Invoice Flow app icon Invoice Flow management App holen
DE

Benutzerhandbuch

Analysen, Dashboard-Karten und Berichte

Lesen Sie die Geldkarten des Dashboards, wählen Sie in Analysen einen Zeitraum für Umsatz und Top-Kunden und nutzen Sie Berichte für sechs Monate.

Aktualisiert: 2026-09-09

Invoice Flow hält drei verschiedene Sichten auf dieselben Rechnungsdaten bereit, und jede beantwortet eine andere Frage. Das Dashboard zeigt, was heute Aufmerksamkeit braucht: wie viel unbezahlt ist, wie viel davon überfällig ist und was in diesem Monat eingegangen ist. Analysen (Analytics) blickt auf einen Zeitraum Ihrer Wahl zurück und erklärt, woher das Geld kam, wer Ihre besten Kunden sind und wie lange sie zum Bezahlen brauchen. Berichte (Reports) ist die schlichte Variante für die letzten sechs Monate, ohne Filter und ohne Export. Keine der drei Ansichten braucht eine Internetverbindung; jede Zahl wird auf dem Telefon aus den Rechnungen, Zahlungen und Ausgaben berechnet, die Sie bereits erfasst haben.

Diese Anleitung begleitet Priya Raman, eine freiberufliche UX-Designerin in Portland, Oregon. Sie stellt vier US-Kunden in US-Dollar und zwei europäischen Studios in Euro Rechnungen, und sie hat ein Jahr Rechnungen hinter sich, sodass jedes Diagramm auf ihren Bildschirmen etwas zu zeigen hat.

Was Sie auf dem Bildschirm sehen

Das Dashboard ist der erste Tab der unteren Navigation. Sein Titel ist der Name Ihres Standard-Geschäftsprofils. Oben rechts gibt es zwei Symbole: einen Kalender (Nach Datum filtern, Filter by date) und ein Raster mit Plus (Dashboard-Widgets). Darunter liegen die Statistikkarten, auf einem Telefon zwei pro Zeile, gefolgt von den weiteren Karten, die Sie aktiviert haben. Unten schwebt eine erweiterte Schaltfläche Neue Rechnung (New Invoice).

Dashboard der Invoice Flow App mit dem Titel Priya Raman UX und vier Statistikkarten, Outstanding $7,300, Overdue $5,700, Paid This Month $5,500 und Total Invoices 31, über einer Liste Recent Invoices mit Zeilen im Status Entwurf, Versendet und Bezahlt
Das Standard-Dashboard: vier Geldkarten und die fünf neuesten Rechnungen.

Ab Werk zeigt das Dashboard fünf Widgets: Ausstehend (Outstanding), Überfällig (Overdue), Diesen Monat bezahlt (Paid This Month), Rechnungen gesamt (Total Invoices) und Letzte Rechnungen (Recent Invoices). Die Karte Letzte Rechnungen listet die fünf neuesten Rechnungen mit Statusabzeichen, Kunde, Ausstellungsdatum und Gesamtbetrag in der Währung der jeweiligen Rechnung; Alle anzeigen (View All) springt zur Rechnungsliste.

Analysen liegt unter dem Tab Werkzeuge (Tools) im Abschnitt Business Intelligence als grüne Karte Analysen. Der Bildschirm öffnet sich mit einer Reihe von Zeitraum-Chips (Dieser Monat ist vorausgewählt) und einer langen scrollbaren Spalte von Karten: Umsatzübersicht (Revenue Summary), Gewinn & Verlust (Profit & Loss), Umsatztrend (12 Mon.), Top 5 Kunden, Ausgabenaufschlüsselung (Expense Breakdown), Rechnungsstatus (Invoice Status), Außenstände nach Alter (Outstanding by age), Eingenommene Steuer nach Land (Tax collected by country), Cashflow-Prognose (Cash flow forecast), Days Sales Outstanding (DSO), Wiederkehrende Umsätze (Recurring revenue), Gewinn pro Kunde (Profit per client) und Angebotskonversion (Quote conversion). Das PDF-Symbol in der App-Leiste ist PDF exportieren (Export PDF).

Berichte erreichen Sie über Einstellungen (Settings), im Abschnitt Rechnungseinstellungen (Invoice Settings), über die Kachel Berichte. Der Bildschirm hat genau drei Karten: Umsatz (letzte 6 Monate), Top-Kunden und Durchschnittliche Tage bis zur Zahlung.

