsintervallen och de fem största kunderna. Filen heter analytics-<timestamp>.pdf och sparas inte inuti appen. Export är en Pro-funktion; att visa skärmen är gratis.

Så använder du Rapporter

Rapporter är en mindre, fast vy som många tycker räcker för en månadsavstämning.

1. Öppna Inställningar och tryck på Rapporter under Fakturainställningar.
2. Läs stapeldiagrammet: en stapel per månad för de senaste sex månaderna, som visar totalt fakturerat efter fakturadatum.
3. Kontrollera Toppkunder för livstidssummor, betalt och obetalt tillsammans.
4. Notera Genomsnittligt antal dagar till betalning, det genomsnittliga gapet mellan fakturadatum och första registrerade betalning.
5. Dra nedåt för att uppdatera efter att du registrerat nya betalningar.

Två saker skiljer sig från Analys. För det första är diagrammet per faktureringsmånad, inte betalningsmånad, så en stor faktura utfärdad i juli syns i juli även om den betalades i augusti. För det andra arbetar Rapporter bara i en valuta: den väljer den valuta de flesta av dina fakturor använder och ignorerar resten. Priyas eurofakturor saknas här, vilket är varför bara hennes fyra amerikanska kunder syns under Toppkunder. Kortet Genomsnittligt antal dagar till betalning bygger på betalningsposter; en faktura som markerats som betald utan en registrerad betalning bidrar inte.

Regler och detaljer

• Alla tre skärmarna kan visas i gratisplanen. Pro krävs för Exportera PDF i Analys, för knappen Ny faktura på översikten och för snabbåtgärden Kund.
• Översikt och Analys räknar bara dokument av typen faktura. Kostnadsförslag, offerter och avtal ingår aldrig i pengasummor; kostnadsförslag används endast av kortet Offertkonvertering.
• Arkiverade fakturor utesluts från Analys.
• Valutahanteringen skiljer sig per skärm. Översiktens statistikkort räknar om utländska fakturor via deras totalsumma i basvalutan eller växelkurs och hoppar över fakturor utan någotdera. Analys hoppar också över utländska fakturor utan totalsumma i basvalutan, men dess sammanfattningskort lägger sedan till det nominella värdet av dem som återstår; endast tolvmånaderstrenden räknar om dem. Rapporter använder bara majoritetsvalutan.
• Alla belopp på Analys-korten formateras i din profils standardvaluta, utom Utestående efter ålder, som använder valutan för den första fakturan i listan.
• ”Betalt denna månad” och liknande kort använder betalningsdatumet som sparas när en registrerad betalning reglerar fakturan; om det saknas faller de tillbaka på fakturans senaste uppdateringstid. Trenddiagrammet och DSO kräver ett verkligt betalningsdatum.
• Differensbrickan på Resultaträkning jämför med föregående period av identisk längd: förra månaden för Denna månad, föregående kvartal för Detta kvartal, föregående år för I år.
• Fakturastatus räknar den sparade statusen, så förfallna fakturor räknas där som Skickad; översiktskortet Förfallna och brickan i Senaste fakturor härleder i stället förfallen status från förfallodatumet.
• Utestående efter ålder inkluderar varje faktura med ett obetalt belopp som inte är markerad som betald och har passerat sitt förfallodatum. Om du annullerar en faktura, se till att dess obetalda belopp nollställs, annars visas den fortfarande i åldringsintervallen.
• Översiktens widgetlayout lagras på enheten och överlever omstarter; översiktens datumfilter gör det inte.
• Utgifter denna månad och Vinst denna månad summerar utgifter till nominellt värde utan valutaomräkning och visar dem i profilvalutan.
• Översikten uppdateras automatiskt när fakturor ändras; Rapporter laddas en gång när den öppnas och behöver dra-för-att-uppdatera för att hämta nya data.

Tips

Relaterade guider

• Fakturastatusar, lista och historik förklarar vad statusbrickorna och förfallodatumen betyder.
• Betalningar och obetalt belopp visar hur registrerade betalningar matar de betalningsdatumsiffror som används här.
• Valutor, växelkurser och skatter täcker växelkursen som gör att utländska fakturor räknas med i summorna.