So lesen Sie die Dashboard-Karten

Die vier Statistikkarten sind Geldsummen, umgerechnet in die Standardwährung Ihres Profils. Eine Rechnung in einer anderen Währung wird nur einbezogen, wenn sie einen Wechselkurs oder einen Gesamtbetrag in der Basiswährung trägt; andernfalls wird sie weggelassen, statt zum Nennwert addiert zu werden. Angebote und Kostenvoranschläge zählen nie mit.

KarteWas summiert wird
AusstehendGesamtbeträge der Rechnungen mit Status Versendet (Sent)
ÜberfälligDer Teil von Ausstehend, dessen Fälligkeitsdatum vor heute liegt
Diesen Monat bezahltGesamtbeträge der Bezahlt-Rechnungen (Paid), deren Zahlungsdatum im laufenden Monat liegt
Rechnungen gesamtAnzahl der Rechnungen (jeder Status), die umgerechnet werden konnten

Überfällig ist kein eigener Status, den Sie setzen. Eine versendete Rechnung wird am Tag nach ihrem Fälligkeitsdatum überfällig, und das Abzeichen in Letzte Rechnungen wechselt von selbst zu Überfällig. Auf Priyas Bildschirm sind $5,700 der ausstehenden $7,300 überfällig: zwei Rechnungen aus Juli und August, deren Fälligkeit verstrichen ist.

  1. Öffnen Sie den Tab Dashboard.
  2. Lesen Sie Ausstehend für den Gesamtbetrag, auf den Sie warten, und Überfällig für den Teil, den Sie anmahnen sollten.
  3. Tippen Sie auf das Kalendersymbol (Nach Datum filtern), um die Geldkarten auf Rechnungen zu beschränken, die in einem Datumsbereich ausgestellt wurden, und tippen Sie dann auf Anzeigen (Show).
  4. Über den Karten erscheint ein Chip mit dem gewählten Bereich; tippen Sie auf sein Schließen-Symbol, um zu den Gesamtzahlen zurückzukehren.

Der Datumsbereich gilt für die Statistikkarten und für Letzte Rechnungen und filtert nach Ausstellungsdatum. Mit gesetztem Bereich ändert Diesen Monat bezahlt seine Bedeutung zu „innerhalb des Bereichs bezahlt”. Der Filter wird nicht gespeichert; er setzt sich beim Neustart der App zurück.

So passen Sie das Dashboard an

Neben den fünf Standardkarten gibt es siebzehn weitere. Einige sind Geldansichten (Insgesamt bezahlt, Quartal bezahlt, Trimester bezahlt, Wochenumsatz, Durchschnittsrechnung, Gewinn diesen Monat), einige sind Listen (Angeheftete Rechnungen, Top-Schuldner, Letzte Kunden, Auslaufende Verträge, Niedriger Bestand), und einige sind Zähler oder Verknüpfungen (Entwürfe, Überfällige Zeitpläne, Ausgaben diesen Monat, Aktiver Timer, Schnellaktionen, Benachrichtigungen).

  1. Tippen Sie oben rechts auf das Symbol Dashboard-Widgets.
  2. Ziehen Sie im Blatt Dashboard-Widgets eine Zeile an ihrem Griff unter Aktiv (zum Sortieren ziehen), um die Reihenfolge auf dem Dashboard zu ändern.
  3. Tippen Sie auf das rote Minus-Symbol, um eine Karte auszublenden; sie wandert in die Liste Versteckt (Hidden).
  4. Tippen Sie auf das Plus-Symbol neben einer versteckten Karte, um sie am Ende der aktiven Liste hinzuzufügen.
  5. Wischen Sie das Blatt nach unten, um es zu schließen; das Dashboard aktualisiert sich sofort und das Layout wird gemerkt.
Bottom-Sheet Dashboard Widgets der Invoice Flow App mit fünf aktiven Karten mit Ziehgriffen und Entfernen-Symbolen sowie einem Abschnitt Hidden mit Paid all time, Paid this quarter, Paid this trimester und Pinned Invoices mit Hinzufügen-Symbolen
Das Blatt Dashboard-Widgets: aktive Karten oben, versteckte Karten darunter.
Dashboard der Invoice Flow App mit Paid this quarter $23,151, Profit This Month $4,915.01 mit Untertitel zu Umsatz und Ausgaben, Top Debtors mit drei Kunden in Rot, Average Invoice $3,186 aus 25 bezahlten und Drafts 2 unversendete Rechnungen
Dieselben Daten mit aktivierten Karten Quartal bezahlt, Gewinn diesen Monat, Top-Schuldner, Durchschnittsrechnung und Entwürfe.

Aufeinanderfolgende Statistikkarten werden in ein Raster gepackt, halten Sie also die kleinen Geldkarten oben zusammen und setzen Sie Listenkarten darunter. Die meisten Listenkarten verschwinden vollständig, wenn sie nichts zu zeigen haben: Top-Schuldner blendet sich ohne unbezahlte Rechnungen aus, Entwürfe bei null, Auslaufende Verträge erscheint nur, wenn ein Vertrag innerhalb von 30 Tagen endet.

Gewinn diesen Monat ist die einfachste Gewinnzahl der App: in diesem Monat erhaltene Zahlungen minus Ausgaben mit Datum in diesem Monat, wobei beide Zahlen darunter ausgeschrieben sind. Top-Schuldner ordnet Kunden nach dem Betrag, der auf ihren versendeten Rechnungen noch offen ist, und ein Tipp darauf öffnet die Kundenliste. Durchschnittsrechnung ist der mittlere Gesamtbetrag aller bezahlten Rechnungen, mit der Anzahl im Untertitel.

So analysieren Sie einen Zeitraum in Analysen

Die Zeitraum-Chips sind der Schlüssel zum Analysen-Bildschirm. Dieser Monat (This month), Letzter Monat (Last month), Dieses Quartal (This quarter) und Dieses Jahr (This year) sind Kalenderbereiche; Gesamter Zeitraum (All time) hebt den Filter auf. Der Zeitraum wählt Rechnungen nach Ausstellungsdatum und Ausgaben nach Ausgabendatum aus. Drei Karten ignorieren die Chips absichtlich, weil sie die Gegenwart und kein Zeitfenster betreffen: der Zwölf-Monats-Trend, Außenstände nach Alter und Cashflow-Prognose.

  1. Öffnen Sie Werkzeuge und tippen Sie im Abschnitt Business Intelligence auf Analysen.
  2. Wischen Sie die Chip-Reihe bei Bedarf nach links und tippen Sie auf Dieses Jahr (oder einen anderen Zeitraum).
  3. Lesen Sie die Umsatzübersicht: In Rechnung gestellt (Invoiced), Bezahlt, Ausstehend und die Quote Zahlungseingang (Collection).
  4. Prüfen Sie Gewinn & Verlust und das Pfeil-Abzeichen, das den Nettogewinn mit dem vorherigen Zeitraum gleicher Länge vergleicht.
  5. Scrollen Sie nach unten zum Trenddiagramm, zur Kundenrangliste, zu Ausgaben, Statuszählungen und Forderungskarten.
Analysen-Bildschirm der Invoice Flow App mit gewähltem Chip This year, einer Karte Revenue Summary mit Invoiced $72,700, Paid $57,700, Outstanding $7,300 und Collection 79.4% in Grün, einer Karte Profit and Loss mit einem Abzeichen 148.1% aufwärts, Umsatz, Ausgaben, Nettogewinn $49,787.09 und Marge 86.3% sowie dem Anfang des Diagramms Revenue Trend
Dieses Jahr bei Priya: eine Zahlungseingangsquote von 79,4 % und ein Nettogewinn, der 148 % über dem Vorjahr liegt.

Die Umsatzübersicht addiert jede im Zeitraum ausgestellte Rechnung, einschließlich Entwürfen, als In Rechnung gestellt. Bezahlt ist die Summe der als bezahlt markierten Rechnungen, Ausstehend ist der auf versendeten Rechnungen noch offene Betrag, und Zahlungseingang ist Bezahlt geteilt durch In Rechnung gestellt. Die Quote wird ab 75 % grün und darunter rot. Weil Entwürfe Teil von In Rechnung gestellt sind, zeigt ein Monat mit mehreren unversendeten Entwürfen eine niedrigere Quote, als Sie vielleicht erwarten; wechseln Sie für ein faireres Bild zu einem längeren Zeitraum.

Gewinn & Verlust zieht die Ausgaben des Zeitraums vom bezahlten Umsatz ab und zeigt die Marge. Das Delta-Abzeichen erscheint nur, wenn ein vorheriger Zeitraum existiert (nie bei Gesamter Zeitraum) und wenn der vorherige Nettogewinn nicht null war.

Umsatztrend (12 Mon.) trägt Zahlungen nach dem Monat ihres Eingangs für die letzten zwölf Kalendermonate auf und rechnet Fremdwährungsrechnungen in Ihre Basiswährung um. Dafür braucht jede bezahlte Rechnung ein Zahlungsdatum, das die App speichert, wenn eine erfasste Zahlung die Rechnung ausgleicht. Top 5 Kunden ordnet Kunden nach bezahlten Beträgen im Zeitraum, mit der Anzahl der Rechnungen in Klammern und einem Balken relativ zum Spitzenreiter.

Analysen der Invoice Flow App, gescrollt zum Liniendiagramm Revenue Trend über 12 Monate mit Spitze im Juni, einer Karte Top 5 Clients mit Cascade Credit Union, Lumen Health, Fieldnote Software, Klarwerk GmbH und Tulp Digital mit Fortschrittsbalken und dem oberen Teil eines Ringdiagramms Expense Breakdown
Zwölf Monate eingenommener Umsatz und die fünf Kunden dahinter.

Weiter unten ist Ausgabenaufschlüsselung ein Kreisdiagramm der Ausgaben nach Kategorie mit Legende, Rechnungsstatus zählt Rechnungen im Zeitraum nach ihrem gespeicherten Status, und Außenstände nach Alter sortiert jede unbezahlte, überfällige Rechnung in die Klassen 0–30, 31–60, 61–90 und 90+ Tage mit Anzahl und Betrag je Klasse. Rechnungen, die noch nicht fällig sind, erscheinen nicht in der Alterskarte, weshalb Priyas Rechnung über $1,600, die nächste Woche fällig ist, dort fehlt, während das Dashboard sie weiterhin als ausstehend zählt.

Analysen der Invoice Flow App mit einer Karte Invoice Status mit Balken Draft 2, Sent 3, Paid 17 und Cancelled 1, einer Karte Outstanding by age mit zwei Rechnungen über insgesamt $5,700 in der Klasse 0-30 Tage und null in den älteren Klassen sowie einer Karte Tax collected by country mit dem Text No tax collected in this period
Statuszählungen für das Jahr und die Alterung dessen, was noch unbezahlt ist.

Die übrigen Karten sind Schnellindikatoren. Eingenommene Steuer nach Land summiert die Steuer auf Rechnungen im Zeitraum nach dem Land des Kunden. Cashflow-Prognose projiziert, was in den nächsten 30, 60 und 90 Tagen aus unbezahlten Rechnungen und aktiven wiederkehrenden Zeitplänen eingehen sollte. Days Sales Outstanding ist die durchschnittliche Anzahl Tage zwischen Ausstellung und Bezahlung, grün bis 30 Tage, orange bis 60 und rot darüber, mit den drei langsamsten Zahlern aufgelistet. Wiederkehrende Umsätze normalisiert aktive Zeitpläne zu MRR und ARR. Gewinn pro Kunde zieht kundenbezogene Ausgaben von dem ab, was jeder Kunde bezahlt hat. Angebotskonversion zeigt den Anteil der Angebote im Zeitraum, die zu Rechnungen wurden.

So exportieren Sie Analysen als PDF

  1. Wählen Sie den Zeitraum, den der Bericht abdecken soll.
  2. Tippen Sie in der App-Leiste auf das PDF-Symbol (PDF exportieren).
  3. Wählen Sie im Android-Teilen-Dialog, wohin die Datei gesendet werden soll.

Das PDF ist eine A4-Seite mit Ihrem Firmennamen, der Zeitraumbezeichnung und dem Erstellungsdatum, gefolgt von einer Umsatzübersicht (bezahlter Umsatz, ausstehend, Ausgaben, Nettogewinn), Kennzahlen (DSO, MRR, ARR, aktive Zeitpläne), den vier Altersklassen und den fünf besten Kunden. Die Datei heißt analytics-<timestamp>.pdf und wird nicht in der App gespeichert. Der Export ist eine Pro-Funktion; das Ansehen des Bildschirms ist kostenlos.

So verwenden Sie Berichte

Berichte ist eine kleinere, feste Ansicht, die vielen für einen monatlichen Check-in ausreicht.

  1. Öffnen Sie Einstellungen und tippen Sie unter Rechnungseinstellungen auf Berichte.
  2. Lesen Sie das Balkendiagramm: ein Balken pro Monat für die letzten sechs Monate, der den nach Ausstellungsdatum in Rechnung gestellten Gesamtbetrag zeigt.
  3. Prüfen Sie Top-Kunden für Gesamtbeträge über die gesamte Laufzeit, bezahlt und unbezahlt zusammen.
  4. Beachten Sie Durchschnittliche Tage bis zur Zahlung, den durchschnittlichen Abstand zwischen Ausstellungsdatum und erster erfasster Zahlung.
  5. Ziehen Sie nach unten, um nach dem Erfassen neuer Zahlungen zu aktualisieren.
Berichte-Bildschirm der Invoice Flow App mit einem Balkendiagramm Revenue last 6 months von Apr 26 bis Sep 26 und dem Untertitel Paid $62,950 Outstanding $15,000, einer Karte Top clients mit vier US-Kunden und Gesamtbeträgen sowie einer Karte Average days to payment mit 18 Tagen
Berichte: in Rechnung gestellter Umsatz pro Monat, Top-Kunden über die gesamte Laufzeit und durchschnittlich 18 Tage bis zur Zahlung.

Zwei Dinge unterscheiden sich von Analysen. Erstens ist das Diagramm nach Rechnungsmonat, nicht nach Zahlungsmonat, sodass eine große Rechnung aus dem Juli im Juli erscheint, auch wenn sie im August bezahlt wurde. Zweitens arbeitet Berichte nur in einer Währung: Es nimmt die Währung, die die meisten Ihrer Rechnungen verwenden, und ignoriert den Rest. Priyas Euro-Rechnungen fehlen hier, weshalb unter Top-Kunden nur ihre vier US-Kunden erscheinen. Die Karte Durchschnittliche Tage bis zur Zahlung stützt sich auf Zahlungsdatensätze; eine ohne erfasste Zahlung als bezahlt markierte Rechnung trägt nicht bei.

Regeln und Details

Wenn Sie Als bezahlt markieren (Mark as paid) aus dem Rechnungsmenü oder aus der Mehrfachauswahl-Leiste in der Liste wählen, ändert sich nur der Status. Es wird kein Zahlungsdatum und kein Zahlungsdatensatz gespeichert, sodass diese Rechnungen im Zwölf-Monats-Trend, bei DSO und bei Durchschnittliche Tage bis zur Zahlung fehlen und weiterhin einen offenen Betrag zeigen. Erfassen Sie die Zahlung stattdessen über den Zahlungsdialog der Rechnung; eine Zahlung, die die Rechnung ausgleicht, setzt Status, Zahlungsdatum und offenen Betrag gemeinsam.

Tipps

Vergleichen Sie Ausstehend auf dem Dashboard mit der Summe in Außenstände nach Alter. Die Differenz ist Geld, das in Rechnung gestellt, aber noch nicht fällig ist, und sagt Ihnen, wie viel Ihrer Forderungen einfach auf normale Zahlungsfristen wartet.
Wenn Sie in mehr als einer Währung abrechnen, fügen Sie jeder Fremdwährungsrechnung beim Erstellen einen Wechselkurs hinzu. Ohne ihn verschwindet die Rechnung aus den Dashboard-Summen und aus Analysen, und Ihr Umsatz sieht niedriger aus, als er ist.
Verwenden Sie in den ersten Tagen eines Monats für die Zahlungseingangsquote Dieses Jahr statt Dieser Monat. Mit nur ein oder zwei bisher ausgestellten Rechnungen kann ein einziger Entwurf die Quote unter 75 % drücken und sie rot färben.
Legen Sie Top-Schuldner und Entwürfe auf das Dashboard, wenn Sie Nachfassaktionen gern vergessen: Die eine zeigt, wer Ihnen am meisten schuldet, die andere erinnert an geschriebene, aber nie versendete Rechnungen, und beide öffnen mit einem Tipp die richtige Liste.

Verwandte Anleitungen